很多时候，上下两级的沟通状况决定一个团队的信息以及情感交流的水平。而高水平的沟通往往又是上下两级口才所决定的。那么，下属如何说，上司才会认同？上司如何说，下属才会听从？尼尔·鲁登斯坦教授将上下两级的沟通看成是团队“最高级的沟通”，并给这样的最高级的沟通提出了自己的见解。下面所陈述的，也只是其见解的一部分，但这足够让我们学到哈佛在这方面的沟通技巧了。
尼尔·鲁登斯坦，犹太裔，1991—2001年间任哈佛校长，也曾因不堪工作重负而在1994年告假。在任校长期间，凭借着其卓越的口才，拉来了将近133亿英镑的私人投资，让哈佛成为当时世界上最富有的大学。
第一讲先听上司说了什么你再说
在日常生活中，我们都是通过与他人的谈话来获取信息，并使处理事情的行为更有秩序、更有效率，更能够在这个充满合作的世界中发挥出更大的作用。你可以深入地想一想，你所有的影响力、号召力、凝聚力是不是都因为别人接受你才具有的？不掌握说话和做事的艺术又岂能轻而易举地让他人接受自己？
那么，在职场上，怎样说话才容易让上司接受呢？
一个小孩对他爸爸提出了一个非常困难的问题：“爸爸，我是谁？我的身体里面是什么？”
这个问题的确很难回答，于是，他的爸爸不得不换一种方式来解答这个问题：“你去树上摘一个果子来。”
孩子跑过去，从树上摘下一个小果子。
父亲问：“它是什么？”
孩子说：“是果子。”
父亲说：“把它切开，看看它里面是什么？”
用力切开后，孩子说：“有很多小种子。”
父亲说：“选出一粒种子，把它切开，再看看它里面是什么？”
孩子说：“什么也没有。”
父亲说：“这棵大树就是从这个‘没有’里长出来的。你也一样。”
那个男孩开始思考这个问题。几天以后，他又来找父亲，他问：“‘没有’是怎么和大树混在一起的呢？”
这个孩子太聪明了，父亲不想骗他，但是这样深奥的问题怎样回答呢？
父亲想了想，说道：“你去拿一杯水来。”
孩子拿了一杯水。
父亲又说：“你去拿一点糖来。”
孩子拿来糖，然后父亲说：“把它们放在一起。”
糖在水里溶化了，父亲说：“现在，你能把糖和水分开吗？”
孩子说：“不能。我连糖跑到哪儿去了都不知道，怎么能把它们分开呢？”
父亲说：“你试试看。”
孩子往水里看，但是他看不到糖，因为它已经溶化了，孩子摇了摇头。
然后父亲说：“你尝一尝。”
孩子尝一口，它是甜的。
父亲说：“就像这样。你也许不能决定什么是有，什么是无；它们彼此交融，就像水和糖一样。你可以尝一尝，然后你就能知道水里面有糖。”
这位父亲面对他有些懵懂的儿子的提问，用如此巧妙的话语将如此深奥的道理浅显地表达出来，使孩子能够清楚地理解其中所蕴含的道理。可以说是很会说话了。
任何人都需要说话的技巧，但这些技巧不是你一天就可以学会的。
尤其是在职场中面对上司时，你的语言词不达意或离题万里，往往会引起上司的反感，他也会对你的本身能力有所怀疑，这样对你的前途将产生不良的影响。而一旦掌握了这些技巧，你就能够更充分地了解自己和他人，并且能够给予他人所需要的信息，也能获取和评价自己所需要的信息。
因此，在竞争激烈的职场上，面对能对你起决定作用的上司，掌握好说话的技巧就尤其重要了。
任何人讲话都希望听众专心致志，而听他人讲话时的三心二意或心不在焉，往往是造成沟通失败的重要原因。上司在工作中是你的领导，不管是出于他的本能意愿，还是出于你礼节性的常识，你都应该给他营造一个令他满意的讲话环境——做一个积极的倾听者。也就是说在上司讲话时，你要目光与他对视，适时地点头或回应他，让他感觉到你是在认真听他讲话。
准确接受信息的第一步是，关注讲话者，让对方陈述。此时你最重要的是专注地倾听，而不是假装注意。要把上司所讲的内容、感觉和深层意思都完整地立体地听进去——用你的眼睛、耳朵和心灵去听、去感知、去领悟。
准确地接受上司所发出的信息的关键是让上司有被尊重感，让他觉得他讲的内容很重要，很值得下属用心灵来关注其讲话的内容。
如果上司讲的内容引不起你的兴趣，致使你的注意力分散的话，你可以通过各种方式来改进自己集中注意力和关注对方陈述的能力。比如通过改善环境，调整心理、生理及言辞行动等方面去提高倾听的能力，从而准确地接受上司的信息，并让他从你这个听众身上获得满足感。
（1）创造合适的环境——避免噪音以及分散你注意力和影响交流效果的各种障碍。
（2）身体的参与——以轻松自然的坐姿、眼睛的频繁接触，面对讲话者，点头或适当地加以评论，以显示你一直都在跟随着谈话者的思路。
身体轻轻地向后倾斜以表示你对讲话内容感兴趣，而不可交叉双臂翘着腿。只有如此，才有助于集中注意力，并鼓励讲话者给予你更多的富有成效的信息。因为他感觉到了他已吸引了你的注意力，就更愿意滔滔不绝地陈述，以显示出他给大家的建议和意图是何等重要，他的口才是何等高超。
要记住，你是为了理解去倾听，而不是为了评价去倾听。并且在倾听的过程中，最重要的是要善于发现上司的动机、个性、脾气，听出隐藏在词汇后面的深层次含意。
集中注意力，专注于讲话者，是你全面准确地领悟上司信息的第一步，也是最重要的一步。
第二讲从上司身上找切入点
有些上司常给下属造成一种冷若冰霜、拒人于千里之外的感觉。在这种不易被接近的上司面前，一般的下属总表现得茫然不知所措，即便有很好的建议也不知如何提出。孰不知盲目的东西总是被动的，而主动权则在于对事物的了如指掌。
向上司、决策者贡献自己好的建议与计划，是每个下属应尽的职责。然而，你在献计献策的时候，往往会遇到不受重视、不被采纳的苦恼。尤其是当一个经过自己潜心研究、周密思考，确信是一个非常合理、非常优秀的建议和计划被上司断然拒绝的时候，自己的苦恼会更强烈。
碰到这种“进而不纳”的情况，人们往往抱怨上司，说：“要是能遇上一个知人善用、从谏如流的上司就好了。”这几乎成了所有下属一种传统的、固定的思维模式。他们之中很少有人愿意换一种思维方式来考虑“进而不纳”的问题。
应对这种上司并让他接受自己的好方法就是从他本身的特性上找切入点。人交流时，在大多数情况下总是喜欢运用抽象性语言。
抽象性的语言涉及的是那些能够激发想象的事物。其主要的相互关联的词汇有类推、想象、概要、假设、一般、绝对、符号、形象等，语言的类推法同时具备形象和想象的特点。人很少谈论自身观察到的事物，而多把想象征中的事物作为谈话的主要内容。比如：牛顿在看到一个熟透了红苹果从树上自然地掉下来的时候，他所要讨论的话题绝对是与地球的万有引力相关的，而很少去关心苹果的味道是否脆甜。
很多上司更多愿意谈及的往往是那些只存在于记忆中的、概念性的事物而非可以感知的事物、想法。
在与他人交谈的过程中，很多上司一般尽量避免使用与当前事物不相关的、琐碎的以及多余的话语。他们不会浪费口舌，虽然他们也明白某些多余的话也是必不可少的，却仍然极不情愿地陈述显而易见的道理，或者重复他们自己的某个观点，修饰他们曾经做过的解释和定义，因为他们猜想着自己明白的事别人也一定明白。
从上司的交流方式中，你能发现他们的特点主要是：其一，语言的表达爱使用“抽象性的”，很少谈及具体的事物，一般总是谈论一些“透过某种现象所看到的某个本质”；其二，他们爱谈论那些“记忆中的”、“概念性的事物”；其三，他们尽量避免使用与“当前事物不相关的、琐碎的及多余的话语”。
因此，作为下属，你在了解了上司的这种交流特点之后，在与他们沟通时，说话的方式就可要更具有针对性了。
德国皇帝威廉二世自己曾经亲手设计一艘军舰，他在设计书上写道：
“这是我积多年研究，经过长期思考和精细工作的结果。”他请国际上著名的造船家对此设计做出鉴定。
过了几周，造船家送回其设计图并写下了如下意见：
“陛下，你设计的这艘军舰是一座威力无比、坚固异常和十分美丽的军舰，称得上空前绝后。它能开出前所未有的高速度，它的武器将是世界最强的，它的桅杆将是世界最高的，它的大炮射程也将是世界最远的。您设计的舰内设备，将使舰长到水手的全部成员都感到舒适无比。您这艘辉煌的战舰，看来只有一个缺点：那就是只要它一下水，就会立即沉入海底，如同一只铅铸的鸭子一般。”
造船家这样说，德皇威廉二世当然也心悦诚服地接受了。
上司的思想和语言的形成，主要来源于演绎推理，而对于推断性的归纳法则被他们以怀疑的态度处理，并且极不情愿地采用。虽然你无法看到其演绎思维的过程（从一般到特殊、从整体到部分的推理过程），但却可以观察到他所运用的直观形式——语言。
一般来说，领导者的语言是极其严谨的。在他们看来，限定字词用法的定义是一个演绎推理过程，“用逻辑顺序语言以保持连贯性、选择多义词确定的意义也同样属于演绎推理”。
因此，你只有以连贯的语言，运用演绎推理的方法通过严谨的措辞，陈述你主张（比如加薪、升迁、认同、某种构想）的合理性，才有可能有效地得到上司的积极回应。
但你需要注意的是，上司对语言的定义异乎寻常的苛求，有时甚至达到了“吹毛求疵”的程度，因而总给人以“拘泥于琐事”的印象。所以，为了避免与上司在交流时出现用词不准确而造成的中断，作为其下属的你在沟通前就十分有必要花费一些时间翻阅辞典，甚至包括专业辞典——如人类学、箴言警句、语源学、法学、医学、哲学和心理学等，并在交谈中适当地引用一下，将会大大增加让上司认同的说服力。
作为下属，你在与上司交谈时，除了运用连贯严谨的语言进行逻辑推理外，修饰性语言在他们面前的使用亦要比较谨慎，以此避免顺序和范畴方面的错误。究其原因，是由上司的气质、人格特点所决定的，因为他们对自然科学所表现出的出色才能及兴趣（包括研究、精确的物理、化学、生物、机械的实验及数学表达等）决定了他们这种严谨的气质和人格特点，使他们一生都会从事并迷恋这个领域的研究——讨论其原理，甚至还十分乐意将这种原理应用到社会管理学中，应用到现实的工作、学习和生活中。
所以，为了充分取得上司的赞同，你在与他们交谈时也要尽可能地说出某些明确的词汇、信息，而不采用模糊的语言，以求达到客观清晰，便于他们接受。
在美国第28任总统伍德罗·威尔逊鞍前马后工作的许多人，都觉得他是“一扇老橡木做的门”，任何新鲜的意见都被毫无例外地拒之门外。
威尔逊有才能，自负，所以对别人的意见往往瞧不起，要么不采纳，要么根本不予理睬。但是，有一个人是独一无二的例外，这个人就是他的助理豪斯。豪斯有什么绝招呢？
豪斯自己说，有一次，他被单独召见，他明知总统不容易接受别人的建议，但还是尽自己所能，清楚明了地陈述了一种政治方案。因为他苦心研究过，自认为相当切实可行，所以说得理直气壮。然而他没有得到与其他同事不同的命运，威尔逊当即表示：“在我愿意听废话的时候，我会再次请你光临。”但是数天之后，在一次宴会上，豪斯很吃惊地听到威尔逊正在把他数天前的建议作为总统自己的见解公开发表！
这件事，使豪斯大彻大悟，懂得了向总统贡献意见的最好方法是：避免他人在场，悄悄把意见“移植”到总统的心中，开始使总统不知不觉地感到兴趣，然后使这计划可以作为总统自己的“天才构思”而公之于众。
最后使总统坚定不移地相信是他本人想出了这个好主意。换句话说，不用再强调说某某计划是豪斯的主意，为了使一个好的计划被总统采纳，他得自愿牺牲“版权”，把“版权”让给总统，并且是悄悄地、神不知鬼不觉地转让。这样，他的计划就能顺利地被总统采纳。
例如，1914年春季，豪斯奉命赴法国做外交上的接洽谈。出发前，威尔逊原则上同意了豪斯的计划，但态度相当谨慎，距离被正试批准还相当遥远。豪斯到巴黎后不久，寄回了他同法国外长的谈话记录，在谈话中，豪斯把自己想出的，经总统谨慎同意的计划，说成是“总统的创见”，并热烈赞扬说，这是“天才，勇气，先见之明”的表现。看了记录，威尔逊总统毫不犹豫地正式批准了这个计划，计划的实施，给两国带来巨大的利益，豪斯为自己实际发挥的作用由衷地高兴，同时威尔逊总统更加由衷地喜欢豪斯，对他更加倚重。但有一件事是永远心照不宣的：豪斯从来不表示某项计划是他想出来的。若干年后，豪斯说道：“我不愿意称那些计划是我的，并不仅仅出于讨总统喜欢。我的计划充其量是棵树种，要长成参天大树必须有土壤、水分、空气和阳光。只有总统才有这些条件，把树种变成大树的，公平地说，是总统，我只不过把种子移到总统心中。”