在涉外公务交往过程中，宴请活动是沟通中外友谊的一种常见的重要形式。宴请外国友人，公务员需要了解不同国家的文化习俗。为了让外国友人能有一个好的感受，公务员更要注意宴请外国人时的礼仪。
一、安排宴请
[1]1确定宴请目的
在公务活动中，宴请是极为重要的一环。只有明确宴请的目的，才能更好地安排规模、形式等。宴请人最好在宴会前几天就对来访外宾及其国家风俗、习惯等进行了解，这样才能在举行宴会时从容交谈，以达到展现我国风采、加强各国友谊的目的。
2确定宴请形式
进行宴请，首先要考虑的是宴请的具体形式。
第一，宴会。最正式、最为隆重的宴请方式就是宴会。一般来说，宴会安排在早上、中午或者晚上均可，但在我国，午宴和晚宴比较常见，其中晚宴更为正式。在各种宴请形式中，举办宴会时要注意的规矩也是最多的。
第二，招待会。
第三，工作餐。
第四，其他形式的宴请。
3用餐方式
接待方要根据所接待外宾的身份职位、文化习俗等各方面的不同，安排适合的宴会规模和形式；需要注意各个来访外宾的喜好，从而确定选用中餐还是西餐；从参加宴会的人数来确定宴会的规模。西方外宾有时更喜好轻松、随意的冷餐会，我们在安排时也可投其所好，以达到更好的效果。
即使是同一种宴会类型，也可以根据宴请对象的不同，灵活选择不同的用餐方式。在我国，大多数人习惯在用餐时使用筷子；在世界其他地方，使用刀叉的情况比较常见；在某些国家和地区，直接用手拿食物也是十分常见的。在准备宴会的过程中一定要综合考虑宴请形式、氛围、宴请目的以及客人的用餐习惯，以选择适当的用餐形式。
第一，混餐。
第二，分餐。
第三，自助餐。
第四，其他形式。
4安排宴会时间与地点
时间、地点的安排，不仅能表现出对客人的尊重，也能让客人感受到主人的诚意，使得整个宴会轻松愉快。
在我国，正式的宴会一般在晚饭时间进行，但也可以根据主客双方的习惯进行修改。在大的节假日安排宴会能得到较好的评价。但要注意，必须了解对方所禁忌的节日，避免产生不必要的误会。
宴会的地点要根据宴请的规模、形式、所处环境及服务等因素来进行选择。
5邀请外宾参加宴会的礼仪
确定好举办宴会的时间和地点等细节后，要提前向客人发出邀请。正式的宴会通常使用请柬，根据实际情况可适当进行变更，使用手写短笺或通过电话、电子邮件邀请也可以。
无论以何种形式进行邀请，都要情真意切、热情诚恳。
第一，请柬内容。请柬中应包含以下关于活动的说明：活动的时间、地点，宴会形式，宴请方名称或主人姓名等。需要注意一点：这里的人名、单位名、节日和活动名称等一律要使用全称。
除了以上内容外，还可以在请柬中注明参加宴会需要注意的其他事项，比如着装要求等。
一般较为正式的宴会，会在发出请柬前先安排好座位和席次。所以可以在装请柬的信封下角注上座位号或席次号。请柬发出后，应及时落实出席情况并予以记录，随时根据情况调整座位。
第二，关于被邀请人。被邀请人的姓名一般不会出现在请柬中，而会被写在请柬的信封上。请柬信封上的被邀请人姓名和职务等内容要书写准确。
第三，中西方请柬的差异。在请柬的行文和格式方面，中文与外文存在着一定的差异。因此，在翻译请柬时不要生硬地进行字面直译，要注意外文的行文习惯。另外，在西方，若是邀请夫妻一同参加活动，可以只为两人发一份请柬。而在我国，如须凭请柬入场时，则需要每人一张请柬。
第四，发出时间。
请柬一般需要提前一周至两周的时间发出。较为正式的宴会，即便已经口头约妥，仍应补送请柬。可在请柬的右上方或下方注上“To Remind”（备忘）。需要安排座位的宴请活动，应要求被邀请者答复是否能出席。一般可在请柬上注上“RSVP”（法语Répondez sil vous plat的缩写，敬请赐覆）或“please,SVP”，并注明回复电话和联系人。
第五，请柬举例。
On the occasion of the 62nd anniversary of the founding of the Peoples Republic of China Zhejiang Provincial Peoples Government requests the pleasure of your company at a National Day reception on 29th September （Thursday）， 2011 at 6:00 pmIn the Banquet Hall, Villa 1 XiZi Guest Hotel
RSVPMr×××××Tel:××××××××
Dress:Formal
Zhejiang Provincial Peoples Government
说明：左下角的“RSVP”表示“请回复”，“Dress:Formal”表示“请着礼服或正装”。
6宴请菜品的选择
制定菜单时，需要排除外宾的忌食食物，菜单的菜色应该精心挑选。文化风俗的迥异会造成饮食上面的差异，所以在制定菜单时，我们应该注意以下几个细节：
第一，不要挑选触犯个人禁忌的菜肴。在宴请外宾之前，必须对外宾的食物禁忌进行了解。许多外宾有个人的饮食习惯，比如有些人是素食者，有些人不食鱼类，有些人不食用大蒜、辣椒，等等。
第二，不要挑选触犯民族禁忌的菜肴。
第三，不要挑选触犯宗教禁忌的菜肴。据了解，在所有的饮食禁忌之中，宗教方面的禁忌最为严格，而且绝对不容许违背。
第四，不要挑选职业禁忌食物。对于身处特殊工作岗位的工作人员来说，饮食安排要注意，比如司机不应饮酒。而在某些国家，法官和检察官一般不出席有碍正常执行公务的宴请。
第五，不要挑选病人禁忌食物。对于某些身体情况特殊的客人，在安排用餐时也要特别注意。比如为糖尿病患者应准备无糖餐；有对某些食物（如坚果、海鲜、奶制品等）过敏的客人，应特别注意食物的成分；客人若是高血压患者，最好不要让其饮酒。
某些国家的民族禁忌菜肴
美国人不吃羊肉和大蒜，俄罗斯人不吃海参、海蜇、墨鱼、木耳，英国人不吃狗肉和动物的头、爪，法国人不吃无鳞鱼，德国人不吃核桃，日本人不吃皮蛋，等等。
满足主客双方喜好。制定一个让主客双方都满意的菜单，需要注意以下几点：
第一，选择具有民族特色的菜肴。在我国，中华民族特色的菜肴往往最受外国友人的欢迎。
第二，选择具有本地风味的菜肴。我国幅员辽阔，菜系也多种多样，很多菜品在国内外都有着很高的知名度。在相对具有地方特色的省市进行涉外宴请时，可以安排一些地方特色菜品款待外国友人。
第三，选择外宾本人喜欢的菜肴。在宴请外宾时，可以以中国菜为主，同时选择一些对方中意的家乡菜。
7会场布置
宴会场地的环境好坏将直接影响到宴会的质量和效果。为了能使参加宴会的主客双方有一个良好的会餐环境，应该将餐厅布置得整洁、幽静、雅致。还要在入口处安排服务人员为来宾指引宴会的各个功能地点，例如停车场、衣帽间、休息间、卫生间，等等。
8座次安排
一般根据宴会场所的不同，会有不同的座次安排方式。一般可分为圆桌、长桌、U形桌等。
根据不同的桌形，在安排就餐人员座次时要注意：
第一，确定主次，突出主桌。
第二，要将主宾与主人安排在最为尊贵的位置，一般主人右侧为主宾；座次离主人越近就越尊贵，较远的位置则相对次要。
第三，夫妇一般不相邻而坐。按照西方的习惯，女主人一般坐在男主人的对面，面门而坐，男女入席者依次而坐，我国不受此限。
第四，安排座次后，应在相应的位置标明来宾姓名。
9发言讲稿
一般来说，较为重大的宴会会安排双方致辞。主办方应先与宾客方进行沟通，双方可事先交换讲稿；代表团访问，欢迎宴会由东道主先提供讲稿。若是双语讲稿，则应提前交给译员，做好翻译准备。
二、参加宴请
公务员因公出差到别的国家时，一般都会接收到宴会邀请，此时要根据个人的时间安排，尽快答复对方能否出席，并表达自己的谢意，若不能出席，还要表达自己的歉意。
1前期准备
公务员应邀出席一项活动之前，要核实宴请主人的身份、活动举办的时间和地点、是否邀请了配偶，以及主人对服装的要求等。活动多的时候应注意不要走错地方，主人未邀请配偶切勿双双出席。
2把握时间
出席宴请活动的时候要把握出席的时间。抵达时间的早晚和逗留时间的长短一定程度上反映了对主人的尊重。公务员应根据活动的性质和当地的习惯掌握时间。
3抵达
抵达宴请地点，要先到衣帽间脱下大衣和帽子，然后前往主人迎宾处，主动向主人问好。如是节庆活动，应表示祝贺。
4入座
应邀出席宴请活动，应听从主人的安排。如是宴会，进入宴会厅之前要先了解自己的桌次和座位，入座时要注意桌上的座位卡是否写着自己的名字，不要随意乱坐。如邻座是年长者或妇女，应主动协助他们先行坐下。
三、西餐礼仪
西餐所用的餐具、制作的菜肴、配餐的酒水等均与中餐有区别。因此，参加西餐宴会，除了应遵循中餐宴会的基本礼仪之外，还应掌握基本的西餐礼仪知识。
中西方之间存在着文化隔阂，不懂西餐的人时常会闹出笑话。
李鸿章曾访问欧美，应德国首相俾斯麦的邀请参加了一个宴会。李鸿章并不清楚西餐礼仪，第一次面对礼仪如此繁多的西方宴会，他顺手就将桌子上一碗供用餐人洗手的水端起来喝了。李鸿章的这个举动让俾斯麦很困惑，摸不清李鸿章的用意，为了不让局面变得难堪，俾斯麦只好也把自己面前的洗手水喝了。看到俾斯麦的举动，在座的宾客也只好“奉陪”。
1餐具的使用
西餐餐具的排列和摆放位置有一定规则，不可随意乱取乱拿。在正规宴会上，不同的食物、菜肴所配的餐具（刀、叉、匙）也有所不同，并以上菜的先后顺序由外向内排列。进餐时，应先取左右两侧最外边的一套刀叉。每吃完一道菜，将刀叉合拢并排置于碟中，表示此道菜已用完，服务员便会主动上前撤去这套餐具。
2进餐礼仪
西餐宴会上安排的菜品种类繁多、风味各异，上菜的顺序会因菜系、规格的不同而有所差异，但正所谓“万变不离其宗”，内容齐全的西餐主要由这几部分构成：
第一，饮料（果汁）、水果或冷盘，又称开胃菜，目的是增进食欲。
第二，汤类（即头菜）。需用汤匙食用，此时一般配有黄油、面包等。
第三，蔬菜、冷菜或鱼（也称副菜）。可使用垫盘两侧相应的刀叉。
第四，主菜（肉食或熟菜）。肉食主菜一般配有熟蔬菜，此时要用刀叉分切后放在餐盘内取食。如有色拉，需要色拉匙、色拉叉等餐具。
第五，餐后食物。一般为甜品（点心）、水果、冰激凌等，也有咖啡。喝咖啡应使用咖啡匙、长柄匙。
进餐时，除用刀、叉、匙取食物外，有时还可用手取。吃鸡、龙虾时，经主人示意，可以用手撕着吃；吃饼干、薯片或小粒水果，也可以用手取食；面包则一律手取，但要注意取自己左手前的，不可取错。取面包时，左手拿取，右手撕开，再把奶油涂上去，撕成小块来吃。要注意：不可用面包蘸汤吃，也不可一整块咬着吃。
喝汤时，切不可以汤盘就口，必须用汤匙舀着喝。必须左手扶着盘沿，右手用匙舀，不可端盘喝汤。喝汤时不要发出声响，频率也不可太快。如果汤太烫，应等其自然降温后再喝。
3就餐细节
第一，就餐中的交谈。吃西餐时一般不必遵守中餐“食不言”的旧礼，就餐者相互交谈是很正常的现象。但是绝不可大声喧哗。
第二，在用餐完毕之前不可抽烟。
第三，和吃中餐一样，吃西餐时也应该细嚼慢咽，嘴里不要发出很大的声响。不能把刀叉伸进嘴里，嘴只能和食物相接触。
第四，拿着刀叉做手势，在别人面前挥舞，是失礼和缺乏修养的行为。
第五，坐姿与形体。吃西餐和吃中餐一样，要注意坐姿。就餐者坐姿要端正，身体要竖直，脊背不可紧靠椅背，一般占座椅的四分之三即可。另外，不可伸腿，不能跷起二郎腿，也不要将手肘放到桌面上。
第六，饮酒。西餐饮酒的习惯与中餐截然相反。首先，不要把酒斟得太满；其次，不要向客人劝酒。如果刚吃完油腻的食物，最好先擦一下嘴再喝酒，以免嘴上的油渍将杯子弄得油乎乎的。干杯时，即使不喝，也应将酒杯在嘴唇边碰一下，以示礼貌。