（三）注意编码
编码的问题，是每一位电子邮件的使用者都必须注意的。由于中文文字自身的特点加上一些其他的原因，我国内地、台湾省、港澳地区，以及世界上其他国家华人地区，目前使用着互不相同的中文编码系统。因此，当一位商界人士使用中国内地的编码系统向生活在除中国内地之外的其他国家和地区里的××人发出电子邮件时，由于双方所采用的中文编码系统有所不同，对方便很有可能只会收到一封由乱字符所组成的天书。因此，在使用中文向除中国内地之外的其他国家和地区的华人发送电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到自己的邮件。
（四）慎选功能
现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然强化了电子邮件的个人特色，但是此类功能还须慎用，因为对电子邮件修饰过多，难免会使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间，也会给人以华而不实之感。还有，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。
总之，电子邮件也是给别人的第一印象，若表现得好，有加分的效果；若没有把握好，会让对方对你的印象分大打折扣。
第二节 礼仪文书
我国历史文化悠久，是礼仪之邦，人们的社会交往和思想感情交流，大多通过一定的礼仪形式和一定的文化活动方式来进行。在实际生活中，每个人都经常使用一系列的应用文，传统的如书信、名片、柬帖、启事、题诗题词、对对联等，现代的如电报、传真、电子邮件等。这些应用写作包含着丰富的礼仪内容，具有中华民族浓厚的文化色彩。
一、信函
信函就是书信，即按照习惯格式把要说的话写下来给指定的对象看。
书信是一种向特定对象传递信息、交流思想感情的应用文书。“信”在古文中有音信、消息之义，如“阳气极于上，阴信萌乎下”（扬雄枟太玄经· 应枠）；另外，“信”也有“可信”的意思，不论是托人捎的口信，还是通过邮差邮递的书信，以及近年出现的电子邮件等都具有这种含义。古语有云：烽火连三月，家书抵万金。可见书信在中国人心目中的地位。亲笔给亲戚朋友写信，不仅可以传达自己的思想感情，而且能给受信人以“见字如面”的亲切感。
（一）信封格式和写法
1．书写格式 信封书写的格式如下。
（1）中文信封，按国名、地名、姓名逐行顺序书写。收件人地址应从信封左上角开始写起，自成一行，也可视长短分两行。姓名字体较大，写在信封中间，自成一行。寄件人地址姓名应写在信封右下角。
（2）英文信封，寄信人的姓名、地址写在信封正面的左上角。收信人的姓名、地址写在信封正面中央稍偏右的地方。姓名独占一行，地址视长短二到四行不等。写法是先写收信人或寄信人的姓名，然后另起一行写地址，按照从小到大的顺序，依次写出门牌号、街道、城市、省或州名、邮编，最后写国名。收信人名前应根据需要加：Mr （先生）、Mrs （太太、夫人）、Miss（小姐）、Ms（女士，已婚或未婚均可）、Dr（博士）、Prof（教授）等称呼，以示礼貌。
（3）用英文或法文以外的文字书写时，寄达国国名和地名应用中文或法文、英文（字母要大写）加注。寄件人姓名地址如只用中文书写时，必须用法文、英文或寄达国通晓的文字加注我国国名和地名。
（4）寄往日本、韩国以及中国港、澳地区的特快邮件封面收、寄件人姓名地址可以用中文书写。
（5）日语信封有直式（竖式）信封和横式信封两种。直式（竖式）信封也称日本式，横式信封也称西式。这两种信封的写法是不一样的：
第一，直式（竖式）信封的写法。
信封右上方是收信人的邮政编码。写收信人的地址时，若一竖行写不下可另起一竖行，但应比前一行低一格。收信人的姓名则应写在信封的正中间，且字体应比地址的字体大。信封背面正中偏右下方则写寄信人的地址；偏左下方写寄信人的姓名。寄信人的邮政编码横写在寄信人地址的上面，单独占一行。
第二，横式信封写法。收信人的邮政编码、地址和姓名写在信封中下偏右，字体较大。寄信人的邮政编码、地址和姓名则写在信封左上方，字体比收信人的字体要小。邮票贴在信封右上方。
2．信封要求 使用信封的要求如下。
（1）不准使用旧信封或废旧纸张，以及有字纸张制成的信封装寄。
（2）信件应装入标准信封内，并将封口粘固。
（3）用透明窗信封装寄，透明窗应该用在灯光下不反光的透明纸制成，透明窗必须是长方形的，其长的一边应和信封长的一边平行。信件应适当折叠，使其在信封内有所移动时，收件人的姓名地址仍能通过透明窗清晰露出。
中文书信信封格式：
收件人邮编
收件人地址……………………
收件人姓名………………
寄信人地址………………
寄件人姓名……
寄件人邮编……
（二）内容和写法
书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信内容主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
1．称呼 也称“起首语”，是对收信人的称呼。 称呼要在信纸的第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。称呼可用姓名、称谓，还可加修饰语或直接用修饰语作称呼。这里简要说明几条细则。
（1）给长辈的信。若是近亲，就只写称谓，不写名字，如“爸爸”“妈妈”“哥哥”“嫂子”等；亲戚关系的，就写亲戚关系的称谓，如“姨妈”“姑妈”等。对非近亲的长辈，可在称谓前加名或姓，如“李阿姨”“刘叔叔”等。
（2）给平辈的信。夫妻或恋爱关系，可直接用对方名字，爱称加修饰语或直接用修饰语，如“丽”“小敏”“亲爱的”等；同学、同乡、同事、朋友的信，可直接用名字、昵称或加上“同学”等。
（3）给晚辈的信。一般直接写名字，如“小月”“明华”“阿泽”等；也可在名字后加上辈分称谓，如“菲菲侄女”等；亦可直接用称谓作称呼，如“孙女”“儿子”等。
（4）给师长的信，通常只写其姓或其名，再加“老师”二字，如“段老师”“周师傅”“远正老师”等。对于十分熟悉的师长，也可单称“老师”“师傅”。假如连名带姓，在信首直称“周乐平老师”“张一键师傅”，就显得不大自然且欠恭敬。对于学有专长、德高望重的师长，往往在姓后加一“老”字，以示尊重，如“戴老”“周老”，亦可在姓名后加“先生”二字。为郑重起见，也有以职务相称的，如“薛教授”“刘大夫”“李工程师”等。
（5）给一个单位或几个人的信，又不指定姓名的，可写“同志们”“诸位先生”“××等同志”等。给机关团体的信，可直接写机关团体名称，如“××委员会”“××公司”。致机关团体领导人的信，可直接用姓名，加上“同志”“先生”或职务作称呼，亦可直接在机关团体称呼之后加上“领导同志”“负责同志”“总经理”“厂长”等。如果信是同时写给两个人的，两个称呼应上下并排在一起，也可一前一后，尊长者在前。
上述五种场合，有时还可按特殊对象，视情况加上“尊敬的”“敬爱的”“亲爱的”等形容词，以表示敬重或亲密之情。当然，这要用得适宜，如对好友称“尊敬的”反而显得见外，对无特殊关系的年轻女性贸然称呼“亲爱的”，那就有失检点了。
2．正文 正文通常以问候语开头。 问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年好！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句起始语，如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。起始语要注意简洁得体。
接下来便是正文的主要部分———主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
3．结尾 正文写完后，写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。 习惯上，它被称作祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。
结尾的习惯写法有两种：
（1）在正文写完之后，转行空两格写“此致”，再转一行顶格写“敬礼”。
（2）不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”“安好”“祝您健康”“祝您平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”“敬祝”，再空两格写上“安好”“健康”等。
4．署名和日期 在书信最后一行，署上写信人的姓名。 署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给亲属、朋友，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还要加上“恭呈”“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
日期写在署名下一行。有时写信人还可以加上自己所在的地点，如在旅途中写的信。
（三）信纸的折叠方法
1．公函 将信纸纵向对折，然后将折线处再往里卷折1 ～2 厘米宽，最后横向对折。此法也适用于有文化修养、知识阶层的人。
2．情书 先将信纸横向对折，然后在任意一角做三角对折再纵、横向交折成长方形。或折叠成心形。或者将信纸折成飞机式，让信纸边角巧妙地对插起来，上缠下绕，以示情意缠绵之意。
3．尊重 设法将收信人亲切的称呼部分露在外面，便于打开时一目了然。
4．谦让 将信纸纵向三等份折叠，在横向折叠时有意让信纸两端一高一低，以低示己，表达歉意。
二、祝贺信、感谢信、慰问信
礼仪文书中的祝贺信、感谢信、慰问信，应当准确、适当地表达出礼仪要求，根据不同的时机和对象，力求写得恰如其分、恰到好处。有时候，还可根据具体情况写进一定的实质内容，以便使礼仪文书达到更好的效果。文书中涉及的时间、地点和其他有关资料，均应经过核对，做到翔实可靠。
（一）祝贺信
祝贺信是在一定场合下发出的友好、热情的祝贺信件，如公司开业、周年庆典，亲朋好友升学、毕业、获奖、晋升、结婚、生日庆典等喜讯时，都可以写信表示祝贺。多写祝贺信可以使亲戚、朋友或同事之间加强联系，增进了解，促进友情。
格式：
（1）称谓（单位写全称）。
（2）开头表示热烈祝贺。
（3）主体写祝贺的事实（成就、贡献、影响、重大意义等）。
（4）结尾写祝愿词，如“表示热烈祝贺”“祝大会圆满成功”。
（5）署名、日期。
如：
祝贺信
××市青年书法家协会：
获悉你会经过充分筹备，现已正式成立。这是我市书法界的一件大喜事。我们谨向你会致以衷心的祝贺！
市青年书法家协会的成立，对有效地组织、动员和激励全市青年书法家和书法爱好者，创作书法精品，繁荣书法事业，将起到积极的推动作用。
再次向你会表示热烈的祝贺！并祝各位书友书艺精进，事业有成！
××市教育局
××年××月××日
（二）感谢信
感谢信是集体单位或个人对关心、帮助、支持本单位或个人表示衷心感谢的函件。感谢信对于弘扬正气，树立良好的社会风尚，促进社会主义精神文明建设有着重要意义。根据寄送对象不同，感谢信可以分为三种：一种是直接寄送给感谢对象，一种是寄送对方所在单位有关部门或在其单位公开张贴，还有一种是寄送给广播电台、电视台、报社、杂志社等媒体公开播发。
感谢信的结构一般由标题、称谓、正文、结语、署名与日期五部分构成。
（1）标题，可只写“感谢信”三字；也可加上感谢对象，如“致王立同志的感谢信”“致桂林路派出所的感谢信”；还可再加上感谢者，如“方明全家致××社区居委会的感谢信”。
（2）称谓，写感谢对象的单位名称或个人姓名，如“××交警大队”“刘跃同志”。
（3）正文，主要写两层意思，一是写感谢对方的理由，即“为什么感谢”；二是直接表达感谢之意。
①感谢理由。首先，准确、具体、生动地叙述对方的帮助，交代清楚人物、时间、地点、事迹、过程、结果等基本情况；然后在叙事基础上对对方的帮助作恰切、诚恳的评价，以揭示其精神实质，肯定对方的行为。在叙述和评价的字里行间要自然渗透感激之情。
②表达谢意。在叙事和评论的基础上直接对对方表达感谢之意，根据情况也可在表达谢意之后表示以实际行动向对方学习的态度。
（4）结语，一般用“此致，敬礼”或“再次表示诚挚的感谢”之类的话，也可自然结束正文，不写结语。
（5）署名与日期，写感谢者的单位名称或个人姓名和写信的时间。