书城管理德鲁克管理思想大全集
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第38章 卓有成效的时间管理(3)

善于应对客人的人,都会在接到来客名单之后,就事先预定花多少时间。美国总统西奥多?罗斯福就是这样一个模范人物:当一个久别重逢只求会见一面的客人到来时,他总是在握手寒暄之后,便很抱歉地说,他还有许多别的客人要接见,这样一来,来客就会很简洁地道明来意,告辞而返了。

有一位大公司的经理,他每次与来客把事情商洽妥当之后,便很有礼貌地站起身来,向来客握手道歉,叹惜自己不能有更多的时间再跟他多谈一会儿。那些客人对他的诚恳态度都十分满意,而不会认为他很吝啬地只肯会谈两三分钟,其实这样做,对于双方都节约了时间。

优秀的管理者不仅会设法回避那些消耗他们时间的人,而且会想方设法避免别人时间的浪费。对于那些不必要的废话,他们有一个抢到好处的收场方法,同时他们也绝不会在别人上班的时间内,和他人东拉西扯地谈些无关紧要的话。因为那样无疑是在妨碍人家的工作效率,损害他人应得的利益。管理者要想避免成为严重浪费别人时间的人,就要敢于对对方说:如果你觉得我在废话,请立即制止。

145、把正确的事情做好

【德鲁克如是说】

卓有成效的管理者唯一的共同点就是,将正确的事情做好,将不必要的工作砍掉。

——德鲁克《卓有成效的管理者》

【实例与活用】

德鲁克说:“我见过的卓有成效的管理者,几乎没有什么共性,他们在性格、知识和兴趣方面都迥然不同。他们唯一的共同点就是,将正确的事情做好,将不必要的工作砍掉。”《共好》一书的作者肯?布兰德也总是将这样的一句话挂在嘴边:“不值得做的事,就不值得做好!”

多年来,很多效率管理专家不断宣扬要有效管理时间,以便解决所有的问题。但是,有些人在细心研究之后,发现了这种观点中不合理的因素,即原本不需要努力有效解决的事情,却在被人们浪费时间去处理,而当人们花费心思处理那些不重要的事情时,往往会忽略其他重要的事情。

马戏团曾经有个驯兽师,他听说从未有人看见骆驼倒退走,大家都认为骆驼只会往前走,不可能倒退走。于是这只驯兽师就决定要向这个“不可能”挑战,他要训练一只会倒退的骆驼!他不断辛勤地训练,经过多年的努力,终于成功了。

下一幕是在马戏场里。观众从四面八方涌来,因为宣传和广告都保证将令观众大开眼界。场子正中央,站着那位驯兽师,正在口沫横飞地说明骆驼倒退走的奇观。成千的观众则面面相觑,一脸的迷惑,每个人的表情都仿佛在说:“那又怎么样?”

确实,那又怎么样。浪费时间在没有多大意义的事情上,是没有人会喝彩的,。工作要有效率,忙要忙在点子上,每个人的精力总是有限的,并不是每一件事情都值得我们鞠躬尽瘁,只有像园丁那样剪去部分枝条,才能使树木更快地茁壮成长,增加果实的数量与质量。

为此,德鲁克还列举了这么一个例子来阐述他的观点,他说,有一位制药公司的总裁,在最初几年把力量全部集中在研究工作上,但是该公司在研发方面一直没有优势,甚至连追随别人也感到吃力。慢慢的他开始意识到,公司绝不能再花5年时间去做别人5年前就已经在做的事情了。他当机立断,决定了自己的方向。结果不到5年,该公司就已在两项心计划上高居领先地位了。

作为领头羊的管理者,你的效率直接决定了整个团队的效率。如果一个管理者想把值得不值得的所有事情都做好的话,那结果肯定是什么事情都做不好的。一流的人做一流的事,卓有成效的管理者做好值得的、有成效的事情就行了,因为这说明你的工作是卓有成效的。

146、一定善于利用80/20法则

【德鲁克如是说】

一个事业再怎么简单,管理再怎么有条理,仍然会有许多事情需要去处理,但资源总会不够。

——德鲁克《成果管理》

【实例与活用】

德鲁克认为,如果你想获得更大的成绩,而不是成为一个庸庸碌碌的没事忙,你就需要抛开那些低价值的活动,将你的时间花在高价值的活动上——那些真正能给你的生命带来成功和喜悦的事情。

有人说生存在现在的社会里,必须要了解“80/20”法则,比如说世界上80%的财富,掌握在20%的人手里;市场上80%的速食面,由20%的商人经营。此种规则,也可适用在时间上。

此规则是意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托奠定的,他在1895年首次提出这一规则。这一规则也被称作“帕累托原则”。帕雷托注意到,在他所在的那个社会中,人自然地分成“重要的少数”(以金钱和社会影响来衡量的占20%的上层社会优秀分子)和“不重要的多数”(底层的80%)。

他后来发现,实际上所有的经济活动都服从这一帕雷托原则。例如,这一规则说,你20%的活动获得的成果在你所有成果中占80%,你20%的客户占你80%的销售量,你20%的产品或服务占你80%的利润,你20%的任务占你80%的价值,如此等等。这就是说,如果你列出十项要做的工作,其中两项的价值等于或超过其余八项加起来的价值总和。

这是一项令人感兴趣的发现。有些任务可能要花同样多的时间去完成,但是,这些任务中的一项或两项的价值是其余任何一项的五倍或十倍。你就应当把这个任务当做首要任务来完成。

下面是威廉·穆尔替格利登公司推销油漆采用的方法。穆尔起初每月只能赚160美元。有一天他坐下来分析他售货的记录,发现80%的生意是跟20%的顾客做的——然而他为每位顾客花的时间相等。因此,穆尔就把他最没有希望做得成生意的36个顾客转让给了别的推销员,而他的精力就集中用来对待他最好的顾客。

不久,他每月赚1 000美元,继而成为美国西岸最优秀的推销员。之后,他从没有放弃这条原则,致使他最后成为凯利·穆尔油漆公司的董事长。

80%的收获来自20%的时间,80%的时间创造了20%的成果。但很多管理者不能相信在自己80%的工作时间所做的事情仅仅带来少得可怜的20%的工作成绩。他们急于从自己的工作时间表里找出那最有价值的20%的时间,并努力将它扩大到40%、50%甚至更大的份额。要怎么达到这样的目标呢?首先要做的就是重新审视自己的工作时间表。

工作时间表上记录的密密麻麻的事情中到底有多少是有价值的呢?哪些事情是“高价值”的呢?哪些是阻碍你发展和进步的、“低价值”的时间浪费?当你认识到哪些事情是骗走你宝贵时间的低价值活动,你就要像清除衣橱里的旧衣服那样,毫不客气地将它们丢掉,腾出时间去做最有价值的事。

147、无论多么难以取舍,也要确定出哪个是次要的

【德鲁克如是说】

对于管理者而言,最困难的决定是确定出哪些事情暂时可以不去处理。

——德鲁克《成果管理》

【实例与活用】

生活中有许多必须做的事情,要是为了想做的事情,而把应该做的、必须做的事情给忽略了,就会出问题。因此,我们需要调整理想和目标,找准人生中最重要的、必须要做的事情去做。

美国有一个天资聪颖的年轻人,叫柯雷基。他才华横溢,却不懂得一心一意地做任何事,而是想做什么就做什么,这一点几乎成了他的致命伤。他曾就读于著名的剑桥大学,但没有毕业,就参军去了。参军后,他因为不肯服从洗马匹的工作,结果又离开了军队。从军队离开后,他又进入著名的学府牛津大学攻读。可惜,没完成学位,就又离开了。后来,他还创办了一份报纸,但这报纸只出了十期就停刊了。虽然报纸没办成,他仍然梦想着著书立传。他常说:“我的书已经完成了,就差把书从脑子里拿出来,交付印刷厂变成铅字了!”他甚至说自己已经完成两套8开本的书了,不过,还没寄给出版社呢!

事实上,他说的这一切著作,都只字未动,仅仅是留在脑海里而已。柯雷基的一生,最后以失败收场。他踌躇满志,最后竟然一事无成。原因何在?有人这样评价他:“柯雷基的失败,是因为他想做的太多,结果什么都没做成。虽然才华横溢,但他欠缺毅力和集中力。”也就是说,柯雷基并没有确定出哪些事情是他生命中最为重要的事情,并为其竭尽全力。而田径运动员鲁伊斯与他恰恰相反。

1984年的夏季奥运会,鲁伊斯一共赢得4枚金牌。他虽然表现出色,却遭人批评,说他的跳远并没有尽自己的全力。的确,鲁伊斯在首跳之后,就知道金牌已经是十拿九稳了。于是他没有竭尽全力,跳出个世界纪录。但他很有道理地解释道:“我参加奥运会,是为了拿金牌,而不是为了创世界纪录。除了跳远,我还要给自己留些力气,参加其他项目的比赛,争取更多的金牌。至于世界纪录,今天我创立了,不用多久,一定有别人破纪录。何必把全部力气花在不能长久的事上呢?”

显然,鲁伊斯懂得“衡量轻重,分清主次”。对于他来说,金牌才是最重要的。现实生活中,很多管理者总是抱怨时间不够用,其关键原因就是他们将事情的优先级别搞错了。必须做的事和想做的事不同。想做的事可以有很多,比如,想上网聊天,想郊游,想逛商店,想睡觉……但工作中有许多必须做的事情。要是为了想做的事情,而把应该做的、必须做的事情给忽略了,就会出问题。因此,管理者需要调整理想和目标,找准工作中最重要的、必须要做的事情去做。只有这样,工作才能高效。

148、卓有成效的秘诀就在于一次只做一件事

【德鲁克如是说】

一个管理者能完成许多大事的秘诀就在于一次只做一件事。

——德鲁克《卓有成效的管理者》

【实例与活用】

德鲁克说,如果卓有成效还有什么秘密的话,那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做,一次做好一件事情。这是提高效率的好方法。

每周三是医学专家王医生出诊的日子。由于他的医术高明,因此,很多人都是慕名而来的。每个星期三,医院里都会聚满了来自不同地方的患者,他们早早地排起长队,急切地等待着,等待着去体验医生妙手回春的神奇功力。

对于王医生来说,工作的紧张与压力可想而知。他有时就一个问题与同一个患者重复三、四次。令人不可思议的是,这位身材瘦小、戴着眼镜、一副文弱样子的王医生,看起来一点也不紧张,人们都很佩服他面对大量缺乏耐心和混乱的患者时,仍然能表现出让常人很难想象的镇定自若。

在他面前的患者,是一个矮胖的农村妇女,头上戴着一条头巾,已被汗水湿透,她的脸上充满了焦虑与不安。王医生倾斜着上身,以便能倾听她的声音。“是的,你哪里不舒服?”他把头抬高,集中精神,透过他的厚镜片看着这位妇人,“不舒服时间持续多久了?”

这时,有位穿着入时、戴着昂贵首饰的女子,试图插话进来。但是,王医生却旁若无人,只是继续和这位妇人说话:“你确信是间歇性疼痛吗?”“是的,没错,大夫。”“是进食以后比空腹时更加疼吗?”“不,恰好相反。”他点点头说:“我给你开一个处方,每天吃四次,每次吃两粒。”“你说的不是每天三次,对吗?”“是的,太太。”“四次?”“是的,四次。”

女人转身离开,王医生立刻将注意力移到下一位时髦女患者身上。但是,没多久,那位太太又回头来问一次:“你刚才说是四次,对吗?”这一次,王医生集中精力在下一位患者的身上,不再管这位头上扎丝巾的太太了。

有人不解地询问王医生:“能否告诉我,你是如何做到保持冷静的呢?”王医生这样回答:“我并没有和所有的患者同时打交道,我只是单纯处理一位顾客。忙完一位,才换下一位。在一整天之中,我一次只能为一位患者服务。”

其实在更多的时候,“质”远远比“量”更为重要,与其拿100个60分,还不如得60个100分。尽管它们的和都是6 000分,但实际上差别可真是太大了。如果你是公司的管理者,你每天做许多事情,但却每件事都是马马虎虎,别人看待你充其量不过是个60分的人。相反的,如果你能集中火力,不贪心,一次只做一件事情,并且能把它做得十分完美,那么别人看待你,就会是个“100分的人”。