（第一节）介绍信、证明信
一、介绍信
介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动使用的一种专用书信。
（一）介绍信特点和分类
介绍信适用于单位与单位之间的工作来往所需，是一种较为正规的具有一定凭证作用的信件，主要适用于以下情况：学生到某单位实习或搞什么活动时，由所在院系开据介绍信。
国家机关人员外出调查或前往其他单位商讨大事时要带上介绍信。
一些商业单位在派人到别的单位推销宣传自己的产品时，也要带上介绍信。
一些单位在同其他单位进行业务交流时，若派新手前往接洽，则需带上介绍信。
推荐他人入学，为他人推荐工作或向他人求教问题而相互并不认识时，可写份介绍信。
介绍信的特点一般来讲，具有以下几点。
1．证明的特性
介绍信是机关团体必备的具有介绍、证明作用的书信。接介绍信的人，可以凭借此信同有关单位或个人联系，商量洽谈一些具体事宜，而收看介绍信的一方则可以从对方的介绍信中了解来人的职业、身份、要办的事情、要见的人、有什么希望和要求等。介绍信是联结双方关系的一个桥梁，其目的旨在证明来人的身份，以便防止假冒。
2．时效的特性
介绍信就相当于一个在一定时间内的有效证件，它可以帮助对方了解你的身份、来历，同时也赋予了你一定的责任和权利，所以介绍信一般都开列出一定的时日期限，这是一种在限期内才具备有用性的一种专用文书。
介绍信的分类方式可以有很多种。角度依据不同，则可以分为不同的类别。不过一般来讲，介绍信通常可以分为以下两种，即手写式介绍信和印刷式介绍信。
1．手写式介绍信
手写式介绍信是一种较常见的介绍信，一般采用公文信纸书写或书写在机关、团体、单位自制的信笺上，最后只要加盖公章即可。
这是一种比较便捷的介绍信方式，但因其用纸、书写没有什么严格的要求，所以容易被人伪造，所以在更为正规的场合下可以少用这种介绍信。
2．印刷式介绍信
这是一种正式的介绍信，铅印成文，内容格式等已事先印刷出来，使用者只需填写姓名、单位，另加盖公章即可。
印刷式介绍信又可以细分为两种，一种为有存根的介绍信，一种为不带存根的介绍性。
带存根的介绍信通常一式两联，存根联由开介绍信一方留档备查，正式联由被介绍人随身携带。格式统一制作的介绍信使用时简单方便，只需填写个别内容，可以提高工作效率，是公用介绍信使用较多的一种。
不带存根的介绍信内容格式同带存根的介绍信在正文的印制上无甚差别，也是随用随填，只是未留存根而已。
（二）介绍信写作格式
介绍信一般应包括标题、称谓、被介绍者简况、事由、署名日期和有效期等一些内容。具体到不同形式的介绍信的写法，其格式内容也略有差异。
1．手写式介绍信的写法
手写式介绍信包括标题、称谓、正文、结尾、署名等五部分。
（1）标题
手写式介绍信的标题一般是在信纸的第一行写上“介绍信”三个字，有些也可省略。
（2）称谓
称谓在第二行，要顶格写，要写明联系单位或个人的单位名称（全称）或姓名，称呼后要加上冒号。
（3）正文
正文要另起一行，空两格写介绍信的内容。介绍信的内容要写明如下几点：①要说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等。如被介绍者不是只有一人还需注明人数。其中，政治面貌和被介绍者的年龄有时可以省略。②写明要接洽或联系的事项，以及向接洽单位或个人所提出的希望和要求等。③要在正文的最后注明本介绍信的使用期限。
（4）结尾
介绍信的结尾要写上“此致——敬礼”等表示祝愿和敬意的话。
（5）署名
出具介绍信的单位名称写在正文右下方，并署上介绍信的成文日期，加盖单位公章。这种介绍信写好之后，一般装入公文信封内。信封的写法同普通信封的写法相同。
2．印刷式介绍信的写法
不带存根的印刷式介绍信印刷的内容、格式同手写式介绍信大体一样，这里主要介绍带存根的介绍信。带存根的印刷式介绍信一般由存根联、正式联和间缝三部分组成。
（1）存根部分
①存根部分的第一行正中写有“介绍信”三个字，字体要大；紧接“介绍信”的字后，用括号注明“存根”两个字。
②第二行。在右下方写有“××字×号”字样。如是市教委的介绍信就写“市教字×号”；如是县政府商业局的介绍信可写“县商字×号”。“×号”是介绍信的页码编号。
③正文。正文要另起一行写介绍信的内容，具体有以下几项构成。
A被介绍对象的姓名、人数及相关的身份内容介绍，还要写明前往何处何单位。
B具体说明办理什么事情，有什么要求等。
④结尾。结尾只注明成文日期即可，不必署名，因为存根仅供本单位在必要时查考而已。
（2）介绍信的间缝部分
存根部分同正文部分之间有一条虚线，虚线上即有“××字第××号”字样。这里可照存根第二行“××字×号”的内容填写。要求数字要大写，如“壹佰叁拾肆号”，字体要大些，便于从虚线处截开后，字迹在存根联和正文联各有一半。同时，应在虚线正中加盖公章。
（3）正式联部分
①第一行正中写有“介绍信”字样，字体较大。
②第二行在右下方有“××字××号”字样，内容照存根联填写。
③称谓。称谓要顶格写，写明所联系的单位或个人的称呼或姓名。
④正文。正文应另起一行，空两格起再写介绍信的具体内容。内容同存根内容一样，主要写明持介绍信者的姓名、人数、要接洽的具体事项、要求等。
⑤结尾。写明祝愿或敬意的话，一般要写些诸如“请接洽”、“请指教”、“请协助”等类的话，后边还要写“此致——敬礼”。最后要注明该介绍信的有效期限。
⑥署名。在右下方要署上本单位的名称全名，并加盖公章，同时另起一行署成文日期。
这类介绍信写好后，也应装入公文信封内。信封的写法同普通信封相同。
（三）介绍信范文
范文1：
介绍信（存根）
××字第××号
兹介绍×××等同志×人前往×××联系×××。
××××年×月×日。
……第……号……介绍信××××：
兹介绍×××等同志×人，前往你处联系××××，请于接洽并给予协助。
此致
敬礼
×××××（公章）
（有效期×天）××××年×月×日
范文2：
介绍信
×政介字号
兹介绍×××，×××等××名同志（系×××），前往贵处联系×××事宜，敬请接洽并予以协助。
此致
敬礼
××县人民政府（章）
××年×月×日
（四）介绍信写作的注意事项
介绍信是介绍来人身份的一个有用的证件，它是建立一种良好的合作或有效办理某项事情的有效凭证，所以在写或填写介绍信的时候，务必注意以下一些事项：要填写被介绍人的真实姓名、身份，不得虚假编造，冒名顶替。
所接洽办理的事项要写清楚，与此无关的不要写。介绍信要简明扼要不可太长。
介绍信务必加盖公章，以免以后造成不必要的麻烦。查看介绍信时，也要核对公章和介绍信的有效期限。
有存根的介绍信，存根联和正式联要内容完全一致。存根底稿要妥善保存，以备今后查考。
介绍信书写不得涂改，要书写工整。有涂改的地方，可加盖公章，否则此介绍信将被视为无效。
二、证明信
证明信是证明一个人的身份、经历或一件事情的真实情况时所写的专用书信，它也通常被称为“证明”或“证明书”。
证明信是以行政机关、社会团体、企事业单位或个人的名义凭借确凿的证据证明某人的身份、经历或某件事情的真实情况时所使用的一种专用书信。证明信一般也直接称作证明。
（一）证明信的特点和分类
证明信是证明某人身份、经历或事情真相的。一般由单位或熟悉情况的个人来写。具体来讲，证明信适宜于下列一些情况：某人要入党入团，组织在进行调查时，原单位或有关人员要为其写出证明信。
有些真相模糊不清的历史事实或事件，由于被人歪曲，而当时亲身经历的人写出证明以澄清事实。
在公安机关寻求某些案件的目击者时，当时在场的群众写出证明信，以说明案发时的真实情况。
个人在为单位办理某些事项，或个人由于具体情况而必须向单位作出解释说明时，也可以请有关人员出示证明。
证明信通常具有以下一些特点：
1．凭证的特点
证明信的作用贵在证明，是持有者用以证明自己身份、经历或某事真实性的一种凭证，所以证明信的第一个特点就是它的凭证的作用。
2．书信体的格式特点
证明信是一种专用书信，尽管证明信有好几种形式，但它的写法同书信的写法基本一致，它大部分采用书信体的格式。
证明信的分类，有很多种，依据不同，分类也不同。比如从证明信的内容来看，我们可以将证明信分为证明某人身份、证明某人某一时期的工作经历和证明某件事情真相的证明信等。
从证明信具体的存在方式上来划分的话，我们还可以将证明信分为公文式、书信式、便条式等三种格式。
证明信还可以从开据证明的人的不同而分为以组织的名义所发的证明信和以个人的名义所发的证明信两种。而以组织的名义所发的证明信还可再分为普通书写的证明信和印刷证明信两种。我们认为这最后一种分法是较合理的。
1．以组织名义所发的证明信
这种证明信多数是证明某人曾在或正在该单位工作的证明信。它可以证明此人的身份、经历、职务，以及同该单位的所属关系等真实情况。这种材料的来源一般源于该单位的档案，或来自调查研究。
以组织名义所发的证明信可采用普通书信形式，一般都是该单位的负责人或文书根据真实的档案或调查的材料，来组织书写的一种证明性书信。篇幅可长可短，视具体情况而定。
以组织名义发出的印刷式的证明信则是一种较方便的已事先把格式印好，只需填进主要内容的一种证明信。这种证明信一般留有存根，以备今后查看。这是一种较为正规的证明信。
2．以个人名义所发的证明信
这类证明信，由个人书写。证明信的内容完全由个人负责。写这样的证明信，个人一定要严肃认真，仔细回忆，不得信笔由缰，马马虎虎。个人所写的证明信一般都以个人名义、采用书信体格式。
（二）证明信的写作格式
不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都有标题、称呼、正文、署名和日期等构成。
1．标题
证明信的标题通常有以下两种方式构成：
（1）单独以文种名作标题
一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样。
（2）由文种名和事由共同构成
一般也是写在第一行中间。如“关于×××同志××情况（或问题）的证明”。
2．称呼
要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。
有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。
3．正文
正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其他无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。也就是要写清人物、事件的本来面目。
正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。也可直接在正文结尾处写出。
4．落款
落款即署名和写明成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。
（三）证明信范文
范文1：
对××研究生身份的证明
×××局党委：
××同志，男，现年40岁，一九六四年九月考入我校学习，系×××教授的研究生，一九六七年九月毕业。由于历史原因，毕业时未能发给研究生毕业证书，现即将补发。
特此证明。
此致
敬礼
××大学校长×××（签名）
×年×月×日
证明信
××大学党支部：
×年×月×日来信收到。根据信中要求，现将你校××同志的爱人、××同志的情况介绍如下：××同志，现年××岁，中共党员，是我校历史系教师，本人和家庭历史以及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。
特此证明。
××省××市×大学党支部（公章）
×年×月×日
（四）证明信写作的注意事项
以个人名义所发的证明信。要写明写证明信者本人的政治面貌、工作情况等，以便使审阅证明信的人了解证明人的情况，从而鉴别证明材料的真伪与可信程度。
个人所写的证明信的内容如果本人不太熟悉，应写“仅供参考”的提示性语言。因为证明信有时是作为结论性证据的，所以要实事求是，严肃认真，要尽量言之有据。
对于随身携带的证明信，一般要求在证明信的结尾注明有效时间、过期无效的期限。
证明信的语言要十分准确，不可含糊其辞。证明信不能用铅笔、红色笔书写，若有涂改，必须在涂改处加盖公章。
（第二节）慰问信、感谢信、表扬信
一、慰问信
（一）慰问信的特点和类型
慰问信是以组织或个人的名义向在某方面做出特殊贡献或遇到意外损失，遇到巨大灾难的集体或个人关切致意，表示问候同情的一种书信。
1慰问信的特点