书城成功励志看谁在瞎忙
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第22章 每天问自己六个问题

许多管理者每天用于有效工作的时间很少,大部分时间用于琐碎的事务,或用于根本不该干的事。主管干了自己不该干的事,或者干了下属该干的事,或者干了无效的事,这种现象称为“管理错位”。管理错位浪费了主管最宝贵的资源——时间和精力。那么怎样避免管理错位呢?要避免管理错位,管理者每天上班前都要问自己三个问题:

(1)我是谁?

(2)我今天应该干什么?

(3)我今天不应该干什么?

开始工作时,管理者又要问自己三个问题:

(1)这件事如果不做,有何后果?

(2)哪些事情别人做,可能干得更好?

(3)哪些事是在浪费别人的时间?

然后,要用自问自答的方式认认真真地回答一遍。

“我是谁?”这个问题看似简单,但能正确理解的并不多。回答这个问题,主要的目的是让管理者明确自己的角色定位。通过自问自答的方式强化角色定位,在心理学上称为“自我暗示”。管理者们确实需要不断地自我暗示。因为管理者只要进入工作岗位,就会被各种各样的事务和人物包围,往往身不由己,特别容易出现管理错位。

“我今天应该干什么?”回答这个问题,实质上是在做一天的工作规划。有效工作的管理者,必定干自己想干的事,自己应该干的事。管理者应该主动工作,干计划内的事;而不是被动工作,干不属于自己干的事,干计划外的事。管理者们工作时,很容易犯的错误就是“来什么事,就干什么事”。

“我今天不应该干什么?”这又是要不断暗示自己:自己容易犯哪些错误,不能再犯了。有些管理者早上上班时本来是有计划的,但一进入工作状态便身不由己了。本来正在集中精力考虑开拓市场的事,来了一位下属要求签字,于是把精力转向签字事宜。过了一会儿,一位下属来请示问题,又开始帮下属出主意想办法。结果一天下来,开拓市场的事一点结果也没有。下班时回想起来,大多数是自己不该干的。这样的事每天都在重复发生,非刻意强化而不能自已。

“这件事如果不做,有何后果?”这句话是要问自己:哪些事根本不必做,做了也是白白浪费时间,无助于达成企业的既定目标。然而,很多大忙人,天天都在做一些不肯丢下不做的事,如频繁参加宴请、仪式,出席本可以不出席的会议,发表一些不痛不痒的讲话。这些事不知占用了多少宝贵的时间。然而,一年又一年,天天也躲不了。其实,对付这类事情,只要问一下对公司有无帮助,对本人有无帮助就可以了,如果都没有,或者贡献甚微,完全可以不去做。

“哪些事情别人做,可能干得更好?”这句话是要问自己:我是否在犯管理者们通常容易犯的一个毛病:事必躬亲。事必躬亲的原因很多,有的是为了对上级显示自己的忠诚,有的是不信任下属,遇到问题,总怕下属做不好,于是亲自动手,做了下属该干的事。其实,即使管理者比下属干得好,仅从管理者有更重要的事要做这点考虑,也应该让下属去做。

“哪些事是在浪费别人的时间?”这句话是要问自己:是否由于自己的工作安排失当,而让下属干了很多不该干的事,而下属碍于管理者的脸面,又不好拒绝。如某公司经理开会,总要通知财务主管参加,其实大多数会议与财务无关。财务主管如果不参加,似乎很难为情;如果参加,却又在白白浪费时间。

正确回答了上述六个问题,并能很好地去做,就不会出现管理错位现象,就会发现管理者的工作实际上很轻松,工作效率也会大大提高。

§§第三章 做自己时间的主人

如果你时间安排得好,你就可以去听音乐会、看表演、做自己想做的事。时间管理的第一个原则是:对每一件事都尊重,包括对休闲的尊重。心情是可以创造的,时间是可以掌握的。善于安排的人,永远不会喊“忙”,因为他知道自己要什么与不要什么。