书城成功励志看谁在瞎忙
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第15章 从全局角度进行规划

我们在职场中,不管做什么都要从全局的角度来进行规划,将事情分出轻重,坚持“要事第一”的做事原则,久而久之就会培养起“先做最重要的事”的好习惯。

要事是指有利于实现个人目标、有价值的事,比如规划、技能培训;急事是必须立即处理的事,比如即使你忙得焦头烂额,但电话响了,你就不得不放下手边的工作去接听。在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间,或许我们很难做出选择。对于每个人来说,有精力做事的时间往往是有限的,所以你必须把有限的时间用在最重要的事情上,也就是把要事放在第一位,而不要迷失在那些看似紧急但次要的事情当中。只有这样,才能高效地利用时间,出色地完成工作任务。

如果分不清事务的轻重,就有可能错过大好的机会。为什么许多人都在勤勤恳恳地做事,但结果却不一样呢?其中一个重要的原因是有的人缺乏洞悉事务轻重的能力,做起事来毫无头绪。

有一个年轻的部门经理,做事不太会权衡轻重。一天,公司的业务员拉来了一笔生意,可这位年轻的部门经理正忙着布置办公室的各种摆设。他煞费苦心地想:“电脑应该放在哪里?垃圾筒放在什么地方更好?桌子怎么摆放?”他想先把手头的事情做完,再按部就班地处理这笔生意。结果,由于没及时处理,这笔生意泡汤了。

一位大集团公司的总裁要求秘书给他呈递的文件,放在各种颜色不同的公文夹中。红色的代表特急,绿色的代表要立即批阅,橘色的代表这是今天必须注意的文件,黄色的则表示必须在一周内批阅的文件,白色的表示周末时须批阅的文件,黑色的则表示是必须由他签名的文件。这种方法大大提高了办事效率。

在工作规划方面,多花些时间是值得的。如果没有规划,你肯定不会成为一个工作有效率的人。工作效率的中心问题是,你对工作规划得如何,而不是你工作干得如何努力。

钻头为什么能在短暂的时间里钻透厚厚的墙壁或者坚硬的岩层?物理学家给我们解释了其中的道理:同样的力量集中于一点,单位压强就大,而集中在一个平面上,单位压强就会减小无数倍。所以,攻其一点的谋略是解决问题的最好办法。

事实上,每个人都追求完美,每个人都希望自己把工作干好,把事情做好。可是,为什么有的人做不好呢?并不是因为他的事情多,而是因为他没有掌握做事的方法。

哈佛商学院可谓是如今美国最富、有名望、最具权威性的管理学院。它每年招收750名两年制的硕士研究生、30名四年制的博士研究生和2000名各类在职的经理进行学习和培训。在他们的教学中,经常给学生讲述一种很有效的做事方法:80对20法则。即任何工作,如果按价值顺序排列,那么总价值的80%往往来源于 20%的项目。简单地说,如果你把所有必须干的工作,按重要程度分为10项的话,那么只要把其中最重要的2项干好,其余的8项工作也就自然能比较顺利地完成了。所以,要把手中的事情处理好,就要抛开那些无足轻重的80%的工作,把自己的时间、精力全部集中在那最有价值的20%的工作中去,这会给你带来意想不到的收获。

在职场中做事的时候,我们应该学会运用这个方法,以重要的事情为主,先解决重要的问题,对于一些旁枝末节,可以大胆地舍弃。要知道,从全局出发进行规划,科学地取舍能够帮助我们把事情做得更好、更有效率。