书城管理管理技能培训全案(下)
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第29章 组织环境和文化激励(1)

春风化雨,润物无声,良好的企业文化是一种潜移默化的员工激励方法。

企业文化体现全体员工共同的价值观,它对员工的行为起着导向、规范的作用。良好的企业文化能够激发员工的创造热情,形成一种开拓进取的良好风气,增强员工对企业的认同感。

企业文化是一只无形的手。作为企业的管理者,要善于借助外在的环境、人性化管理等手段来发挥企业文化的作用,以抓住员工的心,激励他们为实现自我价值及企业目标而努力。

培育具有激励性的组织气氛

具有激励性的组织气氛不仅可以在组织内部创造一个相互信任、彼此和谐发展的氛围,减少摩擦和冲突,加强合作与配合,同时还可以激发企业每个成员发挥出最大的积极性、主动性和创造性。这些无形的资产必将会给企业带来一个长期稳定的发展趋势。因此,对于一个企业来讲,一定要努力培育具有激励性的组织气氛。

一般来说,可以从以下几方面着手。

1.创建“开放式”领导方式

要培育一个健全的、具有激励性的组织气氛,必须从高层的领导方式着手,若没有一个开放式的领导方式,激励性组织气氛的建立只能是一句空话。

(1)打破“权威式”领导方式。“权威式”领导方式就是以权压人,高层领导者居高临下、指手画脚,下属绝对不能说半个“不”字。这种森严的等级制度式的领导方式必然导致庞大且僵化的官僚等级组织结构。而这种领导方式下的职工不可能有高昂的工作士气、工作热情,更不会积极地发挥主动性和创造性,公司内部也会缺乏信任和合作,导致效率低下。因此首先必须打破这种领导方式。

(2)建立“开放式”领导方式。“开放式”领导方式就是让企业的每一位员工都成为企业真正的主人,让全体员工都能够参与到企业的决策上来,并鼓励他们发挥自主精神与创新精神。这样必定能够增加员工的信任度,增强企业内部的凝聚力和向心力,同时员工干劲也一定会高涨。这样,一个良好的组织气氛还愁形成不起来?

2.明确职责并加强合作

和谐是企业生存和发展的需要。和谐的组织气氛能增强企业的生命力和竞争力。一个组织内部有团结友爱、和谐融洽的气氛,组织成员就有主动性和积极性,更有战斗力。

每个部门都明确自己的职责,同时又能与其他部门协调配合,这有利于培育具有激励性的组织气氛。需要注意的是,协调与和谐的组织气氛并不意味着排斥竞争,在引导组织竞争的同时,更要注意协调好竞争与协作的关系。

3.避免和化解有害的组织冲突

如果一个组织存在着矛盾和冲突,必将不利于良好的组织气氛的建立。首先我们要尽力避免组织冲突,将其扼杀在萌芽状态中。如果一旦发生冲突,我们一定要去化解。只有处理得当,组织才能协调和谐地发展。

解决组织冲突的办法有:互换人员、印象交流法、设立调解小组、建立规章、制定超级目标和形成共同价值观。在所有解决组织冲突的办法中,制定超级目标和形成共同价值观是比较高级的办法。

4.满足需要,注重公平

要想营造一个激励性的组织气氛,还必须为企业成员提供他们认为公平的或较好的物质和精神报酬,而且使他们认为这种报酬比他们在别处可能得到的更为优厚。因此,企业应考虑满足员工的需要,尤其是较高层次的需要。良好的、具有激励性的组织气氛不仅表现在能满足员工的生理需要,还表现在能满足员工的心理需要,特别是员工自我实现的需要,从而最大限度地激励士气。

满足员工需要的同时,也要注重公平,既要求过程公平,也要求结果公平。过程的公平即指过程的公正性与合理性。结果的公平主要通过三方面来体现:

(1)自我公平。自我公平是要求自己的付出要与所得相匹配。

(2)内部公平。内部公平是要求自己与企业内部做出相同贡献的人的水平相当。

(3)外部公平。外部公平是要求自己在本企业内所得要与社会相同或相似岗位平均所得相当。

如果一个非常优秀的员工感到自己受到了不公正对待,可能会采取各种消极抵抗的方式来对待工作,甚至最终离开企业。这种行为不可避免地会影响到企业里的其他人,最终导致原本良好的组织氛围被破坏。

5.重视感情投资

人的思想、心理和情感都是很微妙复杂的东西,但是管理人员绝对不能因为微妙而轻视对它的管理,因为,感情作用一旦发挥适当,定会创造无穷的价值。

企业对员工期望较低,经常予以指责、歧视,其实这种现象在很多企业中是屡见不鲜的。这种做法只会导致员工的挫折感,从而使员工消极、颓废、自暴自弃,更会导致他们对企业不忠,做事敷衍塞责,得过且过。所以我们要懂得感情投资,给予员工更多的期望。其实这也是中外企业的一个显著不同点,外国人很善于鼓励人,而中国人恰恰相反,动辄批评人。

如果员工得到了鼓励和肯定,自信心定会大增,也必然会诱发他们上进的动力。每天哼着小曲走进办公室,以一种愉快的心情投入工作,浑身似乎有使不完的劲,工作成了一种享受,这种状态下的工作效率、工作质量还能低下吗?这不就是我们所追求的吗?其实道理很简单,员工看到自身的潜力,看到了未来的希望。因此我们不要吝惜鼓励之辞、赞美之辞。

营造一个具有激励特性的良好的组织气氛,绝不是一朝一夕的事情,它需要经过长期不懈的努力,需要针对组织气氛中存在的问题做大量艰苦细致的工作。

国外一些具有良好组织气氛的企业很注重满足员工的需要。日本西武公司为了满足员工自我实现的需要,采取了“禀议制度”、“自我申报制度”等一系列措施。其中,“自我申报制度”尤为突出。公司每年都向员工发一份“自我申报表”,由员工自愿填写。在第一栏中填写3年来主要的工作成绩;第二栏中填写对于现在状态是否满足;第三栏中对自己的能力进行估计;第四栏中填写今后一两年内是否打算变换工种,变换什么工种;第五栏中填写自己将来想担任的职务;第六栏填写自己希望受什么教育或想研修什么课程;第七栏中填写自己受过什么训练;第八、九栏要填写主管领导的意见和处理情况。根据员工的自我申报和公司的评估,公司尽量创造条件满足员工的需要。

有效沟通

人与人之间依靠沟通传达信息。企业犹如一部大机器,良好的沟通就像润滑剂。上下级之间如果缺乏良好的沟通,轻者打击员工士气,造成部门工作效率低;重者使部门之间和部门内部员工之间形成敌意。现代企业管理行为中一个越来越显而易见的变化是,单方的命令、听从逐渐向双方的沟通、协调转变,管理的过程被视为沟通的过程。在组织中实现沟通并不是件容易的事,但我们也必须努力去实现有效沟通。

为了实现组织内的有效沟通,需要注意以下几方面。

1.营造谈话的和谐气氛

一般情况下,下级和上级谈话时总有一种紧张感。尤其是刚来的新员工和一位声名显赫、成绩卓越的上级谈话时,更是心跳加速。这时消除这种紧张感最有效的措施就是尽量以轻松的语气和他讲话。

如能让下级在上级面前无拘束感,在轻松和谐的气氛中交流,那么他肯定会畅所欲言,把心中的所想所感全盘托出,因而有利于上下级之间的互相了解,从而更合理地激励员工。有些过于紧张的员工在这样的气氛下,也能逐渐消除紧张和顾虑,思维就会活跃起来,先前没有考虑到的东西现在可能会涌现出来,就像我们常说的“超常发挥”。这样,员工的潜力就可能最大限度地被挖掘出来。

2.留心身体语言

一些管理者认为,沟通时看重的只是交流的内容,因而忽视了管理者身体语言在沟通中的重要性。在沟通中,身体语言的运用也是一项重要的技巧,在这方面应注意以下几点:

(1)要有目光的交流。“眼睛是心灵的窗户”,人与人之间的沟通有时不需要说话,仅仅一个眼神就能传递。同样,管理者眼神流露出的一点点赞赏,也会大大鼓励他继续“畅所欲言”。

(2)要有适当的姿态。管理者在与下属员工的沟通过程中要表现出应有的坚定、沉稳,同时也要有友善、随和的态度,不能有高高在上的姿态。在和下属员工交流的过程中,身体要自然、放松,不能太僵硬,也不能太随意,最好是离开办公桌,和下属坐在同一张沙发上,这样可以有效消除管理者和员工之间的距离感,有利于沟通的顺利进行。

(3)要有得体的行为。在沟通中,切忌不停看表、翻阅文件、乱写乱画等行为,这些做法会使员工产生领导很厌烦或不感兴趣的感觉,这样的沟通显然是无法顺利进行的。

3.尊重员工意见及建议

员工中不乏有想法的人,尽管他们的想法并不总是切实可行,但作为管理者,应该鼓励百家争鸣、百花齐放,让他们充分地表达思想。唯有如此,企业才可以生机勃勃。如果管理者能够倾听员工的建议,并对此持肯定和引导的态度,他们心中定会有满足感;若是接纳了他们的意见,他们更会用尽全力做事,主动替公司分忧。

人类的种种行为中之所以会产生管理行为,是因为随着社会的发展,产生了群体活动和群体行为的原因。在一个群体中,要使每一个群体成员能够在一个共同目标下,协调一致地努力工作,就绝对离不开有效的沟通。

——戴比·阿克利

4.根据员工的特点进行有效沟通

在实际工作中,管理者会接触到不同年龄、不同性格、不同业绩的员工,为了起到激励员工的作用,与员工进行沟通必须有一定的针对性。

(1)对于表现优秀的员工。首先,应对他们的优异成绩表示认可,并且同他们进行细致的沟通,以便更多了解他们做得好的典型行为,用来推广到其他员工身上。

其次,应多用些时间来了解他们对于未来发展的设想,也可以指导他们做出个人未来发展计划。

最后,在沟通时要持谨慎的态度,不要轻易做出某些承诺,以免以后不能兑现而打击员工的积极性。

(2)对于表现较差的员工。与表现较差的员工进行沟通恐怕是管理人员最为头痛的事情了。因为这些员工大都会有一些不满,甚至是抵触情绪,因而可能会采取不合作态度,这样会使沟通遇到一些障碍。

有的表现较差的员工会有自卑心理,认为自己一无是处,破罐子破摔,对什么都持无所谓的态度。要激发他们的工作热情,首先要站在公正的角度上,帮助他们分析原因,不要全部归咎于他们个人的原因。同时,也要善于发现他们的优点、闪光点,以此让他们认识到,只要努力,只要方法得当,他们也能做得很好。

(3)对于徘徊不前的员工。有的员工虽然表现不差,但是也没有什么出色的表现,感觉还是停留在以前的工作状态上,徘徊不前。

对于这种类型的员工主要应以引导和鼓励为主,要引发员工思考:是不是自己的目标定得太低了?目前的工作岗位不适合自己?工作方法不当?帮助员工分析并找到问题的原因,在此基础上,再来制定具体的改进计划。

(4)对于性格内向的员工。有的员工性格非常内向,在沟通时不善于主动表达自己的想法,经常是问一句答一句,而且回答都非常简单。

这种类型的员工在沟通时往往会表现出紧张、局促不安或是沉静、矜持。和他们交流时,首先应创造出一种友好的气氛,让他们放轻松。另外,在提问题的时候,尽量多提出一些开放式的问题,同时应多征询他们的意见,通过这些措施鼓励他们多说话,这有助于了解他们内心真实的想法。

(5)对于性格外向的员工。性格外向的员工经常会主动表达自己的看法,而且一说起来经常是滔滔不绝。

与性格外向的员工进行交流往往很顺畅,也可以获得很多信息。需要注意的是,管理者应该抓住沟通的要点,把握好沟通的节奏,掌握一定的分寸,使沟通有效进行。

(6)对于脾气较大的员工。脾气较大的员工,不容易控制自己的情绪,稍有一些不顺心便会大发雷霆,也最容易与管理者发生冲突。

针对这种情况,管理者在与他们进行沟通时,应有足够的耐心。听他们把话说完,把火发泄出来,要体谅他们的感受,不要急于争辩,等到他们冷静下来,再一起找原因,分析问题。

(7)对于年龄较大的员工。年龄较大的员工,往往资历比较深,自尊心较强。但是他们可能在新技术的掌握上、做事的效率方面抵不上年轻的员工,由此也会引发一些顾虑。

对待这些年龄较大的员工,一定要尊重他们,关心他们,要肯定他们为组织所做出的贡献,但也要让他们明白过去不代表现在和将来,要看清自己和别人的差距,激发他们想办法去缩小差距。

总之,员工生活在组织中,他们有交流和倾诉的欲望。他们需要与自己的同事交流,也需要与自己的上级交流,他们有表达自己对管理层、对组织的看法的需要和权利,因此管理者一定要重视组织中的沟通,它对于员工激励确实有着举足轻重的作用。

如果没有干劲十足、全身心投入的员工,自然也就不会有英特尔公司的今天。公司前任总裁安迪·格罗夫的远见卓识是英特尔公司成功的关键。这一点集中体现在他能够与员工坦诚交换意见上。

格罗夫每年要在英特尔公司的不同地点举办大约六次开放式座谈会。同时还废除了传统的封闭式办公室以支持“坦诚交流”政策,促进员工交流和鼓励员工参与活动。在英特尔公司,全体员工从董事长戈登·穆尔往下,都在开放的隔板式办公室中工作。只要格罗夫在他的隔板式办公室,他欢迎任何一位员工走进去同他交谈。英特尔公司发现,人人都使用隔板式办公室的做法,就能扫除经理和员工之间、不同部门之间和不同工作单位之间的交流障碍。

跨文化沟通

在全球化的大背景下,跨国经营已成为现代企业的一种新型经营方式,由此带来的多元文化问题也越来越突出。这里的多元化文化是指在既定的环境中,人们在社会、身份、文化上存在着一定的差异。

多元文化对于企业的发展有利有弊,不同文化的碰撞能使员工学到很多新鲜东西,但它的存在同时也可能形成一种障碍。如何打破这种障碍,使工作依然顺利进行呢?沟通当然是关键。

跨文化沟通需要一般沟通所需的技巧,但和一般的沟通又有明显的区别。为了避免多元文化可能带来的障碍,实现有效沟通可从以下方面考虑。

1.了解不同的文化背景

在跨文化沟通中,仅仅懂外语还远远不够,还应了解不同文化特点、差异等,理解并认可与自己不同的价值观和行为规范。

2.避开忌讳的话题

文化不同,对同一件事情的看法和理解也就不同,尤其是涉及对方敏感的话题时,更需要注意。比如美国人,他们的年龄、收入和婚姻等均属于个人隐私,应避免与美国人谈论此类话题。

3.掌握适合的方式