策划访问是一种意识，更是细致而又艺术的工作，要通过各种准备工作来体现。
准备工作是由系统地考量、周密地盘算获得的，它们具体而又具体地对应着未来的每一步骤、每一情境。“一个记者没有适当准备就进行采访，好比一个没有领航员的驾驶员在开飞机一样。他们也有可能到达目的地，但是盲目地飞行毕竟不是达到目的地的最好的办法。”“采访前的准备工作和采访时怎么提问题，采访后怎么写具有同样的重要性。”
一、报道形式的选择与考虑
采访者在全面开展采访中，应当有最终的表现意识，借着这互渗的思维，他应该而且可能考虑到必要的资讯与其形、色、貌、神，甚而事件的“气息”。老记者田流有论：“采访过程中就要想着如何写作、如何表现，而且随着采访的展开和进行，如何表现的问题，应该越来越占重要位置。最好是采访完了，稿子也写出来了，最少‘腹稿’已经完成。”
提及这一点，我们自然会回到报道形式或日文体上来。因为，在不同的报道形式中，记者所要涉及的人、物、事有其相当的悬殊。如果是写消息，记者关键的征服点域在于时间、地点、人物、事件、原因、结果这些概括性、信息方向性较强的资讯。报社派记者马特·戴维斯采访出席联邦政府拨款会议归来的市长先生，写一条消息。记者第一步先弄到一张联邦政府拨款会议日程表。看完这份表，他去资料室查阅市政府的预算，目的是为了解目前市政府从联邦政府得到多少拨款。几分钟之后，他对此了然于心。他打电话与采访对象约定见面时问，然后，在有空余的这段间隙，走访了平素采访市政厅的记者，这位忙于撰稿的市政厅记者告诉他，许多议员认为，市政府应该从联邦政府获得比现在更多的拨款。戴维斯如期见到了市长，几句玩笑之后，话题很快集中到一次“不知是否能拿到经费”的会议上来。市长终于告
密苏里新闻学院写作组：《新闻写作教程》，新华出版社1986年8月版，第72页。
密苏里新闻学院写作组：《新闻写作教程》，新华出版社1986年8月版，第72页。
回田流：《我这样当记者》，人民日报出版社1984年版，第25页。诉戴维斯，如果市政府对有条件申请联邦拨款的所有项目都提出申请的话，它另外可以再拿到两百万美元拨款。结束访谈后，戴维斯回到办公室，又给几个市议会议员打电话，询问他们关于此事的意见。依此材料，戴维斯写成了他的一条消息：
毛里恩·兰可维奇市长星期三透露，斯普林菲尔德市纳税人去年花了两百万美元做了一些本来应由联邦政府拨款兴办的事。
兰可维奇说，虽然去年市政府从联邦政府获得430万美元拨款，但是由于疏忽大意错过了另外申请200万美元，因为市政府官员们不知道可以拿到这笔款项。
市长上星期末参加在堪萨城举行的地区市长会议时获悉了联邦政府的这些项目。
消息的写作不受规模的限制，也易摆脱许多因素的纠葛，是在时间暴君控制世界中灵活而自如的报道方式。
假如换成特写，则要控制的信息就要复杂得多。消息只关心报道事实，特写则允许采用讲故事的技巧，它要求新闻报道者用文字作画，引导读者在有趣的世界中进入交流空间。以人物特写为例，他要寻找一个兴奋点、一个片断，并使之成为聚集点，放大处理它。
星期五晚上是巡警理查德·杰克逊供职以来最倒霉的一个晚上。
下午4点30分，他接了班。5分钟后，他穿好警服。在检查衣着是否整齐时，不慎将警棍掉在地上。当他弯腰去拣时，却把裤子的后裆给绷开了。5点50分，他惹怒了一条狂吠的狗。半小时后，他到县医疗中心去包扎被狗咬伤的腿。7点刚过，杰克逊在梅因街截住了一辆超过时速限制的汽车。开车的原来是一名缉毒侦探，他正在追踪一个贩卖海洛因的嫌疑犯。
9点50分，他被叫到一家酒馆去制止正在发生的斗殴。他不幸被打得鼻青脸肿，头部被威士忌酒瓶砸破。半小时后，他再次赶到县医疗中心去包扎伤口。
11点40分，他第三次来到县医疗中心，因为在追捕一名盗窃嫌疑犯时，他被一条齐脖子高的晾衣绳绊倒，右腿被碎玻璃划破。
他从医疗中心出来，准备在12点零5分回到警察局去交班。他在十字路口等红灯时，一辆汽车撞了他的巡逻车的尾部，只有这一次杰克逊才幸免受伤。
12点半，杰克逊终于一瘸一拐地离开了警察局大楼。当他来到停车场时，发现又有一桩案子需要报告：
被盗物品：1973年产的比克牌轿车一辆，车号JG～805。
失主：理查德·杰克逊，31岁，家住绿林大道2126号。
这是一篇典型的特写，记者采写了巡警杰克逊的不幸遭遇，富有“黑色幽默”的特点。他的故事处处显示了一个平凡的巡警日常生活中让人感兴趣的人情味，它们活脱脱地构成了这一生命体的有机状况。在作为特写处理时，记者的敏感处处绕着有趣味来转，在记者的“武库”里可用的材料是那样的可人，例如绷开裆的裤子、截住缉毒侦探的尴尬等。这些在消息的采写中则绝对没有必要。假如改写成消息，它可能是这样的：
星期五晚上，巡警理查德·杰克逊在值勤时三次受了而不得不去医院治疗。他还卷进了一次小小的车祸。下午5点15分，31岁的杰克逊被狗咬伤；晚上9点50分，在一家酒馆被酒瓶砸破了头；11点40分，在追捕一名嫌疑犯时跌倒，腿被碎玻璃划伤。每次受伤后他都去县医疗中心包扎治疗。一个名叫贾克·史密斯的人，因为在酒馆里寻衅闹事并打伤警察而被逮捕。这个人今年38岁，家住梅园街19号。今天凌晨零点过五分，在马思街与克洛佛街交叉路口处，杰克逊的巡逻车尾被琼·赖利夫人驾驶的汽车撞坏，但两人均安然无恙。
看得出来，在材料的选取上，两者相殊甚远。假如是一篇通讯，那可能涉及的东西更加有意思。它可能涉及杰克逊的个人历史资料、他的理想、他的同事对这些际遇的评价，以及一系列的社会资讯……最终，记者可能会写出一个现代警察问题报告来。那时候，气氛会更紧张一些，涉猎的人与空间会更大些，案头工作要更复杂一些。一开始，记者会先作某些钓鱼式采访，先把网撒开，尽可能多地捞取资讯，然后再逐渐缩小与集中。想想一个需要花费几年时间，耗掉大量精力的报道的繁难度，想想人所共知的有关“水门事件”的调查，就会理解在这些以深刻、系统见长的新闻报道中采访是多么复杂。
必须予以说明的是，这里并不推崇体裁决定论，只是强调明晰的体裁意识对于采访是一种有影响的力量，绝不可平凡视之。至于体裁的最终选择，不论是在采访前(采访第一阶段)，或在采访进行中(采访的第二阶段)，都要在具体的操作情境中依实际的心境、认知、感悟来运思劳作，不可泛泛而论。
二、必要的知识与情况的准备
记者于深深地潜航前，必须有一定的准备，了解与掌握有关知识与情况，否则，一定失败。
故事一：1946年夏，萧乾自欧洲返上海途中，见到久别的同学李宾，李给萧乾一张名片，希望萧乾去看他。萧乾如约去看这位老同学。他的家住在半山，是一座3层小楼，楼下两扇大铁门。萧按了门铃后，大铁门上开了个小洞洞，里边人问找谁，萧乾答日：李先生。又递进自己的名片。不一会，大门打开，萧被让至客厅。当一位中年美髯公出现后，管家说：“这是李济深先生。”然后又报了萧乾的名字与《大公报》记者头衔。李济深先生以为是《大公报》来访，所以格外郑重。萧乾却由于最荒唐的错误十分尴尬，发问简直不知所云。“访问”结束后，萧才小声问管家“李宾住在哪里?”“就在三楼。”由于事先的草率，终于导致了萧乾称之为的“一次尴尬的访问”。
故事二：为重新发行的影片《乱世佳人》首映，费雯丽到达亚特兰大。一位记者问她在这部影片中扮演了什么角色。费雯丽当然对这样的访问不感兴趣。
故事三：作家伯纳德·德·沃托到达康涅狄格州哈特福德市不久，一位记者问道：“我可以采访你吗?”“好极了。”德·沃托说。“对不起，”记者说，“我实在没时间去查，请确切地自我介绍一下好吗?”作家答道：“年轻人，如果你没时间在《名人录》或你自己的书房里查一查，把它搞清楚，我也没有工夫跟你谈。”
故事四：中央人民广播电台一位记者去采访西北大学物理系一位研究“基本粒子”的教师。由于不懂对方的专业知识，便笼统发问，结果，对方也笼统回答，收获甚微。第一次失败后，记者费心学习有关“基本粒子”的知识，第二次的访谈便深入而又生动。这位健谈的专家侃侃而谈，一讲就是三四个小时，原先的问一句答一句的尴尬再也没有出现。
经验丰富的记者一致认为，每采访1分钟，至少要准备10分钟。
日本记者辰浓和男介绍，K记者到西贡赴任时，同行纷纷议论：“好家伙，把调查部搬来了。”这位记者从东京搬到西贡的文献、剪报之类，多得惊人。同越南有关的资料，不论日文的还是英文的，搜罗殆尽。他所写的有关城市形势的分析极为成功，与其讲求精湛的准备分不开。
1994年5月，中央电视台一位年轻的记者，也是依靠认真与科学的准备赢得了采访的成功。96岁高龄的周谷城病卧榻上，面对记者的要求，老先生表示只能讲一句话。这位记者镇定自若，他以叙旧似的语气问道：“听说在五·四运动的游行队伍里您曾跑掉过一只皮鞋?”周谷城先生听后很吃惊。结果，谈兴大发，访问整整持续了一个下午。
奥里亚娜·法拉奇总是在访问前做好准备工作，例如访问邓小平之前，就读了好几公斤的材料，因此，她对邓的生日、经历、脾气等十分熟知，谈话激烈而又十分妥帖。
美国电视记者迈克·华莱士1986年9月在中国成功地访问了邓小平。访问前，他“读了许许多多有关邓小平的书籍和剪报”，还“同一些见过邓小平的人交谈”，了解邓小平的“性格和特点”。到了北京后，他又到中央新闻纪录电影制片厂和中央电视台借了纪录片和录像带，看了邓小平和刘伯承在解放战争中指挥战斗的书籍，了解邓在十二大和在各地视察活动的情景。华莱士给自己定了一条规矩，至少在准备好30个或40个扎扎实实的问题以后才去采访。
美国名记者威廉·曼彻斯特解释说：“我认为事前准备至关重要。”在采访肯尼迪总统之前，他查阅了总统召见的特别助理和内阁顾问名单，发现他们当中百分之八十的人与总统年龄相仿。因此，曼彻斯特在采访中问肯尼迪是否是个“同代人主义者”。这种新颖、别致、有特征的问法让肯尼迪玩味不已，从中得到一种新的乐趣，采访十分顺利。曼彻斯特说：“真正第一流的采访可以让一个能言善辩的采访对象如醉如痴。如果他人了
见虞家复：《“我想再次采访邓小平”》，《中国记者》1987年第5期，第18页。迷，采访就会顺流直下，你将从他身上得到更多的东西。这都取决于你事前花了多少工夫。”
这种工作的重要性在对抗性相对明显的采访报道中更为显著。除非你拿出强力证据，否则，没有人会自’愿地被你强力揭露。美国政治记者理查德·里夫斯说：“在与那些你有理由认为他们会试图欺骗你的人打交道时——我认为每个政客都是这种人一一应该仔细地调查一下过去他们对各种问题说过些什么，然后向他们提出同样的问题，而不告诉他们你已经知道他们以前回答过这个问题，看看他们的回答怎样不同。”
另一种方法是搞清一些已有的信息，并由其中获得理想的谈话契机。例如奥利亚娜·法拉奇讽刺费德里科·费里尼：“连朱塞佩·威尔第都没有您被人写得多。您是当今的朱塞佩·威尔第。你甚至模样都和他很像，尤其是帽子。不，为什么您要把帽子藏起来?朱塞佩·威尔第经常戴那样的帽子：黑色、宽边。”甚至由当天的媒体上都可以找到谈话的角度与契机。信息就好比空气，它能将交流空间扩张到让人吃惊却又可以享受无穷的地步，有心的记者会发现，通过知识获得解放绝不是一句空话。
通过案头调查或各种方法的介入，记者为进一步的展开访问赢得了底气与问题的针对性。同样，也是赢得对方尊重的有效手段。《第三帝国内幕》的作者阿尔贝特·施佩尔有论：“调查是神奇的钥匙。如果来访者显示出对某一课题下了工夫，熟悉它的重要性，了解这一领域的发展趋向和人物评论，很少有人会拒绝他的采访。记者，甚至新手，不应该低估他们自己的作用。他们是从专家通向公众的桥梁。专家常常不能直接与公众交流，因而欢迎见闻广博的发问者。”
引自约翰·布雷迪：《采访技巧》，新华出版社1986年8月版，第49页。
引自约翰·布雷迪：《采访技巧》，新华出版社1986年8月版，第50页。
引自约翰·布雷迪：《采访技巧》，新华出版社1986年8月版，第51页。
不止于斯，一个有充分准备的采访者知道他采访的根本目的，并善于在真正的交流中判断回答是否真实，应怎样调整。赫赫有名的法拉奇就是一名行止得当的访问大师。在采访海尔·塞拉西时，这位埃塞俄比亚皇帝拒绝谈受他信任的两兄弟门格斯图和杰尔马内·内瓦伊发动的政变。法拉奇先提了一个显然无关的问题：“陛下，如果您不愿谈某些事，那么还是再向我谈谈您本人吧。据说您极其喜爱野兽和婴幼儿。我能否请问您是否也同样爱人呢?”他回答说他只喜爱有勇气、有尊严的人。于是她抓住这个机会提出了关键问题：“陛下，那次政变的两位领导人也有尊严，也有勇气。”海尔意识到自己中了圈套，便恼羞成怒地坚令她改变话题。法拉奇是自由转换法的高手，她在充分掌握情报的基础上最大限度地享受采访的快感。
对这种称之为Desk Research的调查的展开有必要予以警惕。在第二手资料中往往有隐藏着的危险。奥里亚娜·法拉奇就曾发现，亨利·基辛格比她从材料中看到的要内向得多，南越总统阮文绍则较之案头调研的要开朗得多，只有名导演阿尔弗雷德·希区柯克与她事先读过的介绍太像了，像得让人透不过气来。调查者不管由什么地方获得资讯，都应当有一定的反思习惯与存疑意识，结合更多的资讯作出最终的处理。
成功的案头调研人员应当注意如下几方面：
1．对所调查内容的相关资料做广泛搜集、整理，并作有效分析。
2．明确的社会学意识及系统观念，以便得悉并披露资讯中所隐含的意义及衍生的新机会。
3．擅长表达事实，包括口头表达及书面表达。
4．熟悉、耐心与细心于资料内容分析。
至于要涉及的文献资料，则包括人物传记、传媒相关报道、各种名人辞典、各种索引类资料。