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第7章 少做些工作,多做些思考(2)

(4)加薪多少要考虑好。加薪不同于一般的讨价还价,不能“漫天要价,坐地还钱”。否则,定会引起老板的反感。提出加薪时,你需要诚实地为自己估价。最好先做些调查,了解所在行业和所在位置的工资水平,再提出合理的加薪幅度。

不管在什么时候,想得到加薪的机会,一定要了解公司的经营状况。要综合考虑公司当前的经济形势,对公司上一年的经营状况以及下一年的大概计划有所了解。如果公司今年业绩增长,或者你也完成了创收项目,这时提出加薪比较容易成功。但如果公司今年亏损或者业绩不好,你还想加薪,可能性就很小了。

多回顾一下自己对公司的贡献,回顾一下自己创造的价值,把自己所做的业绩都表现出来,突出的贡献更要强调出来,并且让老板看到这些。然后,从公司的角度来看一下自己的贡献,判断公司是否需要加薪来留住你这个人才。一旦你得到的是肯定的答案,就不需要有什么顾虑,不妨大胆地寻求加薪。

学会忙里偷闲

很多人经常抱怨:“我总是有接不完的电话、开不完的会议,它们严重干扰了我的工作进度。”其实,学会忙里偷闲,让工作与生活平衡,让自己保持轻松,往往能让你重新获得良好的状态,更好地投入工作。

虽然我们不能控制时间,但我们可以控制自己。那些整天喊自己忙的人,其实就是不懂忙里偷闲。那些有心的人,永远不会觉得忙,因为他们知道自己在做什么,还要做什么。他们不会让自己始终保持紧张的工作状态,会偶尔放松一下自己,善于调节自身的状态。

所以,忙里偷闲必须从管理自我开始,找出自己浪费时间的根源,找出自己可以休息的时间。根据调查研究,一般人最容易犯的毛病有计划不周、能力不足、沟通不良、授权不当、犹豫不决等。正是这些原因,让他们浪费了很多时间,整天忙于工作,难有休息的时间。

有些人对别人做事总是不太放心,于是,就拼命地把过多的责任都揽在自己身上。结果发现自己能力有限,由此产生困扰。这样的人有一个最大的毛病:太强调自己的重要性,认为自己是不可取代的。位置坐得愈高的人,这个毛病愈严重。有很多时候,不是他的时间不够,而是自己放不开。要知道,事必躬亲并不能解决所有问题,只会把自己搞得身心俱疲。在必要的时候把事情交给别人,自己忙里偷闲,何乐而不为?

还有一些人,做事没有计划,不分轻重缓急,不仅效率极其低下,而且把工作和生活弄得一团乱麻。这样的人应该更新观念,排定事情的先后顺序。小至每天,大至每月、每年的行事日程,都应该有所安排。譬如,你发觉自己一天精力最旺盛的时间是上午,就要把最重要的事安排在这段时间内处理。一天中精力最差的时候如果是在下午五六点钟,那就趁这个时间休息一下,为下一刻工作做好准备。

不要说自己“忙得连饭都没时间吃”,只要你愿意,你永远能抽出一点空闲时间。要做到忙里偷闲,就要学会拒绝,要弄清楚你为之拼命的事是否真的值得你为它拼命。如果不值得,干脆就放下。即使遇到一些必须解决的事,也要善于寻求外援,找别人一起分担,而不能把所有的问题都自己扛。

工作并不是一个人的全部。即便再忙,也要忙里偷闲,偶尔听听音乐,看看电影,始终保持一个好心情。忙里偷闲最重要的原则就是对每一件事都重视,包括对休息、娱乐也很重视。心情是可以创造的,时间是可以掌握的。善于安排的人永远不会觉得忙碌,因为他始终轻松愉快地在工作。

忙人无智,静能生慧。试着提高做事的效率,少做无益的小事,你就会获得可观的“悠闲”时间,从而让烦恼从工作中消除。

首先,抽一点时间运动,你就能保持活力。定时运动不仅对我们的肺部、心脏和消化系统有益,而且对活跃思维非常有利。一天工作的积极性和你的体能活动密切相关,身体状况好的时候,可以增加“精力充沛时间”,并使你的工作效率达到最高点。

其次,累的时候小憩一会。大多数的动物都有一种生活习性,在需要的时候立刻小睡一下。爱因斯坦把小睡列为他一天例行事务中的一部分,爱迪生和丘吉尔也有小憩的习惯。小憩能帮助他们减轻繁重的工作压力。午睡并不切实可行,如果可能的话,花几分钟小憩一下,你就能振作精神,提高工作效率。

最后,做任何事情都不要着急。很多人面对一大堆工作,就会急得不得了,恨不得夜以继日地处理,但实际效果并不好。所以,不要着急,适当放慢脚步,以较快的而不是最快的速度去做,给自己留一点缓和的余地,这样你会轻松许多。

如何开一个简单有效的会议

开会是工作中经常运用的沟通方式和决策方式。在一些公司,会议安排得非常频繁,有时候甚至是“赶场”。不过,效率如何呢?常常是主题不明,议而不决,决而不行,会议效率极其低下。

但是,很少有公司会花时间来检讨自己开会的方式,借以提升开会的效率。在许多公司,会议形存实亡,纯粹是浪费大家的时间和精力。因此,提高开会的效率,让会议简单而有效,是一个亟待解决的问题。

据说,日本太阳公司为了提高会议效率,实行开会分析成本制度。每次开会的时候,太阳公司总是把会议成本分析表格贴在黑板上,提醒开会的人员花费了多少会议成本。

在开会的时候,要让会议尽量简单化。只要做到有的放矢,就能让会议既有效率,又有质量。提高会议效率需要注意以下几个方面:

第一,把有关会议议题和内容的材料提前发给与会者。为了避免会议因考虑不周、材料准备不够或者不了解会议内容等,导致会议拖延或无法达到预期效果,会议负责人不妨对会议的背景、议题、重要内容进行整理,制成文件,提前发给与会者,引导他们对会议情况有所了解,并形成初步的意见和结论。这样正式开会的时候,大家讨论质量自然会很高。

第二,控制开会的人数,不邀请与会议无关的人。开会要消耗时间、费用等,这些都是成本。也就是说,参与人数越多,会议成本就越高。另外,会议人数太多,七嘴八舌,会降低效率。邀请那些与会议无关的人参会,是一种极大的浪费,也毫无意义。

很多会议讨论的问题,可能与有些部门或者管理人员没有任何关系。他们无法发表意见和观点,实际上是在“旁听”。会议负责人在举办一次会议之前,只要确定哪些人必须参加就好了,对可有可无的人尽量不要邀请,以减少支出,提高效率。

第三,会议讨论的问题不要过多,也不要太少。要注意,不能有一点小事就召集大家开会,还要注意,也不能将很多问题都集中在一个会议上进行。目标太多,就等于没有明确的目标。

会议议题太多,必然导致每个人关心的重点不同,讨论时就难免会分散,结论达成的速度也会减慢。一旦会议时间延长,又会影响到会议效率。每次会议的议题不能太多,最好不要超过三个,尽量做到精简,可以保证会议的效果。

第四,尝试站着开会。如果会议讨论的问题比较重大,大家达成意见就相对比较困难,会议的长度也会难以控制。再加上一般会议室的环境,座椅舒适,灯光明亮,各种设备一应俱全,甚至还有新鲜的水果和食物,这就为延长会议时间提供了良好的条件。

为了避免浪费太多时间,可以试一试站着开会,给大家造成一种压力,督促大家积极发表意见,尽快结束会议。虽然这种方式看似有点不近人情,但它对压缩会议时间,提高讨论效率非常有效。

第五,控制每个人发言的长度。总是有些人在发言时滔滔不绝,导致会议时间不断加长。主持会议者应提前约定好每个人发言的时间,让大家“心中有数”。应及时提醒发言人员简单、快捷,避免其占用过多的会议时间。

事实证明,有效而简单的会议不仅能减少成本,避免浪费时间,而且对我们的工作有重要的促进作用。

别让文件把你淹没

许多人的办公桌杂乱无章,他们习惯了被各种文件淹没。但他们不知道这会给他们增添多少麻烦,浪费多少宝贵的时间。比如,在需要一份文件的时候,就不得不在堆积如山的办公桌上翻找半天。一旦找不到,还会使他变得愤怒无比。如果不想让文件淹没,就要养成随时整理办公桌的习惯,也就不会出现“大海捞针”找文件的情况了。

只留下必要的文件,使你一天的工作变得更加明确,既节省了时间,还提高了工作效率。开始工作之前,先将工作空间清理干净,把暂时用不到的文件收在抽屉或工作柜里。

据统计,有95%以上的人都为办公桌上堆满文件而苦恼。如果你不想浪费时间,就要将那些不必要的文件撇在一旁,让你能专注于某一件重要的事。

那么,如何判断一份文件是否值得留在办公桌上呢?要解决这个问题,必须优先而慎重地考虑你打算在下个星期、下个月或者下个年度的任务或指标是什么,而不能只考虑下个小时或下一天要做些什么。总结一下,以下几种文件是你应该保留的:

第一,如果你收到一份员工许诺要做什么事情的文件,这份文件需要你保存下来。比如,你的下属在给你的文件中写道:“我有一个创意。这个创意一年将花掉我们公司许多钱。但我敢保证,这个项目将会在三年后给我们公司带回5倍于投入的收益。”也许在三年后,他并没有实现他当初的诺言,或者完全失败,或者他的创意仅仅带来一些边际收益。这时候,你就可以把那份文件找出来,然后问他:“这是怎么回事?”这是一种很好的提醒别人的方法。