书城管理新编实用管理学
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第50章 管理的组织与控制(5)

(六)按控制源分有以下三种:1.正式组织控制,如组织通过规范来约束其成员的活动,通过预算来控制支出,通过审计来检查其成员或部门是否按规定执行,通过规章制度规范其成员的行为等。2.自我控制,指个人有意识地去按某一行为规范进行活动,如一个人具有诚实、廉洁的品质,就不愿把公家的东西据为己有。自我控制能力取决于个人本身的素质。3.群体控制,指非正式组织的控制。非正式组织一般有一套(没有什么文字规定)行为规范,如果其成员违反,可能遭到讽刺、排挤,如要求一个新来的职工把产量限制在一个群体可接受的水平上。群体控制在某种程度上左右着职工的行为。上述三种控制,有时是一致的,有时又是互相抵触的。有效的管理者应综合利用它们,使之和谐,防止它们互相冲突。

(七)按控制对象分为以下五种:1.人力控制,如对每一个人安排适当工作,明确工作目标,并对其进行考核。2.生产控制,指控制产品生产或研制工作的时间和工作的路线。3.质量控制,全面质量管理是质量控制的基本方法,一方面控制工程质量或产品质量;另一方面控制工作质量。4.物资控制,其目的是既要保证生产和工作连续性,又做到经济性,尽量节约。5.成本控制,如通过“标准成本”、“预算控制”、“目标成本”等办法对成本进行控制。6.资金控制,目的是合理而节约使用资金。资金过少,难于开展正常的经济活动;如果过多,则周转慢,不利于提高经济效益。

控制的基本过程

任何控制活动,都离不开下述三个步骤:

(一)确立标准。标准是控制的前提条件,是控制过程中计量、鉴定、对照的基础。控制的标准可能是原计划规定的标准,也可能对原计划标准或指标的细分化。标准是应该可考核的,可以是常数,也可以是变量,应根据具体的控制要求来定。标准主要有四种:时间标准,如工作进度、完成日期等;数量标准,如产品数量、每百元产值能耗等;质量标准,如工作质量和实物质量在定性、定量上的要求;价值标准,如产品成本、资金利润率等。标准既不能过高,让人们高不可攀;又不能太低,不利于发挥人们的潜力,应该具有先进性、可行性。

(二)衡量成效。就是将工作实绩与控制标准进行比较,进而对工作成效做出客观评价。主管人员不能完全依赖事后得出的会计核算、统计核算和业务核算的数据进行控制,而只有当他们能够对于即将出现的偏差有所预见并及时采取措施时,才能进行有效地控制。这也是“向前看”的控制,可以利用能得到的最新信息进行预测,发现什么差异征兆,可急速采取预防性的措施,及时纠正。主管人员要特别注意抓重点,抓“两头”,对于较大的差异,如特别优良和特别不良的情况,要高度重视,这会提高控制的效果,而精力又不过于分散。

(三)纠正偏差。即针对那些偏离标准的误差,进行及时有力地纠正。首先,要分析原因。一般有三种原因,一是执行部门或工作人员的责任;二是外部条件发生了变化;三是原来的计划可能不科学甚至有失误。第二,有的放矢地采取措施。当外部环境发生变化时,可采取补救性、应急性的措施加以适应;当需要消除变量的实际状态与要求量的偏差时,可采取平衡偏差的方式来纠正偏差;当需要消除某种障碍时,可采取排除干扰的方式来纠正偏差。根据发生偏差的具体原因,有时可改进技术,有时可改进组织工作;如果原计划有问题,还可调整、修正原有计划。第三,纠正偏差的效率要高。纠正偏差的活动,要经过发现偏差,分析原因,采取措施,实施修正等几道环节,其中任何一个环节的延迟,都会影响工作的顺利进行,甚至带来不良的后果。

对工作过程的实时控制

对工作过程的实时控制可采用网络技术与线性规划的方法。下面简要介绍一下这两种方法。

(一)网络技术。它又称“计划评审技术”、“关键线路法”。网络技术是应用网络图的形式,来反映和表达一项计划中各种工作内容(如任务、活动过程、工序、费用等)的先后顺序和相互关系以及进度安排,通过计算确定关键路线,并选出最优的方案。

网络技术的基础是建立在网络图的绘制上。网络图由事件、活动和线路三部分组成。这三个组成部分,便是构成网络图的三要素。

计算各项目作业时间有两种方法:

(1)工作定额法。即按肯定可靠的工时编制作业时间。

(2)三点估计法。即先估计三种时间,然后用加权平均数的方法,求其平均值。计算公式为:

te=(a+4m+b)/6

式中,te表示作业时间(平均值);

a表示最短的估计工时;

b表示最长的估计工时;

m表示a、b二者之间的估计工时,即可能的时间。

这实际上还是一个估计值。用概率的观点来衡量估计,偏差是不可避免的,但这种方法还有参考价值。

网络技术有以下优点:1.便于阅读,便于管理。图上注有作业符号和时间、数字以及资源利用等。构成生产流程计划系统,一目了然。2.显示全貌,掌握关键。它把整个工程项目有效地组织起来,标明关键所在,使管理者能统筹安排,科学地组织和指挥生产。3.预断未来,便于控制。可根据网络计划执行情况,发现差异,及时采取措施加以纠正。4.目标明确,便于协调,网络计划图反映出整个工程结构及各项作业(工序)之间的关系,使各部门及广大职工了解本部门在整个生产过程中所处的地位,便于各方及时沟通情况,主动协调,通力合作完成任务。5.建立计划模型,为电子计算机管理提供了条件。

(二)线性规划。它是运筹学中研究较早、发展较快、应用最广、比较成熟的一个分支。它是一种以最优的方式有效地利用或调配有限资源的一种数学方法。线性规划主要解决的是这样两类问题:一是某项任务确定之后,如何统筹安排,以最少的人力、物力、财力去完成这项任务;二是如何充分利用人力、物力、财力等资源,使既定任务完成最好,达到最佳的经济效益。

某车间生产甲、乙两种产品,经过加工与装配这两个工段完成,单个产品的工时定额、单件利润与工段可利用工时:

现求利润最大的产品搭配计划。

设:产品甲计划生产数量为X

产品乙计划生产数量为Y

目标函数:最大利润值S=18X+24Y

约束条件:1.10X+20Y≤120(加工工段工时约束)

2.8X+8Y≤80(装配工段工时约束)

3.X≥0,Y≥0

1.确定可行解区。凡满足约束条件的解称为可行解。将上列模型约束条件中四个线性不等式图解,每个不等式都表示以一条直线为界的一个区域,得到OMPD四边形,四边形内全部满足约束条件,故称为可行解区。

2.从可行解区中寻找最优解。根据线性规划的原理证明:最优解只能在可行解区的边界角上,数学术语称为凸集的极点上,在满足约束条件又满足目标函数的解中选取。因此,平均目标函数直线通过O、M、D、P四个边角点(一般又称为基础可行解),逐点取代,发现距原点O最远的E点,将其座标(X=8,Y=2)代入目标函数,得到了最大值(S)为192元。

即:S=18X+24Y=18×8+24×2=192元

由于线性规划能解决生产力布局、作业计划、原料配置、产品搭配等实际问题,并可借助电子计算机和它的专用程序,解上百上千个变量与方程的复杂模型,不仅能求得问题的最优解,而且还可以提供经济分析的数据资料。因此,它已经广泛应用于军事、工业、农业、交通运输等部门。上面介绍的是最简单的线性规划,为了实际应用这门技术,还要学习运筹学的有关知识。

有效地进行控制

控制所牵涉的范围非常广泛,工作也非常复杂,为了有效地实施控制,下面几个问题应引起重视。

(一)保持系统的稳定性。稳定性是管理控制系统最重要的特征。当扰动作用消除后,系统能恢复到原来的平衡状态,则该系统是稳定的,否则是不稳定的。如果初始偏差在一定的限度内,系统才能保持稳定,而初始偏差超出某一限值,系统就不稳定,称此系统是小范围稳定的。如果初始偏差不论多大,系统都稳定,则称大范围稳定。稳定性是衡量系统能否正常运行的主要标志。如果一个管理控制系统出现了不稳定状态,这就说明管理工作存在严重问题。应及时分析不稳定原因,采取有效办法克服不稳定现象。

(二)认真进行测评。衡量成效的关键是进行细致而准确的测评。为此,一要掌握真实情况和准确的数据,不能报喜不报忧,不能凭主观编造。二要进行客观公正、实事求是地分析,绝对不能以个人好恶来评价下级人员,更不能感情用事。三要严格按标准检查、测评、衡量,以防止个人的随意性。标准有定性的和定量的,但尽量地量化,以便于具体考核。

(三)要有的放矢地采用控制的方法。根据所控制的对象、内容、条件不同,控制的方法有许多种类。常用的方法有以下几种:1.预算控制方法。它是将计划规定的活动用货币作为计量单位表现出来,通过预算使计划具体化,更便于考核、控制。下级单位和人员的活动,不能超越预算所规定的范围和指标,只能在预算所规定的资金范围内活动。在工业发达国家,零基预算被认为是一种有效的预算控制方法。其基本原理是:对任何一个预算期,任何一种费用项目的开支,根本不考虑各项目基期的费用开支情况,一切都以零为基础,从零开始考虑各费用项目的必要性及其预算的规模。这种方法工作量很大,但不受传统预算的束缚,没什么框框,可以充分发挥各级管理人员的积极性和创造性,以合理而节约地使用资金。2.经济核算控制方法。它是利用货币、价格、成本、利润等价值形式,通过会计核算和经济活动分析,对企业生产经营耗费和成果,进行全面而严格地计算、监督和比较,借以控制企业按照最合理、最节约的原则开展生产经营活动。3.统计数据控制方法。它是利用各种统计数据资料,衡量工作进展和计划的完成情况,经过对比分析,找出偏差和原因。统计数据资料可以是表格式的,也可以是图示形式的。为了使数据资料有意义,还应该用某些标准进行比较的方式来表达。4.时间控制方法。组织的任何活动都是在一定的时间进行的。进行时间控制,可以使各个部门及其工作人员对其实现目标过程中的各项工作,做出适当安排,明确进度。一方面便于自我控制,另一方面也便于组织的监督与控制。除以上四种外,还有专题报告和分析、审计、专门机构或专业人员的检查及主管人员亲自观察等控制方法。

(四)充分重视人的因素。任何控制活动都是通过人的活动来实现的。在控制中不能“见物不见人”。首先,组织中的每一成员参与各种工作标准的制定;第二,让他们通晓控制的重要意义;第三,激励他们积极主动地发现问题,一方面及时向上报告,同时想方设法去解决。第四,重视对他们的培养、教育,提高自我控制能力。

(五)控制要灵敏。较好的控制必须及时发现偏差,迅速报告上级,使上级能及时采取措施加以更正。如果信息滞后,往往造成不可弥补的损失。如进口产品检验不合格,过了索赔期,对方就不承担责任。要提高控制的灵敏度,必须在组织机构、责任制度、信息系统等方面不断改进,更重要的是提高工作人员的责任心。

(六)控制要有弹性。这里所说的“弹性”,主要指控制要有“应变能力”。必须保证在发生了一些未能预测的事件情况下(如环境突变、计划不周、安排不当等),控制工作仍然有效,不受影响。例如,在制订计划时要留有余地;在设想方案时要有替代的方案;在纠正偏差时,也不要走“极端”。在控制过程中,主管人员不要墨守成规,要开动脑筋,创造条件,才能有效地控制。