古人云：“事有先后，用有缓急。”办公做事也是如此，分清事情的轻重缓急，不但做起事来井井有条，完成后的效果也是不同凡响。次序处理好了，不但能够节约办公时间、提高办公效率，最重要的是能给自己减少许多麻烦。
一个具有判断力的员工，做事时一定会考虑优先顺序，先做最重要的事，然后才做比较次要的工作。万万不可先做自己认为好做或自己喜爱的事，那样，可能会将重要的事耽搁，造成公司的损失。
那么该如何决定工作的优先顺序呢？
一般说来，可以依据工作期限、重要程度以及性质来判断。就公司立场而言，一般都要求员工在交货期之前必须完成工作，所以，在做事之前，应该制定一个紧密且可行的流程才是。
身为员工，做事一定要坚持一大原则，就是“今日事，今日毕”，绝不可拖至明天，因为明天还有明天要做的事，如果每天都无法将今日的事做完，逐渐会累积一大堆工作，造成赶不上交货期。
工作中常会遇到千头万绪、问题繁多的情况，这时就需要我们把问题的轻重缓急分清，然后找到其中最迫切需要解决的问题，并集中力量解决它。
在一次上时间管理课时，教授在桌子上放了一个能装水的罐子。然后又从桌子下面拿出一些正好可以从罐口放进罐子里的鹅卵石。当教授把石块放完后问他的学生：“你们说这罐子是不是满的？”“是！”所有的学生异口同声地回答。“真的吗？”教授笑着问，然后又从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去，摇一摇又加了一些，直至装不进了为止。他再问学生：“你们说，这罐子现在是不是满的？”这次他的学生不敢回答得太快。最后班上有位学生小声回答道：“也许没满。”“很好！”教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，慢慢地倒进罐子里。倒完后再问班上的学生：“现在你们再告诉我，这个罐子是满的呢？还是没满？”“没有满。”全班同学这下学乖了，大家很有信心地回答。“好极了！”教授再一次称赞这些“孺子可教”的学生们。称赞完后，教授从桌底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满了的罐子中。当这些事都做完之后，教授正色问他班上的同学：“我们从上面这些事情中得到了哪些重要的启示？”
班上一阵沉默，一位自以为聪明的学生回答说：“无论我们的工作多忙、行程排得多紧，如果要挤一下还是可以多做些事的。”
教授听到这样的回答点了点头，微笑着说：“答得不错，但并不是我要告诉你们的重要信息。”说到这里教授故意停住，用眼睛扫了全班同学一遍后说：“我想告诉各位的最重要的信息是，如果你不先将大的‘鹅卵石’放进罐子里去，也许你以后永远都没有机会再把它们放进去了。”
工作中有长远目标、短期目标、即时目标。这些目标有时候会像热气球遇上麻烦一样到处乱撞，照顾了这一点又忘记了那一点；无论怎样权衡利弊，始终不能尽善尽美。这时一定要善于发现并解决最迫切的问题。只有先解决这些问题，才能解决其他问题。
凡事都有轻重缓急，重要性最高的事情应该优先处理，不应将其和重要性最低的事情混为一谈。对于那些零零散散的事务，我们可以先把它们按照“急重轻缓”的顺序，整理好再着手处理。
当然，经验告诉我们，没有人能永远按照事情的轻重程度去做事。但请注意：处理事务分不清轻重缓急是一种对办公时间无谓的浪费。进一步说，它是办公中另一种隐形浪费，它常常把辛勤劳动的成果弄得乱七八糟，它如同包裹在美丽蝴蝶身上的那一层难看的茧衣，会掩盖住你的一些出色的工作能力。
德国诗人歌德曾说过：“重要之事绝不可受芝麻绿豆小事的牵绊。”要集中精力于紧急的要务，就要排除次要事务的牵绊。如果不断地被一些次要事务所干扰，那么就会阻碍你向目标前进的脚步。
美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普，曾经为自己和公司的低效率而忧虑，于是向效率专家艾维·李寻求帮助，希望艾维·李能卖给他一套思维方法，告诉他怎样才能在短短的时间里完成更多的工作。
艾维·李说：“好吧！我十分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法。把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在第一位，依此类推。早上一上班，立即从第一项工作做起，一直做到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也不要紧。只要它是最重要的工作，就坚持做下去，每一天都要这样做。在你对这套方法的价值深信不疑之后，让你公司的人也按照这套方法去做。这套方法你愿意试多久就试多久，然后给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”
舒瓦普认为这个思维方法非常有用，很快就填了一张25000美元的支票给艾维·李。舒瓦普后来坚持使用艾维·李教给他的这套方法，于是五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的不需要外援的钢铁生产企业。舒瓦普对朋友说：“我和整个团队始终坚持挑最重要的事情先做，我认为这是我们公司多年来最有价值的一笔投资！”
作为现代企业的一名员工，不管做什么，都要从全局的角度来进行规划，将事情分出轻重缓急，将大目标分成若干个小目标，并坚持“要事第一”的做事原则，久而久之就会培养起自己的“先做最重要的事”的好习惯。
任何一名员工都应有“做要事不做急事”的好习惯。要事是有利于实现个人目标、有价值的事，比如规划、技能培训；急事是必须立即处理的事，比如即使你忙得焦头烂额，但电话响了，你就不得不放下手边的工作去接听。在紧急但不重要的事情和重要但不紧急的事情之间，或许我们很难作出选择。对于每个人来说，有精力做事的时间往往是有限的，所以你必须把有限的时间用在最重要的事情上，也就是把要事放在第一位，而不要迷失在那些看似紧急的、琐碎的、次要的事情当中。只有这样，才能高效地利用时间，出色地完成工作。
美国某公司董事长赖福林说：“你应当计划你的工作，在这方面所花的时间是值得的。如果没有计划，你肯定不会成为一个工作有效率的人。工作效率的中心问题是：你对工作计划得如何，而不是你工作干得如何努力。”
要事第一，始终做最重要的事情。根据20/80原则，胜任的高效能人士都是以分清主次的办法来统筹时间，把20%的时间用在最有效率的80%上。面对每天大小繁复的事情，如何才能分清主次，把时间用在能够带来最大工作成效的地方呢？
有三个判断标准：
第一，什么是我必须去做的？
这一问题包含两层意思：即这件事情是否必须去做？是否必须由我去做？对于那些非做不可，但并非一定要自己亲力亲为的事情，就完全可以委派别人去做，自己只负责督促和跟进即可。
第二，哪些事情能给我带来最高绩效回报？
一般而言，你应该花费80%的时间去做能带来最高绩效回报的事情，而用其余20%的时间去做其他“性价比较低”的事情。
第三，什么事情能给我最大的满足感？
同样不如人所愿的一个事实是：那些最高回报的事情，往往并不能给自己最大的满足感，只有物质和精神的均衡才能和谐发展。因此，无论你有多忙，无论你的地位有多高，总需要抽出时间做令你满足和快乐的事情，唯有如此，工作才是有趣的，并易保持工作热情。
通过以上三个标准的排序，事情的轻重缓急就很清楚了。然后，以重要性优先排序并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
任何工作都有轻重缓急之分。只有分清哪些是最重要的并把它做好，你的工作才会变得井井有条，卓有成效。
凡取得卓越成绩的员工，办事的效率都非常高。这是因为他们能够利用有限的时间，高效率地完成至关重要的工作。任何工作都有主次之分，如果不分主次地平均使力，在时间上就是一种浪费。所以，在关键部位，在主要工作上，我们要用全部精力，将其做到最好。