书城成功励志看谁在瞎忙
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第80章 适当砍掉不必要的工作

我们的工作之所以变得复杂,其中有很大一个原因就是我们承担了原本不属于我们的工作,譬如来自上司的压力和同事的推卸责任,另一个原因就是因为我们自己的疏忽或沟通不当,造成了不必要的重复作业和无效的错误作业。要简化我们的工作,首先就必须将这两部分内容有策略地“砍”掉。

1.应对不称职的主管

在职场上,对自己工作安排最重要的人就是自己的主管,好的主管会帮你管理好你的时间和工作,而不称职的主管则不能帮你排出工作的次序,并且将大事小事都推到你身上。

成功的关键在于知道哪些事该做,哪些事不该做。对于主管的要求,不要事事都答应,而应有选择性地工作。当遇到不断把工作加到你头上的主管时,你要积极地与主管沟通。

首先不要马上推说自己任务太多,而是应该将自己所有的事情列一个完成顺序表,否则主管会认为你是在推卸责任。因为作为一个管理者,他的事情实在是太多了,他以自己的工作量为中心,你的工作量对他来说是次要的。所以,一个明智的做法是:不要让主管觉得你是把工作推回给他。你可以将你所有事情的先后顺序列出来,然后让主管去替你决定。譬如,昨天,主管交待你要写一个媒体分析报告,说是马上要用,然而今天,他又让你准备发布会的材料及统稿。此时,你就可以将你所有的事情列一个顺序表,然后请领导指示:那么,我是先准备完发布会的材料,还是写媒体分析报告呢?此时,领导或许会意识到你的工作内容有冲突,将这两项工作都分配给你并不合适。请看下面这个例子:

林宏的上司一次性给了她30个工作目标,但是林宏没有接受,她们为此打了半年的拉锯战。在几次会上,林宏都十分郁闷地告诉上司,她打算接受其中的两项目标,因为其他的都是次要目标,并不重要。

但上司坚持认为所有的目标都很重要。几经商讨,他才将目标减少一半。林宏把15个目标列成一个清单,重申每个目标都不容易完成,应该再删除至少10个,上司没有同意。

不久,这个上司就被开除了。因为上司的上司的结论是:我们要将目光专注于一两个重大目标上。

由此可见,不称职的主管将加大你的任务量,而这些任务中有很多其实是没有意义的。为了对付这样的上司,就必须与之沟通,据理力争,引导他将眼光放到几项最重要的工作上来。当然,谈话时一定要采取一定的技巧,不要触怒上司。

2.对付推卸责任的同事

在工作中,我们时常会遇到这样的事情:如果你不够机警,同事们急着完成工作任务时所犯的错误,最后都会落到你头上。如何应对这个问题呢?可以采取如下的技巧。

(1)与同事沟通,明确责任。工作一开始,大多数同事都会挑最轻松的工作来做,想办法减轻工作量,因此,当一项任务分配下来,需要你和同事协作时,你要主动与之沟通,明确双方的职责范围。

(2)协助同事明确最重要的事情,你将因之而受到赞扬。这是一种高明的“自我利益”的技巧。倘若同事的工作忙不完,那么多余的工作就会落到你的头上,但若是你帮助同事减少了任务量,那就皆大欢喜。

(3)兼顾利人利己。在必要时候帮助同事做一些事情,或者帮同事找到做事的成就感,这样他们不仅不会推诿责任,也许还希望主动承担更多的责任。