由于企业战略的调整、业务的发展或新技术的产生，而使工作内容和性质发生较大变化时，就需要重新进行工作分析，及时更新说明变动的工作部分。工作的变动主要表现在工作职责变更及任职资格要求变更两方面。必须明白：工作分析不是一成不变的，在工作发生变动时，要及时进行新的工作分析，以确保所获工作信息及时、有效、真实、客观。
3.制度建立和修改时
由于建立制度的需要，比如招聘、薪酬、培训、绩效考核的制度建立时，就需要进行相关的工作分析。
有了工作分析这个基础，其后的工作便能很好展开。比如：通过工作分析，可以明确一项工作的具体内容，以及该工作与其他工作的关系，从而制定出从事这项工作的人员所必须具备的任职资格，可以用来确定招聘人才的标准；工作分析可以为不同类型的工作确定合理的待遇，通过工作分析可以明确各个工作岗位在企业中的地位，其任职者所承担的责任、能力和知识等，从而为制定合理的薪酬制度提供重要依据；当企业需要对员工进行培训时，可针对工作的具体要求来制订培训计划；当企业需要对员工的绩效进行考核时，可依据工作分析得出考核标准，减少主观因素成分，为考核提供尺度，为晋升提供依据。
4.存在问题隐患时
对于工作分析，很多企业没有给予足够的重视，所以导致很多问题存在。例如，缺乏明确的工作说明，以至于员工对工作职责要求模糊不清；虽然有书面的工作说明，但与实际情况不符，很难按照它去实施。另外，企业中经常有职责不清、推诿扯皮的现象。所以，工作分析不要停留在形式上，要从实质上开展工作分析活动，这样更有利于问题的防范与解决。
操作要点
企业要把握以下时机开展工作分析：
企业新建立时
工作发生变动时
建立和修改制度时
存在问题隐患时
（第五节）工作分析的前提条件
企业的所有管理活动构成一个有机的整体。工作分析与整个组织、各个部门及每个工作职位都有密切关联，脱离这些环节单独进行工作分析是不现实的。只有做了充分准备，具备了必要的前提条件，才能保证工作分析顺利开展。
工作分析顺利开展的前提条件如下。
1.组织结构的设计
工作岗位作为企业的一个基本要素，它不可能离开企业而独立存在。在进行工作分析之前，首先要对企业的组织系统进行全面的诊断，找出企业组织中存在的问题，再重新进行设计，并结合实际情况作出必要的修改。建立在科学化组织结构设计基础上的工作分析，才有存在的价值和现实的意义。
2.工作流程的确定
组织结构设计出来后，需要确定整个组织内部的工作流程，即具体工作在各个部门之间是怎样进行分配的，部门与部门之间是如何配合的，整个工作是怎么运行的，等等。
3.各个部门责任及工作职位的明确
具体到每个部门，就要进一步明确所要做的事情以及需承担的责任。根据任务再来确定职位需求，同时要注意比例的协调。
有些企业在对工作进行分析时，没有将其与其他组织系统联系起来，在上述条件不具备的情况下便开始实施。这样做会对工作分析以及以后的薪酬、考核体系的建立带来不良影响。所以，在进行工作分析前，一定要进行组织结构设计及工作流程、部门责任和工作职位的确定。
工作分析的前提条件是顺利开展工作分析的重要保证。同时，通过工作分析所得到的结果也能更好地应用其中，比如，它能使组织结构更加合理化，工作流程更加规范化等。所以，它们之间是相互促进，相辅相成的。
操作要点
工作分析顺利开展需具备以下前提条件：
组织结构的设计
工作流程的确定
各个部门责任及工作职位的明确
ABC公司欲进行工作分析，作为前提条件之一的组织结构设计如下：
1.职能系统：包括人事、财务、商务、科研等。
2.产品系统：包括食品和饮料、洗涤剂、农用品等。
3.区域系统：包括华北区、华中区、东北区、华南区等。
（第六节）明确工作分析的内容
工作分析是现代人力资源管理所有职能的基础和前提，只有做好了工作分析与设计工作，才能依此有效地完成人力资源管理工作。既然工作分析如此重要，那么就有必要搞明白，它究竟是从哪些方面对工作进行分析的？或者说，工作分析的内容到底应该怎么明确？
工作分析主要涉及三方面的内容。
1.任职者资格要求
研究能胜任某项工作并完成任务的任职者必须具备的最低资格条件。主要包括：
（1）工作知识。指为圆满完成某项工作，工作任职者应具备的实际知识。这种知识包括任用后所需获得的知识以及任用前已具备的知识。
（2）工作经验。即完成工作、解决相关问题的实践经验。例如，需要以何种经验为主，程度如何等。
（3）智力水平。它涉及头脑反应判断能力、注意力集中程度和计划水平等方面的要求。
（4）体力要求。指工作本身对工作任职者体力方面的要求，一般用体力活动的频率和剧烈程度来衡量。
（5）心理素质。工作任职者应具备耐心、责任心、严谨、诚实、主动、情绪稳定性等方面的心理素质。（1）~（4）条因素只决定能否做，而心理素质则决定这些因素能否得到发挥。
2.工作活动本身
对工作活动本身的分析，也就是对工作岗位的研究，既要研究每一个工作的目的，又要研究该工作所承担的工作任务与工作职责，以及它与其他岗位之间的关系等。具体来说包括：
（1）工作目的。为什么要做这项工作？
（2）工作任务。明确规定某项工作所要完成的工作活动内容，完成工作的程序与方法，所使用的设备与材料。
（3）工作职责。对本工作任务范围进行分析和对职位责任大小、重要程度进行分析。
（4）工作关系。明确工作中的关联与合作关系：该工作会与哪些工作发生关联？会对哪些工作产生影响？受哪些工作的制约？与谁发生关系？可以在哪些工作范围内进行晋升和工作岗位轮换？
3.工作环境
指分析完成工作任务时所处的特定环境。它不能由任职者自由选择，并且可能会影响到体力和脑力健康。
（1）工作的自然环境。包括工作场地的温度、湿度、照明度、噪音、异味、粉尘、地理位置等。
（2）工作的安全环境。即工作中的危险性问题，如对身体造成伤害、易患职业病等。
（3）工作的社会环境。主要包括工作地点的生活便利程度，与他人的交往程度等。
可见，工作分析涉及工作任职者、工作岗位及工作环境三方面的因素。通过工作分析以达到组织特定的目的，可用图3来总结：
图3通过工作分析达到组织特定的目的
操作要点
工作分析主要涉及：
任职者资格要求
工作活动本身
工作环境
（第七节）使工作分析内容标准化
工作分析涉及的内容零散而繁多，难以量化，从而给后续的信息整理与分析工作带来很大的难度。从这方面考虑，有必要使工作分析内容标准化。工作分析内容标准化是指按照一定的指标，对工作分析内容作适当处理，使之分解化、具体化、结构化与规范化的过程。
那么，如何实现工作分析内容标准化呢？从工作分析内容标准化步骤流程中，可以得到一些启发，如图4所示。
图4工作分析内容标准化步骤流程图
工作分析指标：用来解释工作分析内容的数量与质量特征的一种操作化形式。
1.工作分析指标的拟订与选择
工作分析指标是工作分析内容标准化的前提和基础，收集与分析工作信息都将围绕工作分析指标来进行。首先，确定几个内容项目，然后，再针对这些内容拟订具体的指标。比如：“有效工时利用率”是揭示工作责任的一个指标，“人体生理器官的紧张程度”是揭示工作强度的一个指标，“高温”是揭示工作环境的一个指标等。
2.工作分析指标的等级标度
即根据工作岗位的不同要求，把某一方面具体的指标划分为不同的等级，并对每个级别作出具体规定。表2是关于“工作知识”这个具体指标的等级标度。
表2“工作知识”具体指标的等级标度
等级12345
工作岗位电梯工记账员打字员修车工电工师
工作
知识标度一般知识初中文化水平初中文化水平，具备少量专业知识初中文化水平，具备一定专业知识高中或中等技术文化水平，具备较强专业知识。
3.试用与评价
接下来的工作是进行小范围的试用，并根据试用情况作出评价，提出修改意见，最终达到工作分析内容标准化的目的。
工作分析指标体系，实际上是工作分析内容标准化的结果，是对工作分析与评价对象的具体揭示。从某种意义上来说，制定工作分析指标体系的过程就是工作分析内容标准化的过程。
操作要点
实现工作分析内容标准化的步骤如下：
工作分析指标的拟订与选择
工作分析指标的等级标度
试用与评价
某公司对“专业技术人员”的工作进行分析。首先选择了三个主要的分析内容：工作强度、工作技能和工作环境。对于工作强度，具体确定了“体力强度”、“劳动姿势”、“有效工时利用率”、“器官紧张程度”四个指标，来对工作强度进行分析；对于工作技能，具体确定了“技能知识要求”、“经验要求”、“工作复杂程度”、“处理事故能力”四个指标，来对工作技能进行分析；对于工作环境，具体确定了“刺激气体危害程度”、“镍危害程度”两个指标，来对工作环境进行分析。
（第八节）消除工作分析中员工的恐惧心理
在工作分析过程中，工作分析人员经常会遇到以下问题：员工对工作分析小组的工作怀有抵触情绪，不配合其访谈等调查工作；或员工故意夸大其所在岗位的实际工作责任、任职要求，而贬低其他岗位的工作，从而导致所提供的信息与现实存在明显的不符。这些都是员工存在恐惧心理的外在表现，员工的恐惧心理也是在工作分析实践中迫切需要解决的一个问题。
员工恐惧：指员工由于担心工作分析会改变现有的工作要求和工作环境，而给自身的利益带来损失，从而对工作分析人员及其调查工作采取不合作甚至敌视的态度。
那么，如何消除由于工作分析而引起的员工恐惧心理呢？可以考虑从以下几个方面入手。
1.分析原因
长久以来，工作分析经常被视为企业裁员或降薪的一种主要手段。企业由于外部环境变化或内部改革调整等原因，需要对工作岗位设置、工作活动内容进行调查，甚至要减少员工数量、降低员工工资。如果这些做法缺乏明确的依据，员工会认为这是辞退或降薪的借口，容易引起员工的不满，从而影响到员工的工作绩效，甚至造成员工与管理者之间更激烈的冲突。员工通常会认为是工作分析对他们的工作活动、薪酬水平、就业等造成了威胁，从而对工作分析存在一种恐惧心理。但如果企业的这些裁员或降薪决定是在科学的工作分析基础之上作出的，它就有了明确的科学依据，也会受到法律的保护。
2.让员工了解工作分析
为了消除员工的恐惧心理，在开始实施工作分析之前，工作分析人员应向他们介绍此次工作分析的目的和意义，以及它对后续的管理工作带来的好处等，以此来提高他们的兴趣，取得他们的认同。另外，还要着重澄清他们对工作分析的一些错误认识。比如：应该让他们认识到工作分析是针对工作，是为了分析工作的一些特性要求，目的是改进工作方法，规范工作活动内容等，而不是针对具体的人，不是评估员工的工作表现；工作分析的结果也并不是要给员工增加工作量，而是通过工作职责的明确来提高效率，减轻负担等。总之，要通过有效的沟通，消除员工内心的顾虑和恐惧，争取得到他们的支持与配合。
3.鼓励员工参与到工作分析中
工作分析人员应把工作分析的实施步骤及大体的时间进度安排告之员工，这样有利于安定员工的心理，使得他们能够积极参与配合。因为只有员工了解了工作分析的实际情况，并且真正参与到整个活动过程中来，才会提供更真实可靠的信息。
4.适当作出承诺，消除员工顾虑
工作分析中，应对员工所提供的信息不会给他们带来负面影响作出适当的承诺，比如不会因为工作分析结果而裁员、降薪等，让员工有一定的安全感。必要时，还可以考虑作出书面承诺，消除员工不必要的担心。
5.给员工必要的信息反馈
在工作分析过程中，工作分析人员应定期或不定期地向员工反馈信息，避免由于信息不对称引起的矛盾；在工作分析结束后，应将最终结果反馈给员工，肯定并感谢他们的参与。
操作要点
消除工作分析中员工的恐惧心理可从以下几方面入手：
分析原因
让员工了解工作分析
鼓励员工参与到工作分析中
适当作出承诺
给员工必要的信息反馈