职场自杀式4：做事不分轻重缓急
李泳经过自己的努力，成功应聘到某知名企业企划专员的职位。这一天，他来到办公室，市场营销部的小王急匆匆地跑来，对李泳说：“李兄，你一定要帮我，今天我们部门组织促销会，本来负责会场的几个人临时出差，现在人手不够，你一定要帮我啊。”
李泳有点为难，说道：“我还有一个很重要的企划案要写……”
他还没说完，小王就打断了他：“李兄，求你了，我们会场缺人，太紧急了，要不然我也不可能麻烦你，企划案可以明天写啊！”
李泳被小王连拖带拽地拉出了办公室，因为是初入职场，李泳也不好意思拒绝，只能就范，放下工作去了会场。
刚到会场，李泳的上司就打来电话，询问企划案的进展情况，李泳向上司做了解释，并表示明天一定将企划案做好。上司用严厉的口气说：“明天上午10点前，企划案一定要交给我。”李泳从上司的口气中听出了生气的味道。
促销会占用了李泳整整一天的时间，直到晚上八点多他才回到家，匆匆吃完饭，感觉非常疲惫，打开电脑，准备做企划案，可是一点思路也找不到。眨眼之间就到了11点，李泳实在撑不住，躺倒床上就睡着了，而此时，企划案还没有实时性地开始。
第二天来到办公室，李泳匆忙开始做企划案，然而，越是心急越是没有思路，而办公室内电话不断，各种琐事需要处理，根本无法集中精力。时间分分秒秒飞快流逝，李泳急得手心流汗。
10点到了，上司来到李泳面前，问道：“企划案做好了吗？”
李泳心虚地回答：“已经，发到您的邮箱了。”
由于时间紧迫，李泳根本没有做好企划案，只是草草地搜集了一些资料。上司看完企划案后，严厉地批评了李泳，而且扣掉了60%的绩效。
很多人与李泳一样，因为没有正确地把握事情的轻重缓急而遭受严重的损失。
真正重要的事往往不紧急，而紧急的事通常不重要——很多人并不明白这个道理。他们总被看上去非常紧急的事情裹挟着，却很少有时间做真正重要的事情，于是，他们陷入了“盲目忙碌”的沼泽中。
碌碌无为的处境
为了赶时间，人们不惜危险，猛踩油门，赶在红灯到来的那一刻穿过路口；为了赶时间，人们火急火燎地在追赶公车，完全不顾秩序拼命挤上车；为了赶时间，人们甚至都没有安心地吃一段饭。
身边的人似乎都很忙碌，彼此见面的问答总是这样——
“最近忙吗？”
“忙！忙坏了。”
如果有人回答说“不忙”，那么就会招来异样的目光。在人们的脑海中，忙碌意味着存在的价值。
有人不允许自己停下来，一旦发现自己无事可做，他们就会产生心理负担，感觉自己不被重视、没有存在的价值。
还有人忙得不可开交，分身乏术，为了尽快完成任务，他们致力于提升行动的速度，让自己快一点，再快一点。他们跑步前行；他们一口气把话说完，不留时间让其他人发言；他们一目十行，飞快地读完文件。这些执着于提升速度的人们无暇享受闲暇的时光。
然而，越来越多的人们开始反思，忙碌究竟是为什么？忙碌就是为了升职、为了挣钱吗？这些带给我们幸福了吗？
很多人一定感觉到这个词好陌生了——幸福。人们忙忙碌碌，却损坏了健康，失去了和谐的家庭关系，子女没有得到良好的管教，个人的梦想与价值也没有得到实现……我们越忙碌，幸福反而离我们越远了！在午后慵懒的阳光下安静地品尝一杯咖啡，或者在僻静而优美的村庄度假二日——这样的想法近乎奢望。
很多人忙碌，但是成果寥寥。在月末和年终总结的时候，总是羞于表述，愧对上司。我们将忙碌却收效甚微的人群统称为“穷忙族”。穷忙族的成员相当庞大。
你的时间被绑架了吗？
如果你愿意，可以详细地记录自己在打电话、网聊、收发短信、收发电子邮件、上网查看各类信息、观看电视节目等事项上所花费的时间。
你也许会惊讶地发现，自己花费在这些事项上的时间多得惊人，甚至超过了5个小时。对于大多数人而言，扣除花在休息、吃饭、交通，以及处理杂务的时间，每天其实只有几个小时的自由时间。而这些弥足珍贵的几个小时又要被这些事情占据，那么，一天还剩下多少时间用来从事真正有价值的工作？
现代人似乎离不开电脑，只要坐在电脑前，就被认为是在工作。很多职场人士的工作简单到“打开电脑、关闭电脑”，仅此而已。可是，面对电脑，多少工作是真正有效的？
有些人对收发电子邮件上瘾，他们每隔几分钟就会打开电子邮箱，收不到邮件就会若有所失。还有些人对浏览网页上瘾，他们每隔一段时间就会习惯性地登录常去的网站，浏览新信息。有些人对网络聊天上瘾，总在潜意识中等待跳动的头像和消息框，如果长时间没有等到消息，就主动联系他人，而聊天的内容多是问候和寒暄。
我们的宝贵时间被各种工具绑架了，这些工具本是用于提高效率，节省时间的，不想却成了时间的窃贼。
有求必应的“老好人”
对别人有求必应的“老好人”，只会让自己无故承担越来越多的事务。帮助别人是美德，然而，无限制地帮助别人，换来的除了别人的夸赞，还有什么？
毫无原则和条件地帮助别人，只会让别人将一切视为理所当然，他们甚至不会意识到你为此做出的牺牲，更不会想到补偿和回报你。
小汪大学毕业，刚踏入职场。他性格温和，乐于助人。因此，同事们有事都喜欢找小汪帮忙，小汪每次都非常爽快地答应，而且尽心尽力地帮助别人。
时间一长，找小汪帮忙的人越来越多，汹涌而至的事情让他应接不暇。可是，小汪总是不好意思拒绝别人，然而，越来越多的求助耗尽了他的大部分工作时间。
事实上，每个人都必须对自己负责，你无限制地帮助别人，恰恰是对自己的不负责任，而你更没有义务为别人负责。
效率的真相
我们必须思考，忙碌的目的究竟是什么？提高效率，并不是为了节省时间去做更多的事，那样只会让自己越来越累。相反地，提升效率是为了拥有更多的闲暇享受生活。
高效率人士成果显著，却并不见得他们有多么忙。他们从容不迫，能够由自己的意志掌控时间，而不是被各种繁杂的事务牵着走。
日本畅销书作家胜间和代就是典型人物。她是三个孩子的母亲，同时也是兼任几家外资企业的工作，自主创办了日本最大的白领妈妈交流网站。她19岁就通过了注册会计师的第二次考试，是日本史上最年轻的合格者，之后又获得中小企业咨询师、国际交流英语测评、MBA等这种证书。后来，她跻身日本内阁府，开始从政生涯，并且出版了几本畅销书。
仅仅看这些表象，很多人都会以为她忙得不可开交，可事实上，她却拥有很多空余时间。她常与好友逛街，阅读新书，每周去两次健身俱乐部，参加美甲沙龙。
同样的，高效率的组织也绝不会提倡加班和疯狂工作。某世界知名的网络公司规定：提前完成既定的工作就可以带薪休假；上下班不考勤；工作时间可以喝咖啡、健身、侍弄宠物等；公司还为员工提供舒适的床，以方便员工随时躺下来休息一会。在其他人看来，这样的做法简直匪夷所思，但这家公司却是行业内最高效的。
成果与时间之比
为什么真正富有成效的人却并不忙碌？
大多数人认为，效率就是足够快地做完一件事。从起点跑到终点，用时最少就最有效率。事实是这样吗？
谢强决定研发一项新产品，为了抢占市场，赢得先机，他投入上百万资金，招募数十人的研发人员，加班加点推进研发工作。产品很快就见到雏形，谢强也满怀信心。然而，谢强在一次展览会上偶然看到同类的产品，其功能和外观都与他研发的产品非常相似。
谢强惊讶地询问销售人员：“你们这个产品什么时候推出的？”
销售人员回答：“我们推出一年多了。”
谢强追问道：“销售情况如何？”
销售人员回答：“我们已经在各地建立了销售渠道，这个月就要在各个终端全面铺货了。”
这一消息犹如晴天霹雳，让谢强震惊不已。别家公司的产品已经抢先一步，自己再推出同类产品，胜出的可能性太小了，他追悔当初没有进行全面的市场调研，如果早发现同类产品的存在，他也不可能耗费大量的财力和人力了。
谢强为了追赶时间，不惜投入巨大的资源，然而，越快反而损失越严重。因为目标错了，就注定无法取得成果，所有的投入都将付诸东流。
效率绝非单纯地提升速度，而是在有限的时间内创造最大化的成果。效率建立在成果存在的前提下，没有成果，一切付出都是浪费。
具体来讲，效率是成果与时间之比。效率与成果是正比关系，与时间是反比关系。在相同的时间内，成果越多，效率越高；反之，效率则越低。获得相同的成果，所用的时间越少，效率越高；反之，效率则越低。
高效率人士并不过分强调提升速度，而是在目标的取舍上深思熟虑。那些无法抵达成果、价值不高的事情，被他们果断舍弃。一言以蔽之，他们之所以成效显著却从容不迫，是因为他们只做真正重要的事情。
二八法则
意大利统计学家、经济学家帕累托在大量数据统计的基础上发现：社会上20%的人占有了80%的财富。除了财富，他还发现生活中大量存在着这样的比例关系，例如：
20%的重要客户贡献了80%的利润；
20%的优秀员工创造了80%的价值；
20%的强势品牌占据80%的市场份额；
20%的人际关系促成80%的事情；
从统计学上来说，精确的20%和80%不太可能出现，但从总体上看相差不大。人们将这个普遍存在的比例关系称为“二八法则”。
二八法则不仅在经济学、管理学领域应用广泛，而且对我们的自身发展也具有重要启示：20%的要事为我们创造80%的价值。
因此，我们应当将主要时间和精力集中于20%的要事，这样才能既节约时间，又创造具有高附加值的成果，做到真正的高效。这是会我们倡导要事为先的重要原因。
大卫，体积巨大却不失优雅，至今仍吸引着来自世界各地数不胜数的游客前往弗洛伦萨。米开朗琪罗雕刻大卫这件作品的时候，年仅25岁，人们问他：你是如何用一块逾吨重的没有生命的大理石雕刻出这样一个无比精细的有血有肉的大卫，他不假思索地回答道：“我并不是在创造什么艺术。大卫早就已经在那儿了。我要做的，只是把那块大理石中不属于大卫的部分去掉，把活生生的大卫解放出来。”
我们要做的就是与米开朗琪罗一样，在繁多的事项中找出真正重要的事情。这些事情具体包括：
开拓新的目标客户；
为客户制作解决方案；
与客户深入地沟通；
实施项目；
必要的休息以保持旺盛的精力；
学习新的工作方法；
适当运动，增强体质；
与家人、爱人团聚。
什么才是要事？
我们可以从两个轴线来区分不同的事项：第一轴线是“紧急度”，也就是“是否有时间上的限制”；第二轴线是“重要度”，即“这件事所带来的回报”。按照这两条轴线，我们可以将事项分为四类：
第一类：紧急而且重要；
第二类：不紧急但重要；
第三类：紧急但不重要；
第四类：不紧急也不重要。
通常情况下，人们会花费60%的时间在“紧急而且重要”的事情上，这类事情有：与客户确认合作事宜；接听来自客户的电话；按照规定期限实施项目；制订费用预算；完成上司交代的紧急任务；准备明天即将举行的开幕式的发言稿；接待突然光临的重要人士……这些事通常能够为我们带来回报。
“人生在世，身不由己。”这句感慨同样适用于职场人士。即便你是一个务实和高效的人，也不得不花费相当多的时间去完成“紧急但不重要”的事情。这些事情有：上下班的交通；在规定的期限内完成毫无意义却不得不写的报告；参加没有主题的例行会议；接受朋友的聚餐邀请……表面上看起来，这些事都非做不可，事实上却毫无意义。你很不情愿去做这些事情，这些事情越多，被迫做事的感觉就会越强烈。
至于“不紧急也不重要”的事情，大部分人都知道应该尽量减少，然而，要在时间安排中彻底将它们抹掉，这是何其困难！人们总是无法克制自己的天性，不自觉地就将宝贵的时间用于闲聊、睡懒觉、玩游戏、观看肥皂剧……我们常常觉得时间不够用，可是扪心自问，有多少时间浪费在这些毫无意义的事情上？
“不紧急但重要”的事
在四类事项中，人们最容易忽略“不紧急但重要”的事。这是人们的天性所致。一般而言，我们的注意力总是容易被迫在眉睫的事情和眼前利益所吸引，而忽略了那些真正重要的事情。