在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“恭候”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”、“回音”等表示敬意或期待的话，后面不必加标点符号。结语也可以结合活动具体内容用一句祈使句来表述，后面加上句号或感叹号。从公关礼仪的角度看，邀请信的结语最好不省略。
[五]落款
在结语的右下方署上邀请者的名称。邀请者的名称可以是单位名称，也可以是个人姓名。单位名称应当书写其全称或规范化简称，个人姓名前应当标示其身份。即使标题中出现了邀请者的名称，落款处也不宜省略，以示郑重。在署名的下方写上发出邀请的日期。
邀请信
尊敬的××经理：
您好！
真诚地邀请您于××年×月×日下午×时前往××市××路×号，参加我公司的××活动。
如果您能接受这项邀请，我们将倍感荣幸。
恭候
回音
××经理××公司××年×月×日
联系方式：[略]三、实例
1
邀请信
尊敬的彭××总裁：
您好！
真诚地邀请您于2003年10月13日[星期一]上午9时前往××市××路×号会展中心1号大厅，出席我集团举办的大型建筑机械展览会开幕典礼。
您作为建筑行业知名的企业家，我们以崇敬的心情邀请您光临展览会并为开幕式剪彩。
如果您能接受这项邀请，我们将倍感光荣。热切期望您尽快回音。
敬颂
佳节愉快
胡××总经理××建筑集团公司2003年9月28日
联系方式：[略]2
网聚财富主角
××年终客户答谢会
邀请函尊敬的××先生/女士：
过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。
新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对××的大力支持，我们特于2006年1月10日14：00在青岛丽晶大酒店一楼丽晶殿举办2005年度××客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临！
让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！
××[中国]网络技术有限公司2006年元月
一、答谢会主题：网聚财富主角
二、答谢会安排：
1时间：14：00—16：30
2内容：
[1]××集团董事局主席兼首席执行官××先生演讲
[2]××山东大区经理演讲
[3]网商论坛
[4]穿插歌舞演出、趣味游戏、抽奖活动
三、参会回执
参会企业[机构]中[英]文名称[盖章]参会人员
姓名职务联系人联系电话传真电子邮件请于元月8日前将本回执传真或邮寄到我公司：
××[中国]网络技术有限公司青岛办事处
电话：[86]532×××××××
传真：[86]532××××××××××××××
邮编：266071
地址：青岛市香港中路40号新世界数码港旗舰大厦××室
电子信箱：××××××××3
第二届“长三角高校管理科学与工程学科发展协作网”
交流会邀请函
各位专家：
在东南大学召开的首届“长三角高校管理科学与工程学科发展协作网”交流会上，来自长三角高校管理科学与工程博士点学科带头人及分管学科的领导就各学科点的建设成就和经验、协作网的建设模式和运作机制、各学科点之间在人才培养和科学研究等方面的具体合作内容和方式等进行了广泛的交流和讨论，并一致同意于2007年7月份在江苏徐州××大学召开第二届“长三角高校管理科学与工程学科发展协作网”交流会。现将有关事项通知如下：
一、参会人员和会议内容
本届会议邀请长三角地区高校中具有管理科学与工程博士学位授予权的学科带头人参加，每个学校参会1—2人，会议交流和讨论的主要内容有：
1管理科学与工程学科研究成果介绍
2讨论博士点建设、人才培养、协作网建设与合作模式
二、日程安排
报到时间：2007年7月13日[星期五]
报到地点：××大学文昌校区[老校区]外招二号楼
会议日程安排：
2007年7月14日上午：管理科学与工程学科发展前沿[研究成果介绍，每位专家介绍不超过10分钟。请将准备好的PPT讲稿预先发至会议邮箱]
2007年7月14日下午：讨论博士点建设、人才培养、协作网建设模式
2007年7月15日全天：连云港或曲阜“儒家文化”参观考察
2007年7月16日上午：徐州“两汉文化”参观考察
三、联系方式
各地区联系人：
上海地区：上海××大学××管理学院副院长××教授
浙江地区：××大学管理学院副院长××教授
江苏地区：××大学管理学院副院长××教授
××大学会务联系人：
何凌云：0516×××××××，××××××××
会议邮箱：××××××@163com会议传真：0516×××××××
通信地址：江苏徐州××大学管理学院[南湖校区]××邮编：221116
四、会议注册时间
请各位参会专家于2007年6月30日之前将会议注册表邮寄或传真到××大学会务联系人或各地区联系人。
我们邀您同襄共举！期盼您的到来！
长三角高校管理科学与工程学科发展协作网××大学管理学院2007年6月8日
第六节拒绝信一、概说拒绝信是指在推辞或谢绝他人的邀请、帮助、请求等情况下使用的公关书信，一般情况下，拒绝信多采用较委婉的措辞与语气说话，所以也多称婉拒信。在社会交往和业务活动中，由于各种原因，对于他人的邀请、帮助、请求等可能无法接受或不能满足，即拒绝对方。拒绝的方式包括口头拒绝[如当面或电话]和书面拒绝[如信函或电邮]两种形态。但是，拒绝毕竟不是一件能够让人愉快的事情，如果处理不好，可能会引起较大的沟通障碍，产生不良的后果。所以，从公关和礼仪的角度出发，如何最大限度地消除因拒绝而可能带来的沟通障碍是必须要考虑的问题。口头拒绝可能受到时空的限制，又不可避免地要面对尴尬，而且在许多情况下又显得不够郑重，所以写一份得体的拒绝信就是较好的办法之一，既可以避免上述问题，又可以在礼仪层面上实现公关的目的。
二、写法
[一]称谓
在第一行顶格书写受信者的名称。受信者一般为个人，书写个人姓名。姓名前可以加上“尊敬的”等敬语，姓名后应当加上“先生”、“女士”等称呼。也可以酌情采用“姓氏＋称呼”或“名字＋称呼”的形式，如“李老师”、“丽红女士”等。称谓后加冒号。
[二]正文
一般由表明态度、说明理由和表达歉意三部分内容构成。
1表明态度。即说明自己对某事不愿为或不能为，态度要明朗和善，表达要讲究技巧，不要伤害受信者的感情和自尊。不管出于什么原因而拒绝，都要以积极的态度来沟通。
2说明理由。即说明为什么自己对某事不愿为或不能为，理由要令人信服，如对不愿为的事可以声明自己一贯的主张，对不能为的事应当陈述自己的为难之处。措辞一定要谨慎，以免因为表达不当反而带来更消极的结果。
3表达歉意。即通过致歉求得对方的理解，歉意要发自肺腑，不能给人敷衍之感。有的还提出建设性意见，以示真诚。表达歉意常常可以通过适当使用“外交辞令”、站在对方角度想问题、表达积极的愿望等方法实现。
[三]结语
在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”、“真诚的祝福”、“学习进步”、“商祺”等表示敬意或祝愿的话，后面不必加标点符号。
[四]落款
在结语的右下方署上写信者的名称。写信者一般是个人，在个人姓名前可以酌情标示其身份，姓名后面加上“敬上”等敬语。在署名的下方写上写信的日期。
尊敬的××经理：
谢谢您热情洋溢的邀请信！××××××××××××，然而我不得不十分抱歉地告诉您，由于您提出的时间与××××有冲突，所以我不能应邀出席××会，望您能谅解。但我相信，这毫不影响我们一向的合作诚意，我们的合作在将来必定更上一层楼！
××公司经理××××年×月×日
三、实例
1
尊敬的李经理：
您好！
由于学校期末考试的安排有变化，我可能无法于6月15日如期赴约，因为新的化学考试恰好在我们要会晤的那一天。
李经理，我希望这个变化不会给您带来太大的不便，也请在此接受我的歉意。
您能重新安排一下我们会晤的时间吗？期末考试将在6月17日结束，请您选择6月17日以后的任何一天，只要您觉得方便即可。
此致
敬礼
刘××2000年6月10日
2
尊敬的高××经理先生：
谢谢您热情洋溢的邀请信！××山的景色与贵公司的业绩都是我向往不已的，能在一个美丽的地方与真情的主人相商美好的未来打算，实美煞人哉！然而我不得不十分抱歉地告诉您，由于您提出的时间与我公司早已安排的职工代表大会会期冲突，而我作为职代会代表和公司经理，必须全程出席会议，所以不能应邀出席××山洽谈会，这真是令人遗憾的事，还望高先生及各位朋友谅解。但我相信，这毫不影响我们一向的合作诚意，我们的合作在即将到来的新世纪必定更上一层楼！
顺致
最诚挚的敬意
××公司经理张××××年×月×日
第七节致歉信一、概说致歉信是指组织或个人因为自身虑事不周或遇到意外情况等原因，给社会公众或交往对象造成某种伤害、损失或不便等不良影响或后果时，向对方表达歉意求得谅解的公关书信。不愉快的事情发生了，除了立即解决问题，常常需要向对方去函致歉，既体现了写信者的品格和修养，更展现了勇于正视问题、敢于承担责任的良好形象，易于缓冲紧张的事态，使事情朝好的方面发展。对于一个组织而言，这属于危机公关的重要内容。致歉信除了通过邮寄、传真、电子邮件等方式写给致歉对象，也可根据实际需要公开在报刊、广播、电视等传媒上刊登或发布。
二、写法
[一]标题
写法1：只标示文种名称，即在第一行居中用较大字体书写“致歉信”、“致歉函”、“致歉书”等。
写法2：致歉事由＋文种名称，如“关于××一事的致歉函”。
写法3：致歉者＋致歉事由＋文种名称，如“××地铁公司关于因技术故障导致列车停运给市民带来不便的致歉函”。
写法4：致歉对象＋文种名称，如“致××公司的致歉函”。
写法5：致歉者＋致歉对象＋文种名称，如“北京奥运票务中心向广大境内公众购票人的致歉函”。
写法6：致歉者＋文种名称，如“××公司致歉函”。
[二]称谓
在标题之下另起一行顶格书写致歉对象的名称。致歉对象的名称可以是单位名称，也可以是个人姓名。致歉对象的名称如果是单位名称，应当书写其全称或规范化简称；致歉对象的名称如果是个人姓名，前面可以加上“尊敬的”等敬语。公开致歉的一般写泛称，如“各位市民朋友”。在报刊等传媒上刊登或发布的致歉信，也可以省略称谓。称谓后加冒号。
[三]正文
一般由致歉缘由、致歉态度和表达决心三部分内容构成。
1致歉缘由。说明为什么致歉，即简要而诚恳地说明致歉事项，并顺势表达歉意。这部分要多强调自身的主观原因，不能一味突出客观原因，那样会给人缺乏诚意的感觉。
2致歉态度。这是致歉信的重点内容，可以诚恳剖析自身出现问题的原因，指出应当吸取的教训和承担的责任，提出针对问题拟采取的补救措施，表达歉意期望得到对方的谅解。
3表达决心。这部分一般向致歉对象发出承诺、提出保证、请求原谅等，也可以表示继续合作的愿望。
写给个人的致歉信在正文之前可以写上问候语“您好”，以示礼貌。
[四]结语
在正文之下另起一行空两格书写“此致”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”等表示敬意或祝愿的话的句子，后面不必加标点符号。结语也可以在正文之下另起一行空两格开始写一句表达祝愿的句子，后面加感叹号，如“顺祝事业发达，工作顺利！”。
[五]落款
在结语的右下方署上写信者的名称。写信者的名称可以是单位名称，也可以是个人姓名。前者应当书写其全称或规范化简称，后者可以酌情写上自己的身份，如与致歉对象的关系、个人的单位及职务等。在署名的下方写上写信的日期。
关于××一事的致歉函
尊敬的××：
我公司因××××××致使××××××，对这一事件的发生，我公司特此对××公开致歉，并希望通过我公司的弥补、整改措施取得××的谅解××××××。
今后我公司将××××××××。
此致
敬礼
××公司××年×月×日
三、实例
1
陕西××乳业有限公司致广大消费者的道歉信
尊敬的广大消费者：
我公司因机械故障未及时发现，致使4月12日生产的人人高纯牛奶部分产品出现质量问题，导致旬阳县、勉县100多名学生饮用后出现腹痛、呕吐、头昏等不适症状，身体健康受到侵害，并在社会上造成不良影响。对这一事件的发生，我们非常痛心，特此对受害的学生、家长公开致歉，并希望通过我们的弥补、整改措施取得大家的谅解。
2010年4月19日上午，我公司得知自己生产的人人高纯牛奶致使陕西省勉县、旬阳县100多名学生饮食后出现不良反应后，公司立即召集中层以上领导召开紧急会议，作出了六项决定：一是停止生产，查找事故原因。二是会后由总经理孙自堂奔赴旬阳，销售经理陆阳奔赴勉县看望住院学生，承担住院学生全部医疗费用，并向学校和家长表明承担这次事故的责任。三是对3月2日以后生产已投放市场的产品全部召回，或者就地封存。四是邀请省、市、区食品质量监督部门工作人员和专业技术人员来公司调查事故原因。五是向社会公开道歉。六是严肃处理事故责任人。
经医院治疗，住院的学生到4月22日已全部康复出院。经省、市、区专家现场取证分析，事故主要原因是单台灌装机无菌灌装系统出现机械故障，使无菌系统灌装机容量调节阀阀杆表面不平整，造成蒸汽冷凝水间歇性进入产品管路，导致部分产品污染。目前事态已全部得到控制。相关责任人已受到严肃处理。
按照省、市、区食品安全管理委员会的要求，我公司已从生产、检验、管理等各个方面开始全面整改，力求早日通过验收恢复生产。
在今后的生产中，我公司全体领导和员工将吸取这次事故的教训，在精心搞好每个生产环节质量检测的同时，增加随机抽查、装箱前复查两个环节，并增设食品质量监督岗位和质量举报奖。保证每一袋产品合格，给消费者供应放心食品。对这次事故造成的人员伤害和不安，再次表示诚挚的歉意！
欢迎社会各界人士对我公司的产品进行质量监督。
电话：0917×××××××
陕西××乳业有限公司2010年4月27日
2
××都市报社致歉函
李冰书记并中国作协书记处：
本报于3月30日摘登《重庆时报》失实稿件《住总统套房、坐奥迪文人有点高调》，由于把关不严，疏于核实，给贵协会带来不良社会影响。为此，本报特向贵协会诚恳致歉！
中国作协七届九次主席团会议、七届五次全委会在重庆召开，本报十分关注。为报道好这次会议，本报于3月29日晚派记者赴重庆采访。当晚，由于记者尚在途中，遂约请重庆媒体提供一篇有关本次会议召开前的动态稿件。在收到《重庆时报》发来的长达2000多字的稿件《住总统套房、坐奥迪文人有点高调》后，经删节，以180字的简讯在第二十版刊出。相关人员审稿中导向把握出现偏差，也未对原稿的真实性做进一步核查，致使失实内容见报。