管理信息系统的发展是无止境的。一个系统运行一段时间后，随着管理活动的发展，可能出现新情况、新问题，提出新的要求，这时要再次提出系统改进的目标，设计出更新的系统。新系统在现系统的基础上产生、发展和变化，然后又被更新的系统所取代，这也反映了事物发展的客观规律。
管理信息系统的科学化
我国一些企业、事业等团体单位建立的管理信息系统是一种人工操作系统。如何实现其科学化，黄学忠在其所著《经济信息与管理》一书中做了如下阐述：
（一）信息收集制度化。就是按照预先规定的时间、内容和收集的数量、次数去收集信息，制度化可以防止收集信息的重复及重要信息被遗漏。
（二）信息形式标准化。这是指各种信息在表述形式上，如原始记录、台帐、报表、加工格式等，都要有一个统一的规定，特别是对于大量的表格形式，要确定一个统一的标准并要经过正式核定和编码，任何部门、个人不得随意编制非标准的表格。这样做可避免信息重复，也便于信息收集、加工、传递，以提高信息的有效利用程度。
（三）信息传递规范化。应当对信息传递的方式、途径、方向、路线等做出明确的规定。否则，就会造成信息在传递中拥挤、排队，使之混乱，既出错又可能失真，还会造成通道阻塞，反馈不灵。
（四）信息内容系统化。这是对信息内容完整性的要求。要连续地提供信息，其内容要具有系统性、有序性，能完整、全面地反映客观事物各个方面、各个时期的变化。
（五）信息存贮档案化。管理信息系统的信息数量总是不断地增加。为了便于检索、查阅、利用这些信息数据资料，就必须存贮好，因此，应当建立健全信息贮存的档案制度。
（六）信息工作秩序化。管理信息系统的不同方面、不同层次、不同岗位要密切配合，协调一致，要成为一个有秩序的信息工作整体。就信息内容来说，秩序化是要求不同内容的信息符合信息系统的统一要求，彼此能够衔接，便于统一加工和提供，从而使管理信息系统的工作做到繁忙而有秩序，紧张而不紊乱。
（第五节）电子计算机在管理中的应用
电子计算机是一种用电子技术来实现自动、高速运算的机器，它已被广泛应用于经济、政治、军事、科技、教育等多种领域。在我国城市，它开始进入家庭，出现了大批的个人电脑。随着现代经济的迅速发展，信息量的急剧增加，传统的手工操作的信息系统已远远不适应管理工作的需要。因此，建立以电子计算机为中心的管理信息系统，是管理现代化的客观要求。
电子计算机及其特点
电子计算机是本世纪科学技术领域最伟大的成就之一。不到50年，在工艺技术上，它经历了电子管、晶体管、集成电路、大规模集成电路等几个阶段。它包括两个系统。一是硬件系统，由电子元件和线路以及一些机械设备所构成，又有运算器、存贮器、控制器、输入装置、输出装置等五种部件。其中前三个部件合起来叫“主件”，而运算器与控制器合称中央处理机，也叫CPU。输入、输出装置叫做“外部设备”。二是软件系统，也称程序系统。所谓程序，是人们事先编制及设计出来，“教”计算机按照人们的逻辑思维方式，人们所掌握的客观规律、方法、技术、模型，进行逻辑判断和数学计算的一系列指令过程。系统软件由操作程序、语言程序、服务性程序等三大部件所组成。软件系统是计算机的灵魂，没有这一系统，就无法工作。一台高质量的钢琴，如果没有乐章，没有高超的弹琴技艺，就根本奏不出高雅、优美、动听的音调来。
电子计算机有以下特点：1.运算速度很高，现代电子计算机一般都能达到每秒钟完成几十万次的运算，据日本《工业新闻》1992年4月1日报道，日立制作开发的“HITACS——3000系列”10型超级计算机，能够在1秒钟进行320亿次浮动小数点运算。它之所以运算速度这样快，是因为它的运算速度取决于电信号的传播速度。2.具有贮存信息和记忆功能。存贮器是计算机的“记忆仓库”，“记”就是记录下来；“忆”就是随时再现，提供使用。它可存贮大量的数字、文字、符号信息、程序。据说，它在20小时内可将人脑一生记忆的资料全部存入，并永久保留，随时可以提取。3.计算精确。计算机运算精确到小数点后面十位、二十位是很平常的，它可以连续工作几百甚至几千小时，也不会出现差错。4.具有某种判断推理能力，它不仅运算+－×÷，而且可以进行某种简单的逻辑运算，处理比较、判断、排序等一类问题。5.自动化程度高。它的整个工作过程都是在人编好的程序控制下自动地迅速地进行工作，这样就使人们可以摆脱大量的烦琐而又重复的劳动，而把精力用于创造性的劳动上。
开发计算机管理信息系统的条件
计算机管理信息系统是一个“人——机”组成的科学系统。采用计算机管理信息系统，可以将人从大量简单、重复、繁重的数据抄写中解放出来，实现管理系统某些环节的自动化；可以进行复杂的数字模型运算，使人工系统难以办到的科学方法得以实现；能克服人工系统中因人的因素（人员消极、怠工、素质差等）造成的信息阻塞、割裂及差错，它可以在原系统的基础上进行更新，不断提高功能。
计算机管理信息系统开发工作复杂、新旧系统交替遇到的问题多。有人调查了香港30多家成衣、纺织企业和20多家电子企业建立计算机管理系统的情况，认为其中有48%是成功的，而有52%竟被认为是失败的。因此，要使这项工作取得成功，应具备以下条件：
1.端正思想。从实际出发，因地制宜，由简到繁，精心核算，注意效益，在思想上既不能保守，又不能蛮干。
2.打好基础。管理系统为开展这项工作要提供好的条件。第一，管理工作要程序化，要用系统工程思想筹划、编制整个系统管理工作的流程图，使其尽可能做到优化。第二，管理工作标准化，对各项管理工作的标准、方法等尽量用制度固定下来。第三，表报文件统一化。第四，数据资料要完整化、代码化。
3.完善人工管理信息系统。要具备合理的管理体制，有完善的规章制度，要形成稳定的工作秩序，原始数据要系统、完善、准确，要有一套科学的管理方法。
4.配备专门人才。管理人员要学习与掌握管理知识和计算机知识。随着计算机管理信息系统的运行，一些人分别要从事系统分析、程序设计、计算机操作和硬件系统的维修工作。这就要求做好培训工作。
5.领导重视。把计算机应用于管理，关系到管理体制、管理制度、方法的变革，也关系到表报格式和数据分类及编码的统一问题。同时，系统建立的周期长，资金耗费大，这都涉及全局性的问题，必须由领导统筹解决。
系统设计
系统设计的任务是具体确定系统的结构、流程的程序，为系统实施做好准备。系统设计决定着系统质量、系统寿命和系统效益。
在着手系统设计之前，要进行系统分析。其工作有以下三个方面：1.系统调查。通过现有系统的组织结构、功能、工作流程、系统环境的调查，列出系统现状图，找出问题和制约关系，进行分析，提出改进办法。2.系统规划。具体内容有：确定系统目标、系统规格、设计新系统模型，明确新系统的数据处理方式，选择外围设备。3.可行性分析，分析的内容：（1）系统目标分析，系统目标是否恰当、必要，其难度和复杂度如何？能否实现；（2）功能分析，目的是为了达到既定目标，系统必要的功能是否具备；（3）环境分析，包括基础条件、技术条件、人力、设备条件分析，目的了解客观上提供可能性的大小；（4）费用和效果分析。
在系统分析的基础上，进行系统设计。对系统设计有以下几点要求：1.简单性，避免一切不必要的复杂化。2.灵活性，要做到系统环境条件发生变化，仍能够提供有用的信息。3.完整性，信息收集要统一，设计规范要标准，传递语言要一致。4.可靠性，可靠才能保证系统的质量。5.经济性，必须为管理系统带来好的效果。
系统设计的内容包括以下十个方面：
1.信息分类和整理。这是建立信息最重要的基础工作。就企业、事业单位来说，按其动态特征，分为固定信息、半固定信息和变动性信息等三种。前两种占管理信息周转总量的75%以上。信息系统工作质量很大程度上取决于固定信息的组织与处理。按信息的结构讲，有基础信息、分类信息、流动信息等三种。
信息的分类和整理的原则是：1.把信息按计算机系统的规则进行结构化处理；2.把信息按照计算机语言进行编制；3.简化信息，避免重复，提高运算速度，节省贮存空间；4.对信息采编进行逻辑性处理，尽量形成关系型信息；5.充分考虑发展远景，还应不断吸纳新的信息；6.节省费用，提高效益。
2.划分子系统。按照逻辑功能由总系统合理划分成若干子系统，可根据管理系统各专业工作的繁简、信息量多少去划分。例如，某汽车工厂计算机管理信息系统就具体划分为预测、产品销售、经营计划、物资供应、生产计划、技术工艺、人事劳资、工具管理、设备管理和财会等10个子系统。
3.设计系统流程图。设计时遵守的原则：（1）数据收集和处理时间，不能超过信息需要的时间；（2）处理数据的步骤愈简单愈好；（3）计算机处理后的输出，不应再由人工重新输入到下游系统；（4）上步骤校过的数据，不必下步骤重校；（5）尽量采用程序自动控制，减少人工控制。另外，绘制流程图应采用统一的框图符号。
4.输出设计。输出设计的内容：（1）确定输出信息的使用范围，包括使用对象和目的、有效期、输出副本份数、传送方法、保密程度等。（2）输出信息内容，包括输出的项目、名称、最大位数、数据表达形式（数字、字母、文字）、编辑形式、输出表报格式等。（3）根据需要选择输出设备，如行式打印机、打字机等。（4）输出信息的处理，包括输出信息文字、用纸、输出份数、校核等。
5.输入设计。只有输入数据准确，才能得到可靠的输出信息。因此，这一环节十分重要。其内容：（1）输入信息的产生，包括原始数据名称、作业者、产生的部门；（2）对原始记录单格式的设计；（3）选择输入信息的载体；（4）校验输入的信息。
6.文件设计。应根据满足需要、准确度高、处理迅速、占用外存少的原则对文件进行设计。设计前先对文件进行分类。然后分析文件的使用要求和使用条件，掌握服务功能决定编制方法和载体，最后建立文件管理制度。
7.设计系统处理流程图。它是使用各种符号具体规定了每个处理过程中的各个步骤。对各个处理功能先从输出格式设计开始，进而输入格式设计、文件设计，并画出各部分的处理流程图。
8.制定设计规范。即具体规定文件名称和程序名称的统一格式、分类编码标准、统一的度量名等。
9.电子计算机处理时间的估算。根据处理流程分别对每个程序的处理时间（包括输入、执行、输出时间）做出估算。以实现系统运行工作的统筹。
10.编写程序说明书。其内容：程序名称、所属系统及子系统名称、程序的功能、程序的输入输出关系图、输入文件和输出文件格式、程序处理过程说明，等等。
系统实施
对系统实施的内容，赵羽、李公然主编的《信息工作手册》中作了如下阐述：
1.程序设计。应根据流程图、程序说明书和有关的输入、输出等资料画出程序框图；然后再编写程序，应注意的是：（1）实现程序标准化；（2）对每一程序建立一套控制方法；（3）输入应采用速度快、精确度高的方式。
2.程序和系统的调试。（1）程序调试，包括对程序的语法调试和程序的逻辑检查。（2）分调，即将一个功能内所有程序按次序串接起来调试，以保证内部控制关系正确和数据内容正确，同时测试模块的运转效率。（3）总调，包括主控制、调度程序调试以及系统程序的总调。前者是控制往来通路和参数传送的正确性，以及发现并解决资源调度中的问题；后者则容易查出系统中属于相互关系方面的错误和缺陷。调试中应做详细记录，调试后写出全部书面文件。在总调通过之后，交付用户试运行之前，还要实况考试，除严格校对结果外，主要考察系统的运转合理性、效率及可靠性。
3.系统转换、运行及维修。系统转换有三种方式：（1）商接转换，即用新系统直接替换老系统，中间无过渡阶段。（2）平行转换，即新、老系统并行运行。先以手工作业为正式作业，新系统处理做校核用；然后以新系统处理为正式作业，手工作业校核。平行处理时间可视业务内容而定，不急于求成。（3）逐步转换，即新、旧系统转换分期、分批地进行。
由于管理系统的变化及其业务量的增减，应对系统进行及时维修。
4.项目管理工作。管理信息系统开发工作十分复杂，首先，系统工程人员、程序员、操作人员、硬件人员和项目负责人要密切合作。第二，拟定和实现项目工作计划，并经常检查完成情况，分析滞后原因，以便及时调整计划。第三，在系统生命周期的每个阶段，应制定相应的文件，明确工作目标与职责范围。
计算机应用于管理的效果
计算机在管理中应用效果的评价是个复杂而困难的事情，一般从两个方面去衡量。
（一）管理上的效果。在技术上看其输出信息的正确性、精确度、保密性、完整性；数据处理的速度及缩短处理业务的时间；减少手工抄写量和计算量，减轻繁琐重复性劳动的情况。在管理上应体现在以下五方面：1.管理体制的台理化。由于各环节之间的信息传递关系加强，而使工作更加协调。2.管理方法的有效化。由于信息处理手段的现代化，加速了管理周期，使事后管理逐渐走向实时管理；管理方法由被动逐渐转为主动；并且，使各项管理工作逐渐走向定量化。3.管理效能最优化。由于广泛地使用数学方法和定量分析技术，可减少管理中的主观随意性，使管理决策更加精确有效。4.基础数据科学化，虚用计算机，特别是数据库技术的应用，能使管理工作的数据达到完整、统一，长期保存、使用；流动信息的记录、收集和整理，也能真正做到及时、完整、准确。5.管理工作的自动化，应用计算机，可减轻管理人员繁重的事务性工作，有更多的精力去从事分析、研究等创造性工作。
（二）直接的经济效果。