书城成功励志回家的欲望:时间最有力量
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第2章 为什么我的工作进度这么慢?(1)

事前没有任何计划

想象一下,早上九点钟,你和往常一样走进办公室,然后在办公桌前坐下,即将开始一整天的工作。是的,今天又有一大堆事情等着你处理。面对这些事情,通常而言,你是怎么处理它们的?想到哪件就立刻着手去做?还是说,你在开始所有工作前,会花上三五分钟列一份工作计划?

很多人都认为,自己的工作需要一个富于创造、会随时迸发灵感的“发明家”,因而那些生硬、死板的条条框框会造成限制。如果你也有这样的想法,说明你和他们一样,犯了“时间管理”概念错误。

我们说,事先制定的各种“计划”,他们最重要的目的是让你知道哪些事必须在今天内完成;哪些事情很重要,需要优先处理;哪些事情性质相同,可以批量处理……而以上的这些所有事前谋划,正是为了给你营造更集中、更充裕的时间进行“创造”。哪怕你的工作随时充满变数,你也可以及时调整自己的计划表。

或者你还会讲,那些事情你每天都在头脑中规划过了,只是没把它们写在清单而已。但事实上,我们很多时候的确高估了自己的记忆能力,特别是在一大堆乱七八糟的事情面前,我们极有可能忘记中间一些琐碎的小事,而这些小事又是必不可少的。比如:给客户一通电话,告诉他发票的抬头要写上部门名称;或者工作完成后,发一封封邮件给上司进行报备。

不愿制定明确工作计划人士的“惯用借口”

*计划总赶不上变化:计划是可以及时调整和修改的

*明确的计划会限制我:就是要时刻限制你不能拖沓

*头脑中大致想想就可以:很容易忘记一些琐碎的事务

一个工作缺乏计划性,总在不断变换方式和安插临时事务的上司,很难在下属面前树立真正的威信;下属如果工作无法分清主次,总是在盲目行事,自然也难以得到上司的赏识和肯定。下面是一些日常工作中缺乏计划的表现,你可以认真核对,看看哪些是自己常犯的。然后把它们抄在一张纸上,争取从今天开始就改掉这些毛病。每改正一个毛病,你就用记号笔把它划去,这样能给自己带来更大的动力和激励!

工作缺乏计划的众多表现

*不清楚工作量大小

*经常延后完成任务

*容易遗忘工作

*工作总被杂事打断

*缺少长期愿景规划

*先挑轻松的工作做

*容易半途而废

*很少确认进展情况

*月底年底总在赶工

*短期不知该做什么

完备的工作计划要包括哪些

一个清晰、明确的纸质日程计划绝对是必要的。它让你站在全局的角度,事先考虑好哪些事情需要处理、各自的优先顺序、完成期限等,清晰、明确的计划至少应该回答下面这些问题。

1、什么时候开始

*早上还是下午?

*具体几点?

2、什么时候结束

*哪天完工?

*最迟几点?

3、由谁做效率最高

*自己动手VS授权他人

4、怎么去做

*打电话VS发邮件

*全体会议VS单独面谈

5、先做什么

*哪些事情重要?

*哪些事情紧急?

6、时间“留白”

*是否会有临时事务?

*要预留多少时间?

可想而知,制定有据可考的日程计划是提高工作效率首先应该注意的问题。如果没有条理清晰的工作计划,你就会陷入一种忙忙碌碌却劳而无功的怪圈里。当一个人抱怨工作案牍如山,而自己却忙得连去厕所的时间都没有时,不妨先检讨下自己,是不是一开始的时候,我们就错了。

做一些无关紧要的东西

缺乏时间计划的人,在日常的工作中,经常把时间花在一些无关紧要的事情上,而最应花时间的任务却往往因为时间不够而完不成。比如,召开漫无目的的会议;参加不必要的会见;乱放重要文件致使在需要时却找不到;生产厂长去参加计划生育的会议;企业老总热衷于复印或打字的工作等等。

再比如,习惯性拖拉。不擅长的事情喜欢拖拉,擅长的事情因为过于追求完美也拖拉。口头上的时间浪费:废话连篇;热衷于闲聊和吃请;目标不明的会议;没完没了的公文旅行;不期而遇的街头闲聊;接待不速之客的访问;电话交谈越扯越远。不仅如此,有些管理者还喜欢事必躬亲,凡是都要自己亲自去过问、查询甚至动手操作,而这些事情,实际上可都以交给专门负责的部门来做。

可能很多人都会觉得,不论是东拉西扯的电话,还是意外来访的不速之客,或是漫长而毫无意义的会议,都是工作的一部分内容,不可避免。而实际上,这些看似与工作息息相关的事情,很可能恰恰是与工作无关紧要的一些事情,而我们努力地去完成这些工作的同时,恰恰也是在浪费时间。

或者,你还可能这样想:这些事情就算不是很紧急很重要的,又怎么能说是无关紧要的呢?比如接听电话,这些来电中很可能就牵扯到公司的重大项目的谈判和进程;再比如漫长的会议,正是因为会议中需要讨论的事情很多,而这些事情又很重要,所以,为了寻求一个最合适最完美的解决方式,我们才不得不拖延了会议的时间……

实际上呢?10分钟的电话里,你真的都在谈论公司的事务吗?有对这件事情得到确切的消息吗?漫长的会议里,公司又真的对某件重大事情的做了具体的结论吗?真的将目标指派到专门的部门,从而将事情顺利解决了吗?大多数时候都是得不到确定答案的吧?既然如此,这些事情就是在做无用功,就是无关紧要的。

面对这样的情况,你是要先画上几分钟时间理清一下思路,确定哪些工作是必要的,必须要做的,而哪些是完全无关紧要的并将其屏蔽掉,还是继续着无关紧要的事情来浪费工作时间呢?我想大家都需要认真考虑一下。

为什么总是在做些无关紧要的东西

有些人可能会觉得,明明我们每天都在认真工作,每一秒都在进行着工作中的事务,怎么会做与工作无关紧要的事情呢?造成我们浪费这些时间的原因又有哪些呢?通常来说,造成这种情况的原因可能有以下几点:

*习惯性拖延:对于不擅长的事情,应该主动协调交与合适的人选,而不是一味拖延;而自己所擅长的事情,则要尽快完成。

*职责权限不清,工作内容重复:与同事协调合作,分工合理清晰,与他人的时间取得协作。

*事必躬亲,亲力而为:不在自己范围或职责之内的事情可以进行合适的请托;学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料,既节约了时间,又保证了信息的正确性。

*沟通不良:事前与领导同事及部门负责人就事情本身做好沟通,争取一次过关,不要在一件事情上反反复复修改,浪费不必要的时间。

*工作时断时续:学会处理各种出其不意的打断,不要让别人浪费你的时间。

擅长处理以上问题的人,必定在工作中能够得心应手,对于工作中可能出现的各种突发情况都有一定的处理经验,也就能够避免总是在做无关紧要的东西,从而达到高效利用时间的结果,工作进度也就得以大大提升。

做无关紧要的东西会有什么影响

*常常被影响思路

*工作效率大大降低

*目标不明确

*缺乏做事轻重缓急的顺序

*紧急重要工作不能按时完成

*没有时间分配的原则

怎样避免总是做些无关紧要的事情

1、明确目标

2、有计划、有组织地进行工作

3、分清工作的轻重缓急

4、合理地分配时间

5、与别人的时间取得协作

6、制定规则、遵守纪律

如果我们一直处于迟钝的时间感觉中,换句话说,当你觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦,那就需要好好反省自己了,因为你随时在丧失宝贵的机会,随时可能被社会所淘汰!

总是顾虑太多、犹豫不决

工作中,当我们每天早上坐到办公桌前面的时候,有时候常常会为该先做哪一件事情而犹豫不决,比如,今天我是先要拜访客户呢?还是先把会议需要的PPT做好呢?当你觉得天气不好,风沙太大不宜外出,而下定决心去做PPT时,却又想到会议定在下周一,还有五六天的时间,而客户已经打过好几次电话了,还是先去拜访客户吧。但是出了门,又忍不住生出倦意:明天再去也不迟吧?于是,返回办公室想做PPT……几经周折,一件事情都没有做成,却已经临近午饭时间。

或者,为了做一篇宣传活动用的PPT,三番五次地进行修改:这个风格不好看,那个字体不太搭配,这个图片位置不太好,那个颜色有点俗……改来改去,又浪费不少时间,宣传活动临近了,你却还在为PPT烦恼,可能到最后,你真的可以拿出一份完美的PPT宣传资料,但是,也有可能时间就这么被白白浪费了,最后的成果并没有如料想般,达到一鸣惊人的效果,甚至可能由于你一直犹豫不决、前后顾虑太多,而致使时间不够用,宣传资料没有完成。

也有可能出现这样的情况:面前的事情一大堆,可是却犹豫不决究竟要先做哪个,该从哪里入手,看看这个,翻翻那个,将每个文件都看过一遍,却拿不定主意究竟要从哪个着手,踟蹰过后,又白白浪费了不少时间。

顾虑太多,犹豫不决的心态

*不知道先做哪一件事情:总有一件事最紧急而且必须要尽快完成的

*过分追求完美:按时按量的完成工作比做一份精美的PPT要重要得多

*没有目标:可以先做自己最擅长的或是时间要求上最紧急的

顾虑太多,犹豫不决的拖延心态必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快,总觉疲乏,因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头,便是人间好时节”,拖延者心头不空,因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力,刚好相反,它使你心力交瘁,疲于奔命。不仅于事无补,反而白白浪费了宝贵时间。

顾虑太多,犹豫不决的众多表现

*不知道从何或如何入手:设立目标

*不知道为什么要做:找出与自己相关的地方——对自己的好处

*不喜欢去处理或是不擅长此事:建立自信,跟自己说“我一点可以做到”

*个人情绪或健康问题:储蓄时间全力再战

*缺乏奖励:设置自我奖励

没有迫切性:给自己制定一个完工期限

*找借口:时刻提醒自己事情的重要性

*过分忧虑:有充分的准备,才会把事情做好

*忙碌过后:时间就是金钱

如何改善犹豫不决的心态

1、每次只处理一件事情

做最重要的工作

做最紧急的是工作

做最擅长的事情

2、及时去做

第一时间知道任务的归属

任务一下发就要考虑工作的准备情况

在第一时间找到相关资料

3、交与下属去做

改变事必躬亲的习惯

懂得拒绝

学会授权

4、把工作分成若干部分

需要查询资料的部分

需要外出拜访客户的部分

需要集中整理的部分

5、订出具体的工作时间

什么时间开始

什么时间进行到什么程度

什么时间完成

事实上,很多工作在开始之前看似很难,致使我们总是不自觉地想东想西,从而越想越不愿意动手去做,越会觉得自己不擅长或是不愿意去处理此事,但是一旦开始之后,就会发现,这些事情自己也可以做的得心应手,不知不觉中,已完美地完成该项任务。

固执己见,与世隔绝

相信大家都听说过闭门造车,出门不和辙的故事,那么,在工作中,我们同样要避免固执己见,与世隔绝的工作态度。很多时候,我们很难去承认自己的想法不是最佳选择,因此可能越来越执着于自己的想法,变得闭目塞听。但是,这可能会让我们很难取得进步,比如说效率就会很难提高。在这种情况下,即使认真思考改变人生的可能性都会变得很难。也许你会觉得,书本中的知识已经足够多,自己也已经滚瓜熟烂,只要按照那些框架去做事情,就可以了。但是,如果迷信书本,就会成为一个沉迷于自我帮助的人,从而无法在行动中运用那些新信息和新学到的事情,不容易接受新的思想,也无法抛弃已经无用的旧思想。

也有些时候,我们总是习惯于低估自己,结果往往是弄假成真。对此,心理学家罗洛梅总结说:“许多人觉得,在命运面前,自己的力量微不足道,打破现有的框架需要非凡的勇气,因而许多人最终还是选择了安于现状,这样似乎更舒适些。所以在当今社会,勇敢的反义词已不是怯懦,而是因循守旧。”

现实中有很多人极为固执,不肯改变看法,要是在工作中也如此固执的话,那将是一件比较头痛的事情。因为很多时候,别人的意见对于我们进行工作有着相当大的帮助,我们常常会听到这样的说法:三人行,必有我师焉。这就说明,别人的看法和对待工作的不同态度,对于我们改善目前的状况,很可能有着极大地帮助。很多时候,我们即便是知道自己的看法不对,也不会立即接受新的看法,而是会比较谨慎地考察一番之后,再选择自认为稳妥的方案。我们必须努力说服自己,改变原来的错误或者有缺陷的观点,然后让自己努力认可别人的看法。

固执己见的人的几种心态

*缺乏沟通,闭门造车:打开心胸,开阔视野,从他人和自己的错误中汲取教训,从书籍等资源中获取知识。

*缺乏自信,安于现状:积极主动,努力接受和学习心得知识信息,加以尝试,弥补自己的不足。

*态度消极,不愿改变:社会在发展,时代在进步,有些事情用旧的方法已经不容易解决,我们必须寻找新的方法和措施。

与任何事一样,这事说起来容易做起来难。对此我的建议就是认识到你的知识领域毕竟是有限的,而你做事的方式也会存在不足。那么不妨就尝试一下新事物吧。阅读一下埃克哈特·托利的《新天地》,特别是有关Ego的章节。正如托利所建议的,如果不再像Ego那样思考,就会更加容易接受新思想,抛弃那些已经无用的旧思想。另外要补充说明的就是:不要迷信书本,也不要盲目追求新的信息,否则你就会成为一个沉迷于自我帮助的人。在行动中运用那些新信息和你学到的事情,然后加以尝试。

固执己见,与世隔绝的众多表现

*不知道要干什么

*不知道怎么做

*准备时间过长

*埋头苦干,缺乏与同事领导交流意见

*未过关,反复修改

*从不积极主动参与工作

*无此意愿

*误将行动当成效

*时间观念差,拖拖拉拉

*时刻都在工作,却总得不到理想成绩

如何集思广益、统合综效

*确立目标

*融合所有人的智慧

*讨论不是为了说服别人,而是要寻找更好解决方案(以终为始)

*通过双赢思维,发展各自的方案

*每个人都有贡献,你的贡献尤其重要,别忘了把他人的利益考虑进来

*知彼解已,了解差异并找出优点

*放弃你的武装,诚恳接受对方由衷的建议

*倾听他人的方案及观点就是一个好的学习机会

统合综效,兼具这些优点的第三方案,永远有存在的可能!

1、做水果拼盘,不是捣果酱!要保留各种不同风味与特点

2、顾及所有人的利益

3、从差异中学习