我们每一天要完成的工作并非只有一项，而时间又不可能因为工作的增多而增加。优秀的员工总是会在有限的时间内将所要做的工作做好，其秘诀就是：在开始以前分清楚哪些工作重要，哪些工作次要，把重要的工作先做好。
有一个被辞退的职员，满心委屈地去找一位很著名的职业规划师。
当他看到职业规划师干净整洁的办公桌时感到十分惊讶，他问道：“你没处理的文件放在哪儿呢？”
职业规划师说：“我所有的文件都处理完了。”
“那你今天没干的事情又推给谁了呢？”
“我所有的事情都处理完了。”
看到对方困惑的神态，职业规划师解释说：“原因非常简单，我的精力有限，一次只能处理一件事情，于是我就按照所要处理的事情的重要性，列了一个顺序表，然后就一件一件地去做。结果，很轻松地就处理完了。”
那位职员这才恍然大悟，明白了自己之所以被辞退，就是因为工作没有分清轻重缓急，虽然整天忙碌不堪，却效率极低，严重影响了公司整体的工作进度。
工作不分轻重缓急，眉毛胡子一把抓是平庸员工的通病。要成为一个优秀的员工，就一定要根据事情的轻重缓急，制定出一个工作程序表来。人的时间和精力是有限的，不制定一个工作程序表，就会对突然涌来的大量事务手足无措。尤其是在对各种文件的处理上，员工每天都要花大量的时间来阅读、整理和接收各种文件，但其中有一些往往是无足轻重的。因此，要把工作做到出色，就要学会把注意力集中在那些最重要的文件上。
你也许会有这样的困惑：虽然自己有强烈的将每一项工作都做好的愿望，但是因为需要完成的工作太多，总感到时间严重不足，自己力不从心。你可能会无奈地感叹：“如果时间再多一点儿的话该多好啊！”可遗憾的是，不管你的这种愿望如何强烈，时间每小时只会给60分钟，而不是80分钟。难道说真的是时间不够用吗？其实，只要我们认真地反省一下自己，就会发现，很多时候，我们对那些无足轻重的工作花费了太多的时间，却耽搁了那些很重要的工作，以至于出现了上述的情况。在现今竞争日趋激烈的社会环境中，要获得更好的生存和发展机会，在很多时候，我们不但要高质量地完成自己的工作，而且还要在最短的时间内将工作做好。优秀员工与平庸员工的最大差别就在于：他们会绞尽脑汁计划如何用较少的时间去完成更多的工作，创造自我改善的机会，提高工作效率。
在很多的企业里都有这样的员工，他们每天非常忙碌，但是工作效率却不高，到下班的时候，发现还有几项很重要的工作没有做。这样的员工就是犯了工作不分主次的错误，改正这种错误的方法如下：
（1）确立处理工作的先后顺序。
①喜欢的工作先做，不喜欢的工作后做；
②熟悉的工作先做，不熟悉的工作后做；
③容易的工作先做，难的工作后做；
④耗时少的工作先做，耗时多的工作后做；
⑤资料完备的工作先做，资料欠缺的工作后做；⑥计划内的工作先做，计划外的工作后做；
⑦别人的工作先做，自己的工作后做；
⑧紧急的工作先做，不急的工作后做；
⑨有趣的工作先做，枯燥的工作后做。
（2）根据自身工作需要，搞清事情本质，合理科学地安排时间。
①今天我应该做哪些工作？要让自己清楚：哪些工作今天非做不可，而且非得自己亲自做；哪些工作非做不可，但并不一定要亲自做，可以委派其他人做。
②今天做什么可以给我最高的回报？应该把时间和精力投入那些能给你最高回报的工作中，那些让你能“扬己所长”的、符合公司的“目标”的、或者今天你能做得比别的时候高效的、或者是你能比别人做得更高效的工作。
③今天做什么能给我带来最大的满足感？那些能给你最高回报的工作，并不是全都能给你最大的满足感，均衡才有和谐、满足。因此，不管我们处于何等地位，总需要分配时间在那些令我们满足和快乐的事情上，只有这样，工作才会变得有趣，并容易使自己保持工作的热情。
④善用“二八法则”。这个法则的大意是：在任何特定群体中，重要的因素通常只占少数，而不重要的因素则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局。这一原理已演化成当今人们所熟知的“二八法则”——即80％的价值是来自20％的因素，其余的20％的价值则来自80％的因素。我们安排时间的时候，也应当考虑到这一原理，就是用80％的时间做那些能带来最高回报的工作，而用另外20％的时间去做其他的工作。