书城励志卡耐基写给女人的忠告
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第38章 给职业女性的几点建议(3)

第一种良好的工作习惯:拿走你桌上所有的纸张,只留下与目前工作相关的资料。

通常让我们晕头转向的并不是大量而繁重的工作,而是我们不明白自己有多少工作、该最先做什么。如果你的办公桌上杂乱地堆积着文件、杂志、过期报纸,我想你一定无法安心地在那张桌子上办公。所以,你首先要做的就是把你的办公桌清理干净,只留下与你将要做的工作相关的物品,这样你会发现你的工作更容易处理,也更有头绪可寻。

新奥尔良一家报纸的某位发行人曾告诉我,他的秘书有一天帮他清理桌子,结果发现了一架两年来一直找不着的打字机。

假如办公桌上堆满了信件、报告、备忘录等,就足以让人心情郁闷。更可怕的是,它会让你觉得自己已有100万件事要做,可根本没有时间做,而且也无法做完。结果就是你不但因为过度的忧虑而变得紧张和疲倦,而且这种情绪还会使你患上高血压、心脏病和胃溃疡等疾病。

芝加哥和西北铁路公司的董事长罗南·威廉士说:“一个桌上堆满了文件的人,若能把他的桌子清理一下,留下手边待处理的一些东西,就会发现他的工作更容易,也更实在。我把这种清理叫做料理家务,这是提高效率的第一步。”

假如有一天你到华盛顿的国会图书馆去,就会看到天花板上漆着11个字,是著名的诗人波普写的:“秩序,是天国的第一条法则。”

著名心理治疗家威廉·桑德尔博士曾经就采用了清理桌子等类似的事情治好了自己的病人,避免他精神崩溃。

威廉·桑德尔博士遇见的这位病人是芝加哥一家知名公司的高级主管。当这位病人第一次走进桑德尔博士的诊所时,他显得非常忧虑和紧张,而且他沮丧地说自己可能会精神崩溃,但是他不能辞去工作,他需要别人的帮助。

桑德尔博士说:“正当这个人把自己的问题告诉我的时候,我诊所的电话突然响了起来,是医院打来的。我并没有和他讨论很久,当场就告诉对方说——我总是尽可能当场解决问题。挂上电话后,还没等我转身,电话又响了起来。这次又是一件非常紧急的事情,我还是花费了一些时间和对方讨论。第三次电话是我的一位同事打来的,他是因为病人的事情让我给他一个意见。我和他结束谈话之后,转过身正想和我的病人道歉,可是他突然变得很开心。”

“不用道歉了,医生。”这个人对桑德尔博士说,“在刚过去的几分钟里,我想我已经找出自己的问题了。现在我要回去了,改掉我的工作习惯!不过,临走之前,我可以看一下你的桌子吗?”

桑德尔博士打开他桌子的几个抽屉,里面什么也没有,只放了一些文具。

“你能告诉我,你没办完的事情都去哪里了吗?还有那些你没有回复的信件又去哪里了?”这个人问。

桑德尔博士回答说:“信件都回了,我做事的原则就是信不回复绝不放下来。一般情况下,都是我口述,我的秘书帮我打出来。”

一个多月后,这位高级主管再次来到桑德尔博士的诊所。他完全变了,他的办公桌现在和桑德尔博士的一样,再也没有做不完的工作了。他感慨地说:“一个多月前,我的办公室里有3张办公桌,我每天的工作就是埋在成堆的文件里,事情多得似乎永远也做不完。可是当我和你谈过之后,我回到办公室,把那些过期的报表和旧文件全都整理了出来。现在我只有一张办公桌,一有事情就马上解决,我因工作的忧虑和紧张一下减少了很多。而且,更让我没想到的是,我恢复了健康,原先的各种病现在也好了。”

查尔斯·伊文斯·休斯曾担任过美国最高法院大法官,他说:“人不会死于工作劳累,却会死于浪费和忧虑。”女性本身相较于男性而言,在精神和体力上都无法与之相比,工作起来难免更容易劳累。过度的劳累必然导致心情的烦躁和郁闷,回到家中不是把这种坏情绪发泄给你的家人,就是显露给你的朋友或同事,这势必会为你的生活和工作制造一些不必要的麻烦。

清理你的桌子,其实也是为你清理自己的坏情绪,只有这样,你才会轻松地工作,并且拥有一个愉快的心情。

第二种良好的工作习惯:按照事情的重要程度来调整工作顺序。

创建遍及全美的市务公司的亨瑞·杜哈提说,不论他出多少钱,都不可能找到一个具有两种能力的人。哪两种能力呢?一个是,能思考;另外一个就是,能按照事情的重要程度来安排做事的先后顺序。

富兰克林·白吉尔是美国最成功的保险推销员之一,他从不会等到早上五点才计划他当天的工作,他总是在头一天晚上就把计划拟好了。他喜欢替自己订下一个准确的目标,例如一天里卖掉多少保险的目标。假如今天的没有完成,他就会把差额加到第二天,依此类推。

事实上,一个人不可能总按事情的重要程度安排计划,但按计划做事,绝对要比兴之所至去做好得多。

第三种良好的工作习惯:遇到需要做决定的事情当场解决,不要拖延。

我以前的一个学员,已故的H·P·霍华曾告诉我,当他担任美国钢铁公司董事的时候,总是在开董事会上花很长时间,会议要讨论很多问题,但有结果的却很少。会议结束后,董事会的成员都得带着一大包文件回家看。

后来,他说服了董事会,每次开会只讨论一个问题,并且当场讨论,不耽搁、不拖延。这样所得的决议也许需要研究更多的资料,但是,在讨论下一个问题前,这个问题一定能形成决议。霍华先生告诉我,这样做的结果非常惊人,也非常有效,所有的陈年老账都了结了。日历上干干净净的,大家也不必带着大包文件回家,再也没有为未解决的问题而忧虑。

这是一个非常好的方法,适用于任何人。你在自己运用的同时,也可以把这个好办法告诉给你的丈夫或者其他同事。

第四种良好的工作习惯:要做到有效地授权。

很多商人在不知不觉中都在自掘坟墓,因为他们不懂得怎样把责任分摊给其他人,而坚持事必躬亲。然而获得的却是很多枝节小事使他手忙脚乱,因此他总觉得匆忙、焦虑和紧张。

我过去也常觉得分层负责非常困难,而负责人如不理想也会产生灾难,但一个做上级主管的人如果想避免忧虑、紧张和疲劳,那他必须这样做不可。

以上的4种良好的工作习惯,不但可以帮助你更快速、有效地完成自己的工作,同时还能让你在繁忙的工作过程中保持一个好心情,生活也会更轻松。

别做太“个性”的人

完全是以强烈的个人角度来看工作世界的:不是朋友,就是敌人,很少有人能处在中立的位置。很显然,这种思想并不好。

在过去12年里,她一直在这家公司做事,但进展的速度却比公司里其他资历及经验和她相当的人缓慢。为什么呢?她一位已经离职的上司说出了答案:“我和其他几位同事都认为,她有个性方面的问题。”

工作不需要太多的“个性”。若是人们过度强调他们不受他人影响的独立性,这在工作中就会产生严重问题。

格儿·史梦思在大学时代的态度及外表经常看起来很随便,后来一毕业,并找到一份正式的工作以后,她在这两方面都改变了。

“怎么回事呢?”我们问她。“我希望好好表现,”她答道,“在某些方面,但我还不知道是哪些方面。”

然而,在她工作的头8年里,格儿换了三次工作,而每一回她对工作厌恶的程度都比以前更严重。

“这里的组织一点儿都不完善。”她在第一及第三个工作任期内时都这么说。“在这儿,我没有什么发展的机会。”这是她对三个工作共有的评语。

这一回格儿特意选择规模大而且多元化的公司,因为她认为只有这样的公司才能提供她各种不同的事业途径。经过一番努力,她如愿以偿了,进入了一家资产数十亿、拥有美国三大电视网之一的大众传播公司工作。

可是,格儿做这份工作还不到4个月就与人发生争吵,而往后的岁月里,这类型的争吵也经常发生在她身上。她的上司莎莉,一个肥胖的女人,对某项工作计划有些意见,而格儿极其不同意她的看法。

“我觉得她很荒谬。”格儿得意地说道,同时又补充了一句:“她连皮毛都不懂,却自以为什么都知道。”

莎莉得知格儿的议论后,十分生气。从那个时候开始,她们之间就经常发生摩擦。

有人劝说格儿收敛一些,她很不以为然地说:“谁在乎啊?如果他们够聪明的话,就该早点让她走路。”

这种微妙而又长期性的冲突,不仅发生在格儿与莎莉之间,同时也开始出现在格儿与其他同事的人际关系上。

就某些方面而言,这种现象并不令人感到惊讶,不只是格儿,有不少人都有这样的毛病——完全是以强烈的个人角度来看工作世界的:不是朋友,就是敌人,很少有人能处在中立的位置。很显然,这种思想并不好。

听格儿的大学室友说,格儿一直都是个很好辩的人,经过这些年后,这种情形更加严重了。在谋求生计方面,也许她很乐意做某些让步,比如说早上早点起床、准时上班,并认真工作等。然而,有一方面是她绝不肯做任何妥协的,那就是她的意见。她相当乐意让人们“领受”她的看法,却总是听不进别人的意见。