书城社科公文写作模板与常用语汇
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第48章 社交文书(1)

第一节 致歉信:真诚道歉,消除误解

一、概述

致歉信的概念

致歉信,也称婉拒信,它是婉言谢绝别人的请求、说明自己不愿为或不能为,即无法答应对方要求或无法完成对方嘱托之事的理由,力求对方谅解你的难处的信件。有时也可以提供一些积极的建议供对方参考。

它与一般书信的格式相同。其内容主要是陈述与邀请和托付者意愿相反的理由。内容的本质是谢绝,但道理鲜明,语气委婉。

二、写作模板

(一)写作格式

1、致歉信的结构:

(1)标题。一般只写“致歉信”三个字。

(2)称谓。写明致歉对象的单位名称或个人姓名。

(3)正文:诚恳说明造成对方不快的原因;表示歉意,请予以理解、见谅。

(4)署名、日期。

2、致歉信的写作注意事项:

(1)首先要明确告诉对方经过你方的调查,确定此事的真实性。

(2)认同对方的感受并给予安慰。

(3)适当的赔偿是必要的。为了表示重视程度,一般应写成“经××××研究决定××××”。

(4)最后一点,也是最重要的地方。要记住你这封道歉信的目的是什么。希望得到对方的谅解,不要因为此事改变对你方的友好态度,希望对方一如既往的支持你方。

(二)填空式模板

致歉信

(此为致歉信的标题,一般只写明文种)

____________(称谓):

__________________________________________________________________________________________________________________。(简单交代对何事进行道歉)

__________________________________________________________________________________________________________________。(解释事情发生的原因,消除误会或矛盾)

___________________________________________________________________________________________________________________。(再次表示遗憾何歉意,表明愿意补救的愿望,提出建议或安排)

(以上为致歉信的正文,内容一般包括说明造成对方不快的原因和表示歉意,请对方谅解等。在正文的写作中要注意事情原委要解释清楚;说明情况与理由,实事求是,简明扼要;态度诚恳;用词委婉,语气温和,得体。)

_____________(署名)

_________(写信日期)

三、常用语汇

吸取教训、以身作则、深刻反省、深表遗憾

××××表示深深的歉意,并已开始积极寻求解决办法。

由于我们工作的疏忽给您带来了不便,表示歉意,我们会认真的检讨,并对您提出的要求予以研究,我们会在第一时间给您一个满意的答复,也希望您能配合我们和谅解我们。再一次向您表示最诚挚的歉意。

由于××××发生错误,导致×××××,我们曾经承诺将此问题得到解决,如今我们很遗憾地通知您这个问题短期内无法快速解决,对此我们深表歉意。

第二节 答谢词:怀感恩之心,表诚挚谢意

一、概述

(一)答谢词的概念

与欢迎词相对应,是由宾客出面发表的对主人的热情接待表示感谢的讲话稿。

依据不同的致谢缘由和致谢内容,答谢词可划分为两个基本类型:

(二)答谢词的分类

1、“谢遇型”答谢词

“遇”,招待,款待。“谢遇型”答谢词,即用来答谢别人的招待的致词,它常用于宾主之间,既可用于欢迎仪式、会见仪式上与“欢迎词”相应,也可用于欢送仪式、告别仪式上与“欢送词”相应。

2、“谢恩型”答谢词

“恩”,受到的好处,即别人的帮助。“谢恩型”答谢词,即用来答谢别人的帮助的致词。它常用于捐赠仪式或某种送别仪式上。(《应用写作》杂志2006年第1期《谈谈答谢词的写作》)

二、写作模板

(一)写作格式

答谢词的结构由标题、称呼、开头、正文、结语五部分构成。

1、标题

一般用文种“答谢词”做标题。也可以由答谢场合或对象加文种构成,如《加拿大淡水鱼研究所所长的答谢词》。

2、称呼

写对答谢对象的称呼。国内一般用“同志们”、“朋友们”,国外一般用“女士们”、“先生们”。有时前面还要加“尊敬的”、“敬爱的”等。要把所有答谢对象都包括进去。

3、开头

对主人的热情接待表示感谢。

4、正文

可以叙述情谊,或表明自己来访的意图、诚意,申述有关的愿望等,并对主人的接待表示感谢。

5、结语

祝愿,或再次表示谢意。

(二)填空式模板

____________(答谢场合或对象)答谢词

(此为答谢词的标题,一般由“答谢词”做标题,或者写明答谢场合或对象和文种)

____________(对答谢者的称呼,如朋友们):

___________________________________________________________________________________________________________________。(对对方表示感谢,同时倾吐自己的心声)

___________________________________________________________________________________________________________________。(强调对方所给予的支持和帮助,并表明愿望和打算)

___________________________________________________________________________________________________________________。(再次表示感谢,表达良好的祝愿)

(以上为答谢词的正文,一般包括三部分内容:首先对主人的盛情表示感谢,并对对方的优越性予以肯定,表达出自己的荣幸与激动;另外,要对对方的情况做较详细的介绍,以示尊重;应提出希望与之进一步发展关系的强烈意欲;在结语部分再一次用简短的语言表示感谢)

____________(感谢单位名称或个人姓名)

____________(感谢日期)

三、常用语汇

热情款待、获益匪浅、收获颇多、真诚合作、大力支持、铭记×××深情关爱

你们的关爱,就是我们的动力。你们的希望,就是我们的目标。

没有你们的支持,就不会有××的今天。

奋发图强、重建家园、努力学习、奋勇登攀,以崭新的成绩,来报答×××的关怀,报答×××的深情厚谊。

这么多年了,感谢×××对我的悉心栽培,没有伯乐,我永远都不会是千里马,您昨日的呵护成就了今天的自我,感谢您。

千里之行,积于跬步;万里之船,成于罗盘;感谢×××平日的指点,才有我今天的成就。

在这个银装素裹的美好冬日,看到这么多的朋友光临今天×××答谢会的现场,我非常激动。

×年的时间也许只是历史中的一瞬间,也许只是漫长人生旅程中的一小段,×××取得了骄人的成绩,离不开×××××的支持与厚爱。

第三节 请柬:邀请的艺术

一、概述

(一)请柬的概念

请柬,也称请帖,是为了邀请宾客参加某项活动,并告知具体的活动时间、地点、注意事项等的礼仪性书信。可以手写,可以打印,也可以使用购买的制作好的请柬,还可以使用网络时代所特有的电子请柬。其外观、纸张、字体、色彩都可以根据需要进行改变,而不像一般公文那样一成不变。

凡召开比较重大的会议、举行盛大的宴请或其他仪式活动,相对比较隆重和正式的场合,邀请的宾朋也比较重要、尊贵时往往使用请柬。通常既可以通过邮局递送,也可以亲自登门递送,视具体情况而定。

(二)请柬的特点

请柬有如下特点:

1、正式隆重

在日常生活中,我们有很多种方式进行邀请,比如电话、短信、电子邮件等,这些方式虽然快捷,但不够正式和礼貌,不能很好地体现出礼仪规范;若当面告知又会受到时间、地点的制约,且费时费力。相对而言,请柬既方便也能体现出邀请者的诚意,还能起到备忘的作用。制作精良的柬帖是一种尊敬而隆重的形式,其象征意义远大于实际功能。

2、文化色彩

一般的公文写作都不太强调个性化,突出其规范和功能即可。社交礼仪类文书与此不同,尤其是请柬。在语言的使用上,请柬往往使用古雅精练的词汇,比如“莅临”、“拨冗”、“为盼”、“鞠躬”等;在外观上,请柬允许适宜的文化装帧,比如多样化的字体、烫金、花边、折页等;风格上,既可以是现代简洁式的,也可以是中式古典的,还可以是中西合璧的。有的企业使用专门设计的印有自己企业标志的请柬,还能起到宣传的作用,也是企业文化的体现。

二、写作模板

(一)写作格式

1、请柬一般由封面和封里构成,也有的只有单面。包括标题、称呼、正文、结尾、署名和日期等几部分。现代式的多为横排,顺序为从左到右;古典式的则需要竖排且从右到左。如果封面是竖式的,封里应该也对应一致。

请柬的语言应该准确清楚,尤其是时间、地点不能含糊不清。人名、地名也应该进行必要的核实,以免错误,给人留下不好的印象。措辞不能生硬,要有礼貌,文雅得体,不能使用命令式的语气,要充分体现出邀请者的热情和诚意。

(1)标题

居中写“请柬”或“请帖”二字,字体要求美观大方,可以进行艺术加工。比如烫金、浮雕效果、美术字,还可以在周围用图画装饰。

(2)称呼

顶格书写被邀请的个人或单位名称,如果是个人一般要加称谓,比如同志、先生、女士、小姐、有职位的也可以写职位,比如经理、教授、部长等,后面加冒号。

(3)正文

另起一行空两格书写,主要包括邀请的缘由、时间、地点、注意事项等。

(4)结尾

结尾一般用“敬请光临”、“敬请参加”、“欢迎光临指导”、“恭候阁下光临”、“希拨冗莅临为盼”等语句。

(5)署名和日期

在结尾的下方写上邀请者的名字或单位名称,如果是公事请帖一般要加盖公章,私人请柬一般不需要盖章。署名之下是具体的发帖日期。

2、请柬写作的注意事项

(1)文字要美观,用词要谦恭,要充分表现出邀请者的热情与诚意。

(2)语言要精练、准确,凡涉及时间、地点、人名等一些关键性词语,一定要核准、查实。

(3)语言要得体、庄重。

(4)在纸质、款式和装帧设计上,要注意艺术性,做到美观、大方。

(二)填空式模板

请帖(或请柬)

(此为请柬的标题,一般只写明文种)

______________(被邀请的个人的姓名或单位的名称):

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________。(交代清楚邀请的原因、活动名称、时间、地点等)。

恭请光临!

(以上为请柬的正文,一般要写清被邀请人何时、何地参加什么活动或会议等)

___________(发文机关)

___________(联系电话)

___________(发文日期)

三、常用语汇

家父、家严、家尊、家君、家慈、家兄、令尊、令堂、令兄、令弟、令郎、令爱、舍弟、舍妹、舍侄

指教、指正、赐教、劳驾、拜访、恭请、光临、莅临、恭候、光顾、敝处、寒舍、蓬荜

天作之合、天缘巧合、天赐良缘、心心相印、龙腾凤翔、玉树琼枝、乐赋唱随、永结同心、百年好合、花开并蒂、花好月圆、志同道合、连理交枝、幸福美满、佳偶天成、相敬如宾、永结同心、美满姻缘、珠联璧合、莺歌燕舞、爱河永浴、鸳鸯比翼、喜成连理、燕尔新婚

为弘扬×××,兹定于××××年×月×日×时,于××召开×××座谈会,恳请得到您的支持,届时敬请光临。

为庆祝《×××》创刊一周年,谨定于××××年×月×日×时,于××举行午宴。折简相邀,洗盏以待。凭柬入座。

第四节 祝词:幸福的生活,美好的祝愿

一、概述

(一)祝词的含义

祝词,也叫祝辞,是对人或事表示良好的祝愿的言辞、文章的讲话稿。祝词,是国际、国内人际交往活动中必不可少的交际工具和手段。祝词根据祝的对象可分为节日祝词、寿诞祝词、事业祝词三种。