工作效率是指在在单位时间内完成工作的数量，它是考核一个员工是否能有效利用有限的工作时间作出更多工作成绩的量。工作效率提高了，你就可以在更短的时间内完成自己所从事的工作，也就意味着你可以获得更多的工作成果和经验，从而可以在竞争者中脱颖而出，进而获得更高的薪水，职位和成就感。
第一次把工作做到位
每个人都有自己的职责，每个人都有自己的工作标准。医生的职责是救死扶伤，军人的职责是保卫祖国，教师的职责是培育人才，工人的职责是生产合格的产品……社会上每个人的位置不同，职责也有所差异，但不同的位置对每个人却有一个最起码的工作要求，那就是：把工作做到位。
可现代职场中，很多企业的员工凡事都得过且过，工作总是不到位，在他们的工作中经常会出现这样的现象：5％的人不是在工作，而是在制造矛盾，无事生非地破坏性地做；10％的人正在等待做什么；15％的人正在为增加库存而“蛮做”、“盲做”、“胡做”；10％的人没有对公司做出贡献，但是负效劳动；20％的人正在按照低效的标准或方法工作=想做，但不会正确有效地做；只有40％的人属于正常范围，但绩效仍然不高=做不好，工作不到位。
海尔集团总裁张瑞敏先生曾说过这样一句话：如果让一个日本人每天擦六遍桌子，他一定会始终如一地做下去；而如果是一个中国人，一开始他会按安排擦六遍，慢慢地他就会觉得五遍、四遍也可以，最后干脆就不擦了。中国人做事的最大毛病是做事不认真、不到位。每天工作欠缺一点，天长日久就成为落后的顽症。
有一次，希望集团总裁刘永行访问韩国，被安排去一家面粉企业参观。然而就是这次普通的参观，却给他很深的刺激，回国后好几个晚上都难以入眠。
这家面粉厂属于西杰集团，每天处理小麦的能力是1500吨，却只有66名雇员。一个只有几十名员工的小厂，其工作效率之高令刘行惊叹不已。在中国，相同规模的企业一般日生产能力只有几百吨，但员工人数却高达上百人。希望集团的效率相对高于国内同行业标准，250吨日处理能力的工厂也有七八十名员工，日生产能力却仅有韩国工厂的六分之一。
为了弄清楚其中的奥秘，刘永行与这家工厂的管理层进行了深入的交谈，了解到他们也在中国投资办过厂，地址在内蒙古的乌兰浩特。当时的日处理能力为250吨，员工人数却高达155人。同样的投资人，设在中国的工厂与韩国本土生产效率居然相差10倍之遥，效益自然也不会太理想，磨合了一段时间，觉得没有改善的可能性，就将工厂关闭了。
两家工厂的效率为什么有如此大的差距呢？是设备的先进程度不同？不是。相反，韩国本土工厂是20世纪80年代投入生产的，而内蒙古的合资厂却在90年代建起来的，设备比原厂还先进。是管理方法的问题？也不是。工厂的主要管理层基本上都是韩国人。恰好，刘永行遇到了那位曾在内蒙负责的韩国厂长。
怀着极大的好奇心，刘永行特意请教这位厂长：“为什么同样的设备、同样的管理，设在中国的工厂却需要雇佣那么多人呢？”
那位厂长回答很含蓄：“也许是中国人做事不到位吧。”而正是这么一句轻描淡写的话，却让刘永行回国后彻夜难眠。他知道，当着一群中国企业家的面，那位厂长的话已经是十分客气了。在这句平淡的话背后，一定藏有许多难言之隐，一定有许许多多不为人知的管理问题。
仔细想一想，与韩国人相比，中国人做事的态度无疑存在很大的差距。韩国人做事总是手脚不停，无论是工人还是管理人员，手头的工作做完了，就一定安排别的事做。他们是一专多能，比如说一个厂长，如果他觉得自己的岗位比较空闲，就会做其他一些事情，以节省人力。而在中国大部分企业中，还存在把自己的事情做得差不多就够了的想法，所以我们的效率就低了。
可以说，把工作做到位是每个员工最起码的工作标准，任何一家公司都需要把工作做到位的员工。各行各业，无不在呼唤能自主做好手中工作的员工。如果你能够尽到自己的本分，尽力完成自己应该做的事情，那么总有一天，你能随心所欲从事自己想要做的事情。反之，如果你凡事得过且过，从不努力把自己的工作做到位，那么你永远也无法达到成功的顶峰。
我们都有这样的经历：为了尽快结束工作，我们迅速地把某件事情做完，没有过多地考虑细节问题，最后却不得不重头再做一遍；为了图省事，我们把垃圾随便扔在地上，清洁人员却不得不重新捡起来，再扔一次。有时候我们浪费的是别人的时间，有时候我们浪费的则是自己的时间，而这都是因为我们没有把工作一次做到位。
从前，有一位地毯商人，看到有块地毯中央隆起了一块，便动手把它弄平了。但是在不远处，地毯又隆起了一块，他再把隆起的地方弄平。不一会儿，在另一个地方又隆起了一块，如此一而再、再而三地，他试图弄平地毯，直到最后他拉起地毯的一角，看到一条蛇溜出去为止。
很多人在解决工作中的问题时，只是把问题从系统的一个部分转移到另一部分，或者只是完成了一个大问题里面的一小部分。比如，工厂的某台机器坏了，负责维修的师傅只是做一下最简单的检查，只要机器能正常运转，他们就不会对机器做彻底清查，只有当机器完全不能运转时，才会引起人们的警觉。这种只满足于小修小补的工作作风实际上就是没有把工作做到位，而这样做的结果则是导致工作的低效和资源的浪费。
在工作中，许多人都有一种只完成工作的某部分，就把工作停止放在一边的习惯。而且他们充分相信，他们似乎已经完成了什么。然而，事实却并非如此。比如足球运动员如果在临门一脚的刹那间停了下来，收回了脚，那么就会前功尽弃，白白浪费力气。
工作不到位不仅会给自己带来麻烦，而且也会给别人带来麻烦，有时甚至还会给上司带来工作上的不便，因为对于公司安排你去做的工作，如果你不去做，你的上司就要去做；如果你做不到位，他就要帮你重做。从经济学的角度来看，公司花了高薪聘请你的上司，成本远在你之上，他花一小时所创造的工作价值可能值你一天所创造的工作价值。从工作效率上讲，当你花时间做完了一件小事，上交领导之后，你的上司发现你的工作没有做到位，那么他就需要花时间去补充、修正，这样一来，不仅浪费你的时间，而且还占用了别人的工作时间，所以你最好还是尽力把工作一次性做到位。因为你把工作做到位了，上司就不需要花费时间进行修补了，这样大家的工作效率都会提高。
可以说，在工作中，低效率或者无效率所造成的隐性浪费是非常大的，比如原来只要一个人承担的工作，由于不能把工作做到位则需要两名以上的人员来完成；本应该正确完成的简单工作，由于工作没有做到位而出现差错等，这些都是浪费时间和精力的行为，这些都是因为工作没有做到位所造成的损失。更可怕的是，这种错误还会被人们用各种各样的借口、理由来掩盖住，从而导致其反复发生，造成更大的浪费。
中国正与世界接轨，中国企业与国外企业技术、规模、营销方面越来越接近，在生产管理、流程设计方面也并不比许多国际大公司逊色，但是彼此之间为什么存在着如此大的工作效率差距呢？为什么一名普通中国员工每月薪水只有一两千元人民币，甚至更低，而发达国家的工人却有几千美元呢？仅仅是因为经济发展的程度不同吗？回答是：中国人做事做不到位。
分清轻重，制定优先
工作中，并非所有的拖延者都是不负责任、懒散懈怠的人，相反，在拖延者中，有相当一部分的人工作勤勤恳恳。他们之所以拖延，是因为他们对工作分不清轻重缓急。弄不清自己该先去做些什么，时而做做这，时而做做那，结果是什么都没做成。
对于这样的员工来说，在所有他要做的工作里，他很难说出一个“不”字，因为他分辨不清楚一件事情是重要还是不重要。不管碰到任何事情，他都会付出相似的时间和精力。而结果是，他总是有着太多的事情需要做，但却没有办法完成，所以他只好不断地拖延。
的确，工作需要章法，不能眉毛胡子一把抓，要分轻重缓急！这样才能一步一步地把工作做到位，避免拖延。
工作的一个基本原则是：把最重要的事情放在第一位。许多人通常不知道把工作按重要性排队。他们以为每项任务都一样重要，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。然而懂得安排工作的人却不是这样的，他们通常会按重要性顺序展开工作，将要事摆在第一位。
刘丽是某私企经理秘书，几年前刚进公司时，刘丽还脱不了“学生气”，做事总分不清主次，每次经理布置工作时，她都认真记录，可到具体执行时便因种种原因“走样”：不是丢三落四，就是缺东少西。
有一次经理出差，临走前让刘丽起草一份重要的发言报告，以备他一周后回来开会用。刘丽认为时间很充裕，可以慢慢准备。其后几天，刘丽只管忙着处理其他日常事务。转眼到了第六天，刘丽突然想到，经理第二天就要回来了，可报告还没开始动笔，不巧的是，刘丽这天的事情又特别多，上午要替经理参加朋友的开业庆典，下午又要接待已提前预约的客户。
等一切处理妥当，已临近下班，刘丽只好准备回家连夜赶写报告。当刘丽坐到电脑前开始写报告时，却突然发现，有些背景资料忘记带回家了，这可怎么办？第二天，刘丽只好一早就冲到办公室工作，总算在经理上班前勉强把报告写完了。
开完会后，经理把刘丽叫到办公室，开门见山地质问她这一个星期的工作状况，然后严肃地说：“你有一个星期的时间，为什么交出这样没水平的报告，甚至还有一大堆错字？”刘丽这才意识到事情的严重性，便老老实实地讲述了报告的完成过程，等着被“炒鱿鱼”。不料，经理长叹一声说：“你们这些刚毕业的年轻人，有热情但不够成熟，做事情完全分不清主次先后。”随后，经理一笔一画在白纸上写下十个字：“要事第一，要务优于急务”，他语重心长地告诉刘丽：“秘书的工作很琐碎，但是一定要分清主次，才能把工作做到位。”
经理的一席话，让刘丽茅塞顿开。从那以后，她抱着“要事第一”的原则，做事前先安排好顺序，忙而不乱，最后受到了经理的表扬。
要事第一的观念如此重要，但却常常被我们遗忘。我们必须让这种重要的观念成为一种工作习惯，每当一项新工作开始时，都必须首先让自己明白什么是最重要的事，什么是我们应该花最大精力重点去做的事。
然而，分清什么是最重要并不是一件容易的事，工作中，我们常犯的一个错误就是将紧急的事情视为重要的事情。
其实，紧急只是意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边的工作去接听，它们通常会给我们造成压力，逼迫我们马上采取行动，但它们却不一定很重要。
那么，什么才是重要的事情呢？通常来说，重要的事情应是那些与实现公司和个人目标有密切关联的事情。
根据紧迫性和重要性，我们可以将每天面对的事情分为四类：重要而且紧迫的事；重要但不紧迫的事；紧迫但不重要的事；不紧迫也不重要的事。
在工作中，只有合理高效地解决了重要而且紧迫的事情，我们才有可能顺利地完成其他工作；而重要但不紧迫的事情则要求我们应具有更多的主动性、积极性、自觉性，早做准备，防患于未然。剩下的两类事或许有一点价值，但对完成工作没有太大的影响。
对于任何员工来说，假如你不能把精力放在最重要的任务上，注意力总是分散的话，是十分不利于完成任务的。要想切实地提高工作效率，你必须专注于重要的事务。
什么样的公司能在今天的市场竞争中处于不败之地？只有那些每一个员工都做最有生产力、利润回报最高事情的公司。
美国有一位大学教授曾做过这样一个实验：将6只蜜蜂和6只苍蝇放人一个玻璃瓶中，然后将瓶子平放，瓶底朝向光亮。结果发现：蜜蜂反复朝有光亮的一方飞去，想在瓶底找到出口，一直到它们力竭倒下或饿死。苍蝇一开始就朝各种不同的方向飞。结果，不到10分钟都从瓶口逃了出去。
思路决定出路，方法决定成功。这一放之四海而皆准的真理在工作中同样适用。
很多公司的职员常常发出这样的感慨，“太忙了！”“没有时间。”其实，并不是没有时间，而是很多人不懂得管理时间。如果我们把所有的时间都用来做最重要的事情，我们就能迅速提高我们的工作业绩。
19世纪末20世纪初，意大利经济学家及社会学家巴莱多提出：在任何一组东西之中，最重要的通常只占其中的一小部分。这就是著名的“巴莱多法则”，又称为二八法则。
在一家公司，通常是20%的高绩效的人完成80%的工作。你也许会感到很惊讶，但这却是事实。比如在销售部，通常是20%的人带来80%的订单；在开会时，20%的人通常会提出80%的建议。也正因此，所有的优秀员工一致认为：高效率地完成工作的技巧源自于将80%的精力放在最重要的任务上。