过渡是相邻层次、段落间的衔接、转换。它能承上启下，使文章结构紧密地联结成为一个有机整体，使读者思路顺势从前面自然引到后面。公文常用的过渡方式有四种：
一是词语过渡；
二是句子过渡；
三是段落过渡；
四是自然过渡。
照应指文章中不相邻的层次、段落的关照和呼应。前面提到的，后面有着落；后面说到的，前面有交代。这样有助于加强前后内容的内在联系，增强文章的整体感。篇幅长的公文尤其应注意照应。
公文的照应不同于文学作品的照应，它主要用于突出主旨，加深印象；深化主旨，立意更高；强调重点，引起注意。常用的照应方式：
一是题文照应，
二是首尾照应，
三是前后照应。
3.结构的基本形式
公文采用逻辑结构和时空结构两种结构方式来组织结构。
（1）横向组合结构
其思路是横向铺排的，或按事物的组成部分展开，或按空间分布展开，或按事物的性质归属关系展开。
——简单列举式。这是指围绕主旨，把选用的材料分类后，逐条逐项并列排出。条理清楚，简洁醒目。法规、规章及合同等条文式公文，常采用这种结构。
——总分条文式。这种结构体现着领属关系或整体与部分的关系。有总有分，多为先总后分，也有的从总到分再到总，极少数是先分后总。常常是辐射式地展开结构，并列的各部分按事物的逻辑关系分项分条文安排，分别围绕主旨阐述一个问题，或者说明事物的一个方面。这种结构中心突出，层次分明，条理清楚，在正式文件中用得较多。
（2）纵向组合结构
——直叙式。或按时间先后为序，或以事情的发生、发展或变化过程为序。这种结构比较单一，事情的来龙去脉很清楚，常用于内容单纯、叙事性强、时间性强的公文。
——递进式。这是按事理的展开或认识过程来深化安排结构的，可以叙事阳说理阳结论或由浅入深层层推进，或提出问题阳分析问题阳解决问题。这种结构常用于说理性较强的公文，或者是针对问题解决问题的公文。
（3）纵横交叉结构
有些篇幅较长的公文不是单一结构，而是将前面两种结构交叉运用。但交叉不是杂乱无章，而是有主有从。或是以纵为主，以横为辅；或是以横为主，以纵为辅。脉络、思路仍然十分清楚。
第二节常用公文的写作常识
一、通告
1.适用范围
通告用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位、广大人民群众遵守或周知的有关维护社会主义国家秩序、加强经济建设与行政管理的政策、措施与行为规范或其他需要引起警觉与注意的事项。
2.特点
一是具有知照性与约束力；二是具有专业性。
3.通告的结构
通告的总体结构由标题、正文、发布机关名称与成文日期构成。
4.写作要求
（1）内容明确具体；
（2）分条列项表述，用语简明易懂；
（3）勿滥制发通告，维护其严肃性。
二、通知
1.通知的作用
通知，是适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员的公文。
在日常公务活动中，通知主要是下行文，但在同级机关、不相隶属机关间也可以作平行文使用，是一种比较灵活而适用范围较行政机关公文应用广、使用频率较高的文种。通知具有沟通上下、联系左右、传达知照的作用。具体为：
（1）统一全局步调，指导基层工作。下级机关上报的公文中，需要上级出面支持和广泛协调的问题，或者下级机关提出的问题带有普遍意义，需要在全局范围内引起重视或仿效的，由上级机关经过认真研究、作出决策，就上升为本机关的施政内容，从而使通知成为指导全局工作的执行依据。由领导机关主持召开的重要会议所形成的公文，以及该机关领导人在会议上所作的重要讲话或领导人撰写的重要公文，需要扩大传达范围并要求贯彻执行时，均可以通知的形式向有关单位发出公文。
（2）发展横向联系，加强部门协作。机关与机关之间，同一机关的各工作职能部门之间，对于同一重大事项经调研并会商，用共同的名义联合行文。这类通知的制作和贯彻，都有利于发展机关、部门之间的横向联系和互相协作，协调动作。
（3）传递信息，知照事项。通知不仅可以向下级机关发布需要广为周知的事项。而且可以向平级机关传递信息，以沟通情况。如任免干部、召开会议、传达事项，使受文单位或群众知晓某一事项，或者要求受文单位办理某一事情。
通知具有以下三个特点：
（1）应用广泛，使用频率高。一切机关、单位、团体都可以用通知来告知、传达某种意向或事项。
（2）有一定的权威性。大多数通知对受文对象总是有所要求，总是提出了需要执行或办理的事项，有一定的指挥、指导作用。
（3）有明显的时效性。
2.通知的写作要求
一般性的通知是机关常用的文种，这就容易使人产生错觉，认为通知很容易写，其实撰写通知是一种很严肃的公务活动。要写好通知，必须把握好以下几点：
（1）明确行文目的。首先明确为什么写这个通知，通知的主要内容是什么，以分清是哪一类通知，然后确定怎样写。其次要确定写作的范围和对象，针对什么问题，解决什么问题，根据客观情况和开展工作的需要确定写作的范围和对象，以明确行文目的，有针对性地写好通知。
（2）抓住主要内容。不同种类的通知，有不同的写法，但是，紧紧把握住主要内容，是写好通知的关键，绝不能喧宾夺主，冲淡主要内容。比如指示性的通知，一般要讲清情况和问题，但只能作为事由、背景来概括叙述，重点则是针对实际情况和问题，提出指示性意见、要求及措施，并做到政策界限清楚、明确。
（3）文字表述准确。首先对受文单位的名称必须写清写全，或采用规范化的简称。其次为使受文单位便于操作，凡属应该说明的有关情况、应该执行的具体事项，以及有关的时间、地点、条件等，都要做到周密、准确，以免贻误工作，造成损失。
三、通报
1.通报的特点及作用
通报，是适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况的公文。
通报具有四个特点：应用的广泛性、内容的典型性、行文的及时性、事实的准确性。
通报有四种类型：一是事故通报，二是情况通报，三是表彰通报，四是批评通报。
通报是国家机关、社会团体、企业事业单位常用的普发性下行文种。它用以表扬好人好事，批评错误，通过对正反典型事实的叙述、张扬，以点带面，以个别教育推动全局，使读者提高认识，从中汲取经验教训。还可以向所属机关、单位传达重要精神或工作、学习情况，交流信息，以使其掌握全局、了解进程、推动工作。具体来说，其作用是：
（1）表彰先进，弘扬正气。对在本地区、本单位发生的、具有典型意义的好人好事和先进事迹，采取通报的形式进行表彰，进而总结、提炼出经验，树立起学习的榜样，可以达到弘扬正气，树立新风，推动工作，提高水平的目的。
（2）批评错误，抑制失误。针对本地区、本单位存在的某种倾向性问题和错误做法，通过对某人某事的批评，抓住典型事例分析解剖，以引起普遍重视，达到以典型事例进行普遍教育，警惕类似事件发生的目的。同时采取相应措施，抑制类似的失败和错误。
（3）传递信息，沟通情况。把本地区、本单位在工作、学习中的重要情况和进展程度，及时向所属单位进行通报，有利于互通信息，交流情况，有利于大家树立全局观念，放眼整体来考虑、安排本单位的工作和学习，避免发生工作脱节、失衡的情况。
2.通报的写作要求
（1）事例要典型。撰写通报要站在全局的高度，放眼整体利益，所通报的事项，必须具有普遍意义，认真考虑对全局的指导作用，对广大干部群众的教育意义。提炼出的经验教训必须是从通报事例中自然而然引申出来的，并具有很强的针对性，同时又有其个性特征，不是一般化的人和事。
（2）事实要准确。无论是情况通报，还是表扬性、批评性通报，都要客观如实地反映事实情况，不能虚夸失实。对作的分析、决定，一定要科学、准确，切合实际。高估了成绩，说重了缺点，都不能使人信服，都会影响通报的号召力或惩戒作用。
（3）行文要适时。通报的一个重要特点是时间性强，特别是与当时政治、经济、社会形势需要相适应的事例，一定要及时通报。这就要求编发者要具有高度的责任感和政治敏锐性，善于抓住处于青苹之末的苗头性事例，及时编发。否则，时过境迁，就失去了指导和教育作用。
（4）要求要可行。榜样的力量是无穷的，典型的经验是可贵的，但如果不考虑受文单位的实际情况，期望值过高或一刀切，盲目地要求都在指定的时间内达到先进单位的水平，就会事与愿违，适得其反。同理，如果对一项违纪事项提出脱离实际的要求，就会使大家产生逆反心理，达不到引以为戒的行文目的。
四、报告
1.报告的作用及常见的报告种类
报告，是适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的公文。
报告是属于陈述性的上行文种，是上下级之间沟通情况、协调工作的重要公文。它使上级机关能够及时了解下情，掌握下级机关的工作情况，听取下级机关对某方面工作的意见或者建议，从而更好地指导下级机关正确贯彻执行党的路线、方针、政策，避免被动，争取主动，减少工作中的失误。
报告属于使用频率较高的上行公文，适用范围较广，在公务活动中的意义、作用也比较重要。其作用具体为：
（1）反映情况，传递信息。了解情况，掌握政策，是领导机关的两大职能。而了解情况是掌握政策的基础，是实行科学管理和正确决策的基本要素。通过报告，经常向上级机关反映情况，传递信息，是下级机关的一项重要任务。