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第6章 少做些工作,多做些思考(1)

为什么你总有忙不完的工作

工作并不繁重,自己也很努力,但就是力不从心。这是为什么?因为你在很多无关紧要的事情上浪费了太多时间。工作起来没有方向,不作合理的安排,碰到什么就做什么,自然会手忙脚乱、事倍功半。

会做工作的人往往对无足轻重的工作无动于衷,他清楚应该先做什么,后做什么。他不会先做那些不值得的事,不会为此消耗大量的时间和精力,使自己疲惫不堪。

其实,不论我们每天要做多少工作,只要掌握方法,就能有条不紊地完成任务,又不让自己累死累活。

一、知道每件事要达到的目的再去做

吃饭是为了充饥,喝水是为了解渴,但很多人却不知道工作是为了什么。别人说做什么就做什么,自己看见什么就做什么,从来不去思考为什么要这么做。因为目的不明确,工作没有方向,做了很多费力不讨好的无用功。

有一位从事建筑工程的师傅,正满头大汗地紧张工作,徒弟也在一旁认真地学习。突然,师傅对徒弟说:“去拿一个改锥过来,我一会儿要……”没等师傅说完,徒弟立刻去了工具间,很快就拿了改锥过来。

徒弟气喘吁吁,拿着改锥对师傅说:“工具间太乱了,改锥还真不好找。”师傅一看,生气地说:“谁让你拿这么大的改锥,这让我怎么用?”徒弟心想,我又不知道你要干什么,谁知道要大的还是小的。师傅再次说:“去拿一把小的来,我要固定这个螺丝钉。”说着,将螺丝钉给徒弟看了看。这次徒弟知道了师傅的具体要求,拿来的改锥肯定是符合要求的了。

有时候,工作中经常会发生这样的事情:老板吩咐你准备一份材料,你忙前忙后,结果老板说不符合要求;同事告诉你明天有一个会,等你去了才知道,这个会跟你没有关系。所以,一定要明白为什么去做,这样才能高效地把工作做好。要知道,高效率地做无足轻重的工作,比低效率地做重要工作更可怕。

二、第一次就把工作做好

很多事情需要你去做,但你又没有足够的时间。这种时候,你就可能会赶时间,先凑合着做,或者先放一放,等到别人发现不妥了,再去动手。结果,不仅工作没有做好,还让自己更加忙乱。

任何工作,不管你有多忙,千万不要敷衍。要么不做,做就一次把它做好。如果你能把每件工作都一次做好,你就会慢慢轻松下来。

有一天,一家公司的老板发现办公室的复印机总是卡纸,于是吩咐秘书张海,找人来修理一下。修理人员发现是搓纸轮老化造成的,便更换了新的搓纸轮,复印机可以正常运转了。但修理人员发现复印机的定影器也有问题,就问张海是否需要更换一个新的。

张海还有其他事情忙,觉得复印机已经能用了,就打发修理人员快走。修理人员对他说:“现在不换,过一两个月还是得换!”

果然,一个月之后,当老板复印一份重要文件的时候,发现复印机又不工作了。他大发雷霆,叫来张海大骂:“你是怎么办事的?上个月才修了一次,现在就不能用了!上次修的时候你彻底检查了吗?”

张海想起上次修理人员确实提醒过自己,只得再次打电话让修理人员过来。可对方说没时间上门服务,如果他着急的话,只能自己把机器运过去。张海只好灰头土脸地找出租车,将机器运过去,足足浪费了一天的工作时间。

很多时候,一次就能完成的工作,因为太忙,你可能疏忽了,等到问题出现还得费心费力去解决。最后,不仅累了自己,还给领导留下“做事靠不住”的印象。所以说,不管多忙,做起事来一定要一次做好,用最小的代价达到最大的收效。否则,就会浪费你更多的时间和精力。

三、再忙也要多思考

因为太忙,总是不去思考,结果浪费了很多时间。其实,越是缺乏思考,往往越忙碌,越容易浪费时间。有时候,一个小时的深思熟虑有可能胜过你一个礼拜的忙碌。所以,多花一点时间去思考,然后再去做,会让你更有效率。思考能帮助你从无效走向有效,从有效走向高效。

不经过思考而去忙于工作,很容易做无用功,这样的“忙”仅仅是一种习惯。很多人总是盲目地去工作,该他做的,不该他做的,现在该做的,以后该做的,没有一个顺序和安排,抓到什么做什么。做完以后才发现,自己做的只是无用功。因此,不要拿忙碌作为不思考的借口,越忙越要抽空思考。

不管从事什么工作,不要为忙碌而忙碌,这样的忙碌最缺乏效率。多想一想,自己现在做的是不是最重要、最需要的,避免做无用功。分清轻重缓急你就会发现,工作其实并不多,也能很轻松地完成。

先问自己为公司创造了多少价值,而不是你干了多少活

在公司里最受重视的员工,并不是那些只知道埋头苦干的员工,而是那些出成果、重效果的员工。联想集团有这样一个理念:“不重过程重结果,不重苦劳重功劳。”公司最重视的是你的“功劳”,而不是你的“苦劳”,更不是你的“疲劳”。

在工作中,经常有人说:“没有功劳也有苦劳,没有苦劳还有疲劳。”这只是一种安慰、借口,只能说明一个人能力不够,工作成效不高。这样的人觉得,自己付出了努力,不管工作有没有效果,都算是做出了成绩。存在这种想法的员工,是无法得到重用的。

有三个同时进入一家公司的年轻人,专业知识水平都差不多,但薪水大不相同,分别是1500、2000、2500。薪水是人事部经理定下的,这三个年轻人被派到同一个部门。部门主管非常好奇,三个人学历一样,表现出来的专业知识也差不多,人事部经理怎么定下这样的薪水呢?

带着疑问,部门主管去找人事部经理。人事部经理笑着对他说:“在学校他们是学习书本知识,但在公司里,却是要行动、要结果。公司与学校的要求不同,员工表现也与学校的考试成绩不同。薪水作为衡量的标准,自然就不同呀!”

见部门主管还是不太懂,人事部经理说:“这样,我们现在叫他们三个人做相同的事情,你就可以知道答案了。”于是,部门主管把三个人叫过来,让他们去调查一下停泊在港口边的船上毛皮的数量、价格和品质。

一个小时后,三个人都回来了。第一个人汇报:“那个港口有一个我的旧识,我给他打了电话,他愿意帮我们的忙,明天给我结果。我准备今晚请他吃饭,请您放心,明天一定给您结果。”第二个人把船上的毛皮数量、品质等详细情况提供给了主管。第三个人先报告了毛皮数量、品质等情况,将船上最有价值的货品详细记录了下来,并且还打电话向另外两家毛皮公司询问了相关货物的品质、价格等。这时,主管终于明白了。

公司是靠“结果”生存的,只有员工出成果,公司才能发展。如果我们每个人都满足于苦劳,满足于“我已尽力了,结果做不到我也没办法”,公司靠什么发展呢?老板看下属做事,一般只看结果,不关注过程。没有功劳也有苦劳,这是一些事情没做成还想让别人记功的人最喜欢强调的。如果目标没有达到,所有的原因都不能成为你的借口,只能说明你无能。

我们强调的不应该是过程,而是结果。不管你做了多少事,只管你给公司创造了多少价值,因为结果才是最重要的。做员工,就要做一名高效率地创造价值的员工。

海尔集团有一个“三不”策略:不讲过去,不论过去为海尔发展作出过多大贡献,只要不胜任今天的工作,绝无情面可讲;不讲关系,个人收入和升迁只与效益相联系;不讲学历和资历,只看业绩,以绩效论英雄。

在海尔集团,每年年终,总有一部分中层干部因完不成市场任务而落马,又总有一批超额完成市场任务的新秀走上领导岗位。“能者上、平者让、庸者下”,在海尔集团司空见惯、习以为常。有时候,海尔集团的干部调整的总数要占干部总人数的一半以上。海尔集团的总裁张瑞敏常说,海尔集团就像一辆在发展和改革的大道上疾驶的汽车,每到一个急转弯,总会有人掉下来。

俗话说:“不管黑猫白猫,抓到老鼠就是好猫。”无论是“英雄”,还是“好汉”,都应该是那种会运用智慧工作的人,而绝不是整天喊“没有功劳也有苦劳”的人。市场只认效率,公司只认功劳。所以,你只有创造出更大的价值,才能在竞争中存活下来。

公司的各项工作必须追求效果,没有效果的工作不仅是对人力和时间的浪费,还可能有资金和其他方面的浪费。没有效果的工作,对于公司来说毫无意义。在没有功劳的时候,强调你做了多少工作是没有意义的。衡量一个人的能力主要是看结果,以结果论成败,以结果论英雄。工作做得再多,如果没有做出业绩,一切都是镜花水月。

你是不是不愿做工作计划

工作没有计划,就好比在大街上漫无目标地闲逛,白白浪费时间。做任何工作都应该有计划,避免盲目性,促使工作循序渐进。有些人天天在忙碌,却又毫无成果,总是裹足不前,或者有许多事要做,却又不知从何着手,关键原因就是没有制定合理的工作计划。

那么,我们要如何做,才能把工作做得漂漂亮亮呢?

首先,把工作管理得井井有条。你必须准备好计划表,上面列出要做的工作。例如,上班前把当天需要的资料带上,把完成的文件放好,衣着整齐,向上级汇报的内容提前准备等。这些经常做的事情要形成习惯,尽量不需要花时间思考就能做好。还要制订各种工作和活动的检查表。你必须知道哪些活动由哪些事情和步骤组成,再据此制作一张便于核对的检查表。每当要做这些工作的时候,就可以逐项进行,就不会有所遗漏,不会出现忙乱,进一步提高工作效率。

其次,在明白轻重缓急的情况下,要根据需要及时调整时间表和工作方向。时间表制订下来一般不能轻易修改,这是你做事的基本方向,能够为你节约很多时间。如果遇到紧急情况、突发事件,就需要及时修改了。所以,要让自己的时间表略有弹性,既便于调整,也便于执行。

最后,学会统筹安排。在做很多工作的时候,有些工作完全可以合并在一起做。比如,你可以在印文件的时候,整理一下周围的东西。用同样的时间多做一项工作,就等于提高了一倍的效率。

统筹安排需要清楚自己要做的几件工作的耗时情况和过程,确保这些工作都能顺利进行,这样才能进行统筹。否则,几件不宜同步进行的工作交叉在一起,反而容易带来混乱和危险。

养成有计划的工作习惯,能够让你做起事来更有条理、更有效率,也更容易出成果。那么,如何计划呢?你可以按照以下几个步骤去做:

(1)明确目标。工作开始前,你就要明确自己的目标。如果你对自己需要完成什么工作都不知道,这种困扰将会严重影响工作效率。在做事之前,先想明白工作的主题是什么。少了“明确目标”这一步,往往会导致无用功。

(2)理出头绪。脑子里七七八八的一大堆工作,往往很难让你全神贯注地做好眼前的事情。在工作开始前,除了明确目标以外,你还应该花几分钟时间理出头绪、分清秩序。否则,你就得在工作中浪费很多的时间,来处理可能出现的混乱和冲突。

(3)弄清工作要求。不论处理什么事情,首先要弄清其指标和要求。比如,工作的质量要求、工作的标准要求以及工作进行过程中会受到怎样的限制等。明确了这些,你就会事先作好准备,在工作过程中手到擒来。否则,等到需要的时候再去做,往往会手忙脚乱,引发混乱局面。这个时候,不但工作流程无法顺利进行,还会浪费很多时间。

(4)指定时限。为自己强行指定时限完成工作内容,对于工作效率的影响有利有弊。一个刻意的时限能够使你忘记琐碎的小事,并提升你的工作效率。当然,规定的时限也会令你陷入无法按时完成工作的焦虑,从而影响手头实际的工作。所以,指定时限必须量力而行。如果你需要完成一个可能花费几周时间的工作,就要把工作划分成块,分别设定时限,确保在短时间内完成工作的重要部分。

(5)清除障碍。工作中难免会碰上障碍,这是造成工作混乱和效率下降的重要原因。当你工作受阻时,一定不要心烦意乱,而应及时静下心来。要积极寻找思路,学会扫除障碍,这也是提高效率的重要方式。

只有加班才能加薪吗

没有人不希望老板给自己加薪,但大部分人却不敢奢望,也不敢向老板提加薪要求,只是通过加班来加薪。这是非常愚蠢的行为。首先,加班会占用你很多休息、娱乐时间,让你身心疲惫,影响你的正常工作。其次,加班并不会给你带来可观的收入,除非你累死累活地加班。总而言之,依靠加班来加薪,可以说是得不偿失。

很多老板都喜欢给那些加班不要命的员工加薪。员工拼命加班,一个人干两个人的活,老板最多再给你加一半的工资,算下来,自己还赚了一半。所以,大部分老板都喜欢看到员工主动加班。

其实,加薪的方法有很多。比如,你在现在的岗位上做出了一些成绩,你又通过学习提高了某方面的能力。这些都可以为你提供加薪的机会。

首先,依靠工作态度和工作业绩加薪。如果你业绩做得不错,除了年终总结报告及日常工作报告,还要将自己对公司的贡献记录在案,用具体数字来证明自己的工作绩效或贡献。你完全可以单刀直入,将业绩实实在在地拿给老板看,和老板商量一下加薪的问题。

当然,如果老板总是打马虎眼,就可以以跳槽为借口,以退为进。这并不是让你威胁老板,只是稍微抱怨一下而已。只要让老板看到你的业绩,知道你想加薪,一般来说,老板会同意的。

其次,依靠新技能让自己加薪。学习新技能,或者参加一些培训,会显著提高你的工作效率。向老板表明你学习了什么新的技能,花费了很多的时间和精力,而且对工作很有帮助,能够给公司带来更大的效益。然后努力工作,让自己的新技能发挥出效果。这样一来,老板一定会考虑给你加薪。

大多数时候,老板不会主动提及加薪。如果你没有足够的耐心,就要学会如何向老板提加薪要求。就加薪而言,要注意几点:

(1)要学会审时度势。你必须在时间、地点、场合等条件都合适的情况下和老板谈加薪的问题。否则,突然提出,只会使老板反感。谈加薪的最佳时机一般是公司每年年底进行业绩评估时。如果发现自己业绩做得不错,有加薪的空间,就可以以业绩为资本向老板提出加薪,这样老板多半会加以考虑。

(2)以业绩为重点。和老板谈加薪的时候,不要去讨论你做了多少工作,付出了多少。这不是老板关心的问题,老板关心的只是业绩。你必须证明你值得加薪,而不是你需要加薪。

(3)掌握加薪的时间。掌握公司的加薪时间是很重要的。大多数公司会在年初加薪,也有公司会在年初和年中加薪。如果你遇到加薪不定期的公司,就更要注意,这类公司通常会根据你的表现考虑加薪,短时间内不会考虑加薪,并不代表不会加薪。只有把握好时间,才能得到加薪的机会。