使用名片有两个比较大的好处，一是自我介绍方便，这是名片的一项最基本的功能。在口头自我介绍时，少不了需要字斟句酌，考虑时间的长短，留意对方的表情，然而即使做得再好，也不一定能够促使对方记忆清楚。也有许多人介绍时对自己的职务总是不好启齿，觉得一介绍，就有自吹自擂之嫌，特别是身兼数职时更是如此。例如，“我是张凯，××厂厂长，××协会理事，××研究会理事，××开发公司经理，××校顾问。”这样的介绍不仅对方感到有些烦，自己说也不是滋味，在公关活动中这些情况往往又有必要介绍给对方，只有使用名片方能处理好这个矛盾。因为名片上的“内容”既简明扼要，又一目了然。二是便于保持联系，且印象深刻。由于每天接触的人较多，如果只是口头介绍，常常会过一两天就忘记了对方的姓名、职务，使双方都感到尴尬。使用名片易于保存这些资料，这些资料都是日后与新结识的朋友深化友情保持联系的必不可缺的要素。经常看，就起了不断介绍的作用。因此把这些资料提供给对方，这件事一身就证明了对对方充满信任，并有进一步交往的愿望。也正因为如此，名片不宜广为散发，见谁给谁，谁要给谁。
使用名片，须注意以下几点：
1.交换名片（递名片）
一是要事先将名片准备好，放在上衣口袋里或提包的专用名片夹里，在与人初识时，自我介绍之后或经他人介绍之后进行。否则忘记放在什么地方，左翻右找，显得不礼貌，又给人一种忙乱、猥琐的感觉，对进一步了解对方，给对方一个好印象不利。二是单方递名片时，要用双手恭恭敬敬地把自己的名片递过去，双方互递名片时要用右手递。在此须强调的是，国人交换名片一般是双手递、接，同外宾交换名片，要先留意一下对方用几只手递过来，然后再跟着模仿。西方人、阿拉伯人和印度人习惯用一只手与人交换名片；日本人则喜欢在一只手接过他人名片的同时，用另一只手递上自己的名片。无论属哪种情况，都要求名片的正面向着对方。
同时，应用诚挚的语调附上一句“××经理，这是我的名片，以后多多联系”，给对方一种谦逊大方的感觉。如果是事先约定好的面谈，或事先双方都有所了解，不一定忙着交换名片，可在交谈结束、临别之时取出名片递给对方，以加深印象，并表示愿保持联络的诚意。
2.接名片
有许多人不重视接名片。对方递名片时，他却忙着拿烟倒水，一个劲地招呼对方“请坐、请坐”，或随手往口袋一塞，然后又忙着接待。虽然表现很热情，但对方看到这样对待自己的名片，心里肯定不是滋味，可能还有反感。正确的作法是，对方递名片进来时，立即放下手中的事，双手接过来（如互递名片，要右手递，左引接），并点头致谢。不要立即收起来，也不要随便玩弄和摆放，而应该当着对方的面，用30秒以上的时间，仔仔细细认认真真地读一遍，有时还可以有意识地重复一下名片上所列对方的职务、学位以及其他尊贵的头衔，以示敬仰。有看不懂或理解不清的地方，可当即向对方讨教，然后再把名片慎重地收藏起来。这样作绝非有意做作，而是以一定的形式使对方感受到对他的尊重。如果接过他人名片后一眼不看，或是漫不经心地随手把它一扔，甚至掖进裤袋或裙兜里，是对人失敬的表现。万一需要暂时把他人刚递过来的名片放在桌上，记住不要在它的上面乱放东西。值得注意的是，第一次见面后，应在名片背后记下会面认识的时间、地点、内容等资料，最好能简单记下对方的特征，如爱好、习惯、擅长等。待下次见面时，不仅能一下子说出姓名，还能随口以其爱好、擅长为话题，对方必然感到意外，感到高兴，有宾至如归的感觉。这样积累起来的名片就成了社交的档案，为再次会见或联络提供线索与话题。但要记住，如果对方情况有变，要及时掌握、更改，否则使自己被动。比如，初次见面时对方是副总经理，现已升任董事长了，而仍以原职务相称就不合适了。因为不能迅速掌握情况的变化对工作不利，也不够礼貌。
倘若一下于要与许多人交换名片，最好不要匆忙从事。应依一定顺序，如座次等等来互换名片，这样便于记住对方的姓名和其他特征，以免将名片与人“张冠李戴”。
在公共场合欲索取他人的名片，要想留下“退路”，就不要直言相告，而应以婉转的口气相机行事。对长辈、嘉宾或地位、声望高于自己的人，可以说：“以后怎样才能向您请教？”对平辈和身份、地位相仿的人，可以问：“今后怎么和您保持联系？”这两种说法都带有“请留下一张名片”之意，即使对方依然拒绝，双方也都好下台。
通常不论他人以何种方式索要名片都不宜拒绝，不过要是真的不想给对方，在措辞上一定要注意不伤害对方，如可以说：“不好意思，我忘了带名片。”或是说：“非常抱歉，我的名片用完了。”这样都比直言相告“不给”，或盘问对方要高雅得多。
（二）名片的其他用途
名片除用于自我介绍，保持联络外，还有以下一些用途。
1.可用于替代便函
在人际交往中，有时必须对友人作出礼节性的表示，例如向其祝贺新年、恭贺新婚、庆祝升职、表示感谢或慰问病人等。但当时由于公务繁忙，没空写长信或是当面致意。此时在自己名片的左下角写上祝福的问候，然后寄给对方，一样可以表达自己浓浓的情意。在名片上写祝福或问候，宜短不宜长。可以是一个词，也可以是一短语。在涉外活动中以名片替代便函。一般应按国际惯例用铅笔在其左下方写上表示特定含义的法文缩写。常用的有：
p.r.表示谨谢
p.f.表示谨贺
p.f.n.a表示贺年
p.p.c表示辞行
n.b表示请注意，意即提醒对方注意名片附言。
2.可用于为他人作介绍
如果介绍自己的友人或下属去见另一人，而自己又不能同行，可以取出一枚自己的名片，并在左上角向内摺角，在姓名的下方写几句相关的话语，或“敬介”字样。如用英文则注“To present”，或用铅笔写上法文缩写“p.p.”（意为“谨介绍”），把它放在友人或下属的名片上面，用曲别针别上，然后装入信封，交由友人或下属面呈给要见的人，就好比当面将他们介绍给要见的人。这时，名片发挥着“介绍信”的作用。请他们替自己去见某人、同样可以请其带去一张自己的名片，作为介绍。
3.可用于通报和留言
拜访名人、长辈、职位高者或是其他地位高、不熟悉的人，为了避免拒见的难堪场面，可先请人代为递上一张自己的名片，作为通报和自我介绍。让对方考虑一下作出是否可以会见的决断，这样为双方都留下了余地，不至于伤和气。如拜访而不遇时，留下一张名片给被拜访者，比留张字条或托人转告显得正规。此时应将名片左上角内摺，以示亲访之意。
4.还可以用于替代礼单
人们以往向他人赠送礼品时，常附以写有送礼人姓名的大红纸作为礼单。其实在送礼时，也可以把自己的名片装人未封闭的信封，然后将其置于礼品的外包装上方，一并交与友人。这时，名片便扮演着礼单的角色。即使托人转交礼品，因有自己的名片到场，也等于自己亲自前往。在国外，人们大都这样为送出去的礼品署名。
除此之外，名片还可用于邀宴。在名片的左下角写上时间、地点、着装要求即可。
四、介绍中的称谓和姓名问题
（一）介绍中的称谓
称谓即如何称呼被介绍者。我国的称呼习惯通常是正式场合称呼“同志”（当然，现在称呼先生的场合越来越多了），一般场合称呼“老张”、“小李”等，这样可以显得既亲近又简单。其实，从礼仪角度讲，对一个人的称呼既表示了对他人的尊敬，同时也显示了自己的礼貌修养。特别是在涉外场合应照顾到国际惯例。从现在我国和国际上的通常情况看，称呼主要有这几种：一是职务称，如“李局长”、“张经理”等。二是姓名称，如“约翰先生”、“李华女士”、“黄小姐”、“摩尔太太”等。三是一般称，如“先生”、“夫人”、“同志”等。四是职业称，如“公关先生”、“空中小姐”、“解放军同志”等。五是代词称，如“您”、“你”、“他”等。六是亲属称，如“张叔叔”、“李阿姨”等。
在一般情况下，当彼此较生疏时，不论其年龄、性别、职业、地位如何，介绍时均可以“同志”相称。稍熟悉的，可在“同志”前加上姓氏。在商务往来时，一般将男士统称为“先生”，未婚女子统称为“小姐”，已婚女子称为“夫人”等，或是以职务作为称呼。对于德高望重的前辈或令人钦佩的师长，一般习惯上称“先生”。那些初识不久，年长于己且学有所长的可称其为“老师”。关系较为密切的称呼较为随便，但一定要注意场合。另外，介绍自己配偶和亲属时，应称“丈夫”、“先生”、“妻子”、“夫人”或“父亲”、“母亲”等。而不要用我们民间盛行的“爱人”、“爹”、“娘”等词语。更不能以“老张”、“小李”等称谓替代。
遇到外宾时，介绍、问候时的称呼应合乎礼仪，体现尊重与友好。在正式场合，可称其职务，或是对方引以为荣的头衔。这里须注意的是：对地位高的官方人士，按各国情况不同可称“阁下”、职衔或“先生”，如“主席阁下”、“总统先生阁下”等等。而美国、德国、墨西哥等国则没有称呼“阁下”的习惯，可统称为“先生”。在日本则只有对教师、医生、年长者、上级和有特殊才能的人才称先生。在君主专制国家，按习惯称国王、皇后为“陛下”，称王子、公主、亲王为“殿下”，只有对公、侯、伯、子、男等爵位的人士即可称爵位，也可称“阁下”或“先生”。此外，对医生、教授、法官、律师以及有博士学位的人士，既可单独以这类职业名称相称呼，也可以在其前面冠以被称呼者的姓氏。如“波恩教授”、“法官先生”、“基辛格博士”等。对军人则一般称军衔或军衔加“先生”，也可加姓氏。如“上校先生”、“艾伦中尉”、“莫那中校先生”等。对高级军官，如将军、元帅等，还可称“阁下”。
在非正式场合，对男士可统称为“先生”，对未婚女子称“小姐”，对已婚女子称“夫人”。要是不了解其婚姻状况，应根据外国女士崇尚年少的特点称其为“小姐”。欧美有些国家有直呼其名，朋友间直呼教名的习惯，这是一种亲切友好的表示。但我们与外国客人初识就直呼其名是冒昧无礼的。
称谓问题有时不是一下子就能搞清楚的，在介绍时，假如不能准确掌握某一方称呼时，不妨有礼貌地问一下：“请问我怎么称呼您？”千万不能凭自己的主观臆断而称呼之，使被介绍者处于尴尬的境地。例如，当介绍到某一位年纪较大而又没有结婚的女士时，介绍者仅凭自己的直觉，而将那位女士以“太太”相称，一定会令那位女士生气的。
总之，要做到称呼得体，必须注意以下几点：（1）称呼必须符合对方的年龄、性别、身份、职业等具体情况，并应注意讲究礼貌。
（2）称呼要符合交往的场合与当地的风俗习惯。比如在正式场合对前来进行业务洽谈、开会的人都应以职务相称，以体现执行公务的严肃性，合法性；而在平时交往和在家庭中，则可较为随便。
（3）在被介绍给他人时，需与多人同时打招呼时，称呼要注意有序性。一般来说先长后幼，先上级后下级，先女后男，先疏后亲为宜。特别在涉外场合，称呼的次序更为重要。
（4）称呼要考虑与对方关系的亲疏远近，注意区别。
（二）介绍中的姓名
外国人的姓名与我国汉族人的姓名大不相似，除文字之外，姓名的组成、排列的顺序也都不一样，初次称呼时往往不易掌握，下面介绍几种情况。