书城励志生活工作好口才
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第26章 与上司交谈时的好口才(1)

人们在与自己同等级、同层次的人讲话时,表现得会比较正常,行为举止也都会比较自然、大方。但在与比自己地位高的人交往时,很多人就会感到紧张,表现比较拘谨,还会有自卑感。其实,在和上级打交道的时候,根本就用不着自卑,只要自然地表现出我们的言谈和举止就可以了。

与上级交谈应该面面俱到

有些人在自己的上级面前从不敢“妄言”,在同一科室也不多说话,可是在自己的下级或所管班组面前讲话时,则落落大方,侃侃而谈。有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势,可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。

下级在发表评论时,应当善于掌握分寸。点个头、摇个头都会被人看作是对上级“指示”的接受或拒绝,所以,轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。

比如,上级认为下级的汇报中有什么不妥,表达更要谨慎,尽可能采用劝告或建议性的措辞:“这个问题能不能有别的看法,例如……不过,这是我个人的意见,你们可以参考。”“建议你们看看最近到的一份材料,看看有什么启发?”这些话,起了一种启发作用,主动权仍在下级手中,对方容易接受。

下级对上级说话,要避免采用过分胆小、拘谨、谦恭、服从,甚至唯唯诺诺的态度讲话,要改变诚惶诚恐的心理状态,要活泼、大胆和自信。

下级跟上级说话,成功与否,不只影响上级对你的观感,有时甚至会影响你的工作晋升和前途。

跟上级说话,要尊重,要慎重,但不能一味附和。“抬轿子”、“吹喇叭”等等,只会有失自己的人格,却得不到重视与尊敬,很可能还会引起上级的反感和轻视。假如要抬举上级,一定要掌握火候,我们都知道,有的上司把面子看得尤为重要,他们很注重下属对自己的态度,往往以此作为检验下属对他尊重不尊重、会不会来事的一个重要“标准”。

与上级领导进行交谈,常常会遇到一些难以处理的问题,这时候应该权衡利弊。权衡利弊不是当老好人,而是能把话说得委婉一点。这样既能保住上司的面子,又不至于得罪上司。

要懂得维护上司的权威

俗话说,人在屋檐下,不能不低头。得罪上司与得罪同事不一样,如果你得罪了上司,轻者会被上司批评或者大骂一番;若遇上素质不高、心胸狭窄的人还可能会打击报复,暗地里给你穿小鞋,严重者甚至会一辈子压制一个人的发展。杨雄在《法言·修身》中谈到“四轻”的危害时,认为“言轻则招忧,行轻则招辜”。从与上司相处的角度来讲,不慎言笃行,一旦冲撞了上司,就会影响你的进步和发展。所以,为了维护上司的权威,我们必须做到以下几点。

1.上司理亏时,给他留个台阶下

常言道:得饶人处且饶人,退一步海阔天空,对上司更应该这样。上司并不总是正确的,但上司又都希望自己总是正确。所以没有必要凡事都与上司争个孰是孰非,给上司一个台阶下,维护上司的面子对你以后跟上司办事会大有益处。

2.上司有错时,不要当众纠正

如果错误不明显无关大局,其他人也没发现,你不妨也给他来个“装聋作哑”。如果上司的错误明显,的确有纠正的必要,那么就最好寻找一种能使上司意识到而不让其他人发现的方式纠正,让人感觉是上司自己发现了错误而不是下属指出的。比如,一个眼神一个手势甚至一声咳嗽都可能解决问题。

3.百保不如一争

会来事的下属并不是消极地给上司保留面子,而是在一些关键时候或是“露脸”的时刻给上司争面子,给上司锦上添花,多增光彩,取得上司的赏识。

有这样一句话:“你以为你是谁?”这话很有道理。你与上司发生矛盾或者发现上司有某种毛病时,一定要先想到自己的地位和身份。在保持独立人格的前提下,你应采取不卑不亢的态度。在必要的场合,你也不必害怕表示自己的不同观点,只要你从工作出发,摆事实,讲道理,上司一般是会予以考虑的。

关于上司的个性,你应该多了解一些。上司首先是一个人,作为一个人,他有他的性格、爱好,也有他的语言习惯等。比如,有的上司性格爽快、干脆,有的上司则沉默寡言,事事多加思考。对于这些,你都必须了解清楚,不要认为这是“迎合”,这只是运用心理学的一种学问。

此外,与上司谈话还要选择有利的时机。上司一天到晚要考虑的问题很多。所以,假若是个人琐事,就不要在他埋头处理大事时去打扰他。你应该根据自己的问题重要与否,去选择适当的时机反映。

学会赞美你的上司

心理学研究表明,人性都有一个显著的弱点,那就是几乎每个人都喜欢别人的赞美。恰当的赞美,也是激励上司的好方法,同样可以赢得上司的好感,缩短与上司的距离。一位智者说过,对你的上司也有激发动机的必要。因为上司也是平常人,他们也愿意得到别人的支持与鼓励。当上司遇到困难时,你应当给他以激励;当上司工作有业绩时,你应当向他由衷地表示祝贺。

赞扬上司某个优点,意味着肯定这个优点。上司也需要从别人的评价中认识自己的成就及在属下心目中的位置,当然也会因为别人的称赞而对称赞者喜爱有加。

怎样赞美上司才能得到理想的效果呢?下面的几点建议可供借鉴。

1.选择上司最引人注目的事加以赞赏

一般的常规是,打动人心的最佳方式,是跟他谈论他最珍贵的事物。但是要记住,不要对无中生有的事加以赞美,这样做只会有溜须拍马之嫌。

2.赞美一定要情真意切

虚情假意的恭维,不仅廉价,甚至会适得其反,所以,赞美一定要情真意切。

3.背后赞美效果好

赞美最好由第三者,或者是上司最信得过的人转达,这样不但效果特佳,也表达了你对上司的尊敬。尽管当面赞美可以获取对方的好感,但是对于那些较为敏感的人,时常会引发一定的误解,认为你别有所图。相比之下,背后的赞美更真诚,也更能打动人心。当然,背后的赞美也应和当面的尊敬相吻合,这样才显得不虚伪。而廉价的奉承就像假钞一样,是没有任何使用价值的。

4.表达一定要清晰明了

称赞上司也是需要方法和技巧的,如果称赞上司不恰当,反而会弄巧成拙,落下一个“溜须拍马”的坏印象。称赞一个人,当然是因为他有出色的表现,但不同的人在哪一方面出色也是各有不同的。有的人是专业技术水平高,工作成绩突出;而有的人则在社交方面有特长,有与客户打交道的能力。因此,在称赞上司时应针对不同的情况,给予不同方式的称赞。

“高帽子”的妙用随处可见,但用错了却会得到相反的效果。

5.不要才高盖主

当然,要取悦上司,不但要言语得体,而且还不能轻易表现自己的才识。因为自古以来,我国就有“枪打出头鸟”之说。打你这个“鸟”的,可能就是你的上司。你为什么遭打?你可曾反省过其中的原因吗?古语说,木秀于林,风必摧之,更何况人在屋檐下,不得不低头。如果在一个单位中你总是好表现,好卖弄,迟早会造成直木先伐、甘井先竭的后果。

忠言也得讲技巧

作为一个有责任心的下属,当你发现上司在决策上有错误的时候,就要从维护公司利益的角度出发,对其提出忠告和建议,但这个世界上如唐太宗一般能从谏如流的上司是不多的。

那么,怎样向上司“进谏”才能取得理想效果呢?

当下属向上司提出忠告的时候,要多利用非正式的场合,少使用正式的场合,尽量与上司私下交谈,避免对上司公开提意见。这样做不仅能给自己留有回旋的余地,即使提出的意见出现失误,也不会有损自己在公众心目中的形象,而且有利于维护上司的个人尊严,不至于使上司陷入被动和难堪。

美国的罗宾森教授曾说过这样一段很有启示性的话:“人有时会很自然地改变自己的看法,但是如果有人当众说他错了,他会恼火,更加固执己见,甚至会全心全意地去维护自己的看法。这不是因为那种看法本身多么珍贵,而是他的自尊心受到了威胁。”罗宾森的话告诉我们,每个人都有自尊心,人人都有维护自己尊严的本能。作为下属,即使在向上司“进谏”时也千万不要忘记维护上司的尊严。

有好时机、找到适当的场合后,开头的话也会影响你这次表达是否成功。先让上司知道你的出发点是好的,例如“我是为了公司营运着想”或“我非常尊敬您”之类的话,接着再以轻描淡写的方式暗指上司的错误。

此外,“以退为进”也是个好策略。例如,很多部属最讨厌“说一套、做一套”的老板。如果你想让上司知道他“说一套、做一套”的错误,你可以用隐喻的方式,例如“我的朋友在某家公司工作,总是抱怨他的老板说一套、做一套……”这样来暗示上司所犯的错误。

一般来说,聪明的上司听得懂暗示,并且会感谢你的诚恳与体谅。至于有错却不承认,或是笨得以至于听不懂你的暗示的上司,我建议你可以以“视而不见”的心态处之,以免自己太难过而伤了自己。

“献其可,替其否”,这是《左传》中的一句话,其意思是说,建议用可行的去代替不该做的。在下属向上司“进谏”时要“多献可,少加否”,这句话包括两层含义:其一,要多从正面去阐发自己的观点;其二,要少从反面去否定和批驳上司的意见,甚至要通过迂回变通的办法有意回避与上司的意见产生正面冲突。

比如:你是一位公司的部门经理,根据业务可能发展情况需要给你配一名专管业务的副手,这时你想提拔一位懂业务、有经验的下属担任此职,而上司却准备从其他部门派一名不懂这方面业务的外行人任职。在这种情况下,你可以把话题多用在部门副经理应具备的条件和你所提人选已具备的条件上,而不应用在反驳上司所提候选人上。这样既可以避免与上司发生直接冲突,又能把话题保留在自己所提人选上。

对上司“进谏”不要直接去点破上司的错误所在或越俎代庖地替上司做出你所谓的正确决策,而是要用引导、试探、征询意见的方式,向上司讲明其决策、意见本身与实际情况不相符合,使上司在参考你所提出的建议资料信息后,水到渠成地做出你想要说的正确决策。

戴尔·卡耐基曾经说过:“如果你仅仅提出建议,而让别人自己去得出结论,就会让他觉得这个想法是他自己的,这样不更聪明吗?”许多实践也表明,人们对于自己得出的看法,往往比别人强加给他的看法更加坚信不疑。因此,作为一个聪明的下属,要想使自己的看法变成上司的想法,在许多时候只要做好引导工作,提出建议、提供资料这些工作就行了,其中所蕴涵的结论,最好留给上司自己去定夺。

向上司汇报工作的技巧

员工或下属向上司汇报工作,在企业管理过程中,是一道常见的业务交往程序。特别是对那些经常要与上司打交道的员工或下属来说,在每一项上司所交办的工作完成之后,向上司进行必要的工作小结,更是必不可少的业务程序。

原则上说,只要是上司直接交办或委托他人交办的工作,无论大事小事,无论工作的结果是否圆满,都应当向上司如实做出相应的汇报。