说话要灵活，批评和训诫当然也要灵活，适度的批评能达到批评的最好效果。批评也要因人、因事、因时而异，选择不同的批评方式。
（1）批评要因人而异。
不同的人由于经历、文化程度、性格特征、年龄等的不同，接受批评的方式和承受能力也有很大的区别。这就要求人们要根据批评对象的不同特点，采取不同的批评方式。
不同的人对于同一种批评，会有不同的心理反应。因为不同的人，性格与修养都是有区别的。
根据人们受到批评时不同反应，可以将人分为迟钝型反应者、敏感型反应者、理智型反应者和强个性型反应者。反应迟钝的人即使受到批评也满不在乎；反应敏感的人，感情脆弱，脸皮薄，爱面子，受到斥责则难以承受，他们会脸色苍白，神志恍惚，甚至会从此一蹶不振，意志消沉；具有理智的人在受到批评时会感到有很大的震动，能坦率认错，从中汲取教训；具有较强个性的人，自尊心强，个性突出，“老虎屁股摸不得”，遇事好冲动，心胸狭窄，自我保护意识强，心理承受能力差，明知有错，也死要面子，受不了当面批评。
针对不同特点的人要采用不同的批评方式，对自觉性较高者，应采用启发式自我批评法；对于思想比较敏感的人，要采用暗喻批评法；对于性格耿直的人，采取直接批评法；对问题严重、影响较大的人，应采取公开批评法；对思想麻痹的人应采用警示性批评法。在进行批评时忌讳方法单一，生搬硬套。
正确的批评要求细致周到，恰如其分，普遍性的问题可以当面进行批评，对于个别现象就应个别进行。另外，也可以事先与之谈话，帮他提高认识，启发他进行自我对照，使他产生“矛头不集中于‘我’”的感觉，主动在“大环境”中认错。另外，还要避免粗暴批评。
对下属的粗暴批评不会产生很好的效果。员工听到的只是恶劣言语，而不是批评的内容。他们的心中充满了不服和哀怨，容易使其产生逆反心理而不利于问题的解决。
要学会运用“胡萝卜加大棒”的策略，防止只知批评不知表扬的错误做法。在批评时运用表扬，可以缓和批评中的紧张气氛。可以先表扬后批评，也可先批评后表扬。
批评还要注意含蓄，借用委婉、隐蔽、暗喻的策略方式，由此及彼，用弦外之音，巧妙表达本意，揭示批评内容，引人思而领悟。万万不可直截了当地说出批评意见，开门见山点出对方要害。
在批评时，可以运用多种方法。如：
通过列举分析历史人物是非，衬托其错误；
通过列举和分析现实人物的是非，暗喻其错误；通过分析正确的事物，比较其错误；
还可采用故事暗示法，用生动的形象增强对他的感染力；笑话暗示法，通过一个笑话，使他认识错误，既有幽默感，又使他不至感到尴尬；轶闻暗示法，通过轶闻趣事，使他听批评时，受到点影射，也易于接受。
总之，通过提供多角度、多内容的比较，使人反思领悟，从而自觉愉快地接受批评，改正错误。
对于十分敏感的人，批评可采取不露锋芒法，即先承认自己有错，再批评他的缺点。态度要谦虚，谦虚的态度可以使对方的抵触情绪很容易消除，使他乐于接受批评。例如，可以对人这样批评：“这件事，你办得不对，以后要注意了。不过我年轻时也不行，经验少，也出过很多问题，你比我那时强多了。”
有时一些问题一时未搞清，涉及面大或被批评者尚能知理明悟，则批评更要委婉含蓄。先表明你的态度，让下属从模糊的语言中发现其错误。但是，也不能一概而论，对严重的错误，应当严厉批评。另外，对于执迷不悟者和经常犯错误者，都应作例外处理。要么是他们改正错误，要么是你不用他们。
（2）选择适宜的时机。
批评下属是每个领导的重要课题。如何在适当时机提出中肯的忠告？
①批评需要一定的前提。首先批评和接受批评的双方应该以足够的信任为基础，如果无法取得对方的信赖，即使所持的见解确实言之有物，见解精辟，却依然无法令对方折服。其次，批评者必须有纯正的动机和建设性的意见，在进言之前先要确定自己的言行有助于对方，而且确能发挥实际效用。有许多批评，经常以“我只是想帮助你”为由，事实上却为了一己之私。第三，你和被批评的对象之间有足够的关系，构成批评的理由，而你又有足够的时间分析自己的看法。
真理并不是任何人所能垄断或独占的，当我们观察别人时，总免不了以个人有限的经验和一己的需求作衡量尺度，难免失之偏颇，最好的办法就是在提出批评之前，先请教第三方，使你的言论更能切合实际，合乎客观。
②时机必须适当。当一个人心平气和较能以客观立场发言时，就是谈话的适当时机。假若你心中充满不平，随时可能大发脾气，那么最好先让自己冷静下来，因为过分情绪化的表现，不仅无济于事，反而有害。
掌握事情发生的时效，在人们记忆犹新之时提出批评。假如你在事情发生几个月以后才提出来，这时人们的记忆已经模糊，你的批评反容易使对方留下偏颇不公的印象。
除了个人的心理状况外，也要把对方的心理状况考虑在内。你应该在对方事先已有心理准备，并且愿意聆听的情况下，提出批评。假若对方情绪低落，那么就等到他恢复冷静时再说出你的看法，假若对方向你寻求帮助时，你也应该尽可能把事实告诉他。
（3）用词要恰当。
“你是骗子”、“你太没有信用”，这样的话，除了刺伤对方和使自己恼怒之外，没有别的好处。批评对方只要评论事实即可，即使是对方没有信用也不能如此当面斥责。此外，千万不要否定部属的将来。“你这人以后不会有多大出息”，“你这样做没有人敢娶你”，“你实在不行”。领导是不该说出这样的话的。要以事实为根据，就事说事，就部下目前情形而论，不要否定部属的将来。
避免做人身攻击，例如开门见山地说：“你工作不力！”这类批评容易引起对方的不满，甚至导致冲突；妥当的方法是举出具体的事实：“你的报告，比预计的进度慢了两天。”
批评和训诫要灵活。
适度的批评能达到批评的最好效果。
批评要看对方的性情如何，因人、因事、因时而异。