善于应对客人的人，都会在接到来客名单之后，就事先预定花多少时间。美国总统西奥多?罗斯福就是这样一个模范人物：当一个久别重逢只求会见一面的客人到来时，他总是在握手寒暄之后，便很抱歉地说，他还有许多别的客人要接见，这样一来，来客就会很简洁地道明来意，告辞而返了。
有一位大公司的经理，他每次与来客把事情商洽妥当之后，便很有礼貌地站起身来，向来客握手道歉，叹惜自己不能有更多的时间再跟他多谈一会儿。那些客人对他的诚恳态度都十分满意，而不会认为他很吝啬地只肯会谈两三分钟，其实这样做，对于双方都节约了时间。
优秀的管理者不仅会设法回避那些消耗他们时间的人，而且会想方设法避免别人时间的浪费。对于那些不必要的废话，他们有一个抢到好处的收场方法，同时他们也绝不会在别人上班的时间内，和他人东拉西扯地谈些无关紧要的话。因为那样无疑是在妨碍人家的工作效率，损害他人应得的利益。管理者要想避免成为严重浪费别人时间的人，就要敢于对对方说：如果你觉得我在废话，请立即制止。
145、把正确的事情做好
【德鲁克如是说】
卓有成效的管理者唯一的共同点就是，将正确的事情做好，将不必要的工作砍掉。
——德鲁克《卓有成效的管理者》
【实例与活用】
德鲁克说：“我见过的卓有成效的管理者，几乎没有什么共性，他们在性格、知识和兴趣方面都迥然不同。他们唯一的共同点就是，将正确的事情做好，将不必要的工作砍掉。”《共好》一书的作者肯?布兰德也总是将这样的一句话挂在嘴边：“不值得做的事，就不值得做好！”
多年来，很多效率管理专家不断宣扬要有效管理时间，以便解决所有的问题。但是，有些人在细心研究之后，发现了这种观点中不合理的因素，即原本不需要努力有效解决的事情，却在被人们浪费时间去处理，而当人们花费心思处理那些不重要的事情时，往往会忽略其他重要的事情。
马戏团曾经有个驯兽师，他听说从未有人看见骆驼倒退走，大家都认为骆驼只会往前走，不可能倒退走。于是这只驯兽师就决定要向这个“不可能”挑战，他要训练一只会倒退的骆驼!他不断辛勤地训练，经过多年的努力，终于成功了。
下一幕是在马戏场里。观众从四面八方涌来，因为宣传和广告都保证将令观众大开眼界。场子正中央，站着那位驯兽师，正在口沫横飞地说明骆驼倒退走的奇观。成千的观众则面面相觑，一脸的迷惑，每个人的表情都仿佛在说：“那又怎么样?”
确实，那又怎么样。浪费时间在没有多大意义的事情上，是没有人会喝彩的，。工作要有效率，忙要忙在点子上，每个人的精力总是有限的，并不是每一件事情都值得我们鞠躬尽瘁，只有像园丁那样剪去部分枝条，才能使树木更快地茁壮成长，增加果实的数量与质量。
为此，德鲁克还列举了这么一个例子来阐述他的观点，他说，有一位制药公司的总裁，在最初几年把力量全部集中在研究工作上，但是该公司在研发方面一直没有优势，甚至连追随别人也感到吃力。慢慢的他开始意识到，公司绝不能再花5年时间去做别人5年前就已经在做的事情了。他当机立断，决定了自己的方向。结果不到5年，该公司就已在两项心计划上高居领先地位了。
作为领头羊的管理者，你的效率直接决定了整个团队的效率。如果一个管理者想把值得不值得的所有事情都做好的话，那结果肯定是什么事情都做不好的。一流的人做一流的事，卓有成效的管理者做好值得的、有成效的事情就行了，因为这说明你的工作是卓有成效的。
146、一定善于利用80/20法则
【德鲁克如是说】
一个事业再怎么简单，管理再怎么有条理，仍然会有许多事情需要去处理，但资源总会不够。
——德鲁克《成果管理》
【实例与活用】
德鲁克认为，如果你想获得更大的成绩，而不是成为一个庸庸碌碌的没事忙，你就需要抛开那些低价值的活动，将你的时间花在高价值的活动上——那些真正能给你的生命带来成功和喜悦的事情。
有人说生存在现在的社会里，必须要了解“80/20”法则，比如说世界上80%的财富，掌握在20%的人手里；市场上80%的速食面，由20%的商人经营。此种规则，也可适用在时间上。
此规则是意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托奠定的，他在1895年首次提出这一规则。这一规则也被称作“帕累托原则”。帕雷托注意到，在他所在的那个社会中，人自然地分成“重要的少数”(以金钱和社会影响来衡量的占20％的上层社会优秀分子)和“不重要的多数”(底层的80％)。
他后来发现，实际上所有的经济活动都服从这一帕雷托原则。例如，这一规则说，你20％的活动获得的成果在你所有成果中占80％，你20％的客户占你80％的销售量，你20％的产品或服务占你80％的利润，你20％的任务占你80％的价值，如此等等。这就是说，如果你列出十项要做的工作，其中两项的价值等于或超过其余八项加起来的价值总和。
这是一项令人感兴趣的发现。有些任务可能要花同样多的时间去完成，但是，这些任务中的一项或两项的价值是其余任何一项的五倍或十倍。你就应当把这个任务当做首要任务来完成。
下面是威廉·穆尔替格利登公司推销油漆采用的方法。穆尔起初每月只能赚160美元。有一天他坐下来分析他售货的记录，发现80％的生意是跟20％的顾客做的——然而他为每位顾客花的时间相等。因此，穆尔就把他最没有希望做得成生意的36个顾客转让给了别的推销员，而他的精力就集中用来对待他最好的顾客。
不久，他每月赚1 000美元，继而成为美国西岸最优秀的推销员。之后，他从没有放弃这条原则，致使他最后成为凯利·穆尔油漆公司的董事长。
80％的收获来自20％的时间，80％的时间创造了20％的成果。但很多管理者不能相信在自己80％的工作时间所做的事情仅仅带来少得可怜的20％的工作成绩。他们急于从自己的工作时间表里找出那最有价值的20％的时间，并努力将它扩大到40％、50％甚至更大的份额。要怎么达到这样的目标呢？首先要做的就是重新审视自己的工作时间表。
工作时间表上记录的密密麻麻的事情中到底有多少是有价值的呢？哪些事情是“高价值”的呢？哪些是阻碍你发展和进步的、“低价值”的时间浪费？当你认识到哪些事情是骗走你宝贵时间的低价值活动，你就要像清除衣橱里的旧衣服那样，毫不客气地将它们丢掉，腾出时间去做最有价值的事。
147、无论多么难以取舍，也要确定出哪个是次要的
【德鲁克如是说】
对于管理者而言，最困难的决定是确定出哪些事情暂时可以不去处理。
——德鲁克《成果管理》
【实例与活用】
生活中有许多必须做的事情，要是为了想做的事情，而把应该做的、必须做的事情给忽略了，就会出问题。因此，我们需要调整理想和目标，找准人生中最重要的、必须要做的事情去做。
美国有一个天资聪颖的年轻人，叫柯雷基。他才华横溢，却不懂得一心一意地做任何事，而是想做什么就做什么，这一点几乎成了他的致命伤。他曾就读于著名的剑桥大学，但没有毕业，就参军去了。参军后，他因为不肯服从洗马匹的工作，结果又离开了军队。从军队离开后，他又进入著名的学府牛津大学攻读。可惜，没完成学位，就又离开了。后来，他还创办了一份报纸，但这报纸只出了十期就停刊了。虽然报纸没办成，他仍然梦想着著书立传。他常说：“我的书已经完成了，就差把书从脑子里拿出来，交付印刷厂变成铅字了！”他甚至说自己已经完成两套8开本的书了，不过，还没寄给出版社呢！
事实上，他说的这一切著作，都只字未动，仅仅是留在脑海里而已。柯雷基的一生，最后以失败收场。他踌躇满志，最后竟然一事无成。原因何在？有人这样评价他：“柯雷基的失败，是因为他想做的太多，结果什么都没做成。虽然才华横溢，但他欠缺毅力和集中力。”也就是说，柯雷基并没有确定出哪些事情是他生命中最为重要的事情，并为其竭尽全力。而田径运动员鲁伊斯与他恰恰相反。
1984年的夏季奥运会，鲁伊斯一共赢得4枚金牌。他虽然表现出色，却遭人批评，说他的跳远并没有尽自己的全力。的确，鲁伊斯在首跳之后，就知道金牌已经是十拿九稳了。于是他没有竭尽全力，跳出个世界纪录。但他很有道理地解释道：“我参加奥运会，是为了拿金牌，而不是为了创世界纪录。除了跳远，我还要给自己留些力气，参加其他项目的比赛，争取更多的金牌。至于世界纪录，今天我创立了，不用多久，一定有别人破纪录。何必把全部力气花在不能长久的事上呢？”
显然，鲁伊斯懂得“衡量轻重，分清主次”。对于他来说，金牌才是最重要的。现实生活中，很多管理者总是抱怨时间不够用，其关键原因就是他们将事情的优先级别搞错了。必须做的事和想做的事不同。想做的事可以有很多，比如，想上网聊天，想郊游，想逛商店，想睡觉……但工作中有许多必须做的事情。要是为了想做的事情，而把应该做的、必须做的事情给忽略了，就会出问题。因此，管理者需要调整理想和目标，找准工作中最重要的、必须要做的事情去做。只有这样，工作才能高效。
148、卓有成效的秘诀就在于一次只做一件事
【德鲁克如是说】
一个管理者能完成许多大事的秘诀就在于一次只做一件事。
——德鲁克《卓有成效的管理者》
【实例与活用】
德鲁克说，如果卓有成效还有什么秘密的话，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做，一次做好一件事情。这是提高效率的好方法。
每周三是医学专家王医生出诊的日子。由于他的医术高明，因此，很多人都是慕名而来的。每个星期三，医院里都会聚满了来自不同地方的患者，他们早早地排起长队，急切地等待着，等待着去体验医生妙手回春的神奇功力。
对于王医生来说，工作的紧张与压力可想而知。他有时就一个问题与同一个患者重复三、四次。令人不可思议的是，这位身材瘦小、戴着眼镜、一副文弱样子的王医生，看起来一点也不紧张，人们都很佩服他面对大量缺乏耐心和混乱的患者时，仍然能表现出让常人很难想象的镇定自若。
在他面前的患者，是一个矮胖的农村妇女，头上戴着一条头巾，已被汗水湿透，她的脸上充满了焦虑与不安。王医生倾斜着上身，以便能倾听她的声音。“是的，你哪里不舒服？”他把头抬高，集中精神，透过他的厚镜片看着这位妇人，“不舒服时间持续多久了？”
这时，有位穿着入时、戴着昂贵首饰的女子，试图插话进来。但是，王医生却旁若无人，只是继续和这位妇人说话：“你确信是间歇性疼痛吗？”“是的，没错，大夫。”“是进食以后比空腹时更加疼吗？”“不，恰好相反。”他点点头说：“我给你开一个处方，每天吃四次，每次吃两粒。”“你说的不是每天三次，对吗？”“是的，太太。”“四次？”“是的，四次。”
女人转身离开，王医生立刻将注意力移到下一位时髦女患者身上。但是，没多久，那位太太又回头来问一次：“你刚才说是四次，对吗？”这一次，王医生集中精力在下一位患者的身上，不再管这位头上扎丝巾的太太了。
有人不解地询问王医生：“能否告诉我，你是如何做到保持冷静的呢？”王医生这样回答：“我并没有和所有的患者同时打交道，我只是单纯处理一位顾客。忙完一位，才换下一位。在一整天之中，我一次只能为一位患者服务。”
其实在更多的时候，“质”远远比“量”更为重要，与其拿100个60分，还不如得60个100分。尽管它们的和都是6 000分，但实际上差别可真是太大了。如果你是公司的管理者，你每天做许多事情，但却每件事都是马马虎虎，别人看待你充其量不过是个60分的人。相反的，如果你能集中火力，不贪心，一次只做一件事情，并且能把它做得十分完美，那么别人看待你，就会是个“100分的人”。