书城成功励志口才成就一生全集(白金珍藏版)
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第26章 拥有好口才,玩转繁杂的职场(4)

3.员工要求改变上下班时间

照顾孩子、交通以及其他方面的问题经常困扰着员工。若是能够配合员工,助他们渡过暂时的困境当然很好,但是不一定始终行得通。

重点在于如何拒绝。假如令员工感觉到你一点也不关心他的困难,他很有可能另谋职位。

在解决具体问题的时候要尽量灵活,讨论所有可能的对策,如此一来,即使到最后必须拒绝他,你因此而做出的努力也可以把员工的怨恨消除。

有时,允许员工偶尔迟到或是早退一点,也无大碍。关键是事先一定要得到你的允许,否则,员工早晚会各行其是地确定自己的上下班时间。

有时候你可以允许某个员工提前下班,但是有的时候又必须拒绝这类请求,这个时候就需要清楚地告诉员工为什么,不然他们会觉得你做事没有原则或者总是偏袒某些人。

4.员工要求调到其他部门

若是一个无所谓的人员请求调动,那么抓紧批准他,你还应该庆幸自己好运气。但是如果最得力的助手请求调动,并且是在一个非常忙的时间,或者一时无法找到人可以顶替他时,一定不能随口拒绝,那样只会让一名好职员就此消沉下去。

这时你应该跟他好好聊一下,询问他请调的原因。也许你会发现他想调动的原因可能跟工作并没有很大关系,可能由于他跟某个同事的关系不太融洽,也可能是一些通过调动工作就能够解决的问题,而这些只有通过谈话才能发现。

要是你们的谈话没有取得任何结果,他仍然坚持调动,你就只有拒绝。但是应注意尽量减少对他的消极影响,尽可能留给他一线希望。例如可以这样说:“目前不能调动,过一两个月我再看有没有其他的机会。”

如此一来不但可以为你赢得思考其他可能性的时间,而且在这段时间里,这位员工的思想很可能也会有所变化。无论如何,对于员工的调动要求都要表现出极大的关心,这将有利于减少因为拒绝而带给员工的伤害。

如何向下属通报坏消息

员工被降职或解雇,作为上司的你应该如何通知他呢?下属经过多次修改才拟定好的计划书,你要否决的话要怎么说出口呢?下属向你提出很不错的建议,你却因为疏忽或者工作太忙而忘了看,当下属催问你时,你应该如何应答呢?当你遇到类似这些情况,话虽然不过分,也没有任何不正当的企图,可你还是很难把话说出口。而你作为上司又非说不可,这时候,关键是要委婉、诚恳地表达出来,尽可能减轻对下属的打击。

1.降级通知

加利福尼亚一家工厂的老板,曾经提到过一个讲话非常讲究策略的人,他是这样说的:“他是我的第一个老板,但是他最后把我解雇了。他叫我进去,这样告诉我:‘年轻人,如果没有你的话,不知道我们以后会是怎样。但是,从下个星期一开始,我想可以这样试一下。’”

有的时候,公司需要进行人事调动,员工被降职,或者是被调到分店,或是被打入“冷宫”,上司派他去做一些琐碎的小事,总而言之他已经不再受上级的重视了,上级在这个时候不仅仅有责任通知他,而且应该耐心抚慰他,尽可能地让他保持愉快的心情到新职位工作。

千万不要使用伤感情的词语。下属被降职,本来心里就已经十分不愉快了,如果上级再用语不恰当,甚至恶意地讽刺对方,只会让下属满腔怒火,从而可能造成无法想象的后果。当然,也不能等事情已成定局,再逐渐透露出要把他调走的意思,以免下属误解你想赶他走,而造成心理上的不平衡。

2.变更计划

已经获得通过的计划又因为某些原因要进行变更,应该怎么跟下属解释呢?千万不可以告诉下属:“这不关我的事,经理说了算,我也没有办法。”

这样解释虽然把责任转移给了上级,你暂时没事,但是下属就会怨恨经理。假如下属知道你推卸责任以后,一定会对你特别反感,同时也会降低你的威信。

更不应为了防止下属反对,而使用强制手段阻止对方开口。这样做只会让下属从内心对上级感到不满,也对工作不满,这种不明智的做法显然是不可取的。正确的方法应该是情理兼顾,充满善意地说服对方,使下属能真正地叹服,还不会丧失对工作的积极性。

3.提案被耽误

上司接受下属的提案以后同意“看一看”,但是过了一段时间之后,仍然没有看。下属想得到一个肯定的答案,于是就问上司:“关于那个提案,您看了吗?目前情况怎么样?”

这时候,你可以坦率地说:“我现在特别忙,真的还没有时间详细看。但是一周之内我保证给你一个满意的答复!”

在约好的时间之前,上司最好能主动答复下属。这样一来,下属肯定会被上司的热情所打动。特别是在答案是否定的时候,与其被下属追问着,上司还不如主动进行说明,这可以表明上司对待下属的提案确实是认真的,非常有诚意的,并非敷衍了事。

假如提案需要交给更高层的上级,而这位上级的态度并不是很明确,所以没有确定的结论,这时候上司最好可以表明立场,说明自己已经把提案交给上级了,但是却很久都没有回音。倘若在下属不得已催促、询问上司的时候,得到的却是否定的答复,此时应该详细说明,绝对不能随便应付几句。

对下属不要吝啬赞扬的语言

马克?吐温曾经说过:“得到一次赞扬,可以让我多活两个月。”公开赞扬是鼓舞他人的热情,提高他人积极性的最有效的方法。

很多老板认为,激励职工的方法一般有两种:奖励和惩罚。从人类的本性来讲,人们通常希望做一些愉快的事情,奖励比惩罚显然更容易让人接受。假如员工按照老板的吩咐去做,老板往往就会奖励他们、认可他们,而这些就是员工内心里想要的。一旦你不照老板说的去干,老板就会杀一儆百、给予惩处,例如警告、责怪、降级察看、辞退解雇等,这些都是员工所不愿见到的。

经常鼓励、多表示支持是更加有效的激励方式。每一个为工作尽心尽力的职员都需要得到别人的肯定。收入固然十分重要,但是大多数员工认为获得收入仅仅是一项权利,是他们付出劳动和心血换来的。

多项研究结果显示,赞扬与肯定是最能激发员工竭尽全力、以较高水平发挥才能的法宝。除了应得的报酬以外,人们更加需要的则是能够感觉到他们为公司做了一份贡献,自己的努力有了结果并且得到了公司老板的赏识。

真挚的感谢,既能够表达出对员工某种行为或者价值的赏识,又能极大地鼓励员工继续保持这种行为,并逐渐形成一种风气。这不仅反映出你对工作负责的态度,更可以显示你掌控全局的魄力。

作为一位管理者,如果很善于利用赞扬表达对下属的关心和信任的话,将会大大提高下属的工作积极性。但是,并不是每一个管理者都懂得称赞下属。那么,究竟怎样才算是比较合适的赞扬下属的做法呢?

当面赞扬下属并不是最好的方法,这样可能会让他怀疑管理者赞扬的动机。例如,下属可能会想“我是不是做错事了,他是在安慰我”。增强赞扬的隐蔽性,通过第三者把管理者的赞扬传到下属耳朵里,这样可能会收到更好的效果。管理者可以在跟其他人谈话的时候,不经意间赞扬下属。下属通过这种途径听到上级的赞扬,会感觉更加真诚和可信。

赞扬下属的具体工作,要比赞扬他的能力更有效。首先,下属知道为什么自己受到了赞扬,还能促使他把这件事做得更好。其次,其他下属不会对此产生嫉妒心理。但是假如其他下属不清楚这位下属被赞扬的原因,便会感觉自己受到了不公正的待遇,甚至产生抱怨情绪。赞扬具体的工作,可以让其他下属以之为榜样,更加用心做好自己的本职工作。

不必为了赞扬而去刻意赞扬,赞扬应是发自管理者内心的。下属要是认为管理者在故意赞扬,还可能产生逆反心理,觉得管理者非常虚伪。此外,不要在布置任务的时候赞扬,这时很可能会让下属认为管理者的赞扬一定不是发自真心。