采购制度是市场经济和采购活动发展到一定阶段的产物，完善的采购制度对于明确采购负责人的职责和权力，规范采购活动，维护采购双方的合法利益具有十分重要的意义。因此，了解采购制度的涵义及其优缺点，对于快速识别由采购制度疏漏导致的舞弊手段具有十分积极的作用，同时也能有效地掌握各种防范技巧，减少采购舞弊现象的发生，保证采购活动的顺利进行，维护正常的市场经济秩序。
6.1.1采购制度的涵义
1.定义
采购制度即有关采购活动的一系列法规、政策和制度的总称，是指以公开招标、投标为主要方式选择供应商（厂商），从国内外市场上为采购部门或所属团体购买商品或服务的一种制度。它具有公开性、公正性、竞争性等特点，其中，公平竞争是采购制度的基石。
2.类型
一般说来，连锁公司商品采购的组织形式主要有两种类型：集中采购（又称统一采购）制度和分散采购制度。
（1）统一采购制度。
统一采购制度是指连锁企业设专门的采购机构和专职采购人员统一负责企业的所有商品采购工作，连锁企业所属各门店只负责销售。它是一种十分普遍的采购制度。
（2）分散采购制度。
分散采购制度是指由连锁企业各门店在核定的商品资金定额范围内，直接向供应商采购商品。
3.作用
完善的采购制度对于明确采购负责人的职责和权力，规范采购活动，维护采购双方的合法利益具有十分重要的意义。当采购部门处于一个积极进取的领导者的领导之下，同时与其他部门的合作也很好的话，必然会带来许多的好处。采购职责由那些有兴趣并且也有能力把工作做好的人来承担，而这些人也必须集中精力于这一具体工作的绩效上。这样的采购制度对于促进采购活动的顺利进行，具有十分积极的作用，具体体现在以下几点：
（1）有助于将责任固定于个人，并有利于检验任何已有采购政策的效果。
（2）有利于改进与供应商的关系。
（3）有助于规范程序和记录，而且也加速了对商品采购和货款支付的审核和批准。
（4）推动了对市场的分析、对价格趋势的研究以及对供应商生产成本的分析。
（5）有利于促使采购活动以最有利的条件在最合适的时机进行。
（6）通过统一需求和对库存设置标准，也有利于提高经济效益；
（7）通过寻找替代商品，也会在不降低产品或服务质量的前提下推动成本的削减。
6.1.2采购制度的优缺点
1.统一采购制度的优缺点
统一采购制度具有很多独特的优点，主要体现在以下几个方面：
（1）统一采购所对应的大批量采购有利于降低进货价格。
统一采购是实施规模化经营的基本保证。连锁公司由于实行统一采购制度，采购决策集中控制，所购商品就比较容易达到标准化。由于合并了多个部门的需求，采购部门找到供应商时，其手上的定单数量就足以引起供应商的兴趣。采购部门就可以说服供应商尽快发送或给予数量折扣。大批量进货，能充分享有采购商品数量折扣（包括一次性数量折扣和累计数量折扣）的价格优惠，保证企业在价格竞争中的优势地位，同时也能较好地满足和适应消费者同质求廉的需求。
在此，需要在此特别指出的是，统一采购和大批量进货是两个既有区别又有联系的概念。集中采购与分散采购是根据采购的组织形式而划分的，其核心是采购权的集中与分散。虽然集中采购通常采取大批量进货方式，但即使采购少量商品，只要决定权是由企业采购部统一作出，也应视为集中采购；相反，即使一次采购大批量商品，只要决定权是由门店作出，都应视为分散采购。集中采购和分散采购反映的是现代商业和传统商业在组织化程度高低上的一种本质区别。
（2）统一采购所对应的统一配送有利于降低连锁系统的整体物流成本。
大批量集中进货的实行，使连锁公司的直接进货费用（如采购人员差旅费、采购谈判的交易成本等）大幅度减少；同时与统一采购相配套的统一配送制度的建立，有效地控制了连锁公司的库存费用，大大降低了企业的物流总成本。除此之外，集中采购还可以节省运费，因为集中了所有需求后的商品可以整车整车地进行装运。
（3）统一采购所对应的科学组织结构和规范的业务流程有利于规范采购行为。
由于企业现金流出量的大部分是用于商品采购，因而对于任一时点交易总量的集中控制就显得很有必要。在分散采购制度中，由于商品采购的决定权下放到各门店，对采购行为很难实施有效的约束，所以个别采购员向供货商索取回扣等不规范行为屡禁不止，而且，如果把采购定单发给那些不道德的供应商，出现回扣和贿赂的机会将大大增加。这时，采购定单向谁发出就应该小心谨慎了；而在统一采购制中，由于建立和健全了较为完善的采购组织机构和制衡机制，所有采购决策都经过集中控制，这样，需要加大控制的就仅仅是采购部门，而不必对分散于整个公司的不同部门的采购决策加以监督，那些非法或不道德的行为也就容易避免，企业采购行为得以规范，为连锁公司和供应商的交易提供了良好的秩序和条件。
（4）统一采购所对应的购销分离制度有利于门店集中时间和精力做好门店销售工作，有利于采购决策中专业化分工和专业技能的发展。
需要指出的是，统一采购制度也并非是完美无缺的，其缺点主要体现在以下几个方面：
（1）统一采购制度中，由于购销分离体制难以明确界定公司整体销售业绩的职权范围，因此，容易引发总部采购人员与门店销售人员的矛盾冲突。
（2）统一采购制度所对应的统一商品政策（统一商品结构、统一价格策略、统一促销策略、统一商品陈列等），很难适应不同商圈类型店铺的消费需求差异。
2.分散采购制度的优缺点
分散化采购制度中，各部门的管理者负责处理其各自的采购业务。这种采购制度也有其特定的优点，具体表现在：
（1）实施分散化的采购制度，商品的的销售者比其他人更加了解自己需要什么。
（2）分散采购制度更加快捷，如果一个部门有某种需求，部门的管理者只需拿起电话定货就可以了。
但是，分散采购制度也有很多的不足之处，具体体现在：
（1）分散采购制度严重影响了公司的销售效率。
在分散采购制度中，由于购销合一，采购与销售职责全部落在门店，所以，门店店长要花大量的时间联系供应商和洽谈采购业务，难以集中精力投入商品销售工作，严重影响了公司的销售效率。
（2）分散采购制度使得部门经理很难掌握任何采购方面的专业知识。
如果一个人将其全部精力集中于采购活动，那么他很快便会掌握采购方面的专业知识、供应源、已有的或新的商品和生产流程、市场情况和价格。而在分散采购制度中，部门经理需要同时分管销售工作和采购工作，因而没有足够的时间进行采购专业知识方面的开发。
6.1.3完善采购制度的建议
我国现有的采购制度尚不完善，且存在很多的缺点和不足。为了进一步完善采购制度，需要进一步做好以下几方面的工作：
（1）要实施归口管理。
归口管理主要是指商品采购计购，供应工作集中于采购管理部门，实行集中批量采购，降低采购价格，强调控制成本，提高经济效益。在市场开放之初，以“放权”为主要标志，采购人员满天飞，多头采购，重复采购，甚至出现了花钱不见物，公款购私物等现象，导致产品成本上升，质量没有保证。实践证明，这种“放权”是不明智的。
（2）要加强计划管理。
加强计划管理，要做到计划准时、便捷，进而编制采购计划，有效发挥集中采购的优势。
（3）要减少分散采购途径。
集中采购是要与具备集中供力的供应商建立长期的供需关系。供需关系确定后，只要是此供应商拥有的商品就不能再到其他供应商家进货，除非其质量、价格均优于此家。要实行货比三家，就地、就近原则，经常核实供货方是否具备供货及时、质量优良、价格合理、服务周到的能力，并据此确定是否继续维持供需关系。