有的领导者,不管你在什么时候遇见他,他都是风风火火的样子。如果要同他谈话,他最多拿出几分钟的时间,时间稍长一点,他就会伸手把表看了又看,暗示着他的时间很紧张。其实往往是因为在工作安排上七颠八倒,毫无秩序。做起事来,也常常因为没有章法而陷入混乱。结果,他的事务是一团糟,他的办公桌简直就是一个垃圾堆。他总是很忙碌,从来没有时间整理自己的东西,即便有时间,他也不知道怎样去整理、安放。这种无头脑的、迷失方向的、事务主义的瞎忙,抓不住主要矛盾,找不到关键环节,分不清轻重缓急,眉毛胡子一把抓。瞎忙的结果,常常是忙中出乱,忙中出错,忙而无效,忙而无果。有人由此认为,忙碌的领导说明他事业心强,勤奋敬业,忙碌的领导才是好领导,真的是这样吗?
不可否认,忙是领导者的正常状态,也是工作积极、事业心强的一种表现,只有什么事也不干的人才不感到忙。但有的领导者往往赞美勤奋而漠视效率,追求数量而不问收益。虽然勤奋对于成功是必要的,但它只有在“做正确的事”与“必须亲自操作”时,才有正面意义。况且,忙也应该有限度、有秩序、有效率,用一句更通俗的话说,就是不能“瞎忙”。
对于管理者而言,忙碌可能有两种情况,一种是因为干事创业,工作千头万绪,事情确实太多;第二种情况,是因为管理方法、水平不到位导致的忙碌。但不管哪种忙碌,都不应该是个别人的忙,而是领导者自己的忙乱。产生忙乱现象的原因大致如下:
①缺乏领导工作经验。对要处理的问题难决难断,一拖再拖,考虑再三;对所担当的工作,没有比较妥当地通盘安排,没有正常的工作秩序,头痛医头,脚痛医脚,赶上什么就抓什么,这样势必杂乱无章,顾此失彼。
②上下左右职责不清,分工不明,不该找你的事也来找你,长久下去,习以为常。不懂得作为一个领导者,应该管哪些事,不应该管哪些事,而是眉毛胡子一把抓,芝麻西瓜都去捡。
③对他人缺乏充分的信任。唯恐人家做不好,于是就事必躬亲,越俎代庖,上面忙得团团转,下属闲得没事干,忙的忙死,闲的闲死。
④形式主义的空忙。时下,空忙已成为当今社会生活中人们司空见惯又很是无奈的一种现象。就拿应酬来说,其危害就显而易见,比如“横向交流”——来者哪一级,出陪哪一级,陪吃、陪游、陪玩……从头陪到尾;上面来人,迎来送往一级级“滚雪球”,甚至连吃饭标准、下榻的宾馆也要讨论、研究半天;普普通通的活动,也要搞什么开幕式、闭幕式、鼓乐队、主席台,拖出各方头头来陪会……各种诸如此类的“空忙”,弄得多少人焦头烂额,多少人力、物力、财力付之东流!不少人感叹:每天从早到晚忙忙碌碌,似乎有开不完的会,干不完的事,忙不完的应酬,甚至忙完白天忙晚上,忙完五天忙周末。特别是一些领导者的忙,是无谓、无奈的空忙,很大程度上是因受形式主义所累,成天忙开会、忙发文、忙检查、忙接待、忙应酬……他们的工作程序是把“屁股”从一个会场挪到另一个会场,笔头从一份文件转到另一份文件,把嘴巴从一个宾馆酒楼移到另一个舞厅桑拿,忙在了不该自己忙的位置上。看似热热闹闹,忙得不亦乐乎,而实则并无多大实际意义和效果。
⑤情面、关系的纠缠。一个人一旦当了领导,找的人就多了起来,有要求解决个人问题的,有来拉关系套近乎的,也有同乡、同学、亲属和过去的同事来叙旧情、让你帮助办事的,都接待,实在受不了;不接待又怕人家说“架子大”、“六亲不认”、“一阔脸就变”。
⑥揽权太多。同级的权也揽,下级的权也揽,以为管事越多,权力越大,威信越高。或者过去做具体工作,走上领导岗位后,事必躬亲的习惯一下子改不过来。
凡此种种,不一而足。说到底,还是领导方法和领导素质的问题。
在日常工作过程中,领导者往往会显现出不同的格局和气象,但大体可分为两种:一种是所谓的“大领导”,一种是所谓的“小领导”。这里说的“大”和“小”,并不以职位高低来论。而是说,大领导是“调控型”领导,是大气魄的领导,小领导是“工匠型”领导,是小视野的领导。大领导与小领导的境界完全是不一样的。
有人总结的好,大领导应付自如,“眼中形势胸中策,缓步徐行静不哗”;小领导急不可耐、总是忙。大领导忙大事、忙职内事,忙得其所;小领导凡事忙,里里外外都忙。大领导干大事犹如做小事,平心静气,惠风和畅,什么事到他那儿都云淡风轻;小领导有点事儿就折腾,弄得惊天动地。
大领导放手,喜用“有能耐”之人;小领导抓事,偏好“无威胁”之徒。大领导自己不忙,忙的是他的下属,而他们越忙越有积极性。小领导则好大喜功,凡事好当“第一小提琴手”,对布置下去的事儿总放不下心,总会跨过管理层级,直接干预、“亲自”指挥。
小领导浮华,大领导沉静。小领导总是不断发出各种声响,所谓“报纸上有字、电视里有影、广播中有声”,上午开会,下午调研,晚上加班。周一说教育是根本,周二说农业是基础,周三说科技是关键。到了乡下,让你种果树;到了集镇,让你盖大棚;到了厂矿,让你搞技改,整天忙忙碌碌,真可谓“万事劳其形”。
大领导玩大略,小领导玩小智。小领导忙碌,但行政绩效低;大领导从容,行政绩效高。他们团队风格面貌也不一样,小领导的团队,一般难以容纳高端人才,大多由循规蹈矩、唯唯诺诺、能力平平者组成。
许多领导者尤其是一把手,最大的问题是放不下心来。因此而盯着许多小事情,把每天的日程安排得满满的,没有时间去清醒自己的头脑,没有时间思考大问题、重要的问题、战略的问题、效率的问题、学习的问题和个人成长的问题,从而变成了时间的奴隶、小事的奴隶、重复的奴隶,最终活得很累、很痛苦。放不下的原因很简单,其实就是总怕失去。
有这样一种说法:一流的领导者,使人感觉不到他的存在;二流的领导者,能让人服从;三流的领导者,只能让人仰视。这印证了《老子》中一段话:“太上,不知有之;其次,亲而誉之;其次,畏之;其次,侮之。”“使人感觉不到他的存在”的领导者,《老子》中称为“不知有之”和“亲而誉之”的领导者,就是一种大领导。这在《荀子·天论》中,称为“大巧在所不为,大智在所不虑”。故大领导之“大”,是胸襟格局大,是掌控能力大,是气度开阔,思路清晰,大智若愚,善于授权。
很多人对于过于忙碌的生活感觉是:忙、茫、盲、莽。忙到一定地步,人就变得茫然了,再到一定程度,就变成盲目了,再到一定程度,就变成莽撞了,忙得自己都不知道自己是怎么回事了。所以,人可以忙碌,但不能因为忙而失去方向。很多人忙得一塌糊涂,究其原因,就在于没有目标,没有意识到忙碌的意义。所以,对忙碌惯了的人,尤其要注意以下几点:
(1)忙要忙得有效
许多人“为公而忙”没有错,但是否忙而有效、忙而值得,却需要有一点分析。忙公文,还要看公文有没有意义;忙开会,要看会议是不是解决问题;忙接待,要看接待有没有必要;忙应酬,要看是什么性质的应酬。官僚主义、形式主义都可能把人支得团团转,但这样的忙,多半是日计有余、岁计不足:每天忙忙碌碌,紧紧张张,总也没闲着,自觉做了不少,一年盘点下来,自己到底干了什么实事,出了什么成果,却未必令人满意。忙而没有成效,只能是白忙、瞎忙、空忙。忙要忙到点上,这个点,就是抓落实、办实事、解难题。如此,我们的工作才富有成效,我们的忙碌才更有意义。
(2)忙要忙得有序
忙,每个人不可避免,有时候确实会出现任务扎堆的情况,但忙不能成为一个人的常态,更不能成为不顾效率的借口。所有的为官者都感到自己很忙,感觉到当官不轻松。但是,忙要讲原则,应当忙于正事、忙于要事,就是说,领导者在忙工作的时候,应着眼于事业发展,立足于职责定位,做到有所忙、有所不忙。对于该忙的事情,必须当仁不让,尽心竭力。作为管理者,合理的工作规划与安排至关重要,并将合适的任务分配给合适的人。领导者不要被繁杂琐碎的日常工作牵着鼻子走,而要习惯于自我反思,在一年之末,一月之末,一周之末,一日之末,静下来思考一下,这一年、这一月、这一周、这一日,做了哪些工作?取得了哪些成绩?积累了哪些经验?还有哪些没做好?还有哪些不足?成功领导者的一个共同特点是,只考虑那些有重大影响的问题,绝不会将时间浪费在应该由下属来干的工作上。
(3)忙要忙得到位
哪些工作必须自己做,哪些应由别人做;哪些事自己做主,哪些事要集体研究,等等,对于这些,领导者必须要胸中有数。而要建立这样一个科学的工作秩序,就必须建立健全岗位责任制,领导班子成员之间,领导与副手和助手之间,横向职能部门之间,纵向上下级之间,单位与单位之间,个人与个人之间,都要划清各自的职责范围,使之各负其责。不该领导者管的事,坚决不管;该管的事,主动去过问;凡下属单位提上来需要领导拍板定案的问题,必须要求把情况和意见一并拿上来。如果应由下属处理的问题,下属不处理,把矛盾上交,领导者则不应受理。
(4)忙要忙得值得
有些领导者迎来送往有的是时间,安排学习和其他工作却没有时间;对接待的规格、档次很有研究,对本地区、本部门在发展中的优势和问题则心中无数。这种人越忙,群众越不满意。还有,陷在具体事务的圈子里,眉毛胡子一把抓,这种忙法也不可取。要明白,“多”不一定就是好。很多时候,“多”是累赘,“多”是画蛇添足,“多”只会使你更忙,更没有章法。因此,凡事“合适”即可,不要盲目求多、贪多,否则,事情就有可能搞成一团乱麻,理不出头绪。重要的事情第一,并不是说要第一时间做重要的事情,或者是先做重要的事情,而是要将重要的事情放在优先考虑的位置,不论时间还是资源,都要向重要的事情倾斜。这样才是忙得值得,值得去忙。
(5)忙要忙得有度
就是要学会找方法,学会“偷懒”。生物学家研究发现,成群的蚂蚁中,大部分蚂蚁很勤劳,寻找、搬运食物争先恐后,少数蚂蚁却东张西望不干活。当食物来源断绝或蚁窝被破坏时,那些勤快的蚂蚁一筹莫展。“懒蚂蚁”则“挺身而出”,带领众伙伴向它早已侦察到的新的食物源转移。尽管80%的蚂蚁都很勤奋,忙忙碌碌,任劳任怨,但它们离不开20%的“懒蚂蚁”。
有句话叫“会者不忙,忙者不会”。勤与懒相辅相成,“懒”未必不是一种生存的智慧。懒于杂务,才能勤于思考。如果领导者一直很忙碌,忙碌于具体事务,不能静下心来思考、观察社会发展变化和组织内部状况,就不能跳出狭窄的视野,找到发现问题、解决问题的关键,不能看到未来的发展方向并作出一个长远的战略规划。可以说在一个分工协作的组织内部,勤者与懒者都是不可或缺的。大量勤者的存在,是一个组织赖以生存的必要条件。但是一个组织的生存和发展,还需要有“懒”于具体事务却勤于思考创新的领导者。没有了这样的懒者,勤者极易无所适从,乱了头绪,往往事倍功半。
(6)忙要忙得充实
这是忙的最高境界。要达到这种境界,最重要的是要把忙的时间支配权掌握在自己的手中。如果说成功与失败之间有一个区别的话,那就在于晚上。许多人白天都在忙,但有用来工作的,有用来浪费的,有用来消遣的,有用来娱乐的,用来逃避的。如果你的白天浪费了、虚度了,希望你在晚上补回来,晚上才是你超过别人的时间。每天晚上拿出一两个小时为自己努力,坚持下去,你就会跟别人不一样。白天,你为别人而活,要做别人眼中的自己,晚上你可以做自己眼中的自己。这样,你才会非常充实。不论你做什么工作,处于什么阶段,利用好你的晚上,你就会获得很多成果。
(7)忙要忙得从容
领导一般不要表现出行色匆匆的样子、说话火急火燎的样子,忙会显得你对自己和时间缺乏控制能力。要让自己始终看上去从容不迫,似乎你胸有成竹,似乎所有的事情最终都会为你所掌控。另外,忙碌有时候像一杯醉人的毒药,会让人沉溺其中而无法自拔。许多人习惯了事情塞满自己的每一天,却懒得思考、规划自己的生活和职场生涯。归根结底,瞎忙的根源就是没有目标、没有重点,结果忙的往往是无关紧要的事情,而重要的事情则一拖再拖,更糟糕的是自己都不知道什么是最重要的事情。
摆脱瞎忙,就要从容一些,淡定一些,镇静一些,不断地抽出时间,反省自己,问自己:我现在最应该做的事情是什么?从而帮助自己养成要事第一的意识和习惯。同时坚持进行规划,并白纸黑字地写出任务清单,以监督提醒自己。工作中也一样要先做重要的事,时刻想清楚想要的结果,给目标一个期限,同一阶段只忙于有限的目标,不值得做的事情千万别做。把复杂的问题简单化,而不是相反,改变能改变的,接受不能改变的,等等。
(8)忙要忙得有益
适当忙一些有益于健康,这是有科学依据的。现代医学认为,每个人都有一条生命曲线:上升期(生长发育期)-稳定期(成熟发达期)-下降期(衰老期)。如果一个人能始终坚持勤奋工作,而不过分疲劳,就能促进生长发育,保持较长的生长发育期,延缓衰老。相反,如果一个人什么事也不干,懒懒散散,身体各个器官得不到活动和锻炼,就会导致血脉不畅,肌肉逐渐萎缩。无所事事还会使人产生孤独和失落感,致使人体各个器官的生理功能紊乱,危害健康。英国作家卡莱尔说:“工作是个人最好的健康锻炼。”美国成人教育家卡耐基也说:“要忙碌,要保持忙碌,它是世界上最便宜的药——也是最好的药。”享年106岁的宋美龄在日记中写道:“工作是半个生命,越忙越有精神,人要年轻、要健康就要积极参加工作。反之,懒惰是生命之敌,一懒生百病。要使生命之树常青,只有在不断的工作中防止智力衰退,保持身心健康。”
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忙到一定地步,人就变得茫然了,再到一定程度,就变成盲目了,再到一定程度,就变成莽撞了,忙得自己都不知道自己是怎么回事了。所以,人可以忙碌,但不能因为忙而失去方向。很多人忙得一塌糊涂,究其原因,就在于没有目标,没有意识到忙碌的意义。
4做领导的一定要硬气、厉害,是吗
由于受传统观念的影响,人们一般都认为,当领导的就一定要厉害一点,硬气一点,不能随和忍让,否则就会“人善被人欺、马善被人骑”。但真的是这样吗?
“刚性管理”和“柔性管理”是管理学的两大流派。“刚性管理”着眼于物,借助领导权力、条条框框等“硬”因素实施管理行为,而“柔性管理”则着眼于人,以人为本,注重人缘、亲和、沟通、诱导以及领导威信等“软”因素,采取“柔性”方式实施对人的内在管理。两大流派管理的风格、手段和方式各不相同,但都体现了管理的一般原则,有着共同的管理本质、核心和目的,那就是要通过对各个管理要素的有效控制和协调,来达到维护单位秩序、实现既定目标的管理目的。相比较而言,“柔性化管理”似乎更合乎社情民意,更合乎社会潮流。
具体地说,柔性管理有如下特征: