学习党政机关公文写作，如同学习英语，需要从26个英文字母开始一样，必须从基础知识入门。也如人学走路，只有先会爬，才能慢慢走和跑。因此，要想成为党政机关公文写作的“高手”，一定要扎扎实实学习掌握公文写作的一些基本知识。
一、党政机关公文的定义及特点
难道公文还有党政机关公文与其它公文之分？从广义上说，党政机关公文、军事和外交文件、经济文书、法律文书等都属于应用文范畴，但党政机关公文却具有特定的含义。它是党政机关在公务活动中形成和使用的文字材料，也就是被人们通常尊称的“红头文件”。中办、国办在2012年联合印发的《党政机关公文处理工作条例》中指出：党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，公布法规和规章，指导、布置和洽谈工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，沟通信息等治国理政的基本手段和重要工具。这就明确规定了党政机关公文是由谁用以及做什么用的基本属性和具体用途。
党政机关公文具有以下几个主要特点：
（一）由法定作者制发 公文的法定作者是经依法批准成立并独立行使职权和担负义务的机关和组织，法定作者制发公文的权力和名义受法律保护。这里所称的作者并非公文的撰稿人，公文撰稿人只是受公文法定作者委托具体承担公文写作任务。
（二）具有法定的权威性 制作和发布公文不是个人行为，所代表的是党政领导机关的意志和权力，反映了法定作者的意图，具有与作者职权相适应的法定权威性。制作机关职权范围越大，公文的权威性就越强，作用的范围也更广。
（三）具有法定的现实执行效用 公文对制发机关管辖范围内的所有单位和个人具有严格约束和强制作用，要求必须不折不扣地贯彻执行，不允许有任何改变和反对的表示。如有违反，则要严肃追究党纪、政纪及法律责任。
（四）具有规范的体式 为了维护党政机关公文的严肃性，2012年新版《党政机关公文处理工作条例》以标准化形式，对公文的文体、结构、格式制定了统一的规范，任何公文制发者必须按照规范要求认真遵照执行。统一的规范体式是党政机关公文区别于其它文字材料的显著标志。
（五）履行法定的程序 党政机关公文反映的是各级领导机关的公务活动，受到法定作者的制约，党和国家对公文的生成和发布制定了严格规范的程序，如送审程序、会签程序、会议表决通过程序、签署发布程序等，公文制作者必须严格按照规定程序办理，不得擅自违反程序。否则，公文就失去了法定的效力，并会给党和政府的权威和形象带来严重的影响。
二、党政机关公文的法定文种
1996年5月6日，中央办公厅印发《中国共产党各级领导机关文件处理条例》，规定党务文种为14种。2000年8月20日，国务院发布《国家行政机关公文处理办法》，规定行政公文文种为13种。2012年4月，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，将党政机关公文文种合并统一为15种。分别为：
决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项。
决定 适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位及人员、变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。
命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
公报 适用于公布重要决策或者重大事项。
公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告 适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
通知 适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。
报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。
请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
批复 适用于答复下级机关请示事项。
议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
函 适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。
三、党政机关公文的作用
党政机关要履行职能，进行公务活动，都离不开公文。它是党和国家具体领导和管理党务政务、机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。具体地说，公文的作用主要表现在以下六个方面：
（一）领导与指导作用 党和国家的各级领导机关，经常以文件的形式来部署安排工作，传达自己的意见和决策，对下级机关和部门的工作进行具体的领导和指导。一般来说，直接的上级领导机关的公文对下级机关发挥具体的领导作用；上级业务领导机关的公文对下级职能机关发挥业务指导作用。上级机关传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合，这就使公文成为联系上下级机关的纽带，发挥其领导与指导作用。例如，党中央领导机关通过它所制发的各项指示、决议等重要公文，阐明重大的方针政策、战略措施和工作步骤，用以领导和指导全国各个地区和各条战线的工作。
（二）准绳规范作用 公文具有行为的准绳规范作用，这是公文本身所具有的强烈政治性与法定的权威性等特点赋予的。这些行为规范作用又称为法规的约束作用。国家的各种法规和规章都是以文件形式制定和发布的。这些规范性公文一经发布，便成为全社会的行为准绳和规范，无论任何社会组织和个人都必须依照执行，不可违反。它对于维护正常的社会秩序和安全，保障人民的合法权益具有极其重要的作用。
需要说明的是，规范性公文的行为准绳规范作用不同于社会道德规范，违反社会公德将受到舆论的谴责，而公文的行为规范作用是带有强制性的。国家以强制性的手段保障它的权威，谁违反了法律、法规或规章，就要受到法律制裁和行政处分或经济处罚。例如：十八届四中全会提出依法治国首先要依宪治国。中华人民共和国宪法是国家的根本大法，根据宪法又制定了《婚姻法》《兵役法》等基本法，对这些法律、法令，如有违反，国家的执法机关就要“拿你是问”。如违反了法规、规章，虽不至于犯法，但要受到行政处罚或经济处罚。这就说明，这些规范性公文在它的有效范围内，必须成为人们的行为准绳和规范，而且强制执行。
（三）联系沟通作用 信息交流和多方联系是公文的基本功能。一方面要上情下达、下情上传，另一方面是不相隶属单位互通情报。从而保证了各级机关和组织的工作正常有序地运转。例如上级领导机关每天通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结汇报材料等来掌握下级机关的信息动态，为上级机关正确指导工作提供决策依据，而下级机关通过阅读上级机关的指示、决议、通报、通知等文件，及时掌握从上级机关传递过来的动态信息，根据这些信息动态开展工作，完成任务。
（四）宣传教育作用 公文要有效地执行，首先必须能够被执行者所理解和接受，所以公文发挥作用的过程，就是一个宣传教育，提高知识、凝聚力量、统一思想、统一认识的过程。
（五）商洽协调作用 很多工作，单凭某一个部门和单位是很难完成的，往往需要机关部门和单位给予配合、帮助，这样地区与地区、单位与单位、人与人、人与组织之间就需要加强联系，互相协商。公文实现这一功能的主要是“函”，通过函在没有隶属关系的机关之间起到商洽、协调作用。特别是随着改革开放的发展和深化，各机关单位之间的横向联系日趋频繁，机关公务文书的商洽协调作用就显得越来越重要，越来越广泛。
（六）凭据记载作用 公文是机关公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数公文在联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。因为既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么对受文机关来说，就可将文件作为安排工作，处理问题的依据。有些文件则具有明显的凭证作用。如经过双方当事人签订的协议和合同，就是为了做文字凭证的。
还有一些公文具有明显的记载作用。例如会议记录、电话记录、会议纪要、值班日记等，都是机关工作活动的真实记录，具有记载作用，以备日后查考。
公文的上述作用决定了公文写作必须具有一定的水平，只有写出质量高的公文，才能使公文发挥出应有的效用，否则就会直接影响工作效率和成效。
四、党政机关公文的行文关系、行文方向及方式
（一）党政机关之间行文关系的划分 行文关系是各级机关乃至各单位相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。这种关系，或者是组织上领导与被领导或业务上指导与被指导的上下级关系，或者是同等级别或不同等级别的非隶属关系。党政之间行文关系的划分是根据党政机关的隶属关系和职权范围来确定的。党政机关之间的各种关系大体可以分为四种情况：
第一，同一系统的机关，既有上级领导机关，又有下级被领导机关，上下级机关之间，构成领导与被领导的关系。
例如，党的系统：党中央与山西省委，山西省委与各市、县（市区）党委之间就是上下级领导与被领导的关系。政府系统：国务院与山西省人民政府，山西省人民政府与太原市政府和其他市（县区）人民政府之间也是领导与被领导的上下级关系。
第二，上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。如中组部与各省省委组织部之间、省委组织部与市委组织部之间、市委组织部与县（市区）委组织部之间就具有业务上的指导关系。同样像在政府部门之间，国家财政部与各省、自治区、直辖市财政厅，各财政厅与所属市财政局等均属于上下级的业务指导关系。
第三，非同一系统的机关之间，无论级别高低，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，它们仅仅是一般性关系，或称不相隶属关系。如省军区与县区人民政府之间、国家发改委与县卫生局、晋源区与清徐县王答乡之间就没有隶属关系。
第四，同一系统的同级机关之间的关系，属于平行关系。如太原市人民政府各委局办之间、晋源区人民政府各局办之间虽属同一系统，但属于平行关系。
以上这四种情况的机关之间，根据工作需要往来公文，就构成了一定的行文关系。前两种情况的机关之间相互行文必须使用上行文或下行文，后两种情况的机关之间相互行文则使用平行文。
（二）党政机关的行文方向及方式 按照行文关系的划分，党政机关公文的行文方向分为上行文、下行文和平行文。行文方式分别为逐级行文、多级行文、越级行文、一竿子到底行文及平行行文方式。
⒈上行文 上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。上行文一般分为以下三种行文方式：
（1）逐级上行文 就是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。这是上行文中最基本最常用的一种方式。在正常情况下，下级机关都应当采用这种逐级行文的方式向所属上级领导机关请示和报告工作，以保证正常的领导关系与业务工作关系。
（2）多级上行文 多级上行文是指下级机关同时向自己的直属上级机关和更高级的上级领导机关的一种行文方式。比如市委行文给省委并报告中央，区政府行文给市政府并报省政府等。但这种行文方式只是在少数特殊需要的情况才采用的，往往是问题比较重大，需要同时报请上级机关和更高级的领导机关了解、指导和批复。
（3）越级上行文 就是指在非常必要的时候，下级机关可以越过自己的直接上级领导机关，向更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。不过，这种越级上行文，切不可随意采用，只适用下列几种特殊情况：
① 情况特别紧急，逐级行文会延误时机，造成损失的。
② 事关重大并经多次向直接上级机关请示而久拖不决的。
③ 直接上下级机关之间存在原则分歧而无法办理的。
④ 对直接上级领导进行检举、控告的问题。
⑤ 上级机关交办并指定越级上报的事项，但需抄报所越过的机关。
⑥ 询问、联系极个别的具体问题。
2.下行文 下行文是上级领导机关或业务部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。下行文一般可分为三种行文方式：
（1）逐级下行文 就是采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。比如，国务院需要安排一项全国性的工作，但由于需要各地结合本地区的情况具体布置安排，就可以考虑采用逐级下行文的方式。也就是说，国务院的文件先下到各省、自治区、直辖市人民政府，然后由各省、自治区、直辖市人民政府结合本省市的实际情况下达贯彻执行。
（2）多级下行文 就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达几级机关的一种行文方式。比如，党中央的一些文件，往往采取多级下行文的方式，一竿子插到底，直接发至县团级以上的各级党组织。采用这种多级下达的行文方式，可以使下属几级党组织迅速而及时地传达最高领导机关的文件，便于及时、全面地领会和贯彻文件精神，减少层层传达转发的环节，达到提高时效的目的和要求。
（3）直达基层组织和人民群众的下行文 这种下行文是党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文行为。例如，党的全国代表大会的决议，国务院总理在全国人民代表大会上作的《政府工作报告》，国家领导人在重大活动上的重要讲话一般都采取公开登报或电视广播的。还有一些法律、法规性文件也直接在报纸上刊登。又如公安、司法等部门的文件采取张贴的方式，直接向人民群众公布，从而起到宣传教育群众和组织发动群众的作用。
3.平行文 平行文是指同级机关，或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。
具体地说，平行文可以在不分系统、级别、地区的党、政、军机关之间以及社会团体、企事业单位之间使用，这些机关单位之间相互联系工作采取平行文的方式行文。
综上所述，概括地说，机关之间的隶属关系和职权范围是确定行文关系的重要前提，也是制定行文规则的重要依据。在同一组织系统的上下级机关之间是相隶属关系，即领导与被领导关系。下级机关可以使用上行文向上级机关报告和请示工作；上级机关可以使用下行文对下级机关发指示、做决定、指导与布置工作。上下级业务部门之间是业务指导与被指导关系，因为业务工作需要，可以使用上行文或下行文。
凡不相隶属的机关、部门之间，均不能以领导、指导和被领导、指导的身份行文。
同一系统的上下级业务部门之间，仅有业务指导关系。下级机关的业务部门与上级领导机关不构成隶属关系，不能直接向上级领导机关请示问题。上级机关业务部门除根据授权和有关规定外，一般不能直接对下级领导机关行文。如区委、区政府的职能部门一般不能对乡镇党委和政府行文。唯有区委、区政府办公室可根据授权向乡镇党委、政府行文。
在同一组织系统的同级机关之间或不同组织系统的各机关之间是平行关系或不相隶属关系。在这些机关之间，都只能以平行文行文，不能使用上行文或下行文。
五、党政机关公文写作格式
《党政机关公文处理工作条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。新《条例》将公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上部分称为版头；公文首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分为版记。页码位于版心外。其中，版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。版记由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。
份号 公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行，一般用6位3号阿拉伯数字。
密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
标注密级和保密期限。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。密级和紧急程度原《办法》规定在公文首页的右上角，新《条例》改为左上角。
紧急程度 公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，应当分别标注“特急”“加急”，电报应分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行，一般用3号黑体字。
公文同时标识份号、密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格排在版心左上角的第二行，紧急程度顶格排在版心左上角第三行。
发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可使用发文机关全称或者规范化简称，不加“文件”二字，党的机关一般采用这种形式。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排列。
发文字号 发文字号是发文机关按照发文机关顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。上行文的发文字号居左并空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
签发人 上行文应当标注签发人姓名，签发人是在上报公文中批准签发的领导人姓名，必须是本机关正职或主持工作的领导。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序，从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每排排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
标题 即对公文主要内容准确简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色分隔线下空两行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，回行时要做到词义完整。原《办法》规定：“公文标题中除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”而新《条例》对此未作要求，是否意味着现党政机关公文的标题可根据需要加标点符号，尚需在实践中观察。
主送机关 公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格3号仿宋体编排，回行时仍顶格。如有多个主送机关，取后一个主送机关名称后标全角冒号。
正文 公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每页排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号黑体字、楷体字或小标宋体字。正文中如引文时，先引标题，后引发文字号；写时间时要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2016年写成“16”年。
结构层次序数分四层。第一层，汉字“一”；第二层，汉字加括号“（一）”；第三层，阿拉伯数字“1”；第四层，阿拉伯数字加括号“（1）”。第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体加黑。
附件说明 公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号；附件名称较长需回行时应与上一行附件名称的首字对齐。
发文机关署名 署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名；联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（主办机关排在前，每排最多排3个）。
成文日期 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。电报以发出的日期为准。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。
印章 公文中有发文机关署名的应该加盖发文机关印章，并与署名机关相符。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应上距正文或附件说明一行内，端正居中下印发文机关署名和成文日期。印章用红色，不得出现空白印章。当公文编排后所剩空白处不能容下印章或签发人名称、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施加以解决。
附注 是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用3号仿宋体字、居左空两字加圆括号编排在成文时间下一行。“请示”件应在附注处注明联系人和电话。
附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注附件二字及附件顺序号。
抄送机关 除主送机关外，需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
印发机关和印发时间 公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年月日标全，年份应标全称，月日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。
页码 就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm，单页码居右空一字，双页码居左空一字。
六、党政机关公文写作的基本要求
对不同的公文，有着不同的具体要求，但是无论哪一种类的公文，都必须做到以下几点：
（一）必须保证公文内容在政治上的正确性 首先，要符合国家法律法规和党的路线、方针政策，这是因为国家的法律法规和党的路线方针政策是我们进行各项工作的总纲，也是我们起草公文的准绳和依据。要使党政公文真正具备“法定”效力和“纲举目张”的作用，公文自身首先必须“合法”和“姓党”，带头贯彻落实党的路线方针政策。这就要求公文起草人员要具有较高的政策水平和法律意识。
其次，要完整准确地体现发文机关的意图。发文机关的意图代表了发文机关领导集体的意志，是发文目的的根本体现，能否完整准确地体现发文机关的意图，直接决定公文的执行效用。为此，公文写作人员必须既熟悉上级情况，又熟悉本级情况，并善于捕捉和把握领导的思想脉搏，站在领导的高度观察一切，分析一切，指导一切。
此外，起草公文时要注意同现行有关公文相衔接，避免新旧文件精神前后矛盾，有关规定彼此“打架”，部门之间相互扯皮，应始终保持政策的连续性和稳定性。
（二）必须坚持实事求是，一切从实际出发 实事求是是我们党长期坚持的思想路线。起草公文，一定要正确分析和把握形势，全面准确把握客观实际情况，讲实情，说实话，办实事，求实效。力戒官僚主义和形式主义，反对浮夸和虚假作风，看形势不能以偏概全，讲工作不能报喜不报忧，真正把成绩估足，问题吃透，在得出正确结论的前提下，找到解决问题的切实有效办法。特别在提出解决问题的政策措施时要深入调查研究，广泛听取意见，充分进行论证，防止“拍脑瓜”、“想当然”，单独从主体愿望出发的倾向，以增强其可行性和可操作性。
（三）必须正确使用文种，规范文体格式 这是公文写作首先要确定的。我们在撰写公文前，首先要弄清楚为什么要写这个文件，在什么背景下写这个文件，受文的对象是谁，然后确定使用哪个文种。文种在一定程度上体现着发文机关同受文机关之间的关系，有的文种具有指示功能，适用于上级机关向下级机关行文，如决议、决定、指示、批复等；有的文种具有陈述陈请的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告等；有的文种具有周知功能，适用于公开发布或在一定范围发布事项，如公报、通报等。公文必须正确使用文种，否则，将会影响公文效能，造成行文关系的混乱。
正确确定和使用文种，一是要按照公文处理的统一规定，不能随心所欲乱起名称；二是要依照制发机关的权限不可超越职权；三是要根据行文关系，考虑与受文机关的组织关系；四是要根据行文的目的和要求。总之，只有全面熟悉和了解各个文种的性质和用途，切实把握文种名称的内涵与外延，才能准确地使用文种。
公文格式是公文的外部特征，公文格式的规范化是公文的本质要求，也是公文的生命，只有按照统一的制式要求，才能最大限度地释放出公文的法定效能，大大提高各级党政机关的工作效率。
（四）必须做到语言文字表达准确、严谨和精炼 一篇好的公文，首先必须主题突出，观点鲜明。赞成什么，反对什么，毫不含糊，所提出的主张、要求、政策、措施切忌模棱两可，似是而非，让人无所适从。其次结构严谨，逻辑合理。全文各部分、各层次、各段落条理清晰，严密紧凑，构成一个有机的整体。第三，表述准确，词章无误。力求层次分明，叙述有主有次；说理切中要害，有纲有目，做到文如其事，恰如其分，让人看了一目了然。第四，文字精练，言简意赅。公文写作要求用语简明，措辞恰当，篇幅简短，通俗易懂。要尽量用最简洁的文字和庄重严肃的语言通顺表达，坚决纠正堆砌辞藻、空洞无物的假大空文风，努力在锤炼语言上下功夫。
七、初学公文写作的“入门之道”
初学公文写作者，普遍抱有一种“急于求成”的心理，巴不得听一次辅导讲座，读一节写作大全的书就能一夜成为“高手”，可真要动起笔来，却好像“老虎吃天无从下口”，迟迟上不了手，有时费了九牛二虎之力，苦苦写出来的东西还是不对路，交不了差。殊不知，天下所有文章包括公文写作在内本无捷径可走，只能通过反复实践的磨练摸索出一些规律来，要说窍门亦仅限于此。
回顾自己的工作历程，在很长一个时期内都在文字材料堆里摸爬滚打。先是在部队工作的十多年来，一直在师、团政治机关从事宣传文化和组织工作，为领导机关和首长撰写了大量的综合性材料和会议讲话、报告，使自己受到了机关文字的熏陶和修养。部队是培养人才的大学校，现在地方党政机关的好多“笔杆子”都是从部队转业下来的。
从部队转业后，我被分配到太原市政府办公厅政研室，主要负责起草市长的各种讲话、报告及政府工作报告和有关政策性文件。作为一级地方行政机关，每天的文字量很大，工作很苦很累。但正是在这个地方，使自己的文字水平和综合能力得到了全面迅速提高，它是我工作最感恩最难忘的地方。
之后我开始走上局级领导岗位，但虽然“放下屠刀”，却未能“立地成佛”，许多重要的请示、报告、会议通知、领导讲话稿仍亲自动笔，从不要机关文秘人员代劳，并逐渐带出了一支文字写作人员队伍。在长期的机关文字工作实践中也逐渐摸到了一点门道，现加以归纳，与大家一起交流，或许对公文写作初学者会有所借鉴和帮助。
（一）到书本里“淘金”小时候，爸爸时常对我说，“少小念书不用心，不知书里有黄金，早知书里有黄金，夜点明灯下苦心”。这里所说的“黄金”就是书本里的知识。党政机关公文，作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具和基本手段，包揽了党政机关的全部工作，涉及各方面的综合知识和专业知识。仅以政府工作为例，工、农、财、建、文、教、科、卫各条战线，哪一方面的知识都离不了。公文写作人员如果缺乏这些方面的知识，就根本无法动笔，甚至会说外行话，闹出笑语，影响公文应有的效用，损害党和政府的形象。因此，每一位公文写作者都应该博览群书，努力学习掌握多方面的知识。
一要学习理论知识，打牢理论功底。公文写作主要采用说明、叙述、论理三种形式，无论何种形式，都以理论为指导。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。要写好公文，就必须努力学习马列主义、毛泽东思想的基本理论，学习邓小平关于中国特色社会主义理论，当前要特别学习领会好习近平同志系列重要讲话精神，把马克思主义的立场、观点、方法贯穿于公文起草的全过程。
二要学习经济知识。经济工作是我们党一切工作的中心，不管是党务工作、政府工作，还是其它各项工作都必须服从、服务于经济工作。这就要求无论哪个部门的公文写作人员都必须努力学经济、懂经营、会算账，尤其要注意学习市场经济理论和有关知识，把握市场经济运行的规律和特点，了解我国及世界经济发展的新理论、新概念、新观点，以帮助自己在公文起草中能够提出更多好主意和新点子，为加快改革发展献计出力。
三要学习法律知识。从某种意义上说，社会主义市场经济是法治经济，党的十八届四中全会做出了《关于进一步加强依法治国的若干重大问题》的决定，这是实现中华民族伟大复兴中国梦的根本保证。作为一名公文写作人员，只有努力学法、懂法，才能在起草文件时正确使用有关法律概念和规定，运用法律解决经济问题，处理各种矛盾，促进社会和谐稳定。
除此之外，还有努力学习掌握科技、历史、领导科学等各方面的知识，更好地适应公文写作的需要，全面提高公文的质量。
（二）去生活中“淘米”材料是公文写作的基础。“巧妇难为无米之炊”，材料就是制作公文的“米”。公文写作需要占有大量材料，收集材料越多，出手就越快，质量就越好。如果没有丰富的材料积累和对实际情况的了解，要想写出高水平的公文那是不可能的。有的同志由于手中掌握丰富的材料，因而领导一交代任务，立马就能上路；而有的同志要么“事到临头，下笔无语”，要么“下笔千言，离题万里”。为什么会出现这种局面？盖因为缺乏有说服力的材料。制作一篇好的公文，既需要历史材料，又需要现实材料；既需要正面材料，又需要反面材料；既需要综合性材料，又需要典型材料。如此多的材料从哪里来？要靠公文起草者深入生活收集，靠平时留心积累。获取材料的方法和途径很多，一是从上级文件中查阅有关资料。二是深入基层调查研究，以召开座谈会、个别访问等形式取得第一手资料。三是通过参加各种会议、听取工作汇报获得有价值的材料；四是运用网络查资料。材料占有的多了，感性认识丰富了，写起来就会呼之欲出，得心应手。
（三）登高望远 党政机关公文的作者不是撰稿人，是具有法定地位和资格的党政机关。撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是一级党政领导机关。领导机关的级别越高，权限越大，公文的气场和权威性就越强。因此，作为公文起草者思想一定要有高度，从领导的角度思考、提出和回答问题，以更好地体现领导的思想高度和理论深度。
要站在领导机关的高度想问题、办事情，体现领导的意图，就必须具有全局意义，抓大事，议大计，出大策，充分体现出领导机关的大局观念，而不能只管那些鸡毛蒜皮的小事，事无巨细，就事论事，陷入事务性圈子之中。我们在一些公文中时常可以看到“我局”、“我单位”的表述，也能听到“你们政府”、“你们市委”等口头语。公文起草一定要跳出部门圈子，善于站在全局和理论的制高点思考问题，提出对策。
（四）照葫芦画瓢 小孩学绘画要求临摹，练习书法要求临帖，就连小微企业的产品不少都从仿造品牌开始。著名作家茅盾先生认为，“模仿是学习的最好形式”。初学公文写作，模仿不失为一种行之有效的好方法。一开始，可先参考一些范文中的常见式经典句式进行仿写，然后对某一精彩段落进行“片断”模仿，最好对照全文改写，从立意构思、谋篇布局、开头结尾、过渡照应、语言表述等各个环节认真仔细地揣摩领会，逐步熟悉掌握其公文写作的要领和技巧。
但是，模仿不是抄袭。在公文写作初学阶段，找一些同类型的文稿，以它为引子进行仿写，对我们写作水平的提高无疑有很多帮助，但千万不可照抄照搬，近年来学术界屡屡曝出论文抄袭事件，而党政机关领导的讲话稿、发言材料、各种文件雷同的现象也不在少数，在社会上造成了恶劣影响。
（五）从写“豆腐块”入手 俗话说，一口吃不成个胖子。人的成长有一个循序渐进的过程，公文写作也是如此，要经历一个“由小到大，由简到繁”的过程。初学时最好先从所谓“豆腐块”的小短文入手，比如起草一些难度不大的通知、请示、批复等公文，接下来写一些报告、决定、纪要等难度相对大一些的公文。一方面在实战中学习掌握一些公文写作的基础性知识，另一方面也是锤炼自己的胆量。等经过一段时间的锻炼，打下了较好的写作基础，并有了一定的底气，再着手写诸如领导讲话稿一类“大块头”的东西，这是从事文字工作的同志一般都要经历的写作过程。有的同志小看“豆腐块”，误认为短小、分量轻，反映不出水平。其实，短文章才能显示出真功底，越短越凝练，越不容易写。现在全党提倡开短会、说短话、写短文。坚决纠正假大空的不良风气。转变文风，从我做起。我们学习公文写作要着力在短而精上下功夫，努力写出言之有物、言之有理、言之有情的好公文。