在各种社会交往和活动中，存在关联的各方为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同，或是为了处理争端、消除分歧、要求索赔而进行面对面的讨论与协商，争取达成某种程度的妥协，这种活动就是洽谈。
一、洽谈的准备工作
[1]1确定目标
洽谈目标应经相关部门和专业人员进行可行性研究，多次反复推敲，通过上级审核，反映本单位、组织的核心意向和利益。
目标一般分为必须达到的目标、希望达到的目标和乐于达到的目标三种。谈判者可以根据这三种目标，在谈判过程中自主掌握、留有余地、进退自如，这样既可做到礼貌谦让，又可保证自身利益，达到双方都满意的效果。
2谈判人员
根据谈判的具体情况，从知识结构、谈判经验、个人性格、应变能力、气质类型、表达水平等因素进行考虑，组成合理的洽谈班子，并从中选出主谈人和首席代表。双方的主谈人应当在职务、身份上大体相当，充分显示平等相待的原则。
3收集资料
了解对方的基本情况，如对方的背景、历史、职能、社会信誉、管理能力和财务实力等。了解谈判对手的基本情况，尤其是主谈人的资历、地位、谈判风格、心理、习惯、兴趣爱好、籍贯、家庭以及他个人对本次谈判的态度等。对于谈判方其他助手及整个班子的搭配情况也应有一定的了解，并进行分析。
4细节安排
洽谈双方既已正式确定了洽谈的时间和地点，就不应单方面变动（如对方有变动要求，应予考虑）。在安排洽谈时，要注意诸如会场布置、交通、通信工具的落实，也要注意洽谈代表的食宿和会外活动等会务服务工作，应尽量使对方满意。
二、洽谈座次安排
洽谈应使用长方形桌子或椭圆形桌子，宾主应分坐于桌子两侧。
当洽谈的桌子横放时，则面对正门的一方为上位，应属于客方；背对正门的一方为下位，应属于主方。若桌子竖放，则应以进门的方向为准，右侧为上位，属于客方；左侧为下位，属于主方。如图15所示。
图15
1双方洽谈座法
洽谈时，双方的主谈人应在自己一方居中而坐。其余人员应遵循“右高左低”的原则，依照职位的高低，自近而远地分别在主谈人的两侧就座。
2多方洽谈座法
举行多边洽谈时，为了保持对等，避免失礼，按照国际惯例，一般举行“圆桌会议”，即指围绕一个圆桌进行洽谈，不设主席位置，亦没有随从位置，人人平等。
三、掌握洽谈原则
洽谈既是一门科学，又是一门艺术，它可以使各方在维护各自利益的前提下进行信息沟通，经过协调争议达成一致意见。只有符合洽谈的基本原则，洽谈才具有实际价值，不会徒有其表。
1互惠互利原则
真正成功的洽谈，是指利益共享、风险共担，彼此各得其所，使双方都满意，即遵循所谓的双赢原则。如果在洽谈中不愿做出必要的让步，一味苛求，往往最终只能使洽谈破裂，使原本可以得到的合理利益也随之丧失。这种霸道的失礼做法，也会影响双方今后的往来。
2平等协商原则
洽谈双方要彼此尊重对方。无论职位高低、实力强弱，在洽谈时身份、地位上都是平等的，都有同等的权利和义务。当洽谈中出现一些分歧和争论时，双方要以平等的态度、协商的方式去妥善处理。
3求同存异原则
求同存异是洽谈的重要原则。正因为双方既有“同”又有“异”，所以需要通过洽谈来解决。洽谈的过程就是共同寻求双方的共识、减少或搁置“异”的一个过程。只要彼此肯定在总体、原则上的“同”，就不应为局部、枝节上的“异”再耗时费力，以保证双方的基本要求得以实现。
4依法办事原则
洽谈必须依法并且遵循惯例。违背法律规定的洽谈，其结果既得不到法律的承认和保护，往往也无法确保签订的合同或协议如期执行。所以，洽谈人员应当在发言、争论和签约等过程中，做到符合法律要求，规范操作。凡是法律已明确禁止的行为，不能因为有利可图，或碍于对方的请求而去违法洽谈、违法实施。