书城管理小会计成长记:财务经理是怎样炼成的
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第15章 预算——漂亮的翻身仗

刚经历完信任危机,风波又起。

“Sue,来我办公室,请你喝咖啡!”下班前,Oscar向刘苏招招手。

工作了一整天,刘苏已经有些倦意。此时,整个味蕾充满了Espresso的苦涩。奇怪的是,喝惯了,这种味道反而有一股沁入心脾的清香,这和中国人的茶文化异曲同工吧。

“预算管理报表?”刘苏接过一沓厚厚的资料。

“嗯,给你个有趣的活儿!”

“……”刘苏沉默数秒。

“不做?”Oscar挑起眉。

“我可以说不吗?”刘苏试探。手里的活儿实在忙不过来,她已经不是第一次向上级提议加人手。

“不可以!”Oscar果断回绝。

“那为什么还要问我意见!”刘苏低头,看脚,只敢在心里回嘴。

“我知道你在想什么。”Oscar今天的语气和杯中的Espresso一样,味重意长,他继续说道,“财务部确实人手短缺,这个词在英文字典里是‘Shortofhand’。可在我的字典里,如果手臂太短而触及不到关键领域,即使我在财务部安放一整支军队,永远还是缺人。而你,永远也只是个小会计!”

“我宁愿当个小会计,不闻窗外风雨,安心做账。多劳多得不假,但真心害怕自己因为过劳死而登上社会新闻。”刘苏心想。

看刘苏一语不发,Oscar将资料放在刘苏手里:“Nopains,nogains.”(一分耕耘一分收获。)“嗯!”刘苏接下军令状。还有别的办法吗?

给一巴掌还得赏块糖,这是高层管理战略,Oscar随即用欧洲人灿烂的笑容温暖了刘苏:“去做,我支持你!”

后来有供应商投诉,支票取不了现。

原来预算出了点问题,Oscar怒了:资金链怎么会断?丢人现眼?公司难道没有钱了吗?别人会以为咱们财务是吃闲饭的!你做的是什么?预算报表做得一塌糊涂。

熬了一个通宵,刘苏把预算提交上去,费了好些工夫,每项费用预支都列得清清楚楚。

N份报表交上去,都统统打回来。

“你今年多大?”

“二十六。”

“嗯,还年轻!”

“?”

“看看你还有没有机会转行。”Oscar是那种不怒而威的领导,说话不重,但能让你连轻生的念头都有。

交了好几次,报表都被打回。

刘苏一点自信都没了,眼泪直打转。

男人当领导,最见不得女下属的眼泪,语气缓和了些:“你得找到线索。”

“什么?”

Oscar:“你没错,是你的线索出了问题。”

“什么线索?又不是侦探破案!”

“还真被你说对了,做会计就得有打破沙锅问到底的精神,知晓源头,了解去向,这就是线索。你关心的是报表怎么做得漂亮,我关心的则是公司的运营动态。你和马丽就像两个路人,手提肩扛一位,背包娉婷一位,同路不同量。你得放下光鲜小白领的光环,丢下那些包袱。”

“我的包袱?”

“是的,据我观察,你并不是一个喜欢扎堆的人。忘掉你之前的东西,刷新,从零开始。”

“嗯。”刘苏擦干眼泪,点点头。

“一个好的财务需要具备与全世界打交道的能力。”好个夸张的解释。

刘苏狐疑地望着他。

Oscar继续说:“你的包袱就是躲在自己的蜗牛壳里闭门造车,你该丢下包袱,看看外面的世界,那些真实发生的和你报表上显示的是不是一回事。你做了一张报表,你的上司期待的答案和你给出的答案一致吗?如果不一致,你就别费心再钻研教科书了。批评你并不可怕,对你失望才可怕。”

Oscar的一番激励起了些作用,每天给各个部门领导打电话联系会议事宜、报表传递成了刘苏的工作重心。大多数时候,她宁愿窝在财务部的避风港里当她的教条主义者。她承认,她不够八面玲珑。

每天上午做三张报表,下午联系,晚上更新报表,凌晨接受新的回执,周而复始,就这么熬着。

十二点零一分,刘苏正准备从包里掏出钥匙。房东太太神出鬼没地从对门探出脑袋:“你又晚了!上次怎么跟你讲的,没长耳朵吗?晚归是要受罚的!”

“晚了一分钟而已。”刘苏指了指手表。

李太太的眼白在夜色下显得有些惊悚,她压低了嗓门:“一分钟,你知道一分钟可以做多少事吗?大半夜不跟你吵了,罚你明天帮我搬纯净水桶!”

砰,那边已合上门。

刘苏冲完澡,擦干挂满水珠的短发。这么多年了,她还是最喜欢自己齐耳短发的模样,也算另一种意义上的致青春。

睡不着,干脆翻身爬起来,打开那盏和兔子从夜市淘来的古董灯。眯着眼睛,在台灯下翻阅资料。

什么是预算管理?

预算管理是实现预算目标的管理活动,包括:预算制定、预算实施和实施预算过程中的预算控制多方面的内容。预算管理的作用包括明确目标、控制日常活动、考核业绩和协调部门关系。

闹钟轰炸,花了10分钟洗漱,换了件浅色牛仔服,匆匆拿了块面包便出了门。短发显然更适合职场白骨精,因为第二天早晨完全不用费心思打理,头发甩甩,大步走开。

上班不到五分钟,所有部门经理及副总、总经理都收到来自Sue的早安邮件。

通知

兹定于2014年10月10日上午9:00,在办公楼主楼503会议室召开2014年预算准备会(第一次会议),讨论确定2014年经营目标。请下列部门负责人及相关人员届时参加,全部列席,不许请假,并带上本部门准备的相关文件与资料。

总经理、副总经理、财务总监、生产总监、销售总监、设备部负责人、采购部负责人、仓库负责人、人事部负责人、技术部负责人。

以上部门负责人、信息提供者请携带相关分析资料准时到会讨论。

请接到通知后在回执上签字。

多谢!

刘苏

财务总监助理

Tel:12345678900

Email:123456@better.com

五分钟后,她收到了第一个回复,来自她的上司Oscar。

通知回执

会议通知已收到,能准时参加,谢谢!

Oscar

心细的Oscar不忘自己会支持刘苏工作的诺言,将邮件转发给相关负责人。有了财神爷的撑腰,不到一刻钟的工夫,几乎所有收到邮件的部门负责人都给予及时回复,无一缺席。

会议如期举行,刘苏以财务总监助理的身份出席,并主持了这次对于她来说至关重要的会议。

销售总监Sam首先汇报了目前百特的营业状况、市场反馈信息、次年分析预测以及目标销售收入规划。

“到目前为止,已签订、须次年供货的所有销售合同我会让我的助理汇总发送财务部。”Sam是个口若悬河的台湾人,见惯了大场面,客户从身家过亿的老板到私人小作坊,三教九流,一一交过手。唯独很头痛Excel报表,他上报给总经理及董事会的所有资料都必须借助他人之手,一张报表能要他的命。

“我们还需要销售部本年各种销售费用的使用情况和下半年促销活动、广告宣传的规划,以及预计的费用支出情况。”刘苏补充道,“哦,对了,还有最重要的,我们必须了解明年公司的销售利润率。”

“这么细?”Sam问。

“是的!”

他让助理拿来一叠资料,往会议桌上一扔:“这是本年和明年的销售工作,还没有整理好,需要的话拿去!”

“咳咳咳……对不起,Sam总监,我们需要准确和完善的数据资料!”刘苏冷不丁被口水呛了下,即刻收起紧张,攥紧了拳头,用站在闸刀前的刘胡兰的口吻继续说道。

瞄了一眼身旁的Oscar,他一直没发话,只是赞同地点点头,意思是:这就对了,做我的助理,必须拿出这等不卑不亢的魄力来!

Sam脾气火爆,本来就觉得财务麻烦,天天催着表格没个完。他嫌刘苏教条主义:“和钱有关的数据我们都提供给你们,你说的这些东西财务部去算不就行了吗?有必要那么复杂吗?我们做销售的天天在外跑街,你们天天在办公室吹冷气。几个破报表都完成不了,老板请你们来可不是吃闲饭的!”

销售历来是公司的核心部门,气焰嚣张是常事,加之Sam吃了枪药的火爆脾气,财务部在这场会议上一开头就被杀了锐气。其他部门则隔山观望,等着一场好戏上演。

刘苏反驳:“公司所有的事务都与钱相关,如果Sam总监能把与钱无关的项目报上来,财务部就能把与钱有关的一切数据报表全部搞定!”

Sam没发话,尽管生气,但小妮子说得没错——公司有什么是和钱没关系的?

没有Sam的刁难,会议气氛渐渐轻松起来,大家也因为刘苏的一番话暗暗敬佩这个敢说话的丫头。

第二个提交报表的是技术部门的头儿潘清,很实诚的湖南人。除了身怀好技术,听闻还是个深藏不露的厨艺高手,炒得一手好菜,最拿手的当属湘菜经典小炒肉、虎皮青椒、剁椒鱼头。报表也和人一样实诚:新产品的开发情况、技术改革情况、新增设备清单、技术发展规划、本年项目计划及预算,甚至连财务部最需要的项目要求及人力资源需求情况、本年质量检查结果及质量分析都在报表里列明。

“请问还需要技术部提供哪些支持?”潘清陈述完PPT上的资料,问道。

“感谢潘总为财务部提交了几近完美的资料,根据这份报表,我们会和人事部商讨关于招聘技术人员的薪酬问题,这涉及人力资源成本。而关于新增设备,只要有老总签字,财务部必定和采购部配合准备好充分的资金支持,尽快购入能提高生产率的设备!”刘苏完全不吝啬赞美,接着补充道,“如果您能将本年度所有设备的维修、保养情况,与同行业、同水平相比的设备更新需求,下年度的设备维修、保养、更新规划及费用预算也报给财务,这会让我们这个人手短缺的部门万分感激!”

“没问题!”潘清答道。技术骨干从来不藏着掖着,有一说一,刘苏提及的这些资料整理起来虽说需要点时间,但也不是难事。不像销售那个黑匣子,倘若暗箱操作起来,必定会有不可告人的信息不想公布。

后面几项报告陈述很顺利,很快就轮到外号“黄世仁”的生产总监黄石声。车间工人轮班倒,总监也忙得团团转,所以提供的报表也是草草了事。

“我们需要重新核算产品的单位变动成本、实现最大生产力的规划以及实现最大生产力必需的投入,通俗点说,就是需要确定百特生产多少产品,这些产品需要多少人、多少原料。”

“资料里不是有吗?”

“如果能再精准些会更好!”

刘苏平时喜欢看乐嘉的性格色彩学,“黄世仁”和Sam的性格不同,Sam属于红色性格,而“黄世仁”是黄色性格。

Oscar频频点头,心想:这小妮子快赶上新闻发言人的水准了,说话一套一套的。很有大将之风,值得培养。

Oscar简单说了几句:“感谢大家的出席,一会儿刘苏会发放财务部的表格格式给大家,做好填空回复即可,以备董事会所需的年度预算,散会!”

面对面的交流确实比邮件来往更有行动力,收集完所有情报,刘苏就按照Oscar所说的那个线索重新开始她的预算之旅。

年度预算一般来说,分为两种:营业预算和财务预算。

对内,财务预算需要做出预计资产负债表、预计损益表、现金预算、资本支出预算。

内部报表轻车熟路地做好,接下来就是老板们比较关心的营业预算。

公司流动资金周转出现了问题,问题很明显:需要极大地提高营业额来弥补逐渐增加的成本。信贷额度已经被拉伸到了极限。Sam提出的解决方案是增加额外的广告预算,努力扩大销售额,公司“很有必要”投资建立一个大型网站,他的观点得到了市场营销经理的极力赞同。刘苏则设计了一个费用控制项目,她坚持认为公司必须花大力气进行成本控制。现在容易想象到矛盾之所在——不努力进行销售(这需要花钱),就不会有营业额的增加;没有成本控制(通过费用控制可以提高利润率),就不会有现金流方面的改善。我们可以预见后续的冲突——销售人员希望加大投资,但是财务经理希望节省成本。

Sam指责马丽妇人之见、目光短浅,马丽反过来指责公司销售没有节省成本的观念。销售人员指责财务经理不相信公司的实力,财务经理反过来指责销售人员不面对公司财务现状,等等。如果这样的讨论进行下去,这样的相互指责也会继续。

这时,Oscar并没有问“谁先开始指责对方的”、“谁对谁错”、“谁应该承认错误”这些毫无益处的问题,而是采用更有效的办法,他问道:“你们是怎么结束争吵的。如果达成了一致,你们会做什么不一样的事情?”

他们停止了争吵。

一句话的力量,有时抵得上千军万马。

★第15块方糖★

管理者更关注问题解决之后的事,而不是聚焦于问题是如何发生的与寻找解决方案。平时能抓业务,更能带队伍,才称得上是优秀的管理者。