书城管理行政工作制度规范与流程设计
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第33章 物资财产管理(3)

第三十二条固定资产账卡上金额以购入原价加改造金额为准与会计组核对,至于折旧额则由会计组按规定计算,每半年抄写财产目录分送各单位。

第三十三条单位主管移交时,应会同会计组办理固定资产移交。

五、物资财产盘点制度范例

现举某公司物资财产盘点制度范例,用以说明物资财产盘点制度中的目的及依据、范围、方式、人员及职责、准备工作、年终全面盘点、每月会计部门抽查、不定期抽查、盘点报告、现金、票据及有价证券、在制品、其他项目等相关条文的具体内容。

(一)目的及依据

第一条为加强各公司财产物资管理,特制定本制度。

(二)范围

第二条盘点范围包括现金、票据、有价证券、材料、在制品、制成品、外协加工料品、寄存品、代加工料品、寄库品、下脚品及固定资产等。

第三条固定资产的盘点应依据“固定资产管理规则”办理,其余各项,均依本制度办理。

(三)方式

第四条年终全面盘点。

第五条液体及特定项目按月盘点。

第六条会计部门每月抽查,抽查百分比以一年一周转为度。

第七条不定期抽查。

(四)人员及职责

第八条为搞好盘点工作,应设置盘点人、盘点记录人、盘点搬运人及盘点监督人。

(1)盘点人由财物经管部门提名,负责点计工作。

(2)盘点记录人由会计部门或指派人员担任,负责盘点记录。

(3)盘点搬运人由仓储保管部门担任,负责盘点时的料品搬运工作。

(4)盘点监督人由各公司(总)经理室、总管理处总经理室根据需要派员担任,负责盘点监督。

(5)各厂处、经理室、总经理室指定专人负责盘点筹划、联络等事宜。

(五)准备工作

第九条经管部门将应当盘点的财物预先准备妥当,备妥盘点用具,并由会计部门准备盘点表格。

第十条现金及有价证券应按类分别整理并列出清单。

第十一条存货的堆置,要求整齐集中,并置“标示牌”。

第十二条各项财物账册应在盘点前登载完毕,如因特殊原因无法完成时,应由会计部门将尚未入账的有关单据,如缴库单、领用单、交运单、收料单等,利用“结存调整表”一式二份,将账面数调整至正确的账面结存数。

第十三条盘点期间已收料而未办妥手续者,应另行补办。

(六)年终全面盘点

第十四条各公司(总)经理室应于上报(总)经理批准后,签发“盘点通知”通知各有关部门准备盘点,并于盘点前5天将盘点计划寄送总管理处总经理室,“盘点通知”应包含盘点日期、人员配置及注意事项。

第十五条盘点日期由各公司根据存量及重点现场公休情况自定。

第十六条盘点期间除紧急用料外,应暂停收发料,盘点期间所需用料,应于盘点3天前办理完毕。

第十七条年终盘点原则上应采用全面盘点方式,如确因事实所限无法采用时,应上报总管理处总经理批准后改为其他方式进行。

第十八条盘点应尽量采用精确的计量器具,避免用主观的目测方法,每项财物数量由双方确定后,再继续进行下一项,盘点后不得再提出遗漏的异议。

第十九条盘点时由会点人按实际盘点数翔实记录到“盘点统计表”一式二份,以黑色圆珠笔复写,并在盘点工作进行的同时编列流水号码,由盘点记录人与盘点人共同签注姓名、时间,如有更改,应经双方共同签认。

第二十条经管部门应根据盘点所得的结存量汇编“盘存单”,一式二份,一份自存,一份送会点部门,核算盘点盈亏金额。

(七)每月会计部门抽查

第二十一条每月抽查由会计部门主办,经(总)经理批准后办理。

第二十二条抽查日期及项目,以不预先通知经管部门为原则。

第二十三条抽查时应会同经管部门共同办理。

第二十四条盘点前应由会计部门利用“结存调整表”将账面数先行调整至盘点前正确的账面结存数,再行盘点。

第二十五条存货记录采用计算机报表控制的,应以收发存月(旬)报表为调整依据,如月(旬)报表来不及附送的,应先填写“结存调整表”的调整栏,由抽查人员与经管人员共同签章。

第二十六条每月抽查仍应填写“盘点统计表”及“盘存单”。

第二十七条液体及特定项目抽查范围由各公司自定。

(八)不定期抽查

第二十八条由各公司(总)经理室或总管理处总经理室根据实际需要,随时指派人员抽查。

第二十九条抽查时应会同经管部门及会计部门共同办理。

第三十条抽查程序与每月抽查相同,但“盘点统计表”及“盘存单”应再复写一份,交抽查人员。

(九)盘点报告

第三十一条会计部门应将“盘存单”的盈亏项目加计金额填入“盘点盈亏汇总表”及“项目盘点盈亏汇总表”各一式四份,送经管部门填写差异原因的“说明”及“对策”后上报,其中一份经最高主管签注后转送总管理处总经理室。每月抽查及不定期抽查,应在盘点后7天内,将“盘点盈亏汇总表”一份送总管理处总经理室。

第三十二条会计部门应将盘点结果及发现的异常事项及建议,写成“盘点报告”一式三份,经审核后,一份连同“盘点盈亏汇总表”及“项目盘点盈亏汇总表”于年终盘点后一个月内送总管理处总经理室备查。

第三十三条盘点盈亏金额平时仅列入暂估科目,年终时可以用净额转入本期“营业外收入”的“盘点盈余”或“营业外支出”的“盘点亏损”。

(十)现金、票据及有价证券

第三十四条各公司(总)经理室或会计部门,至少每月抽查一次现金、票据及其他出纳项目。

第三十五条现金及票据的盘点,应于盘点当日上班未开始收支前,或当日下午结账后进行。

第三十六条盘点前应先将现金柜封存,并核对账册后开启,由盘点记录人员与经管人员共同盘点。

第三十七条盘点记录人依实际盘点数翔实填写“现金盘点报告表”一式四份,经双方签认后将其中一份寄送总管理处总经理,寄送期限依前述规定。

(十一)在制品

第三十八条在制品的盘点以当月最末1天及次月1日进行为原则。

第三十九条在制品原则上采用全面盘点,如因成本计算方式无需全面盘点或实施全面盘点有困难者,应上报(总)经理批准后方可改为其他方式进行。

第四十条根据在制品的完工程度及液态物品的温度、密度等特性,各经管部门查制定盘点细则,以便盘点人员遵守。

(十二)其他项目

第四十一条外协加工料品由各外协加工料品经办人员会同会计人员,必要时同时会同技术人员,共同赴外盘点,其盘存表一式三份,由各外协厂商签认。

第四十二条寄存品应详列品名、规格、数量、金额、寄存厂商、结存数量,由寄存厂商签认。

第四十三条代加工料品应详列代加工料的品名、规格、数量、代加工厂商、价值及结存数额,由代加工厂商签认。

第四十四条寄库的成品应于盘点前全部清理出库,其未能出库者,应列明客户名称、品名、规格、原开统一发票号码、数量及寄存原因。

第四十五条销货退回的成品,应于盘点前办理退货手续,验收后及时列账。

第四十六条营业借出的成品,应于盘点前全部收回,借条一概不予承认,如有特殊情况,应经总经理批准。

第四十七条寄存品、代加工料品、寄库品的盘点,应依据“盘点报告”。

第四十八条对外的外协合同应订明随时准予盘点及盘点盈亏的处理等条文。

第四十九条本制度经总经理核准后实施,修改时亦同。

六、不动产管理制度范例

现举某企业不动产管理制度范例,用以说明不动产管理制度中的总则、权利转移、不动产借贷租赁的签订与变更、土地或房屋转移、不动产管理台账、附则等相关条文的具体内容。

(一)总则

第一条性质

本制度为企业不动产管理事务处理的准则。

第二条目的

本制度在于加强不动产保护、改善、利用和不动产权利(指所有权、处置权和收益权)得失等方面的管理,以提高不动产管理的科学性和规范性。

第三条合同

当发生不动产权利的得失或变更时,必须签订合同,以使其权利关系明晰。但经过政府法定手续处理的,不包括在内。

第四条管理人

对于远离企业且无法实行直接管理的不动产,应指定专门管理人。管理人由总务部总务科长提名,并经企业主管批准。

第五条纳税管理人

根据政府有关规定,应由总务部长指定不动产纳税管理人,并报有关税务机构备案。

第六条资料保管

不动产及其得失资料应由专人负责整理与保管。

(二)权利转移

第七条不动产文书

当发生不动产所有权得失时,有关部门必须将下列文书提交给总务科:

(1)合同:包括各类合同和证明文件。

(2)说明书:说明有关事由、影响、效果、对方与本企业的关系等。

第八条文书盖章

上列文书如属总务部权限范围内的,由总务科在查实审核后盖章。如超出其权限范围,需经企业总经理裁定后盖章。

第九条登记申请

总务科持盖章后的文书,与对方办理有关手续,然后到有关机构办理不动产登记申请。

(三)不动产借贷、租赁合同的签订与变更

第十条土地、房屋的借贷

各部门在签订或变更土地、房屋的借贷与租赁合同时,必须提供合同和有关报告。报告包括事由、期限、支付方法、对方基本情况及不动产账面价值与现值等内容。

(四)土地或房屋转移

第十一条账面价值变更

当伴随着土地或房屋的转移,而发生其账面价值与实际价值不对等时,应进行账面调整。

第十二条转移说明书

各部门如发生不动产转移,应填写账面变更书所列事项,并附说明书,提交给总务部。

第十三条实施

不动产的转移、变更及登记事项,由总务部负责实施。

(五)不动产管理台账

第十四条不动产管理台账

总务科应建立健全企业的不动产管理台账,以全面把握企业的不动产状况。不动产管理台账应包括下列账票与图表:

1.企业所有土地

(1)地籍表。

(2)土地台账。

(3)土地课税台账。

(4)土地综合图。

(5)土地实测图。

(6)借出土地台账。

2.企业借入土地

(1)借入土地台账。

(2)借入土地图。

(3)借入土地综合图。

3.企业所有房产

(1)房产台账。

(2)借出房产台账。

(3)房产名册。

(4)建筑物分布图。

4.企业借入房产

(1)借入房产台账。

(2)借入房产图。

(六)附则

第十五条本规定自××××年××月××日起实施。

七、仓库物资财产管理细则范例

现举某公司仓库物资财产管理细则范例,用以说明仓库物资财产管理细则各条文的具体内容。

第一条保管员需要离开岗位时(不离或临时短暂离岗的勤杂事务仍需兼职)或保管员需要休息时(离岗),周转仓库钥匙必须交给专职主管代为保管(要坚持进出登记),接手后要交接清楚。

第二条进行物资大盘点时注意清查现有周转物资的确实数量,并建立账目。

第三条根据生产现实需要,把现有物资分类归存到储备仓、周转仓、机械工具仓、耗费仓(水泥与花木)。

(1)储备仓做到:进仓出仓有凭有据,货、卡、账三相符。

(2)周转仓做到:设流水账,进出清楚,专人验收,货账相符。

(3)机械工具仓做到:机具各就其位,借还登记,明确责任。

(4)耗费仓做到:水泥仓、花木清洁整齐,物账相符。

第四条仓库每月盘点,并制表报经理及财务部审核。

第五条对进仓物品,必须按单核对数量、质量,逐一验收,如有不符,应拒绝验收进货并报告部门经理。

第六条对出仓物品,应按部门规定发放并做好登记手续。借出物品做好记录,外借要有借条并需部门经理批准。

第七条仓库管理要做到安全、清洁、整齐,通道畅通,不乱摆乱放。

第八条仓管员每天应提前到岗,做好有关工作,使员工上班后能及时开工。

第九条经常检查整理仓库物资,掌握消耗储存情况,编制进货计划,做到计划进货。

八、企业物资财产登记表

十、企业物资财产请修单

第三(节)物资财产管理工作流程设计

一、办公设备购买管理工作流程设计

二、办公设备管理工作流程设计

三、办公设备维修管理工作流程设计