《菁华》杂志的主编苏珊?泰勒不但规划了自己的计划表，还给她的属下制作了日程表。在通常情况下，周末泰勒便躲到新英格兰的度假区去思考企业规划方案，读文章、报纸、杂志，理清头绪。当她星期一回到工作岗位后，总会带着重要人员的日程表，上面写有指派给每个人的工作。应该优先须知的事会有红色的记号，应该第一优先要做的事情则有两个记号。另外，完成工作所需的资料，例如名片或相关的信件等，都会附在日程表上。
有一位善于利用时间的经理则将部门的日程安排写在白板上，这样有利于随时根据事情发展变化进行调整，改变事情的优先顺序，而且也让部属明白他如何看待一项企业计划方案的重要性。另外，还有一些人甚至会预估他们长期计划表上的每一个计划需要花多少时间完成，然后再利用周计划或月计划或年计划制定日计划。
《薪水阶级》月刊的主编黛博拉?沙蓝，她以归档方式规划每年、每月的时间安排。每月的前两周固定是写评论时间；在第三、四周则为其他活动时间，例如演讲，回复谢函，做公关联络并计划未来的时间。她总是预先计划未来一年的工作：几个月写本书、几个月开个研讨会，其余的两个月安排来尝试新奇的事物。沙蓝利用这种方式创作了数量惊人的作品，并且在同行中获得了众多的拥护者。
做好时间记录，是为管理时间服务的。德鲁克说，要想进行卓有成效的时间管理，就需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的，并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。把那些可以由别人来做的事情统统交给别人去做，将自己的时间完全集中于绩效和那些容易出经济成果的事情上。
141、立刻删除毫无成果的工作
【德鲁克如是说】
“这件事如果不做，会有什么后果？”如果答案是完全没有影响，那我们就不该再做这件事。
——德鲁克《卓有成效的管理者》
【实例与活用】
德鲁克认为，立即删除毫无成果的工作，就需要管理者要有要事为先的思维。管理者处理事情时要分清轻重缓急，重要的事情一定要摆在第一位来完成。唯有如此，才不会在工作中感到忙乱。最聪明的管理者是那些对无足轻重的事情无动于衷，却对那些重要的事务无法无动于衷的人。
商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到，人们确定了事情的重要性之后，不等于事情会自动办得好，你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。始终要把它们摆在第一位，你肯定要费很大的劲。
安德鲁?伯利蒂奥是利用时间的“楷模”，他从来不浪费一秒钟的时间，只要时间允许，他就一定会拼命工作。所有知道他的人都说：“看，安德鲁?伯利蒂奥真是太会珍惜时间了!”人们都知道，为了能成为一名出色的建筑师，他拼命地想要抓住每一秒钟的时间。
每天，他把大量的时间用在设计和研究上。除此之外，他还负责很多方面的事务，每个人都知道他是个大忙人。他风尘仆仆地从一个地方赶到另一个地方，因为他太负责了，以至于不放心任何人，每一项工作都要自己亲自参与了才放心。时间长了，他自己也感觉到很累。
其实，在他的时间里，有很大一部分时间都浪费在管理乱七八糟的事情上。无形中，他增加了自己的工作量。有人问他：“为什么你的时间总是显得不够用呢？”他笑着说：“因为我要管的事情太多了!”后来，一位教授见他整天忙得晕头转向，仍然没有取得令人骄傲的成绩，便语重心长地对他说：“大可不必那样忙!”
“大可不必那样忙!”这句话给了安德鲁?伯利蒂奥很大的启发，就在他听到这句话的一瞬间，他醒悟了。他发现自己虽然整天都在忙，但所做的真正有价值的事实在是太少了!这样做对实现自己的目标不但没有帮助，反而限制了自己的发展。
如梦初醒的安德鲁除去了那些偏离主方向的分力，把时间用在更有价值的事情上。很快，他的一部传世之作《建筑学四书》问世了。该书至今仍被许多建筑师们奉为“圣经”。
做任何事情都要有计划性，要分清轻重缓急，然后全力以赴地行动，这样才能获得成功。很多管理者总是看重紧急事务而对关系重大的事务反应木然。只有学会对事情进行分类并排序，才能从众多工作中提出重点，以要事优先的原则来处理事务才能达到管理上的高效，促进整个企业的高效运转。
142、学会拒绝对工作毫无贡献的活动
【德鲁克如是说】
如果一项活动对于组织、自己和对方的组织没有任何贡献的话，管理者就必须学会拒绝参与这些活动。
——德鲁克《卓有成效的管理者》
【实例与活用】
德鲁克认为，管理者需要对记录上的所有活动进行仔细地审察：“如果根本不做这件事，将会怎么样?”假如审察下来的结果是“没有关系”的话，那么结论很明白：以后就不要再做这件事了。
编剧家西蒙决定是否将一个伟大构想转化为剧本之前，会问自己：“假如我要写这个剧本，每一页都尽量保持故事的原则性，而且能让剧情和其中角色都发挥得淋漓尽致，那这个剧本该有多好呢？”如果答案是：“还不错，会是一个好剧本，但却不值得花费一两年时间。”西蒙于是就不会去下笔。
时间专家葛里斯曼在一所大学担任系主任时，一个全国性机构邀请他在他们的年度会议上发表演讲，他凭主观认为是有关政治方面的题目，于是花费了相当多的时间和精力，但最终结果却令他非常失望和不满，出席会议的总共只有4个人。有了这次教训，他决心绝不再轻易答应任何事情。
管理者要有效地管理自己的时间，就要清醒地认识什么重要，什么该忽略，不要被不重要的人和事过多地打搅，尤其是要学会拒绝对工作毫无贡献的活动。但问题是，该怎么拒绝呢？显然，把这些毫无成效的事情交给别人去做是一个很好的选择。
英国大出版家那茨可里夫生平所做的事业极多，如果换成别人，早已忙得不可开交，但是他仍能从容不迫，应付自如。许多朋友对于他这样的才干深觉惊奇，他说：“我自己只担任指挥工作，一切机械式的事情都交给那些能够胜任的人。至于那些助手能够办理妥帖的工作，我尽可不必动手。”
某国家计算机公司经理派特生也说：“不要去做可以交给别人做的事情。”因为他认为一个领袖人物，最重要的是有卓越的思想和计划，不应把自己的宝贵精力耗费在毫无成效的小事上。派特生对于这种理论曾经做过一次实验，他将十位管理者的日常工作行为进行了削减和限制，每天只保留十件相对重要的事情，他发现整个组织的运转丝毫不受影响，一切工作仍能照常进行。
有一项针对世界冠军的调查就很说明问题。调查者发现，那些夺得世界冠军的人往往从小就怀揣了这份特别的理想，并且十几年如一日地追寻。这其中，他们也遇到了其他人所常见的种种挫折，但由于他们心中有一个高过一切的目标，因此很容易忽略那些无关紧要的事情。长期的磨炼产生了惊人的效果，他们终于因为能够抓大放小、有所为有所不为而获得了成功。
美国哲学家威廉·詹姆斯的话：“明智的艺术就是清醒地知道该忽略什么的艺术。”他的言下之意就是，不要被不重要的人和事过多地打搅，因为成功的秘诀就是抓住目标不放。所谓“好钢用在刀刃上”，全力以赴去做能够产生出最大价值成果的事情，才是管理者的最好选择。
143、没有人会因为浪费时间而卓越
【德鲁克如是说】
不管他的职位有多高，没有任何一个管理者能够因为浪费工作时间而引起别人的尊重。
——德鲁克《卓有成效的管理者》
【实例与活用】
德鲁克认为，不管是出于时代变化的需要，还是企业变革的需要，管理者学会如何管理自己的时间已经变得越来越重要。时间资源极其容易流失，如果不能管好时间，任何管理者都将变得极其平庸。
美国著名作家杰克·伦敦的房间，有一种独一无二的装饰品，那就是窗帘上、柜橱上、衣架上、床头上、镜子上、墙上……四处贴满了各色各样的小纸条。他非常偏爱这些纸条，几乎和它们形影不离。这些小纸条上面写满各种各样的文字：有美妙的词汇，有生动的比喻………
睡觉前，他默念着贴在床头的小纸条；第二天一觉醒来，他一边穿衣，一边读着墙上的小纸条；刮脸时，镜子上的小纸条为他提供了方便；在踱步、休息时，他可以到处找到启动创作灵感的语汇和资料。外出的时候，他把小纸条装在衣袋里，随时都可以掏出来看一看，思考一下。
英国文学史上著名女作家艾米莉·勃朗特在年轻的时候，除了写作小说，还要承担全家繁重的家务劳动，如烤面包、做菜、洗衣服等。她在厨房劳动的时候，每次都随身携带铅笔和纸张，一有空隙，就立刻把脑子里涌现出来的想法写下来，然后再继续做饭。有时候我们也一边休息，一边工作，只要把工作的性质变动一下，就能轻易地做到这一点。
时间就是这样在我们眼前不经意地流走，而且永不回头。有一个故事说，所罗门王有一天晚上做了一个梦。一位先贤在梦里告诉他涵盖了人类的所有智慧的一句话，让他高兴的时候不会忘乎所以，忧伤的时候能够自拔，始终保持勤勉，兢兢业业。但是，他醒来后却怎么也想不起那句话来。
于是他召来了最有智慧的几位老臣，拿出一颗大钻戒，向他们说了那个梦，要他们把那句话想出来。并说：“如果想出那句话来，就把它镌刻在戒面上。我要把这颗戒指天天戴在手上。”一个星期后，几位老臣来送还钻戒。戒面上已刻上了一句简单的话：“这也会过去。”
这个故事的主题就是时间。莎士比亚说：“时间是无声的脚步，是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻。”在时间面前，所有的荣辱得失都会变得黯然失色。没有任何一名管理者会因为浪费时间而获得卓越业绩。管理者应时刻为如何高效利用时间找到好方法，这样才能实现卓有成效的管理。
144、告诉别人：如果我在废话，请立刻制止
【德鲁克如是说】
要想避免浪费别人的时间，有一个非常简单的方法，那就是询问别人。
——德鲁克《卓有成效的管理者》
【实例与活用】
德鲁克认为，一个成功的时间管理者不仅懂得如何珍惜自己的时间，而且特别珍惜别人的时间。美国《论坛报》主编贺拉斯?格里利说：“不在乎别人的时间，和偷别人的钱没什么区别。浪费别人的一小时和偷走别人五美元有什么不同呢？况且，很多人工作一小时的价值比五美元要多得多。”
华盛顿总统每天四点钟吃饭，如果有时候应邀到白宫吃饭的国会新成员迟到了，华盛顿就会自顾自地吃饭而不理睬他们，这使他们感到很尴尬。华盛顿经常这样说：“我的表从来不问客人有没有到，它只问时间有没有到。”他的秘书找借口说，自己迟到的原因是表慢了。华盛顿回答说：“那么，或者你换块新表，或者我换个新秘书。”
富兰克林对经常迟到却总是有借口搪塞的佣人说：“我发现，擅长找借口的人通常除此之外什么都不擅长。”
拿破仑有一次请元帅们和他共进晚餐，他们没有在约定的时间到达，他就旁若无人地先吃起来。他吃完刚刚站起来时，那些人来了。拿破仑说：“先生们，现在就餐时间已经结束，我们开始下一步工作吧。”
美国前总统约翰?昆西?亚当斯也从不误时。议院开会时，看到亚当斯先生入座，主持人就知道该向大家宣布各就各位，开始会议了。有一次发生了这样一件事，主持人宣布就座时，有人说：“时间还没到，因为亚当斯先生还没来呢。”结果发现是议会的钟快了3分，3分钟后，亚当斯先生像往常一样准时到达。