书城励志仪表堂堂:精英人士必知的77条礼仪规范
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第42章 这不是“串门子”

在工作中,约好去拜访对方,无论是有求于人还是人求于己,都要从礼节上多多注意,不可失礼于人,而有损自己和单位的形象。

李强是市外办的一名干事,有一次,领导让他负责与来本市参观访问的某国代表团进行联络。为了表示对对方的敬意,李强决定专程前去对方下榻的饭店拜访。为了避免出现得仓促,他先用电话与对方约好了见面的时间,并且告之自己将停留的时间长度。随后,他对自己的仪容、仪表进行了修饰,并准备了一些本市的风光明信片作为礼物。

届时,李强如约而至,进门后,他主动向对方问好并与对方握手,随后做了简要的自我介绍,并双手递上自己的名片与礼品。简单寒暄后,他便直奔主题,表明自己的来意,详谈完握手告辞。

从这个例子可以看出,商务拜访应“有备无患”。只有做好充分的准备,才能使拜访的过程符合各项礼仪,并且达到自己预期的拜访目的。

具体来说,商务拜访应遵守以下礼仪。

初次见面,要努力营造和善友好的气氛,给彼此留下良好的印象,遵守约会时间就很重要。最好三天前约好,这样双方都有充分的时间进行准备。

事先不约好,突然上门,是不礼貌的行为。即使有急事,也应打电话约一下。

如果是比较重要的拜访,应该用正规的方式:先书面提出面谈希望,改日打电话商定面谈时间,临去之前再电话核准,防止意外改变。

在见面的时候,要准时到达。让别人无故干等是严重失礼的行为。如果有紧急的事情,不得不晚到,必须提前通知你要见的人。如果遇到交通堵塞,也应通知对方你要晚一点到。

如果你是客人,到达后应进行登记,告诉接待员你的姓名、公司名称和约见人的姓名,也可以打电话通知约见人,他们会派人去接你。

在等待时要安静,不要通过谈话来消磨时间,这样会打扰别人工作。尽管你已经等了20分钟,也不要不耐烦地总看手表,你可以问接待或者助理约见者什么时候有时间。如果你等不及,可以向助理解释一下并另约一个时间。

不管你对要见的人多么不满,也一定要对接待或者助理有礼貌。

当你被引到约见者办公室时,如果是第一次见面,就要先做自我介绍,如果已经认识了,只要互相问候并握手就可以了。

座位要等候安排。接待员带你坐下的地方,未必是会见负责人之处。要分清楚等候室和会客室,别把文件全拿出来才知道要换地方,而闹笑话。若是走入大会议室,要先坐在进门的位置,等负责人人内,再由他带你到适当的位置。如果某人出于某种原因没有指明,客人最好先问一下。如果和上司一起去访问,自己不能坐在上座,要让上司坐上座,自己坐下座。

客人只有在主人允许或邀请的情况下才可以挪动椅子。如果你移动了椅子,离开时,应把椅子放回原处。客人应把公文包或手袋放在地上,不可放在桌子上,因为那是主人的领地。

一般情况下对方都很忙,所以你要尽快地将谈话进入正题,而不要闲扯起来没完。清楚直接地表达你要说的事情,不要讲无关紧要的。说完后,让对方发表意见,并要认真地听。不要辩解或不停地打断对方讲话,你有其他意见的话,可以在他讲完之后再说。

初次见面,访谈时间以一个小时为宜。不论是去同事的办公室讨论问题,还是向未来的客户推销产品,都不要停留太长时间。要注意观察接待者的举止表情,适可而止。当接待者有不耐烦或有为难的表现时,应转换话题或口气。如果会谈或工作即将超过预定的时间,应尽快承认这种情况,可以这样说:“真没想到需要这么长的时间,我们接着谈,还是以后再说?”当接待者有结束会见的表示时,应立即起身告辞。