书城成功励志看谁在瞎忙
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第46章 坚持把报告凝缩到一页之内

世界知名企业宝洁公司有个“一页报告”的制度,该公司的前任总裁理查德是一个做事情雷厉风行的人,他有一个习惯,那就是:从来不接受超过一页的报告,他常在退回去的报告上写道:“请把它精简成我想要的东西。”如果下属送来的报告过于冗长,他会加上一句:“我不理解复杂的,只理解简单的,我工作的一部分就是教会你如何把复杂的东西简单化,只有这样,我们才会更好地进行下一步工作。”

我们大家都知道:传统的报告一般是需要15页左右。那么,宝洁公司如何通过一页长的报告,将事情处理得切中要害,一目了然的呢?

研究人员通过调查发现:宝洁公司是在大量的支持性数据以及事实依据的分析基础上,花费时间将报告尽量缩减,目的就是尽量减少领导者或其他人在阅读报告时所需的时间。

宝洁公司的总裁也经常鼓励员工及时与自己沟通,并对提交报告的员工说:“公司的大部分效益都建立在这一页报告上。”这也就是宝洁公司高效率高效益经营的秘密之所在。

为什么要将报告浓缩成一页呢?它至少有以下三大好处:

(1)要点鲜明集中,容易避免产生误解。

(2)只有少量的问题有待讨论,审核的速度加快了,工作效率也提高了。

(3)节省了大量的、不必要的阅读时间上的浪费。

不错,一份冗长的报告也许写的时候不会太难,但是若要将它缩减成一页纸,那么难度就很大了。如何才能做到这一点呢?方法就是:告别那些烦琐的重复性语言;要有清晰的结构与观点。

为了提高效率,在工作中应采取最简单可行的方法以节约时间,“一页报告”就是一种行之有效的良好方法。它既可以减轻普通员工的负担,又可以促成管理结构的简化,还可以使上下级之间达到高质量、快速的沟通。