书城管理新编实用管理学
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第49章 管理的组织与控制(4)

1.加强思想政治工作,承包后出现的经营短期行为、产品粗制滥造和偷工减料、分配不公等现象必须消除。2.加强企业的基础工作,如定额管理、原始记录、台帐、统计及检测、计量数据等管理基础工作健全了,才能顺利实行经济责任制。3.根据企业的特点采取切实可行的承包形式和分配形式。为了更充分发挥各级工作者的积极性、主动性,还应进一步扩大他们的生产经营的权利。4.建立健全以领导责任制为首的完整的责任体系,纵向层层承包,横向各单位间、各岗位间进行互保。5.经济责任制与其它改革紧密结合,如人事劳动制度。奖惩制度、组织机构、分配制度的改革以及计划、生产、购销等方面的改进,等等。6.下大力气,较精确地确定承包基数,这是实行经济责任制的前提条件。7.建立健全严格检查考核系统。如果没有认真考核,再完善的责任也是一纸空文。检查为考核提供信息,考核为奖惩提供依据。

(第五节)监督与检查

监督、检查属于管理职能。实行严密地监督和认真地检查,对于提高管理水平、管理效率和效益,顺利地实现组织目标,具有重要意义。

监督的特点内容和形式

监督是社会化大生产的必然产物,是维护社会秩序、生产秩序、工作秩序,严肃社会主义法纪的客观要求。社会主义监督具有预防性、补救性、广泛性、民主性、完善性、促进性等特点。

在社会主义条件下,由于生产者成为生产资料的所有者,领导者和群众是平等的,都是国家的主人,因此管理中的监督具有领导者和职工群众之间的“双向”特点。一方面,为了提高劳动效率、降低成本、提高产品质量以及完成计划任务,领导者通过检查、评比、教育和奖惩等形式、方法,促使每个职工服从指挥,遵守劳动纪律,尽其所能从事生产劳动。另一方面,领导者又要接受职工群众的监督。特别是随着经济体制改革的深入发展,政企职责分开,企业的经营自主权逐步扩大,成为自主经营、自负盈亏的经济实体,职工的物质利益与企业的经济效益直接挂钩,更需要有效地职工监督,帮助领导者掌好权、用好权,避免和减少工作中的失误,防止官僚主义、滥用职权的现象发生,维护国家和职工的利益。

就企业来说,监督的内容有:企业的生产经营是否符合社会主义方向,是否符合人民的利益;企业职工能否充分享有民主权利;企业的生产经营活动是否符合国家的法规、政策、条例;企业能否按规定政策处理国家、企业和职工三者利益关系;管理活动是否符合实际情况,是否有利于发挥干部、职工的劳动积极性;企业计划任务完成的情况;干部、职工的行为是否符合社会主义的道德规范。

监督是多方面的,上级领导单位对企业的监督;党组织对企业的监督;企业内自上而下的监督和自下而上的监督;企业内各部门之间、各环节之间、各工作岗位之间的监督;企业职工代表大会、工会、共青团对企业的监督;企业专门机构、专门人员的监督;社会各部门(如权力机关、行政、法律、审计等部门)及产品用户、消费者的监督。监督形式、方法是多种多样的,如下级对上级的汇报;上级定期对下级的工作报告或述职报告;定期的统计、会计报表;定期的检查、考核、评比、总结;开展批评与自我批评;职工代表大会对企业决策、计划的审议、对领导干部的评议、鉴定和建议奖惩;领导者亲临现场调查了解;广播、电视、报告的表彰、批评。另外还有询问、质询、检举、信访、控告等方式。

检查的原则和方法

上面讲了监督,监督就是监察与督促,因此,检查可以说是监督的一个组织部分。检查的过程是督促实施决策、计划的过程,也是对决策、计划再认识的过程。

(一)检查应恪守以下原则:1.“公”字当头。《荀子·不苟》中有一句名言:“公生明,偏生闰”。意思是说,公正就会明察,偏颇就会暗于事理。因此,检查者在进行检查中,一定出于公心,一定从人民事业、人民利益出发。2.客观。一切以事实为依据,不能以个人主观意识代替事实本身,既不能虚构事实,也不能扩大、缩小或回避事实,检查者要努力排除各种干扰和障碍。3.民主。邓小平同志曾指出:“没有民主就没有社会主义,就没有社会主义的现代化。”俗话说,兼听则明,偏信则暗。在检查过程中,只有听取多方面的意见,才能了解事情的真实情况;单听信一方面的话,事情就弄不清楚。4.规范。检查不能随意,更不能任意,应按照预先规定的法规、政策、标准、计划等进行检查。在检查中,要一视同仁,不能亲疏有别,不能从个人好恶或私利出发,不能拿原则做交易。5.及时。发现问题及时,就可迅速采取有效措施,立即纠正偏差,使问题得到解决。6.系统性。检查应是连续不断地进行,以获得系统的数据资料;在观察、分析时,要从系统观念出发,从系统与局部的关系,系统与外部环境关系上分析,防止片面性。

(二)检查的方法。检查与调查研究有所不同,后者侧重于了解情况,预见事物的发展趋势;前者则是对决策目标或计划任务的实际执行情况,即已经发生或正在发生的事情进行检验、审查。检查过程中要注意以下几点:1.既要有标准,又不能囿于框框。一方面检查要以目标、计划为标准;另一方面检查工作又不能搞削足适履,硬要客观事实符合主观认识,通过检查使主观认识与客观一致,并对客观实际有一个更深入、更全面的认识。2.跟踪检查与阶段检查相结合。两者是相辅的,如果只抓阶段检查,没有跟踪检查,那么在计划执行过程中容易形成自流,失去控制,等到过程告以段落,再来纠正偏差,往往变为亡羊补牢,损失过大。反之,只抓跟踪检查,而没有阶段检查,就对事物的发展变化难以获得较完整的认识,因而也就不便于进行系统的分析。3.由上而下与由下而上相结合地检查。这可以使信息双向交流,有利于领导者听取多方面的意见,做到集思广益,并能发挥领导骨干和广大职工的积极性。4.专业队伍检查与群众检查相结合。专业人员检查要充分依靠职工群众;群众检查有待于专门机构及专业人员进一步分析、研究。5.领导者听汇报、看材料与亲自体察相结合。这有利于防止主观主义与官僚主义,能够对问题获得较为全面、客观的认识。6.检查与分析相结合。通过检查在占有大量资料的基础上,必须进行“去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里”地思考、鉴别与分析。分析要忌带主观性、片面性和表面性;系统分析要与典型分析相结合;定性分析要与定量分析相结合;纵向比较与横向比校相结合。通过认真、细致地分析,以便对检查的对象做出科学的结论。另外,检查要与总结、与评比、与教育、与奖惩等工作紧密结合起来。

(第六节)控制职能

所谓控制,简单地说就是随机处理问题。现代管理中控制活动,就是按照计划标准衡量计划完成情况,纠正计划执行中的偏差,以确保计划目标的实现。控制是整个管理职能体系的重要环节,没有控制或控制不善,组织就难以发挥作用,各环节就不好正常运转,因而组织的决策目标与计划任务就不能实现。

控制的前提条件

控制是随机处理问题,而不是随意处理问题,不能单凭管理者的主观想像,而必须具备下列前提条件:

(一)明确的目标、计划。如果管理者事先不知道管理的目标、计划任务是什么,每件事应达到什么具体要求,到了什么时候,任务应完成到什么程度,这就无法有的放矢地进行控制。因此,目标越明确,计划越具体,控制工作就越能顺利进行,其效果就越好。目标、计划同控制的关系是:目标、计划是控制的依据;控制则是目标、计划的保证。

(二)健全的组织机构。控制活动必须按照一定组织层次进行。如果没有组织机构,就谈不到各个部门、各个环节、各个工作人员有明确的职责。若发生了问题、偏差,也不知道由谁负责解决、纠正,这必然造成管理工作的混乱。因此,组织机构与责任制度越健全、越明确、越完善,控制工作也就越能发挥作用。

(三)正常的信息反馈。在落实、执行计划过程中,如果没及时的反馈回来的信息,管理者就无从控制。因此,必须设计并维护畅通的信息反馈渠道。要使信息反馈渠道顺畅通达,一是确定与控制有关的人员在信息传递中的任务与责任;二是规定好信息传递程序、方法及时间要求。计划执行情况及时地通过反馈渠道输送给管理者,控制工作才能卓有成效地进行。

控制的类型

研究控制的类型,有助于根据不同的情况,灵活地对其加以选择,以提高控制工作的效能。

(一)按控制的时间分,有以下三种:1.预先控制,也称前馈控制。就是在作决策、订计划时,为实施计划要做好充分的准备工作,在计划实施过程中,尽量减少偏差。预先控制的中心是防止组织中所使用的资源在质和量上产生偏差,做到防患于未然。因此,在作决策、订计划之前,对投入的人、财、物要精确地计算,既不短缺又不浪费。2.现场控制。重点是对正在进行的作业进行控制。主要是管理人员深入作业现场监督检查作业人员的工作,或通过统计报表、工作汇报,发现偏差,提出恰当的工作方法和纠正措施,以保证既定任务的完成。3.反馈控制,也称“过后行为控制”。就是在行动和任务完成之后,用实际结果与原订计划标准进行比较,发现偏差,进行纠正或采取补救措施。反馈控制不仅仅是事后纠偏,而且更主要的是从中总结经验教训,作为将来工作的借鉴。反馈控制应该成为未来决策工作的一个组成部分。

(二)按控制的范围分为两种:1.局部性控制,就企业来说,这种局部控制集中注意于经营管理的某个方面,如产品质量、作业数量和期限、成本支出等;2.综合性控制,通常是在财务方面,它综合反映企业的生产经营状况。常用的方法有财务收支分析、盈亏控制、投资回收率的分析以及企业的自我诊断等。

(三)按控制的方式分为两种:1.程序控制,是通过预先确定控制目标,编制被控对象的行为程序来实现控制。例如,上级领导者对下级人员不仅事先规定好下属活动的目标,而且对下属实现目标的行动方式与方法也要事先做出安排与规定。2.目标控制,是事先向被控对象指出目标,确定出控制变量和控制参数,即只给被控对象输入目标信号,而让被控对象以相当大的弹性和灵活性来处理工作中出现的种种问题。

(四)按控制的特征分为两种:1.开环控制,只有信息输入与输出,而没有信息的反馈作用。这种控制系统往往不能因外界或内部条件的变化而进行调节。因此,在控制过程中对输入的信息和控制能力要求很高,如有干扰就会影响效果,甚至遭到失败。2.闭环控制,指在控制过程中既有信息的输入或输出,又有信息的反馈作用,使其构成为一个闭环控制系统。这种反馈是为了使系统趋于稳定,防止偏差,达到目标。

(五)按控制的手段分以下两种:1.直接控制即控制者与被控制对象直接接触进行控制的形式。例如,在等级制度下,厂长对各职能科长、车间主任的控制属直接控制。又如,企业向车间下达产品生产计划、各种消耗定额,车间必须认真执行。2.间接控制,是控制者与被控对象之间并不是直接接触,而是通过中间媒介进行控制的形式,如厂长对工段长的控制乃是通过车间主任而实行间接控制。又如国家对企业利用经济杠杆(如税收、信贷、价格等)进行间接控制。企业根据市场商品供求规律自己去决定生产什么产品及生产多少产品,国家不去干预。这种间接控制的办法,有利于调动企业的积极性。