书城管理笑话中的管理学
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第26章 读笑话,谈时间管理(1)

★★乔治的遭遇——时间杀手(一):过多流连于与工作无关的事情

乔治正欲出差华盛顿,在机场候机厅里漫长的等待着实让他无聊,这时,他无意瞥见了候机厅角落里的一台体重机,便站了上去,只见屏幕上出现了一行“你是乔治,身高181厘米,体重78公斤,飞往华盛顿”的字样。

乔治很好奇,他下了体重机,随之戴了一顶帽子再次站在了体重机上,屏幕上依然显示出如下字样:“你是乔治,身高181厘米,体重78公斤,飞往华盛顿”。

乔治觉得这台体重机很神奇,他兴冲冲地跑到盥洗室摘掉帽子,换了另外一身衣服出来,他再次站到了体重机上,结果屏幕上显示的字样为:“你是乔治,身高181厘米,体重78公斤,你所乘坐的飞往华盛顿的航班已在三分钟前起飞了。”

趣评

在伏案完成工作的过程中,常常会穿插一些比工作更有趣、足够吸引人注意的事情,注意力从工作转向其它的事情,是不经意浪费时间的重要原因之一。

笑话中的管理学

除了绝对的工作狂外,对于很多人而言,工作是一种被动的臣服,个人臣服于金钱、成就和自我的认可,所以他们不得不工作,这并不是兴趣使然。因此在工作的过程中,尤其是进行一项乏味的没有乐趣的工作时,常常会出现很多的事情吸引着我们的注意,这些事情往往比所投身的工作更迎合我们的兴趣,像磁铁一样牵引着我们的注意力。比如,在网上搜索客户资料的时候,突然发现了一个有趣的网页,虽然这个网页的内容与目前所躬身的工作没有任何关联,但很多人依然情不自禁地想点击一下,随之浏览完一个页面再浏览另一个链接页面,不经意间,时间大量地流逝,等到回过神的时候,才发现真正应该完成的工作还没有取得一点进展。被兴趣所牵引,过多流连于与工作无关的事情是导致时间大量浪费的重要原因之一。

逃离工作、专注于感兴趣的事情时,好奇心像脱缰的野马一样四处奔跑,因此培养自我约束的能力是集中利用时间的最佳途径,所谓的自我约束能力就是所俯身的工作怀有使命感,当好奇心蠢蠢欲动时,可以成功地抵制住有趣事情的诱惑,哪怕参与那些事情的可以获得极为愉悦的心情,也能够毅然决然地不受他们的牵引。

是否具备自我约束的能力,是成功运筹时间的关键,也是卓有成效的管理者最重要的性格特质之一。

★岂有此理——时间杀手(二):拖延

一个维修工人提着工具箱来到了一座公寓的门前,他按了按门铃,一位太太出来给他开门。

维修工人礼貌地对这位太太说:“你好!我是维修工人,前来修理马桶的。”

“我家的马桶也没有坏,你是不是记错地址了?”

“没错啊,您是陈太太吗?”

“我不是陈太太,陈太太早在一年前就搬走了。”

“真是岂有此理!”维修工人气愤地说,“打电话叫我来修理,她竟然自己先搬走了!”

趣评

如果错过了正确的时间,即使做了有效的工作,也降低了工作的有效性。

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时间已逝,手下的工作却依然处于刚刚开始的阶段,无限的拖延导致工作进展缓慢;关于一个市场方案实施与否,由于难以度量实施的风险,于是管理层把方案暂时延后,经过了长时间的犹豫和踌躇后,终于决定实施此项方案,但此时方案能够发挥效用的环境早已发生了变化,方案已失去了现实实施的意义,上述行为便是拖延,前者多是由于漫不经心所致,或者对于工作的不情愿、反感、抗拒的心理阻碍了工作的进程;后者则来源于优柔寡断、力求万无一失的心理,在决策期间浪费了太多的时间,以致错过了方案发挥效用的最佳时间。

对于很多人而言,进行工作是迫于无奈,外在的压力和内在的压力让他们觉得必须去做某件事,于是他们便对工作产生了愤恨和极不情愿的感觉,此时,拖延就成了远离这种痛苦的防卫工具。还有一些人,当面对的工作任务过于困难时,他们往往觉得前路漫漫,目标实现的一天简直遥遥无期,过大的压力和飘渺的愿景也促使他们用拖延的方法自我防卫。为了解决由此而产生的拖延问题,可以把总目标分成若干个小目标,把整个工作细化为每一天的工作任务,开始工作时,只是想着今天所应该实现的小目标,这样能增加工作的使命感,促使有效利用时间。

在决策之时,有的管理者认为,审慎一些,将可能出现的由于实施决策所能产生的负面事件都考量一遍,才能避免决策的失误。然而,推迟或拖延做出决策,常常导致一个好的方案胎死腹中或者发挥不了既定的效用。按照20/80原则的观点,往往80%的决策结果中,起决定作用的事实只占全部事实的20%,因此,希望将所有的事实都考虑在内,是一种吃力不讨好的方法,只要关键事实支持方案的实行,管理者便应快刀斩乱麻,果断地采取某个方案,以免错失商机。

★回信——时间杀手(三):开门办公

弗兰西斯?克里克是英国著名的生物学家,他成名以后,每天都有大量的来信和很多的人来拜访他,这些事情使弗兰西斯应接不暇,无法全神贯注地躬身于工作。苦恼了一段时间后,弗兰西斯想出了一个办法,他设计印制了一种万能的回信,信的内容为:“克里克博士对来函表示感谢,但十分遗憾,他不能应您的盛情邀请而给您签名;赴宴作讲演;参加会议;赠送像片;充当证人;担任主席;为您治病;为您的事业效劳;充当编辑;接受采访;阅读您的文稿;写一本书;发表广播讲话;作一次报告;接受名誉地位;在电视中露面……”对方的来信提出什么要求,他就在相应的地方作记号答复。渐渐地,这些来信和来客便不再成为弗兰西斯工作的困扰了。

趣评

参与式管理的甚嚣尘上使得“开门办公”一度受到推崇,然而,虽然开“开门办公”的方式广开了言路,但是也使得管理者无法将一个完整的时间段用于案头的工作,直接影响了办公效率。

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在企业内部保持言路的顺畅,管理者可以及时获知来自中下层员工的想法和建议,为管理者做出正确决策和行使控制职能提供了基本保障,建议管理者开门办公的想法便建立在这种想法基础上。然而,虽然开门办公自然最大化地保证了下情上达,为员工向管理者提供建议和反馈意见提供了便捷的渠道,但是,如果管理者始终允许任何人随时与自己直接面谈,这便使管理者工作的有效完成失去了保障:管理者无法按照预定的计划完成工作,也难以全神贯注地处理办公桌上堆放的文件。

再者,管理者敞开办公室的大门,很多的人经过管理者的办公室,即使没有紧急或重要的事情,也会礼貌地进去与管理者打个招呼,这自然会干扰管理者的工作进程。因此,管理者随时地开门办公,对于管理者自身的工作效率而言,只能说弊大于利,管理者似乎已变为了公司的一个情报据点,吸收从四面八方涌来的各种信息,自己的本职工作无法顺利地进行。由此可见,开门办公影响了管理者对于时间驾驭的能力,管理者为了更高效地利用时间,应该有计划地会客,这样才可以保证自己有足够的时间处理手头的工作。比如,管理者可以将工作日的某一天的某一个时段设定为员工接待日,在这个时间倾听员工的意见,而且最好把接待时间安排在工作效率较低的时段,既充分利用了时间,也通过工作任务轮换的方式提高了工作效率。

★子贱为官——有效利用时间(一):授权

子贱是孔子的学生,他曾经奉命担任某地方的官吏,他到任以后,经常弹琴自娱,不问政事,但是他所管辖的地方却百业兴旺,人民安居乐业。卸任的官吏对此百思不得其解,因为他在任时每天勤勤恳恳,从早忙到晚,此地依然没有像现在一样井井有条。于是他请教子贱:“为什么你逍遥自在,不问政事,却能把这个地方治理得这么好?”子贱笑道:“你只是靠自己的力量来处理政务,这自然十分辛苦,而我却是借助下属的力量来治理此地。”

趣评

有的管理者事必躬亲,每天都忙得团团转,不要以为他们才是主管中的楷模,其实这只是说明他们是时间管理的失败者,克拉伦斯·兰德尔曾说:“我同情那些疲惫不堪,毫无组织的殉职者,却只赞扬他们的同情心。”

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哈默是美国著名的管理学家,他在纽约有一位客户,这位客户每天都忙得焦头烂额,当他在自己的办公室时,除了与客户进行电话联络外,还要处理桌子上的一大堆公文,公司大大小小的事情接踵等待着他去处理。

客户到加州出差时,哈默约他早上六点三十分见面,他必然会提前三个小时起床,处理从纽约公司转来的传真,一一答复后,再将传真回传给他的公司。哈默与他谈论,觉得他在太多的事务性工作中泥足深陷,而他的员工却每天都很轻松,只是做些很简单的工作,甚至不用动脑研究自己的客户,只要等老板的指示就万事大吉了。

客户无奈地诉说了他的苦衷,他认为员工不具备和他一样的能力,无法把工作做的跟他一样好。哈默对他说:“其一,如果员工都像你一样聪明,做的和你一样好,他们早就当老板了,没理由仍然做你的下属;其二,你从来没有尝试过让员工负责,你怎么知道他们肯定做的不好呢?”

经过与哈默的交谈后,客户改变了过去的工作方式,开始放权让有能力的下属独自处理公司事务,放权后,他的公司取得了很不错的业绩。

英国证券交易所前主管N?古狄逊根据自己的职场心得,提出了古狄逊定理,他认为:一个累坏了的管理者,是一个最差劲的管理者。有的管理者以自己为的工作能力为参考标准,对下属完成工作的能力持怀疑态度,贪恋对于公司事务的掌握权,总是认为只有亲自督战才能完美之至地处理公司各项事物,这种理念既违背了管理的真谛,也使管理者把太多的时间用于处理事务性工作,反而丧失了在重要领域发挥的机会。时间的有限性注定管理者要善于发掘下属的潜力,通过授权把一些工作分派给下属去完成。《吕氏春秋》有言,“贤主劳于求贤,而逸于治事”,真正高效的管理者是调兵遣将之人,而不是身处战场之中把每一个角色都客串一下。

实施“例外管理”法可以使管理者大大拯救在琐碎事务上浪费的时间,比如,管理者只让下属报告那些违反一般规定和制度的问题,对于可以参照规定解决的,则让员工充当仲裁官,以制度为准绳进行妥善处理。

★伤心的故事——有效利用时间(二):谨记目标

有三个人到纽约度假,他们在一座高层酒店的第四十八层订了一个套房。一天深夜,他们外出回来,酒店前台的女孩很抱歉地告诉他们电梯出故障了,大概两个小时后,维修工人才能使电梯恢复正常。三个人面面相觑,他们可不愿意在大厅就这么浪费两个小时,于是他们决定爬楼梯到达房间,并约定以轮流讲笑话的方式减轻爬楼梯的劳累。前两个人讲的笑话妙趣横生,他们不知不觉已经爬到了第三十八层。这两个人的其中一个对第三个人说:“老弟,该你讲笑话了,我们马上就要胜利在望了。”

第三个人拍拍口袋说:“我的故事很短,但却让人伤心至极,我把房间的钥匙遗落在酒店大厅了!”

趣评

如果他们在爬每一层楼梯的时候都始终谨记爬楼的目标是进入房间,或许就不会在爬到三十八层后才发现遗落了钥匙。暂时遗忘目标的后果之一是:伏在办公桌上工作了很长的时间,当想起工作的目标时,才发现上一个时间段所做的只是无用功。

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海恩利西·休利曼因为发现特洛伊遗迹而名载史册,在他很小的时候,他的父亲给他讲了古代希腊英雄叙事诗人荷马关于“伊里亚特”和“奥德赛”故事的时候,休利曼始终坚信特洛伊是真实的历史事实,于是他萌发了一个梦想,梦想着有一天能够找到特洛伊战争遗迹。在随之的几十年中,这个梦想一直盘亘在他的脑海里,为了实现梦想,休利曼先是白手起家,成了一位成功的实业家,继而,他又放弃了事业,将大部分资金投放到发现特洛伊遗迹的事业中。寻找了数年后,休利曼果然得偿所愿,成功地发现了特洛伊战争的遗迹。

休利曼目标明确,步步计划,终于使梦想从遥不可及的幻景变为了人生的真实。树立一个明确的目标,并始终把目标谨记在胸是高效利用时间的决定因素之一。目标驱动着行为的走向,是计划的直接来源,而计划像一架从现在延伸到未来的一架梯子,将管理者渐渐引向目标实现的一刻。管理者时刻铭记目标愿望和实现目标的要求,还有助于自己及时纠正工作中偏离目标的行为,通过实施修正举措返回到既定的轨道来。