对外交往不可少
所谓职场对外交往，是指职场中的有关人员（主要是领导者和管理人员）与本组织外的组织或个人，包括有关异国的组织与个人间的友好往来。整体概述职场对外交往，其可分两类，一是与国内广大组织和个人间的沟通交流；二是与国外组织或个人的交流合作。
例如，任何一个企业组织，作为一个经济组织，它的原料供应、产品销售，都需要依赖外部组织和市场。因此，对外的商贸往来则是必不可少的；同时，作为一种社会组织，企业又要与文化、教育、卫生、体育、环保、公安等各部门，甚至军事部门发生往来。由此可见，对外交往对任何一个组织中的领导者和管理者而言，其意义都极其重大。内部与外交，是相互配合，相辅相成，缺一不可的。
职场对外交往，对于完成好本职工作而言有着举足轻重的作用。
1.沟通信息，交流情报
通过对外交往，“外交”人士可以适时把握或获取所需信息。然而，有时一些词句虽是在言谈中无意表露的，然而却是说者无意，听者有心。由此可以领会，在西方国家，往往有企业的总经理在一周的某个晚上宴请各方人士，听他们随便“神聊”。
2.取长补短，交换资源
每个组织的资源优势各有不同，因此，要取长补短。这里所说的资源包括各种物质、资金、人力、技术等，也包括自己所生产的物质产品和精神产品。领导者通过与外界的沟通与交流，可以和外部组织签订有关协定，各取所需。对于企业组织来说，通过对外交往，可以销售本组织的产品，获得生产资料、资金、技术等。
3.建立信誉，塑造形象
在对外交往中，“外交”人士通过自己的细节处的言行举止，为他所代表的组织塑造良好的公共形象，而外部组织的有关人员就是通过“外交”人士的一举一动来了解他的组织。任何组织都需要在对外交往中有良好的信誉，而这个信誉正是通过对外交往逐步建立起来的。
在发展社会主义市场经济、改革开放的今天，任何一个组织都需持续地、有规划地对外交往。对于面向商品经济市场的企业而言，需要在高度的社会分工的基础上从事经营，从而需要扩大对外交往。因此，外交家优秀的品格和素质是现在职场中必备的。因此，现代领导者的外交素质的培养是十分重要的。试想，在包括国际交往在内的对外交往不断扩大和发展的今天，一个领导者在外交场合不拘礼仪，不懂得国际交往中的惯例，不懂得与外界人员进行信息沟通的技巧，不懂得如何欣赏艺术，甚至不懂得怎样来谈话和交流思想，那么，他的外交任务必然无法完成。
现代社会中的任何组织，都是一个对外开放的系统，相对而言，它更加需要的是各种资源源源不断地供应，需要各国组织建立广泛的友好合作关系。
职场对外交往的一般性要求
在对外交往中，“外交”人员往往会受到一般性要求的影响，这些要求主要有以下几个方面。
1.自信心
在对外交往中，对外交往者代表着一个组织的形象。与他人交往，目的是要商定某一协议，解决某一问题。因此，自信心在对外交往者的身上就显得十分重要。没有自信心，往往会被对方忽视，在交往中处于被动、劣势地位，从而不利于交往目的的实现。对外交往者的自信心是他所代表组织的有力量的表现。为此，对外交往者应该做到：
（1）给予自己充分的肯定。拿破仑曾经说过：“在我的字典里，没有‘不可能’这个词。”在外交场合，领导者应经常提醒自己：你拥有和对方一样的天赋，并且具有别人所不具备的特长与优势，因此，应该充分地相信你自己。
（2）主动去评估对方。在对外交往中，如果你能仔细观察对方的言行举止，找出其缺陷与不足之处，并主动地评估对方，就可以从内心产生与对方平等的心理关系，从而有利于树立自己的自信心。
（3）主动进攻。在对外交往中，应主动地和对方打招呼，对对方的人进行强有力的把握与控制，开个无伤大雅的玩笑，这些都会帮助自己从精神上消除紧张感，从而有利于树立自己的自信心。
2.灵活性
在外交活动中，既要讲究原则性，又要讲究灵活性。原因是：在外交场合中，情况不会一成不变。双方处于对立状态，又是代表不同的两个利益组织的双方，而且双方都会巧妙地运用计谋。因此，只有讲究灵活性，运用巧妙的手法灵活地处理问题，才能取得对外交往活动的成功。在对外交往活动中，往往出现事先没有预料到的和没有准备的情况，如果出现这种情况，必须认真地下“场外”功夫，拥有基本的知识储备，培养快速反应能力，锻炼临场应变能力，同时，在上场前，充分地准备一些资料，多拟定一些备用方案，这样就能随机应变，不断地修正对策。当然，必须在适度的情况下进行灵活应变，灵活性必须在原则性的指导下。因为没有原则，则谈不上灵活。
3.幽默感
幽默总是与智慧、爱心结伴同行的，每一个具有幽默感的人，都为人亲近、心胸宽广、处事豁达，拥有随和的性情和敏锐的洞察力。幽默是思想、爱心、智慧和灵感在语言运用中的结晶，是一种良好修养的标志。因此，有关人士在外交场合往往会关注对话的幽默性，这有助于树立说话者的良好形象，使听者对他过人的智慧和良好的修养留下深刻印象。
在对外交往场合富有幽默感，可以创造一个轻松愉快的谈话环境，使双方可以较顺利地进行心灵的沟通。尤其在双方交谈处于矛盾和紧张的情况中时，一句幽默的话就可以使谈判的气氛变得轻松和自然。同时，幽默还能帮助讲话者克服自卑、树立强烈自信。幽默的语言可以帮助说话者在外交场合树立自信心。所以，经常出入外交场合的人们应努力培养自己的幽默感。为此，应不断学习文化知识，提高文化修养，加强学习能力，同时，还应时常调节和放松自己的神经，努力做到松弛有度，充分发挥自己的想象力。
4.自控力
在对外交往场合，双方发生矛盾是时常发生的事，尤其在外交谈判中，随时随地充满着矛盾和冲突。在这种情况下，自控力是一名外交人员很有必要具备的一种能力。在气氛紧张的时刻，应能够控制住自己的情绪，一个人是否有修养，在此刻就可看出，他是否可以保持冷静，也是有力的表现。如果能够良好地对自己的情绪进行有效的控制，就能够冷静地分析问题，从而能够正确地解决双方的矛盾和冲突，确保谈判成功，建立愉快的合作关系。据有经验的人士说，在谈判紧张的过程中如能够控制好自己的情绪，并表示对对方心情、处境的理解，就会对对方的心理产生改变：从强硬到弹性，从不让步到让步，从敌对到合作。
要想具备控制情绪的能力，前提是要学会忍耐。俗话说，“宰相肚里能撑船”“小不忍则乱大谋”。忍耐本身就是一种艺术，更是一种良好的素质的体现，而善于思考和经受磨炼是培养良好忍耐力的必要条件。并且，可以时常用俄国作家契诃夫的话提醒自己：“让自己的舌头在嘴里先转上十圈”，转过十圈之后，心中的火气便减弱多了。
5.庄重的仪表
对于仪表的讲究，在对外交往场合中是非常重要的。在这方面，敬爱的周总理做出了榜样。他为自己的仪表设计了一个标准，即“面净、发理、衣整、纽结、头容正、肩容平、背容直、气象勿傲勿怠、颜容宜和宜静宜庄”。周总理将此视为信守一生的准则，他的风度和仪表堪称楷模，一直为世人所敬仰。在这方面，我们都应将周总理视为优秀的榜样。
要想具备控制情绪的能力，前提是要学会忍耐。俗话说，“宰相肚里能撑船”“小不忍则乱大谋”。忍耐本身就是一种艺术，更是一种良好的素质的体现，而善于思考和经受磨炼是培养良好忍耐力的必要条件。
如何应对不同类型的人
以下是外交活动中常见的几种类型的人。
1.死板僵化的人
你要费些工夫，仔细观察，注意这类人的一举一动，从其言行中找寻他所关心事物的重点在哪里。你可以和他随便闲聊，只要能够使他回答或产生一些反应，那么，其他的困难便会迎刃而解。接下来，你需要利用话题进行深入探讨，让交往对象充分表达自己的意见。
2.傲慢无礼的人
如果交往中遇到了傲慢无礼的人，则对待这一类型的人需处理得当，说话要简洁有力。并且需要提高警惕，以免掉进他的圈套里。
3.沉默寡言的人
与这种人交流时，最好的方式是直截了当，让他明白表示“是”或“不是”，“行”或“不行”。
4.深藏不露的人
遇到这种人时，你只需将准备充分的资料拿给他看，让他根据你提供的资料，作出最后决断。
5.草率决断的人
遇到这种人时，最好把谈话分成若干段，谈话每进行一部分就征求他的意见。没问题了，再继续进行下去，如此，才会避免错误或引起不必要的麻烦。
6.顽固不通的人
与这种人交往时，如果用尽各种方式、办法，事情仍无进展，你不妨及时抱定“早散早脱身”的想法，随便敷衍几句，留待以后有机会再与之交往，不必此时耗时费力自讨没趣。
7.行动迟缓的人
对于这种人，即便事情已经十万火急、你已经焦急万分，他都不会为之所动。此时，你最好耐住性子，尽可能配合他的情况去施展“外交”手段。
8.自私自利的人
当我们不得不与这一类人接触、交涉时，只有暂时按捺住自己的厌恶之情，如此，职场外交就会大获成功。
现代职场的外交需要与形形色色的人交往，当然，对待不同的人所用的交谈方式也应有所不同。在进行职场外交活动时，需要先对交往对象的类型有个大致了解，这样，交谈起来便会比较顺畅。
用提问打开彼此的心扉
在职场交际会话中，提问应答水平在了解对方、促进沟通交流、获得有用信息等方面有很重要的意义。一个善于提问的人，不仅能全面地把握交谈的浓度与方向，而且还能开启对方的心扉、拨动对方的心弦，建立感情、增进友谊。
在1956年苏伊士运河事件之后，为了报道中国人民支援埃及人民反英侵略的斗争，一位记者去采访一位曾随中国商品展览团去埃及的工人，向他抛出一个文绉绉的问题：“埃及人民如何反对英国殖民主义？”没想到，这位工人文化水平不高，顿时答不上来了。
采访出现的尴尬局面，使那位记者意识到自己的问题“太没水准”。
事实上，职场外交中，在和人民大众交往时，也会遇到这样的尴尬。那么，怎样提问才会避免这些问题，显得水平高呢？以下有几点可以参考一下。
1.因人而问
人分男女老少，每个人都有自己的性格特点，有不同的知识层次、生活环境等。因此，不可“千人一问”。所谓“因人设问”，主要在于：
第一，场合不同，提问内容也要不同。对久未谋面的老朋友，私聊的时候可能互相询问：“你的薪水多少？结婚了吗？”而在公共场合则不行。
第二，即使内容相同，对象也会不同。那位记者所谓的“太没水平”，说的便是没有针对对象提问。后来，当他改问“埃及人民对英国人怎么样”时，对方立刻滔滔不绝地说开了。由此可见，要想让别人对你畅所欲言，就要“量体裁衣”，看什么对象提什么问题。
2.适时而问
职场外交要会看时机说话。不该说这话的时候说了，叫做浮躁；该说这话的时候却不说，叫做隐瞒；不看对方脸色便随便乱说，叫做睁眼说瞎话。一般来说，当对方很忙或正在处理急事时，不宜提无关紧要的问题；当对方伤心失常时，不宜提太复杂生硬的、会加重对方不快的问题；当对方遇到挫折或麻烦、需要单独冷静思考时，最好不要提任何问题，以免让对方心烦意乱。
提问要讲究适度得体。所谓适度得体，一是措辞严谨，二是不唐突，不使人难堪。
某教士在做礼拜时突然烟瘾大发，随即问其上司：“我祈祷时可以抽烟吗？”这么发问怎么不会受上司的呵斥？后来，另一位教士也忍不住想吸烟，却以另一种方法问道：“我吸烟时可以祈祷吗？”上司竟允许了他的请求。前者不假思索，而后者巧于措辞，同样的请求就有了截然不同的结果。
在职场外交中与众人谈话时，有些人经常如此发问：“不知诸位有何高见？”一句话就把别人想说的话给“堵”回去了。倒不如说：“各位有什么想法呢？”朴质无华，反倒更容易让大家畅言。可见，提问要琢磨好自己的措辞。
而且，精巧适度的提问，不但不会使人难堪，反而使人明知其难也乐于回答。1981年4月，瑞典首相费尔丁访华，与中央电视台记者有这样一段对话：
记者：不知道是否可以向首相先生提出一个有关家庭生活的问题？
首相：可以。
记者：你在首都工作，而你的夫人和孩子却在农村，不知道你的家庭生活是怎么安排的呢？
要求一位首相自己陈述家庭生活的内幕，原本就有点难为情，而如果拒绝，也会令记者本人难堪。然而，由于提问得当，使双方都避免了僵持，因此，记者达到了采访目的，费尔丁也没有为难人，而是乐于回答。
3.尊重被提问者
要做到尊重被提问者，就应站在对方立场上考虑，提问人应注意以下事项：
（1）提问者要做好准备。
（2）不可将提问变成拷问。
（3）提问时不能带有偏见。
（4）不要提含糊其辞的问题，不要提容易对自己不利的问题。
（5）提问越短越好，而所作的回答要越长越好。
（6）提问后允许对方有思考作答的时间，不要随便搅乱对方的思路。
尊重对方，一定要注意态度和语气，尽量营造“问者谦谦，言者谆谆”的气氛。然而，更重要的，提问要体谅对方，考虑好怎样表达问题才能使对方愉快地给予答复。
职场外交人员在交流中的注意事项
在社交活动中，与人交谈的目标是为了沟通思想、增强知识、升华友情。我们希望通过言语交流，尽力使自己的观念和思想为对方所接受，同时也希望对方可以把自己当成朋友，向自己倾诉肺腑之言，畅谈其内心世界的真实想法。为此，职场外交人员在交流中应注意如下几点。
1.营造一个良好的谈话氛围
职场外交中的交流，首先要设法制造一个轻松的谈话氛围。我们时常看见一些职场人士在熟人面前谈天说地，兴致极高，而一旦见到陌生人便少言寡语，噤若寒蝉了。其实，一个人说话的胆量大小，说话水平的发挥，与当时的氛围相关甚密。说话时的气氛好，人的兴致便高，情绪便高昂，谈兴也较高，这样便会减少压力，倾心畅谈；而说话时的氛围不好，人的情绪便很难调动起来，会觉得无聊，自然也就失去了谈话的兴趣。因此，为了使交谈比较欢快，职场外交人员应设法创造出一种能达到谈话高潮的轻松和谐的气氛。
2.设法激发和引导对方谈话