书城成功励志看谁在瞎忙
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第48章 信息资料的管理

现代社会,各种信息如潮水般铺天盖地向你涌来。如果你想逃避,懒于处理信息,它们很快便会将你淹没。及时整理信息资料,是你进行有效工作的基本要求。

1.找好信息的来源

现在信息的来源很多,广播、电视、报纸、杂志、网络等媒体均可传播信息。因此,对于不同类型的信息,选择合适的信息来源是很重要的。

就日常生活而言,信息可以分为新闻信息、专业知识信息和私人信息,新闻信息和知识信息属公众信息,不具有保密性和专有性。

新闻信息是人们最为关注的信息之一,它包括国内外政治、经济、文化、科技、体育等各方面发生的事件,它与我们的日常生活联系十分紧密。比如,国家的政策、方针、路线、法律的制定、修改和调整,直接关系到我们的生活,所以,这一类信息不能少。新闻信息的来源一般为报纸、广播、电视、网络等。

专业知识信息与新闻信息不同,它不是传播新闻,而是传播专业知识,具有稳定性、长期性,是一定时期以来人们智慧的结晶。不管是自然科学知识,还是社会科学知识,都有常识性的知识和专业知识之分。常识性的知识能够为一般人士所接受,专业知识则具有学术性、理论性,对于专业人士比较适用。

找寻与自己职业相关的信息是十分必要的,了解专业信息是发展的必要条件。除了在学校中系统学习专业知识以外,通过其他信息源寻找专业知识信息也是给自己充电的重要途径,特别是对于上班族而言。

专业知识信息主要来源于专业报纸、杂志以及网站等,网络在传播信息中的作用越来越大,与人们的生活已密不可分。有的网站是综合网站,对专业信息有所涉及,但想了解更深的专业信息还应该找寻专业网站。

私人信息主要包括办公资料与私人信件等,这些信息一般有三大来源:一是上级传达;二是下属汇报;三是同事转达。

2.整理报纸、杂志信息

现在报刊、杂志种类极多,你有再快的阅读速度,一天也不可能将所有的报刊、杂志一一浏览,所以,选择报刊、杂志来阅读十分重要。

你一般需要阅读以下几种报刊、杂志:

第一种,一份以新闻为主的综合报纸。它必须在全国有一定的权威性。主要刊登国内外重大新闻,兼有其他文学、艺术作品。

第二种,一份本地权威报纸。一般是市级以上的地方报,以了解地方政策、法律、法规以及周围的风土人情、文化习惯等,其目的是熟悉你的生活环境、抓住发展机遇。

第三种,与你专业有关的报纸或杂志。了解本行业最新动向、发展趋势以及研究成果,让自己专业知识跟上时代的发展。

第四种,与你业余爱好相关的报纸或杂志。供休闲、消遣也可以,主要是丰富自己的知识和业余生活。

即使在你选择的这几种报刊、杂志中,你可能也没有时间一一阅读,选择其中的重点尤为关键。对于报纸来讲,拿到一份报纸后,先浏览全部的标题,看哪些是比较重要的,拿支笔在具有可读性的文章上作一个记号。然后再有重点地阅读。看杂志,先看目录,同样在你认为可读的文章前作一个记号,然后再阅读。

对于具有价值的内容,可以裁剪或复制,制作成小卡片,放到自己的文件夹里。这个文件夹专门放来源于报刊、杂志的有用信息。文件夹也需要分类,你可以分为与专业知识有关的信息、日常生活信息、相关的重要新闻以及其他知识等。最好给文件夹设一个目录,放入新信息后,在目录上作好记录,以便查找。

这种管理可以给你的生活带来许多好处,增加你的知识量,方便你的生活,提供发展机遇等,不妨试试!

3.办公文件、资料的整理

办公文件、资料往往是要被动接收、主动处理,这些信息数量大,内容复杂,整理比较费力,主要是分类比较困难。

这类信息可以根据其存在时间及价值分为猝死型、衰老型和永久型;猝死型信息的特点是在利用后便可以作废;衰老型即时间越长,价值越小,保存一段时间后即可处理掉;永久型的信息,特点是具有长期保存的价值。一般来说,衰老型和猝死型的信息居多。

如何整理这些信息呢?

当你收到信息后,先判断哪些是需要具作出回复的,哪些是要立即作出处理的,哪些可以保留,哪些以供参考,等等。

根据处理的结果,作一下分类,准备好几个抽屉。

第一个抽屉用于放置收到的信息。有的信息需要你立即作出回复,这类信息不要再搁置到抽屉里,马上回复较好。不需要回复的、尚未作处理的信息放入这个抽屉,以供一一处理。

第二个抽屉放置已经开始处理,但因条件不成熟没有完成的信息。比如,你正阅读一份文件,突然上司拿了一份资料让你翻译,你被迫停止你的工作,就可以把这份文件放入这个抽屉,以待及时再处理。

第三个抽屉放置已经作出回复,但尚未发出的信息。

第四个抽屉放置已经阅读,不需发出或回复,应当保存的信息。一般这类信息比较多,其中,需要进行存档的工作也较多。

第五个抽屉放置参考资料。包括:计划中除了决策方案外的其他方案;过去的可供参考的实施方案;本单位人事资料;本单位资产、负债等资料;本单位行政编制资料;其他单位或个人资料等。

将这些信息同样分门别类进行管理。在信息管理中最关键的一点是分类,如果分类准确,不管是保存还是利用都极为方便。

§§第五章 别把所有问题都自己扛

你手上有一个苹果,我手上也有一个苹果,两个苹果交换后,每人仍然只有一个苹果。但是,如果你有一种能力,我也有一种能力,两人交换的结果,就不再是只有一种能力了。