书城成功励志看谁在瞎忙
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第20章 写下第二天的工作

在熄灯前写下第二天的工作是个很好的习惯,因为,记下所有的工作后,你可以睡得更安稳一些,你的心态可以更放松一些。否则的话,可能整晚你的脑子里都想着:“别忘了!别忘了!别忘了!”

记下工作后,你的脑子才有时间去思考解决问题,而不只是记住问题。只要你能利用潜意识解决问题,你就会发现它的作用相当惊人。人脑就像是处理器,台前幕后的工作可以同时进行。一旦你写了一些东西下来,脑子就会将这些东西转移至后台,然后在“不知不觉”中开始解决问题。记下工作就表示你许下了承诺。如果一件事不值得记下来,大概也不值得去做。

别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴,或是粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落,反而会产生很多遗忘事情的漏洞。

确定自己可以在同一个地方看到所有的待办事项,并且能检查其进度。这也许是在你随身携带的万用手册中,或是在电脑里。不论形式如何,都必须能随时更新内容,并且要放在随手可及的地方;必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。

如果你将计划表与约会记录放在一起,最好能在你的办公室或电脑中存上备份,以防其中一份遗失。办公室的那一份应该每天更新,这虽然只是举手之劳,却很有帮助。

拿破仑·希尔认为一定要定期检查计划表。早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上,而且每天固定检查计划表,你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸,这是他个人管理系统的中心,“每当我觉得进退两难时,我就会看看这张纸,确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常,福布斯的纸上大约有20件事,包括电话、信件,以及他必须口述的一小段专栏文章。他说:“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事,事情永远都无法完成。”

这也是在管理其他事情时非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时,你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中,也要请他们带计划表来开会,并以此作为进度报告的根据。如此一来,你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。

你的计划在范围上应该要广泛,但绝不能是百科全书,否则你很可能会力不从心。

玫琳凯曾在创办玫琳凯化妆品公司初期听到一则有关查尔斯·施瓦布的故事。

一名企管顾问艾维·李对施瓦布说:“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问:“费用是多少?”李说:“如果无效的话,免费;但如果有效,希望你能拨出公司因此省下的费用的1%给我。”施瓦布同意说:“很公平。”

接着,施瓦布问李要怎么做,“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面,他告诉每一位主管:“在下班离开办公室前,请写下6件你今天尚未完成,但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意,并在开始实行这个计划后,他们发现自己比以前更专心了,因为有了这张表,他们会努力完成表上的事情。不久之后,公司的生产力有了显著的改善,几个月后因为效果惊人,施瓦布开了张45000美元的支票给艾维·李。

玫琳凯说:“当我听到这个故事后心想,如果这个方法对施瓦布而言值45000美元,对我也会有同样的价值。”因此,她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情,而且也鼓励业务员这么做。今天的玫琳凯化妆品公司拥有20多万业务员,印制了上百万份的粉红色小便条本,每一张便条纸上写的都是:“我明天必须做的6件重要事项。”