宫女入宫必须符合三个条件。①出身：必须是内务府满洲上三旗之正黄旗、镶黄旗、正白旗包衣之女方可入选。顺治十八年（1661）规定："凡内府佐领下、内管领下女子，年至13，该佐领内管领造册送会计司呈堂会奏，交总管太监请旨阅看。"除此之外，官员世家也可选入宫中当宫女，只是服务对象有所不同。雍正七年（1729）六月初三日上谕："嗣后凡挑选使令女子，在后、妃、嫔、贵人宫内者，官员世家之女尚可挑选。如遇贵人以下挑选女子，不可挑入官员世家之女。若系拜唐阿、校卫、护军及披甲、闲散人等之女均可挑入。"也就是说入选的宫女也有身份之别，官员世家女子入宫伺候贵人以上的主子，地位低的家庭的女子入宫只能伺候贵人以下的主子。②年龄：年龄13岁者即可入选，年龄小可塑性强，宜于培养。③身体条件：健康，无疾病。这几个条件中，宫女的出身限制了选择范围，只用世代包衣（家奴）之女，不但使用可靠方便，而且对老百姓伤害小。
选宫女每年一次，一般在二三月间，此前内务府会计司要支领绿头牌、白木牌，将备选女子花名、年岁用满汉文缮写四份，两份送敬事房，两份存会计司备查。而后内务府奏请日期，知会宫殿监。届时，内务府派人引导宫女由后宰门鱼贯而入，"侍立，人齐，内监捧牌入宫门告，皇帝亲览焉"。对宫女的选择皇帝也会亲临验看，说明清宫制度的严谨。