公务拜访是公务交往中最基本、最常规的形式。相关单位及部门之间需要较频繁地进行沟通并及时解决所遇到的问题,因此公务员代表相关单位进行有目的的拜访就成了一种比较常见的公务礼仪活动。
不同于日常生活中的串门,公务拜访是一种以工作为目的、较为正式的交往方式。通过拜访,公务员可以交流信息、统一意见、发展友情,不能只在有求于人的时候才想到拜访。
一、拜访类型
[1]1公务性拜访
通过公务性拜访,公务员可以达到交流信息、沟通思想、统一意见、解决问题的目的,进而更好地完成领导下达的工作。
2礼节性拜访
礼节性拜访即并非因为公务而进行的拜访,目的是为了增进感情。
3私人性拜访
私人性拜访即公务员在工作之余,结交好友,朋友之间相互走动。私人性拜访可以增进友情、相互帮助。
二、拜访前的相邀礼仪
不论因公还是因私而访,都要事前与被访者联系。
第一,要自报家门(姓名、单位、职务)。
第二,询问被访者是否在单位(家),是否有时间或何时有时间。
第三,提出访问的内容(有事相访或礼节性拜访),使对方有所准备。
第四,在对方同意的情况下,定下具体拜访的时间、地点。注意要避开吃饭和休息(特别是午睡)时间,并且要向对方表示感谢。
三、拜访准备
[1]1拜访预约
预约方式:电话预约和信件预约。
切忌搞“突然袭击”,做“不速之客”。若是实在不得已,要立即拜访,也要提前5分钟打电话。
2办公区域的拜访准备
首先要制订拜访目标,其次要准备好名片和资料,再次还要备好适宜的礼品,最后要熟悉交通路径。
3拜访着装准备
出门拜访之前,应根据访问的对象、目的的不同,将自己的衣物、容貌进行修饰。公务员拜访别人,代表的是机关单位的形象,所以对于外表不可马虎对待。
四、拜访时间
公务拜访应该在工作时间内进行,不应占用对方的休息日、休假日或午休时间。如果没有急事,应尽可能避免在对方刚刚上班或将要午休、下班时拜访。
拜访之前,最好以电话或通信方式与对方联系,约定一个共同的时间,使被访者有所准备,不要做“不速之客”。并且在约定时讲明此次拜访需占用对方多长时间,以便对方安排好自己的其他公务。凡是约定的时间要严格遵守,并应提前5分钟或准时到达,以免对方久等。如果因特殊情况不能前往,应及时通知对方,轻易失约是极不礼貌的。
有一次,某市外事办干事小王负责与来本市参观访问的某国代表团进行联络。为了表示对对方的敬意,小王决定专程前去对方下榻的饭店进行拜访。
为了避免冒失,他先用电话与对方约好了见面的时间,并且告知自己将停留的时间长度。随后,他对自己的仪容仪表进行了修饰,并准备了一些本市的风光明信片作为礼物。
小王如约而至,进门后,他主动向对方问好并与对方握手,随后做了简要的自我介绍,并双手递上自己的名片与礼品。简单寒暄后,他便直奔主题,表明自己的来意,详谈完后便握手告辞。
作为一名国家公务员,小王上述表现符合拜访的常规礼仪,展示了他训练有素的交际风采。
五、拜访中的举止礼仪
[1]1拜访前要约定
拜访前应事先和被访对象约定,双方选定适当时间,以免扑空或扰乱被访者的计划。拜访时要准时赴约,并且拜访时间长短应根据拜访目的和被访者意愿而定,一般而言时间宜短不宜长。
2讲究敲门的艺术
敲门是有艺术的,要用食指敲门,力度适中,间隔有序地敲三下,等待回音。如无应声,可稍加力度,再敲三下;如有应声,应侧身退立于门外有锁一侧,待门开时再向前迈半步,与主人相对。
3主人不让座不能随便坐下
如果主人是年长者或上级,主人不坐,自己不能先坐。主人让座之后,要口称“谢谢”,然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。若是主人递上烟茶,则要双手接过并表示谢意;如果主人没有吸烟的习惯,必须要克制自己的烟瘾,尽量不吸,以示对主人习惯的尊重;主人献上果品,要等年长者或其他客人动手后,自己再取用。
即使在最熟悉的朋友家里,也不要过于随便。
4谈话必须注意
跟主人谈话时,态度要客气。谈话时应该开门见山,不要谈天说地,浪费时间。
5谈话时间不宜过长
起身告辞时,要向主人表示“打扰”之歉意。出门后,应回身主动伸手与主人握别,说“请留步”。待主人留步后,走几步,再回首挥手致意“再见”。
6注意观察表情
拜访时必须注意观察接待者的举止表情,适可而止。当接待者有不耐烦或有为难的表现时,应转换话题或口气;当接待者有结束会见的表示时,应立即起身告辞。
六、拜访的礼规
[1]1私人拜访时要注意
第一,预先告知。
第二,准时抵达。
第三,问候致意。
第四,存放自身物品。
2事务性拜访中的礼规
第一,首要规则是准时。
第二,到达时,将自己的名字和预约的时间告知对方接待人员,递上名片。
第三,安静、耐心地等待,不要在中途打电话或者不停地看手表。
第四,被引到办公室时,如果是第一次见面必须先做自我介绍;如果认识,可以互相问候并握手。
3应做到“四个限定”
第一,要限定交谈的内容。
第二,要限定交谈的范围。
第三,要限定交谈的空间。
第四,要限定交谈的时间。
4妥当告辞
第一,要适时告退。
第二,要向在场的所有人道别。
第三,说过告辞之后必须离开,不能一拖再拖。
第四,要口头祝福,祝平安。
某单位新建了一座办公大楼,需要添置办公家具,价值数十万元。单位的领导已决定向A公司采办这批办公家具,并约请A公司销售部的负责人前来进行最后的商洽。领导筹算,等对方来了,就在订单上盖章,定下这笔生意。
同时,A公司听到传闻,说这家单位的员工宿舍楼会在近期落成,并希望员工宿舍楼需要的家具也能向A公司一次性采办。A公司销售部的负责人未经证实,就想一次谈成两件事。
于是他提前了2个小时到了该单位,带去了一堆连夜赶制的材料,摆满了台面。单位领导没料到对方会提前到访,刚好手边又有事,便请秘书让对方等一会儿。这位销售部负责人等了不到半小时,就开始不耐烦了,一边整理材料一边说:“我还是改天再来拜访吧!”最终,该单位领导改变了初衷,A公司不仅没有机缘与对方商谈员工宿舍楼的设备采办,连几乎到手的数十万元办公家具的生意也告吹了。
A公司失败的原因出现在拜访时间上。A公司人员拜访的时间提前,非但未预约,而且在等待时显得没有礼貌,与对方说改时间的方式也有很大的问题。
公务员拜访,在时间上必须恰当,如果时间需要提早,应当提前预约或通知,得到对方同意后方可到达,一般是比预约的时间早5分钟到达为好。