第一节初次相见慎称呼、巧介绍
公关人员提高自己的说话水平是为了更好地获取和传播信息，沟通与协调关系，目的是为公众服务，为组织、企业创造生存的环境和发展的空间，在具体表现上要注意以下两个方面：
一、要言之有礼
公关人员与人交往时，举止要有礼貌，说话更要有礼貌。没有人愿意和一个没有礼貌的人打交道。
礼貌语言要“以诚为本”，就是要态度真诚，讲出实情，开诚布公。也要“以信为本”，使公众感到可亲可信。
礼貌语言要“以谦为怀”，就是要态度谦逊，出言谨慎，做到虚怀若谷，绝不可盛气凌人。大小客户都要平等相待，诚信有礼。
礼貌语言要“以和为重”，就是谈论问题要兼顾各方利益，求同存异；对方喜怒皆豁达，得理也让人。古人说，“和气生财”，“和为贵”就是这个道理。
二、要言之有度
公关是人与人之间的交流，所以公关人员讲话要有理有节，问候寒暄适可而止，分析判断恰如其分，充分考虑对方的立场。
第一说话要适时。既要积极主动，又要谨慎小心。该说话时不说就会冷场，不该讲时讲了又是多嘴。冷场会使人难堪，多嘴又令人讨厌。
第二说话要适量。既要追求质量，又要掌握分量。话语当长则长，该短则短；音量当大则大，该小则小，既不能使人不明不白，也不能讲个没完没了。
第三说话要适当。要周密思考，用词准确，语言得体，把握分寸，既不能辞不达意，又不可言过其实，虽然难以字斟句酌，也要做到言之有理。
公关人员是联络员、宣传员、解说员，是沟通关系建立感情的桥梁，情真意切的语言才能打动人，理智有据的语言才能说服人。公关人员展示说话水平，只要做到了有礼、有节、有度，就能在公众中留下美好印象。
在社交场合中讲话，总有一些忌讳，公关人员不得不考虑每一个听众的好恶。比如，有胖人在场忌讳说“肥”；在病人面前忌讳说“死”；结婚喜庆忌讳说“破裂”、“分手”；新厦落成忌讳说“垮了”、“倒了”等等，这并不是“迷信”、“过虑”，而是尊重人们的一般习惯。
为了争取公众，塑造形象，公关人员在公开讲话时，更要提高档次，讲究艺术。要避免犯忌，争取做到“八戒”：
一戒连篇累牍、语无伦次、无的放矢、文不对题的废话。
二戒颠三倒四、七拼八凑、文理不通、是非混淆的胡话。
三戒荒诞怪论、子虚乌有、装腔作势、故作高深的玄话。
四戒滥用词藻、自鸣得意、吟风弄月、华而不实的俏话。
五戒牵强附会、大言不惭、含糊其辞、模棱两可的混话。
六戒张冠李戴、不着边际、平淡乏味、冗词赘句的空话。
七戒言不及义、陈词滥调、千篇一律、人云亦云的套话。
八戒无中生有、低级趣味、风花雪月、斗鸡走狗的俗话。
公关人员在公关交际中首先要处理好接近公众的问题。只有先接近才谈得上进一步沟通。接近是交流的前提，是被人容纳的基础，与人沟通的桥梁。
与人接触的第一句话、第一个词就是称呼。不知道怎么称呼对方，一见面只会说一句“您好！”使人感到是一种应酬或应付，很难使对方产生亲近感，对相互沟通不利。所以，熟识的人见面，打招呼时要亲切地称呼对方；与陌生人联系，交谈之前更要有恰当的称呼，以示尊重。
公关人员在称呼对方时，既要注意不同对象的身份，又要懂得不同地域的风情。前些年，普遍用“同志”作称呼，叫一声“同志”，对方觉得把他看成了自己人，感到很高兴；现如今，对男子称“先生”，对年轻女子叫“小姐”，就比较时髦。
与人初次见面，可以用这样的话开头：“请问您怎么称呼？”“请问先生（小姐）怎么称呼？”
同样是一句问话，感情色彩可能很不一样。讲究说话水平的公关人员应作出恰当的选择。在了解对方身份之后，称呼就可以更具体了。
公关人员在个别交谈场合称呼对方，对年长者一般用“老”或“大”，如“×老伯”、“×老太”、“××大姐”、“××哥”。对有职衔者要称其“职”或“衔”，如“关厂长”、“严经理”，“王教授”、“李医师”。对一些地位比较低的人，如能用好称呼，定会博得好感，如把“开车的”称为“司机大哥”、把“理发的”称为“美容小姐”，就会得到热情帮助和优质服务。在集体活动场合，面对众多年轻人，叫一声“青年朋友们！”就会缩短心理距离；面对农村老少，叫一声“父老乡亲们！”定会增进相互感情。
沿海地区的中年、老年人，喜欢别人叫得年轻些；内地山区的人，喜欢别人叫得老大些，因此，对于中年或青年人，男性是叫“大哥”还是叫“先生”，女性是叫“大姐”还是叫“小姐”，就要根据不同地区，选用不同的称呼了。
称呼时还有几点要注意：
①称呼应准确。比如：不能把“叔叔”称为“我爸爸的弟弟”，对一个年轻的姑娘不能称“大嫂”等。
②区别对待。在不同的对象、场合，要准确地分清亲疏远近的关系和对方的年龄、辈份、职务等；在不同的场合、不同的时机、对不同的对象，要选择正确的称呼。比如：到同学和同事家，对其父母就不能称职务或同志，要称“伯父伯母”或“叔叔”。恋人、夫妻之间亲昵的称呼，不宜在公开场合、父母和孩子面前出现。
③诚于内而形于外。对人称呼亲切、彬彬有礼，是心灵美的表现。不能把称呼看成是单纯交际应酬的手段，为称呼而称呼是不可取的，效果也不好。
④语言美。称呼不仅表示对被称呼人的友好尊重，同时也反映了称呼者人格上的文明。有些人出言不逊，用词粗鄙，开口就“喂”、“老头子”、“卖肉的”，甚至带有不堪入耳的脏话，这不仅贬低了别人，也抹黑了自己。
⑤称绰号要讲分寸。绰号就是外号，一般是针对对方的个性特点而加给对方的，可以赞颂人的优点，也可以揭示人的短处。起绰号不能只图一时开心，一定要注意效果，有利于团结和精神文明建设。
公关人员有很大一部分工作是同陌生人打交道。同陌生人见面，总要先作介绍。可以由他人介绍，也可以自我介绍。公关人员要联系公众，广结人缘，一般都应采取主动。先问对方，再说自己。例如：“请问××怎么称呼？”对方回答后要有表示。对身份较高的可说声“久仰！”对一般交谈者可说声“谢谢！”然后自我介绍。自我介绍要简明、谦逊。讲清自己的单位、职务、姓名、态度。一般可以用下面的话自我介绍：
“我是××公司公关部的×××，初次来到贵地，请多关照！”
“我是四川××所的公关员××，专程来此拜访，请多指教！”
在为他人作介绍时，应先把身份低的、年纪轻的介绍给身份高的、年龄大的，把男同志先介绍给女同志。但在进行介绍时，应先提后者的称谓，再说明前者的身份。
“张董事长，这位就是××公司的王经理。”
“陈小姐，让我给你介绍深圳来的李先生。”
这样的介绍有礼有序，使大家都感到自然舒畅。
在某些公众场合，公关人员还可以适当地做自我介绍，以吸引别人的注意：
“我叫张伟，在上海宾馆公关部工作。也许在不少人心目中，公关工作都是一些漂亮小姐担任的，一个男子汉怎么从事公关工作呢？其实这是一种误解。公关是塑造形象和协调关系的工作，只要具有公关的知识和素养，男子汉同样能做好公关工作；今后希望各位在工作中多多关照。”
通过这样的介绍，就把一位公关先生的形象深深印在人们的脑海里，但这样的介绍要以实际情况为基础，不可哗众取宠。
下面是一般情况下的介绍：
假如有三个人在一起，其中两个人已经互相认识，而第三个人却与其中一个人不认识，那另一个就应当充当义务介绍人。另外，如果有一大群人，其中有互不认识的，也应给他们作介绍。
介绍时要注意先后次序，介绍的先后尽管没有明文规定，但在约定俗成的习惯里，却有男女、长幼、主次等等区别。人们在通常的情况下，是把男士介绍给女士，即在介绍的过程中，小姐的名字先提，然后再提男士的名字，如：“李小姐，我来给你介绍一下，这位是梅先生。”如果你介绍一男一女相识，而男的年纪比女的大得多，则应该将她介绍给他，以示尊敬长者，你可以这样说：“文教授，这是我的同学，中文系的。”如果是同性别的，年纪小的应介绍给年纪大的，未婚的通常介绍给已婚的，晚辈介绍给长辈。
在运用介绍语言的时候可以根据场合的气氛和彼此关系的熟练程度来介绍双方的身份、地位等。“请让我介绍……”如非正式场合，千万不要这样用，那显得拘谨、生涩。大多数情况下，采用一些活泼轻松的语言比较受人欢迎。如：
“小王，老李，你们见过面没有呀？”
“文文，这位是小颖；小颖，这位是文文。”
“这是我的好朋友‘调皮大王’，猴年出生的，你叫他小猴就行了。那位是我的同事，马年出生的，叫小马也可。”说完，你可以补上一句幽默语：“一对猴年马月生的，终于认识了。”
你介绍一对夫妇时，可以说：“这是何先生和何太太。”当然，说名字亦可：“这是林××和他的太太赖××。”这就要关系好一些了。
第二节礼尚往来重感情、会客气
“有朋自远方来，不亦乐乎？”可见国人好客的历史悠久。客人来则办招待，是为了创造更好的场合和机会拉近彼此的感情。三国时曹操为了拉拢关云长，“三日一小宴，五日一大宴”就是例证。
当代人把设酒宴、办招待当成一种有效的沟通手段。在重要的宴会，迎送宾客等礼仪场合，都少不了公关人员的身影。那么，公关人员应如何尽到自己的职责呢？
无论是大宴小酌，在事前都应当作周详的考虑。
宴请应当控制在相当的条件下，即指从计划到开始，从开始到结束，都应当在意料之中。宴请时要知道客人的口味爱好，邀请的陪客也应当有相同的谈话趣味，以便营造一种融洽的气氛。客人来了之后，应当负责介绍来宾的姓名、身份、工作，不要随意夸张，不要随意渲染，必须简要，两三句便可以。当来宾坐下之后，不要独自和某一个人展开忘我的长谈，必须注意处理好众人的关系，不要这个冷，那个热。对于那些遭到冷落或接不上嘴的宾客，应去为其解围。宴会毕，应像迎接宴客者一样，站立于门口与他们一一握手道别。当大家成群离去时，也应送至门口，挥手互道晚安，并应致意：
“感谢各位的光临，谢谢大家把宴会气氛维持得这样好。”如果吃完稍停一下，客人要走时，而时间还早，可稍示挽留。作为宾客，也应理解主人的心理，要在适当的时候离开，因为主人也忙碌了相当长一段时间，有些疲劳，要适当休息，使身心恢复到正常状态。
作为宾客一方的公关人员有义务维持宴会的气氛。要使主人信任，尽可能使自己的行为表现得与宴会协调。即使你觉得身体不舒服，这个时候最好也要掩饰你的不适；如果心情不开朗，你最好不要皱眉头，要显出正常的姿态，最好脸上还要挂上微笑。当你与大家混熟了时，还应当帮助主人招待别的客人。当告别时，对女主人，你应向她由衷地致谢。如菜做得可口，或说她做事有条不紊，或真诚请教她怎样做某道菜。她会很开心，很愉快。
在宴会上，双方最好能在开始前或结束后致辞，以活跃气氛。主人要通过讲话说明意图，客人要即席答谢以示礼貌。请看一个招待会上的讲话。
首先是主人致辞。例如：
贵宾们，朋友们：
今天各位能在百忙中大驾光临，我公司同仁非常高兴，热烈欢迎！
托各位的福，我公司梦寐以求的一千万元促销计划实现了！这应当归功于各位的支持，应当感谢有关各方的关照。我在这里向大家鞠躬了！
我们销售部的××到×市推销时，曾经遭到一些人的责难，大概是对我们这位年轻人的促销技巧感到棘手吧！
在这次推销活动中，公司王××因劳累过度而病倒了。可是他仍坚持接受推销定额，不顾一切地整天四处奔跑。不少客户被他的工作热情所感动，爽快地同他签订了购货合同。这大概是商人的义气吧？我要再次深深感谢这些客户，也要感谢为公司出了大力的同事们！
交流是双向的，协作是相互的。这次各位支持了我们，我们定将铭记在心；今后大家如有难处，我公司自会出力。请相信我们吧！
为了庆祝实现一千万元的促销目标，我公司今天在此欢宴各位。虽然只是粗茶淡饭，却表明我们诚挚之情。请大家不必客气，一定要吃好喝好。
今后我们将保持合作，共谋发展，为我们大家的共同发展继续努力！
谢谢！
主人的致辞大略都有这样一个模式，下面具体分析一下：
讲话开始，亲切称呼。
第一段，欢迎光临。
第二段，以成绩显策略。
第三段，以赞扬表艰辛。
第四段，感恩促合作。
第五段，便宴表深情。
这篇讲话，内容切实，感情真挚，表现了经营者的气度。
接着是客人答辞。
尊敬的主人，各位朋友：
本人参加今天的盛宴，感到十分荣幸！请允许我代表今天应邀的各位朋友，为×××公司实现促销目标表示热烈的祝贺！向热情好客的主人表示深切的感谢！
刚才听了×××的介绍，深感销售工作之难，促销策略之巧，领导艺术之高明，员工之奋发。这种上下一心的敬业精神，实在是值得我们学习！
我们在这次促销活动中，尽了一点微薄之力，这是双方长期合作的结果，也是被贵公司热情周到的服务所感动的结果。×××如此过誉，我们真有点受之有愧了。