书城励志成功人士的七个习惯
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第14章 习惯之三:要事第一选择当前(1)

该做的事成功人士的管理方法是推行重点式的管理,把最重要的事放在第一位。先找出重点后,再靠自制力来掌握重点,时刻遵循要事第一的原则,以免被感觉、情绪或冲动所左右。

1、摆脱琐务的纠缠

●歌德曾说过这样一句话:重要之事决不可受芝麻绿豆小事牵绊。

●成功人士处理事情的方法就是高效能、高回报,不把精力话在琐碎事务上。

德国诗人歌德曾说过这样一句话:重要之事决不可受芝麻绿豆小事牵绊。根据新一代管理理论,成功人士将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分力四类。

第一类:重要、紧急(1)危机(2)急迫的问题(3)有期限压力的计划第二类:重要、不紧急(1)防患于未然(2)改进产能(3)发掘新机会(4)规划、休闲第三类:不重要、紧急(1)不速之客(2)某些电话(3)某些信件与报告(4)某些会议(5)必要而不重要的问题(6)受欢迎的活动第四类:不重要、不紧急(1)繁琐的工作(2)某些信件(3)某些电话(4)浪费时间的事(5)有趣的活动急迫性是指必须立即处理,比如电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。

许多人不会在与你通话时让你手持电话,等上15分钟再回来,但换了在办公室,这些人却常要你苦等至少15分钟,好让他跟另一个人通完话。

急迫之事通常都显而易见,推脱不得;也可能较讨好、有趣,却不一定很重要。

重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。

第一类事务既急迫又重要,人生在世,无法避免。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者,更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动,终有被问题淹没的一天。他们唯一的逃避之道,便是做些无关紧要的活动(第四类),至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛到脑后。也有人把大部分时间,浪费在急迫但不重要(第三类)的事务上,误以为愈急迫就愈重要。其实,急迫之事往往对别人而非对自己很重要。

只重视第三、四类事务的人,拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事,对第一类要务也尽量节制,以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事(第二类),才是个人管理之论。

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要,却因尚未迫在眉睫,反而避重就轻。

相反地,真正有效能的人,急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会有燃眉之急,但总设法降至最低。

如果你是一家购物中心的经理人,你应该注意与承租购物中心的各商店老板建立良好关系,最有助于业绩进展。这属于第二类活动。

但经过调查发现,他们只有不到5%的时间用在这上面。这也难怪,太多的事情使他们分身乏术:开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽,也不外乎收帐、讨论分摊广告费等令对方不快的事。

至于承租商店者则各有一本难念的经,他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题,而不是制造问题。

于是购物中心方面决定改弦更张,在理清经营目标与当务之急后,就以1/3的时间,改进与各商店的关系。施行了1年半左右,不但业绩提高4倍多,经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问,不再是监督者或警察。

因此,不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇与企业负责人,只要能确定自己的第二类要务,而且即知即行,一样可以事半功倍。用时间管理的行话说,这叫做柏拉图原则——以20%的活动取得80%的成果。

成功人士处理事情的方法就是高效能、高回报,不把精力话在琐碎事务上。

2、学会主次分明

●成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最高回报的地方。

●现实生活中,各种事情纷沓而来,令我们应接不暇。但是请记住,不论事情有多少,永远是要事第一。

●把当前该做的事做好,分清主次,你会在不知不觉中接近人生的成功。

人们总是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序,这样的做法是被动而非主动的,成功人士一般不会这样工作。成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最高回报的地方。

在现实生活中,各种事情纷沓而来,令我们应接不暇。但是请记住,不论事情有多少,永远是要事第一。先把当前该做的事做好,分清主次,你会在不知不觉中接近人生的成功。

美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普向效率专家艾维·利请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维·利声称可以在10分钟内就给舒瓦普一样东西,这东西能把他公司的业绩提高50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸,说:

“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

舒瓦普用了5分钟写完。

艾维·利接着说:

“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”

这又花了5分钟。

艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事是把纸条拿出来,做第一项最重要的。不要看其他的,只是第一项。着手办第一件事,直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事,那不要紧,你总是在做最重要的事情。”

艾维·利最后说:

“每一天都要这样做——您刚才看见了,只用10分钟时间——你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久,然后给我寄支票来,你认为值多少就给我多少。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一张2.5万美元的支票,还有一封信。信上说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维·利提出的方法对小钢铁厂的崛起功不可没。

人们总是根据事情的紧迫感,而不是事情的优先程度来安排先后顺序,这样的做法是被动而非主动的,成功人士一般不会这样工作。

工作时间管理的精髓即在于:分清轻重缓急,设定优先顺序。

成功人士都是以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最有回报的地方。

面对每天大大小小、纷繁复杂的事情,如何分清主次,把时间用在最有生产力的地方,有三个判断标准:

(1)你必须做什么这有两层意思:是否必须做,是否必须由我做。非做不可,但并非一定要你亲自做的事情,可以委派别人去做,自己只负责督促。

(2)什么能给你最高回报应该用80%的时间做能带来最高回报的事情,而用20%的时间做其他事情。最高回报的地方,也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤,在不同的时代有其不同的内容和要求。过去,人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准,但在快节奏高效率的信息时代,勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产力的地方),这就是当今时代“勤”的特点。

前些年,日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工,如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作,说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力,工作效率低下。社会只承认有效劳动。

勤奋已经不是时间长的代名词,勤奋是最少的时间内完成最多的目标。

苏格拉底说:“当许多人在一条路上徘徊不前时,他们不得不让路,让那些珍惜时间的人赶到他们的前面去。”

(3)什么能给你最大的满足感回报最高的事情,并非都能给自己最大的满足感,均衡才有和谐满足。因此,无论你地位如何,总需要分配时间于令人满足和快乐的事情。惟如此,工作才是有趣的,并易保持工作的热情。

通过以上“三层过滤”,事情的轻重缓急很清楚了,然后,以重要性优先排序(注意,人们总有不按重要性顺序办事的倾向),并坚持按这个原则去做。你将会发现,再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

3、马上行动起来

●古罗马大哲学家西刘斯曾说过:“想要达到最高处,必须从最低处开始。”从最低处开始就是马上行动起来。

●虚荣心强的人,只能坑害自己的心态——看不起脚踏实地、老老实实做事的人,总以为自己是志向远大的,非一般人所能及。

●成功人士是心在高处,手在低处——即通过一个个具体的行为去实现自己的远大之志,而不是好高骛远,总让自己飘飘然。这是成大事必备的一种做事习惯!

●我们现在没有任何理由去鄙视那些所谓低层次的创业者们,他们的创富同样也让人听得有滋有味、羡慕不已。

成功人士都有过这样的感觉,他们经常接受一些问题、压力、错误、紧张、失望的挑战,这些也都是生活中的一部分。事实上有时许多人都会觉得无法应付生活对我们的要求。古罗马大哲学家西刘斯曾说过:“想要达到最高处,必须从最低处开始。”从最低处开始就是马上行动起来。这是一个相当不错的建议。

如果能把自己的位置放得低一些,就会有无穷的动力和后劲。

虚荣心强的人,只能坑害自己的心态——看不起脚踏实地、老老实实做事的人,总以为自己是志向远大的,非一般人所能及。

成功人士是心在高处,手在低处——即通过一个个具体的行为去实现自己的远大之志,而不是好高骛远,总让自己飘飘然。这是成大事必备的一种做事习惯!

若想拯救自己,一个人必须接受一些问题、压力、错误、紧张、失望——这些也都是生活中的一部分。事实上有时许多人都会觉得无法应付生活对我们的要求。

有不少刚刚从大学毕业的学生,自以为读了不少书,长了不少见识,未免有点飘飘然,做了一点事就以为索取是重要的,对自己的获取也越来越不满意,几年过去了,自己越想得到的却越是得不到,于是不知足的心理就占据了全身心。

这是很普遍的现象。

有一位年轻人就是这样的,他对生活的不满和内心的不平衡一直折磨着他,直到一个夏天与同学尼尔尼斯乘他们家的渔船出海,才让他一下子懂得了许多。

尼尔尼斯的父亲是一个老渔民,在海上打鱼打了几十年,年轻人看着他那从容不迫的样子,心里十分敬佩。

年轻人问他:“每天你要打多少鱼?”

他说:“嗨,孩子,打多少鱼并不是最重要的,关键是只要不是空手回去就可以了。尼尔尼斯上学的时候,为了缴清学费,不能不想着多打一点,现在他也毕业了,我也没有什么奢望打多少了。”

年轻人若有所思地看着远处的海,突然想听听老人对海的看法。他说:“海是够伟大的了,滋养了那么多的生灵……”

老人说:“那么你知道为什么海那么伟大吗?”年轻人不敢贸然接话。

老人接着说:“海能装那么多水,关键是因为它位置最低。”

位置最低!

正是老人把位置放得很低,所以能够从容不迫,能够知是常乐。

而许多年轻人有时并不能正确摆正自己的位置,因此经常为自己的一点成绩沾沾自喜,为自己的一点优势便以为老子天下第一,夜郎自大。

相反,如果能把自己的位置放得低一些,却会有无穷的动力和后劲。

我们现在没有任何理由去鄙视那些所谓低层次的创业者们,他们的创富同样也让人听得有滋有味、羡慕不已。他们受益和成功的进程也最明显。究其原因,主要是他们没有心理负担,自己大不了还是一个一无所有的失业人员,没有包袱,没有顾虑,把自己的位置放得很低,所以他们成功了。

而我们许多人却没有这种勇气。

如果我们也敢经常对自己说:“大不了自己回家种地去。”在做什么事情时就能充分发挥自己的优势,就能真正超越自己,战胜自己,而离成功也就不远了。

无论你是天之骄子,还是满面尘土的打工仔,无论你是才高八斗,还是目不识丁,无论你是大智若愚,还是大愚若智,如果没有找到自己的位置,一切都会徒劳无益。

因为我们年轻,所以经常谈理想和抱负,理想和抱负谈得多了以后,就会抱怨我们目前的状况,工作不好,领导不赏识不重用,门路太少,局限性太大,自己没法施展才华,等等。似乎这些现实的一切与理想和抱负差得太远,自己只有突破这些才能拥有美好的未来。可是,事实却并不像我们所想象的那样,于是便处处不顺心,因而陷入了自己设定的困境中。

理想,真是害人啊!

但理想难道就那么可恨吗?

理想并没有错,你也没有错,年轻的时候总有一段是这样度过的。

有一个刚从学校毕业的大学生,踌躇满志地进入一家公司工作,却发现公司里有那么多局限性,而领导分配的工作又是一个谁都能胜任的办公室日常事务性工作,对于一向自视清高的他,别提多么失望。

他到处发泄自己的不满,但好像并没有人现他,就这样,他只好埋头干活,虽然心里经常存有不情愿的感觉,但不再像刚去的时候那样浮躁了。而是努力去做自己手头的事情,做好一件,得到领导的肯定,自己的“虚荣心”就被满足一次,靠着这种卑微的“虚荣心满足”,日子就这样一天天过去了。

有一天,他认识了一位白发苍苍的老人,开始他并没有注意到这位老人,只是后来由于工作的需要,接触了几回。经人介绍说,这位老人就是赫赫有名的卡普尔先生,他是公司总裁的父亲,他没有因为特殊的身份而讲究太多。竟然是那么平常,那么不起眼,每天与大家一样上班下班,风雨无阻。

实在让人难以想象!

年轻人记得老人曾经对他说过这样一句话:“把手头上的事情做好,始终如一,你就会得到你所想的东西。”

年轻人记住了老人的教诲,开始投入地做任何一件事情,无论自己如何地不情愿,都尽心尽力地做好,而且做了以后,心态就平静了。

过了好多年,年轻人还记得卡普尔先生的那句话。

无论手头上的事是多么不起眼,多么繁琐,只要认认真真地去做,就一定能逐渐靠近你的理想。

4、善于排除次要事务

●人各有志,各有优先要务。必要时,应该不卑不无地拒绝别人,在急迫与重要之间,知道取舍。

●成功人士在任何时候都敢说“不”。

若要集中精力于当急的要务,就得排除次要事务的牵绊,此时需要有说“不”的勇气。美国潜能大师史蒂芬·柯维在其《高效能人士的七个习惯》一书中指出了这一现象:

史蒂芬·柯维的妻子曾被选为社区计划委员会的主席,可是既放不下许多更重要的事,又不好意思拒绝,只好勉为其难地接受。后来她打电话给一位好友,问她是否愿意在委员会工作,对方却婉拒了,史蒂芬·柯维的妻子大失所望地说:“我那时也能拒绝就好了。”

这不是说社区活动或社会服务不重要,而是人各有志,各有优先要务。必要时,应该不卑不无地拒绝别人,在急迫与重要之间,知道取舍。

史蒂芬·柯维在一所规模很大的大学任师生关系部主任时,曾聘用一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天,有件急事想拜托他。