语言文字运用的是否恰当直接影响沟通的效果。使用语言文字时要简洁、明确，叙事说理要言之有据，条理清楚，富于逻辑性；措辞得当，通俗易懂，不要滥用辞藻，不要讲空话、套话。非专业性沟通时，少用专业性术语。可以借助手势语言和表情动作，以增强沟通的生动性和形象性，使对方容易接受。
2.选择合适的表达方式
应当根据具体情况的不同，采用不同的说话方式。例如，在对方情绪激动时，要和风细雨，耐心说服对方；在批评下属时，要严肃认真，说话慎重；在面对客户时，要热情主动，不厌其烦；在进行工作交流时，要突出重点，简明扼要。采用正确的说话方式，能够有效地传递信息，起到良好的效果。
3.选择合适的场合和时机
正确的谈话方式，配合适当的场合和实际行动，常常能够起到意想不到的效果。比如，批评应当私下进行，而表扬应当公开进行。批评和表扬都要及时，不要等事情过去了半个月才提出来，这就不能达到沟通的目的。
4.适当进行练习
可以按照培训的目的，设计阅读、写作、演讲、对话等练习，以锻炼员工的语言能力。比如，培训销售人员，可以设计情景对话练习，模拟拜访客户的情景，由有经验的人员从旁指点，可以达到比较好的效果。
说话是一门艺术，话说得巧妙、得体，常常能够化解矛盾，取得信任。但这需要长期的练习和积累，培训工作是一个方面，还应当注重对员工精神境界的提升，使员工的谈吐由内而外得到改观。
操作要点
提高员工表达能力的要点：
正确使用语言文字
选择合适的表达方式
选择合适的场合和时机
适当进行练习
说话有技巧，不仅能够让对方觉得心情愉快，说得巧妙，往往还能够化解冲突。
某公司由于业务繁忙，急需招聘销售人员20名，结果人事部门只找来10人。10个新员工上岗后，销售部并未提出异议。但是在月底的经理会议上，销售部经理却忽然在会上指责人事经理，说他招聘工作懈怠，给业务部门带来麻烦。人事部经理当场还击，说要不是销售部经理为人专横、不能容人，才不会发生销售人员大量流失的结果，也就不需要招聘这么多新人了。结果两个人在会上争吵不休，会议只好提前结束。从此销售、人事两个部门在公司互相指责、对骂之声不绝于耳，大大影响了公司工作。
总经理多方调解无效，即使以降职处罚警告两部门经理，也不奏效。无奈之下，只好抱着一线希望，请有关专家到公司上课，讲解沟通的重要性和有关的说话技巧。
经过与培训老师的几天的交流，销售和人事经理两个人的态度居然有了很大的改观。销售部经理说：我知道现在人才难找，人事部费尽心力找来10人，已属不易，值得肯定；只是如果能多找几位，对公司整体发展会更有帮助。听了这番话，人事部经理也怨气全消，提出愿意改进招聘工作，尽快提供所需的人手。就这样，持续了1个月的冲突终于结束，公司又恢复了平静，甚至还多了些往日没有的和谐。由此可见，学会说话是很重要的，一句不得体的话，往往会引发大的争端，而一句巧妙的辩解，又常常能够化解激烈的冲突。
（第六节）克服组织中的沟通障碍
企业内部常常因为机构复杂、中间层次多而导致沟通不畅、信息不灵。遇到这些障碍时，管理者可以从下面几个方面着手进行改善。
1.增加新的沟通渠道
在正式的沟通渠道之外增加新的沟通方式。例如设立紧急信息通道、交流园地等，让需要立即上传下达的信息，或平时难以通过正式沟通渠道传递给管理者的信息得以及时传递，从而改善企业内部的沟通环境，克服组织中的沟通障碍。
2.改造原有沟通方式
如果组织中的沟通障碍无法通过增加新渠道的方式加以克服，那么可以考虑对原有的沟通渠道和方式进行改造。比如将原来通过信函进行传递的分公司文件，通过传真进行传送；将原来一个月举行一次的经理会议，改为一周举行一次；等等。
3.进行组织机构变革
如果企业本身机构臃肿，设置不合理，职责不清，分工不明，从而导致信息失真，及时性差等问题，则需要对组织机构进行改革。减少中间层次，裁减冗员，重新进行部门划分和岗位设计，以便减少信息衰减，提高沟通效率，使企业从根本上摆脱原来的障碍，走上健康发展的道路。
操作要点
克服组织沟通障碍的要点：
增加新的沟通渠道
改造原有沟通方式
进行组织机构变革
微软公司在IT业界的成功有目共睹。它的崛起除了产品、管理和销售等方面的原因外，还有一个很重要的原因是：它通过民主化和人性化管理，留住了大量人才，创造了良好的员工关系。
在微软公司不同于其他企业的特色当中，有一个就是为了方便员工之间、上下级之间的沟通，专门建立了一个四通八达的内部电子邮件系统，每个员工都有自己独立的电子信箱。与此同时，上至比尔·盖茨，下到每一个员工的邮箱代码都是公开的。微软的员工无论在什么地方、什么时间，都可以通过这一邮件系统和在世界任何地方的任何公司成员联系和交谈，当然也包括比尔·盖茨在内。
微软的员工认为，内部电子邮件系统是一种最直接、最方便、最迅速、也最能体现尊重人性的工作沟通方式。通过邮件系统，除了进行必要的工作交流和日常沟通外，最重要的是员工可以方便地使用它对公司上层，甚至董事会提出个人的意见和建议。微软的内部电子邮件系统为公司的内部沟通提供了极大的方便，为消除隔阂，保持人际关系的和谐提供了渠道，为留住人才发挥了极大的作用。
（第七节）克服个人的沟通障碍
作为沟通的主体，个人的一些不良的沟通习惯、文化背景和情绪都会成为沟通的障碍，为了克服企业当中的这些问题，可以对员工进行下面的培训。
1.警惕信息过滤行为
信息的发出者会因为各种各样的原因，而对信息进行过滤。例如，下属在汇报工作时，会有意“忽略”一些问题，导致他的上级在听取汇报时只能了解到有关工作的部分信息。影响信息过滤的主要因素是组织结构中的层级数目，因此应当尽量减少组织的管理层级，以避免信息过滤行为。
2.避免选择性知觉
接收者也会在无意识当中对信息进行选择性接收。例如，上级可能会在听取下属的汇报时，对某个自己关心的问题特别重视，而忽略其他的一些可能也很重要的问题。避免选择性知觉的方法是，充分认识到选择性知觉的存在，并有意识地在沟通当中避免个人喜好对信息接收的影响，对别人提供的所有信息都抱以关注和认真的态度。
选择性知觉是指我们只听取自己想要的，却漏掉其他信息的一种行为。即在沟通过程中，接收者根据自己的需要、动机、经验和背景及其他个人特点有选择地去看或听信息。
3.减少情绪影响
在接受信息时，同一个人如果处在不同的情绪状态下，可能对同样的信息表现出截然不同的反应。要克服情绪对沟通带来的影响，首先必须使自己成为情绪的主人，而不是奴隶；进而再根据沟通时的具体情况，对自身情绪做出及时的调整。有关情绪管理方面的技巧，可以参考本书第二十五章的内容。
4.克服语言和文化的障碍
显然，要克服这方面的障碍，只能通过学习的途径，提高自己应用语言的技巧，加深对不同文化的了解，如果可能，还可以学习掌握多种语言。同时还应该以宽容的心态，接受不同于本民族的语言和文化，要知道文化和语言没有尊卑之分，一个能够容纳不同习俗的人是值得尊敬的。
由于限制我们有效沟通的个人原因，通常是一些我们自身无法自觉体察到的障碍，因此克服起来的难度也比较大，但是只要员工充分认识到这些问题，并采取措施进行纠正，一定能使整个企业的沟通能力大大提高。
操作要点
克服个人沟通障碍的要点：
警惕信息过滤行为
避免选择性知觉
减少情绪影响
克服语言和文化的障碍
小严是某公司市场部的员工。一天他外出拜访客户回到办公室，正准备把拜访客户的经过写成报告，这时市场部李经理从外面进来，他看上去有些疲惫。走进办公室后，他就把办公室的灯关了。一刻钟后，小严写完报告，看到李经理办公室的灯还是关着，也不知道李经理到底在做什么。这时，财务部的小周打来电话问：“小严，你们经理在吗？他的电话没人接，我有急事找他签字。”小严说：“经理在办公室休息呢，你一会儿再打吧。”