书城管理世界500强企业管人管事制度大全
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第45章 行政办公管理制度(13)

第十二条不泄露公司和与任务有关的机密;

第十三条不擅自处理重大情况和涉外问题;

第十四条对带物品离开公司的,要用礼貌语言,使对方主动接受检查,不得使用禁忌用语,更不可采用强制性方法来履行工作职责;

第十五条执勤中若发现紧急情况,要立即采取措施进行处理,若本人处理不了,应立即报告主管或行政办公室。

四、值班管理规定

第一条公司于节假日另派员工值班处理下列事项:

1.临时发生事件及各项必要措施;

2.指挥监督保安人员;

3.预防灾害、盗窃及其他危机事项;

4.随时注意清洁卫生安全措施与公务保密;

5.公司交办的各项事宜。

第二条本公司员工值班,其时间规定如下:

1.自星期一至星期五每日上午8时半起至下午下班时间止。

2.例假日、日班、上午8时起至下午5时止(可随办公时间的变更而变更)。夜班,下午5时起至次日上午8时止。

第三条员工值班安排表由人事行政部编排,于上月底公布并通知值班人员按时值班。

第四条值班员工应按照规定时间在指定场所连续执行任务,不得中途停歇或随意外出,并须在公司指定的地方食宿。

第五条值班员工遇有事情发生可先进行处理,事后分别报告。如遇其职权不能处理的,应立即呈报并请示主管领导办理。

第六条值班员工收到文件应分别依下列方式处理:

1.属于职权范围内的可即时处理;

2.非职权所及,视其性质立即联系有关部门负责人处理;

3.密件或限时信件应立即原封保管,于上班时呈送有关领导。

第七条值班员工应将值班时所处理的事项填具值班报告表,于交班时送主管领导转呈核查,报告表另定。

第八条值班员工如遇紧急事件处理得当,使公司减少损失者,公司视其情节给予嘉奖。

第九条值班员工在值班时间内,擅离职守应给予记大过处分,因情节严重造成损失者,从重论处。

第十条值班员工因病和其他原因不能值班的,应先行请假或请其他员工代理并呈准。出差时亦同,代理者应负一切责任。

五、公司警卫人员值勤准则

总则

第一条本公司为使警卫人员值勤执行任务有所依据,特制定本准则。

第二条警卫人员的服勤,系代表本公司执行职务。

第三条警卫勤务应每日24小时执行不辍,其各班服勤时间,由警卫科制定呈准公布实施。

第四条警卫人员的职责规定如下:

1.工厂及办公处所各种事故之预防,警戒及厂区(房)巡逻事项;

2.工厂及办公处所突发事故之应急措施;

3.进出工厂及办公处所的外宾及员工之管制,联络登记事项;

4.进出工厂车辆的管制事项;

5.进出工厂物品的查验及放行;

6.防止窃盗,协助维持工厂及办公处所秩序;

7.其他交办事项的处理。

第五条警卫人员除前条各项职责外应恪守本公司一切规定,尤应严遵下列守则:

1.应绝对服从上级命令,切实执行任务,不得偏袒徇私;

2.平时应谨言慎行,执行职务时态度和蔼严正,不亢不卑;

3.服勤中应整肃服装仪容,对于应急及防身器具等应经常佩带,或储备齐全,以应不时之需;

4.服勤中应时刻提高警觉,遇有重大灾变时,更应临危不乱,果断敏捷,作适当之处置,并立即报告上级;

5.服勤中应严守岗位,不得有擅离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、睡觉等失职情事;

6.应熟记厂内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材放置地点,以免临急慌乱,对重要路口电灯、门窗、篱墙等有缺损时,应立即建议厂务单位处理;

7.应管制入厂人、物、车辆,对未挂识别证或未办妥入厂手续者,一概不准入厂,并绝对禁止携(夹)带违禁品入厂,除工厂需料外对危险或易燃品应严拒携入;

8.应遵照巡逻路线按时或不定时巡逻工厂各处;

9.交换班时,应将注意事项交代清楚,并将服勤中所见重要事项或事故,以及巡逻时间等登列记入“警卫日志簿”,检附有关资料逐日分呈厂单位及警卫科核阅。

人员管制

第六条辅导员工遵守各项规定,并制止不法行为的发生,维持工厂及办公处所秩序。

第七条确实管制员工上下班,迟到、早退、加班人员的考勤卡记录。

第八条员工在勤务中因公或事(病)假离厂时,应切实查验公出申请书或请假记录卡,始允其外出,并在公出单或到工卡上记录离厂,回厂时以备查考。

各级人员公出或事(病)假之核准权责由各厂订定列表送警卫室执行。

副经理以上人员由警卫登记进出。

第九条上班时间内除公事接洽外,一律谢绝会客。

第十条外界来宾到厂接洽业务或参观访问,以及厂商的营业、采购、检查、安装人员等应至警卫室办理入厂手续,发给来宾证,并联络有关单位接待。非经厂单位人员接待,不得任其进入厂区。

第十一条协力厂商长期派驻工厂人员,得凭厂务单位发给之识别证进出工厂。

第十二条假日加班人员或因事需进厂者,应凭厂务单位所送之名单核对相符后,准予进厂。但本厂科长(含副科长)以上人员得于登记后进厂。

第十三条公司或其他各厂同仁得凭识别证办理登记后进厂。

第十四条厂内住宿人员,在勤务时间外,凭住宿证进出工厂,但夜间不按规定时间出入厂者,应立即通知舍监室处理。

物品管制

第十五条物品放行应凭核准的放行单核对无误始得放行。

经警卫签认后之放行单由警卫室按顺序装订保管。

放行物品的分类(如材物料、半成品、成品、用品、资产、废料、机械设备等)及授权核准人员由各厂订定列表送警卫室执行。

第十六条各协力厂商交货时所随带他家厂商物品的运出,在进厂时先由警卫人员查验登记于离厂时再经警卫人员依原登记查对符合后始予放行。

第十七条离厂人员经警卫查获有私带公物或他人物品之嫌者,暂扣留物品,并以下列程序处理:

1.记录携带人所属单位、姓名、时间、地点;

2.由携带者亲书理由,注明品名、数量,由何处取得等;

3.情况严重时,不得让当事人离厂,应速呈报处理。

第十八条厂内住宿人员携带个人物品出厂时,按下列所定处理:

1.携带行李、包裹、提箱等大件物品者,应凭舍监室开立之放行单放行;

2.携带一般日常用品者,由警卫人员查验后放行。

第十九条本公司员工及一般外宾不准携带照相机进厂,遇有特殊情况,如参观、访问或外籍人员携带照相机者,应按厂单位主管所示处理。

第二十条同仁进入工厂上班不准携带与本公司产品相似的产品,厂内住宿人员如因需要,经厂务单位开立证明单者(注明品种、型号)准予携带进厂。但携带出厂者,应凭厂务单位开立的物品放行单,经查验无误后放行。

车辆管制

第二十一条本厂各型车辆(汽车、机车)出厂凭单位的核派单放行。

第二十二条外宾车辆进入工厂,除随车人员按本准则第十条及第十一条办理外,依下列规定处理:

1.持有证明来厂交货或提货之车辆,准予驶入厂区内有关处所;

2.一般接洽业务或参观访问,以及厂商之营业、采购、检查、安装等人员所乘车辆,一律按指定位置依序停放,不照规定者,警卫应及时纠正。

第二十三条公司或其他各厂车辆进厂,除随车人员按本准则第十三条处理外,应依第二十二条规定处理。

第二十四条进出工厂车辆应一律检查,进厂车辆当注意有无载有违禁、危险或易燃物品,出厂车辆载有货物时,应凭放行单查验无误后放行。

紧急事件之处理:

第二十五条发现窃盗时,以收回失窃物为首要,并应立即呈请处理。

第二十六条警卫人员应熟练掌握安全装备的使用。了解配置地点,紧急事发生时应镇静以最有效方法使灾害减少至最低限度,不可慌张误事,视情况按下列程序处置:

1.判断情况若尚可镇压消除时,速采取行动,并报告上级及通知厂务单位;

2.判断事故无法镇压,应急速通报有关单位;

3.日间灾害急报有关主管,夜间灾害急报派出所、消防单位或救难单位。

第二十七条夜间或休假日近邻发生灾难时,应将所知及判断是否波及本厂等情形,迅速通报有关主管。

附则

第二十八条本准则如有未尽事宜,随时以命令补充或修正。

第二十九条本准则经呈奉总经理核准后实施,修改时亦同。

六、财务部安全工作条例

公司财务部是现金、支票和其他证券的集中管理中心,是公司一级安全保卫部门。

第一条财务部隶属各个办公室的办公抽屉不得存放过夜现金和有价证券。

第二条收银员不得留过夜存款,备用周转金不得超过银行规定限额,要按财务规定将当日现金存入保险柜。

第三条前往银行取送现款资金,要有保安人员随同前往,非工作人员不得同行。

第四条财务部主管负责消防器材的管理,确保财务部一旦出现火灾时,能保护现金账目的安全。

第五条财务部仓库及保管室,谢绝外人参观,库房进货时要对货品名称、规格、数量及账目货单等项进行认真核对,防止任何差错。

第六条财务人员每天下班时,要将门窗锁好,严禁将烟头扔在地板上或纸篓内,以防引起火灾。

财务部的上述安全工作条例,必须人人周知,财务部经理要对安全工作条例负责。

七、消防安全管理办法

第一条总则

为加强公司安全消防意识,做好公司安全消防工作,保障公司正常、稳定的工作环境,特制定本办法。

第二条责任人

公司法定代表人为公司安全消防第一责任人。履行下列职责:

制定并落实安全消防责任制和防火、灭火方案,以及火灾发生时保护人员疏散等安全措施;

配备安全消防器材,落实定期维护、保养措施,改善防火条件,开展消防安全检查,及时消除安全隐患;

管理本公司的专职或群众义务消防队;

组织对员工进行消防安全教育和防灭火训练;

组织火灾自救,保护火灾现场,协助火灾原因调查。

第三条公司层层分解、落实,建立公司安全消防体系和分层责任制,横向到边,纵向到人。

职责落实

各部门应确立各自的责任人,并制定相应的安全消防制度的措施。

各部门确立各自的防范重点部位和防范对策。

各部门定期或不定期进行安全检查,并备有记录。

公司普及安全消防知识,进行培训和示范教育,有条件的应举办模拟演示。

公司所有员工遵守安全守则。

治安管理

每天下班、节假日应关好门窗、电灯、开关、水龙头或其他用电、用水设施。

上班时间外出应及时锁好抽屉、橱柜,钥匙随身携带,最后离开者关窗锁门。下班和午休时间文件、现金妥善存放。

财务部门之重要票据、支票等一律入保险箱随时上锁。

现金一般不要存入过夜,应及时押解银行。

未经许可,不得擅自安排公司或外来人员在公司内住宿。

安保人员按时到岗,门卫值班、值日、领导值班制度正常运作。

消防管理

公司制定详细的防火、灭火管理制度以及实施细则。

1.公司建筑工程和内装修防火设计,必须符合国家和当地消防技术规范要求。

2.建筑工程和室内装修防火设计,送公安消防监督机构审核批准后组织实施,且不得私自改动。施工完成后,和公安消防监督机构申请消防验收。

3.公司施工应落实防火安全制度,配备必要的灭火器具,指定专人负责施工现场的消防工作。

4.公司内下列场所应当设置疏散指示标志、紧急照明装置和必要的消防设施:

(1)易燃易爆危险品的生产房、储存场地;

(2)高层建筑、地下人防工程、原材料及成品仓库;

(3)车队、油库(加油站)、液化气站、变电站;

(4)医务所、子弟学校、招待所、饭店;

(5)临时搭建的房屋、商店、农贸市场、展销会场。

5.公司使用的消防器具和设备,必须是有国家生产许可证和产品质量认证证书的产品。使用的电器设备的质量,必须符合消防安全要求。电器设备的安装和电气线路的设计、铺设,必须符合安全技术规定并定期检修。

6.禁止在火灾危险的场所擅自动用明火。需要使用明火器具应事先提出申请,说明安全措施,经安保部批准后才予以使用。

7.作业人员应当持证上岗,对电焊、气割、砂轮切割、煤气燃烧以及其他具有火灾危险作业的,必须依照有关安全要求操作。

8.禁止在办公室和宿舍使用自制或外购电炉取暖或饮事。

9.划定禁烟区,员工不得在禁烟区吸烟。

10.公司根据现有消防状况和财力状况,合理配置消防器材,不得擅自移动、损坏、挪用,并定期检查和更换。

11.员工自行车、摩托车、公司车辆按指定区域、地点有序存放,物品有序堆放,废旧物品及时处理。

12.公司下列人员须接受消防安全培训:

(1)各级防火安全第一责任人或分管负责人;

(2)消防安全管理人员;

(3)消防设备的安装、操作、维修人员;

(4)易燃易爆品仓库管理人员。

第四条安全生产管理

各部门、下属企业的工作,按安全操作规程进行。

1.使用电梯,须专人管理,定期检修,电梯工凭证上岗;

2.使用机电设备后,每次清洁机器,切断电源,确保安全可靠;

3.登高作业时,现场须有安全保护,使用合适的架梯工具;

4.只有电工或专业人员才能安装电线、维修电器设备;

5.各部门、下属企业进行新建、改建、扩建工程项目时,要由安全、消防部门审查,评估安全消防可靠性。

第五条责任及考核

1.公司制定安全消防考核指标体系;

2.公司应按有关规定为公司财产投保火灾险和公众责任险;