把话说清楚，让人不迷惑
“把话说清楚”，听上去非常简单，可实际上，很多职场人却不一定能够做好这一点。无论是向领导汇报工作，还是向同事讲述一件事情，不少人总喜欢东拉西扯地说上一通，自己说得口干舌燥，对面的听众却感觉“一头雾水”，完全弄不明白他们到底想要表达什么。结果不但没能把事情交代清楚，还会给对方留下了表达能力差、逻辑不清晰的坏印象，更谈不上说的话让人信服了。
下面的这种效率低下的对话可能每天都会发生在我们身边。
小A：张姐，现在忙吗？
张姐：不忙，说吧。
小A：以前有个客户叫×××，本来是你们组小王跟的。后来小王辞职了，现在转给我们组的小冯在跟。
张姐（莫名其妙）：嗯……
小A：张姐，你有印象吗？记得这个客户吗？
张姐（无奈重复）：记得，有这个客户。
小A：记得就好，我跟您说啊，小冯觉得这个客户不太好说话，不过我跟客户联系过，感觉还行。
张姐（更加困惑，不知如何回应）：哦……
小A：客户昨天给我打电话了，说以后有什么需求都会先联系我。
张姐（已经很不耐烦）：知道了，那你需要我们这边做什么？
小A：我想，你们能不能把过去的报价资料给我看一下，我好心里有个数。
张姐（哭笑不得）：你直接让我帮你拿×××客户的资料不就行了吗？
事实上，小A只要用一句话就能说清楚自己的目的，可是他却偏偏绕了个大圈子，把话说得不清不楚，不明不白，这就是表达能力欠缺造成的结果。在信息化时代，职场沟通越来越追求高效，如果总是像小A这样不能清楚地表达自己的用意，就不但会影响沟通和工作的效率，还有可能影响自己在上级、同事、客户眼中的形象，更可能会让自己失去很多宝贵的机会。
那么，我们应当如何学会清楚地表达呢？
1.先明确自己的最终目标
为了不让对话变成让对方莫名其妙的闲聊，我们应当在一开始就十分明确自己谈话的目标、需求、倾向，然后带着目标去寻找对话素材、组织对话的内容，使得对话能够目标明确，不会离题万里。这一点也是我们把话说清楚的基础，无论是求职面试、还是推销说服、谈判辩论、演讲发言，首先都应当明确自己的目标，如果做不到这一点，就会白白浪费时间而一无所得。
2.理清自己的说话层次
要把话说得清楚明白，让别人一听就懂，就要注意把握好说话的层次。为此，我们可以参考锻炼逻辑思维的书籍《金字塔原理》中提到的四大基本原则——“结论先行，上下对应，分类清晰，排列有序”，以此来组织我们想要表达的想法和意见。
比如“结论先行”，就是先说出自己的结论或观点，再根据对方的需要给出各种原因或证据。像上面的对话中，小A就可以直接说出自己的观点“我需要×××客户的资料，麻烦帮我找一下”，如果对方想不起是哪位客户，小A可以再简单介绍一下情况，这样对方就不会被弄糊涂了。
3.在对话中突出要点
为了让对方在很短的时间内明白我们的意思，我们还要注意学会提炼重点、抓住关键，切勿花费大量时间说话却说不到点子上。为此，我们可以在说话之前先将脑海中纷乱复杂的话语总结归纳为几条清晰的观点，这些观点要能完全涵盖我们想要表达的意思而不会出现遗漏，同时这些观点也是我们最想让对方听懂和弄清的。
在对话时，我们可以从这几个观点出发，按照第一、第二、第三的顺序去讲话，争取在几十秒的短暂时间内将所有的观点表达完毕，对方就能听得清楚明白了。
4.根据对方的反应调整话语
为了让对方愿意听并能听懂我们所说的话语，我们还要注意在说话的时候时刻观察对方的反应，并顺势调整自己的话语，使得对方愿意继续听下去而不感觉厌烦。为了更好地维持对方的兴趣，我们要注意使说话满足“快”“准”“短”的要求，所谓“快”，就是说话痛快，不黏黏糊糊；所谓“准”，就是说话准确紧扣目标，不言他物；所谓“短”，就是说话简洁明了，不啰唆拖沓。
总之，把话说清楚是一门学问，也是我们驰骋职场的一堂必修课。我们只有不断加强锻炼，做到思路清晰，逻辑严密，并能够抓住要点、言简意赅，才能实现有效的表达，并能够产生令人信服的良好沟通效果。
说话简洁，气场才强大
在职场沟通中，我们会发现那些最会说话的人往往不是喜欢口若悬河，把事情讲得天花乱坠的人，而恰恰是那些说话言简意赅的人。他们在说话时注重简洁有力，不仅能够用最精确、最简短的话语把自己的意思表达清楚，而且还能彰显出强大的气场，让人不得不由衷地信服。
小林和杨波是同一个小组的同事，最近他们接到了一个任务，负责与公司的供货商联系，以确保一批样品能够在预订期限内生产出来。
不过，由于时间太紧，产品的生产工序又比较烦琐，所以直到期限的最后一天，样品也没有送到公司。上司对此非常不满，他让小林和杨波到办公室来，对他们劈头盖脸地训斥了一番。
上司对着小林问道：“你说说，为什么样品没有准时送来？”
小林有些手足无措，他吞吞吐吐地回答道：“这个问题……我们好像……大概是……哦对了，厂家是这样说的……他们说我们给的工期太短了……这个确实是……所以……我估计……”
上司听着小林啰啰唆唆的一番辩解，感觉很不耐烦，他生气地打断了小林：“什么‘好像’‘大概’‘你估计’的，我不想听这样的话，你到底是怎么办事的？”
小林吓了一跳，再也不敢多说什么。还好上司又把目光转向了杨波，似乎想听听杨波有没有好一点的说法。
杨波深吸了一口气，不慌不忙地回答：“我们一直在和厂家联系，不过他们确实有一些困难。一方面是工期太紧，另一方面我们提出的标准也有些苛刻，我认为我们之前估计的期限有些强人所难。”
杨波的一番话简洁有力，而且层次清晰、条理分明，上司听完后也陷入了沉思。过了一会儿，他对杨波说：“看来之前我们确实考虑得不够周到，你们再去和厂家联系一下，多给他们一周时间。”在杨波点头后，上司用欣赏的目光看着他，对他说：“干得不错，继续努力。”
在这个案例中，小林和杨波其实都想要表达相同的意思，可是小林不懂得说话的艺术，说得啰唆、复杂，让上司听得糊涂，结果造成了沟通的困难，也让上司怀疑他的工作能力；而杨波则恰恰相反，他能够注意说话简洁明确，而且在充分说明了原因后，再讲出自己的意见，让上司能够深以为然。最终上司不但接受了他的意见，还对他做出了较高的评价，而这就是说话简洁有力所产生的效果。
我们在日常沟通时也应当学会简洁地说话，在表达时要注意突出重点，并能用最简短有力的话语切中问题的要害。
1.多用有力的短句
在说话时使用语义清晰的短句，可以让自己的语言听上去节奏分明、铿锵有力，也能够让对方认可我们的意见和想法，其效果要远远胜过啰唆地说一大堆说服、诱导的话语。
比如在一场世界级的比赛中，面对己方队员士气不高的情况，主教练就采用了这样的语言对队员进行鼓励：“我们现在不仅仅是运动员，还代表整个祖国，人民都在注视着我们，所以我们要拼，我们要搏，我们要大获全胜。这场比赛拿不下来，我们要后悔一辈子！”这段话全部由有力的短句构成，传达出了一种奋勇拼搏的精神，使全体队员得到了极大的鼓舞，像这样的说话技巧就要远远胜过长篇大论的演讲。
2.去掉无效的重复语言
有时我们可能会因为对自己的表达不太自信，而不由自主地反复重复同一个意思，但这种重复会让我们的话语听上去啰唆累赘，更有可能让对方感觉我们的思路很不清楚。所以我们要努力学会改变重复表达的毛病，平时可以多加强锻炼，让自己能够做到说一遍就把事情说得清清楚楚。如果我们担心对方没有听清我们的意思，可以在话语的最后加一句“我讲得够明白吗”，然后根据对方的反应决定是否应当再把事情讲一遍。
3.少说与中心意思关系不大的话语
为了让自己的表达更加简洁有力，我们还需要学会对自己要说的话进行合理的删减。像那些与我们要表达的中心意思关系不大的细节，我们就没有必要将它们全部讲出来。
比如我们在表达“我们已经与××公司的某人进行了正式沟通”这件事的时候，就没有必要把自己是怎么与对方进行事前的电话邀约，又是乘坐什么交通工具到达了××公司，然后经过了怎样的接待程序才见到了对方这样的细节都讲出来，因为它们与我们在沟通时想要表达的主要内容没有直接的关系，所以我们可以将它们全部删减，只说最重要、最关键的问题，这样才能让自己说出的每一句话都有一定的“含金量”。
4.锻炼自己少说“口头禅”
有不少职场人在说话时总会情不自禁地用上各种口头禅，如“这个”“那个”“老实说”“可能吧”“反正”之类的口头语和“啊”“呀”“嗯”之类的叹词等等。这些口头禅可以成为说话时的间歇，有时候能够帮助人们理清思路，可是听话的人听多了就会觉得我们说话啰唆累赘，因此我们应当提醒自己及早改掉滥用口头禅的毛病。
为此，我们可以请求身边亲近的家人、朋友或熟人随时注意提醒我们，让我们意识到自己正在说口头禅，然后注意改正。另外，我们还要注意自我克制，平时在说话前，可以先在头脑中将要说的话语快速“过一遍”，再说出口时就不容易出现口头禅了。
除此以外，我们还要注意不要在说话时滥用叠词，像“辛辛苦苦”“明明白白”“马马虎虎”“浑浑噩噩”这样的叠词如果少量使用可以起到引起注意、加强语气等作用，但若是每句话都出现叠词，就成了无效的堆砌，会让对方产生累赘、啰唆的感觉，所以应该尽量避免。
遣词用句得当，避免产生歧义
为了让我们的表达更加清晰且富有影响力，我们应当学会选择恰当的词语和句式。因为汉语具有博大精深的特点，所以对于同样的问题，在表达和阐述时可以有众多的词语、句式供我们选择。如果我们的遣词用句得当，就会让对方听得清楚明白，也容易对我们信服；如果遣词不当，就无法有效表达自己的意思，而且还会影响对方的理解。有时，不当的言语还会产生歧义，造成对方的误解，进而造成很多负面效果。
在一家公司里，一位主管正因为手头的工作焦头烂额，这时上司又打来电话，要求他尽快上交个人的年度工作总结。
主管实在分身乏术，就叫来了自己的一位下属小唐。小唐是从某大学中文系毕业的高才生，文笔的精彩是全部门公认的，部门的一些汇报材料也多是出自她手。见到了小唐，主管很自然地说：“小唐，我实在是忙得脱不开身，你帮我写一下个人总结吧，麻烦你了。”
小唐一听这话，不假思索道：“我怎么写？你有什么事迹可写？”其实小唐想要表达的意思是：“我不太了解你的情况，不知道该如何动笔。”可是因为遣词用句不准确，听在主管耳中，就成了一句颇具讽刺意味的话语：“你有什么好写的？也没有什么光荣事迹！”
于是主管生气地说：“好吧，不麻烦你了，你去做你自己的事情吧！”小唐只好稀里糊涂地离开了主管的办公室，半天也没有想明白主管为什么会突然变了脸色。
此后，小唐发现主管对自己的态度明显差了很多。小唐在部门也越来越不受重视，更不用说升职加薪了。
小唐因为一句表达不清的话语，付出了如此巨大的代价，这个教训是值得我们警惕的。其实如果小唐能够用一句听上去客气一点的话语，并注意避免使用“事迹”这样容易让主管认为小唐是在讽刺的词语，整件事的结果就会大有改变。
这个小故事也提醒了我们，在表达自己的意思时一定要使用恰当的词句，把话说得清楚明白，避免产生歧义。
1.注意同音字词的使用
有很多语音相同而意义不同的字或词语，在我们书面表达使用时虽然不会造成歧义，可是在口头表达的时候就容易出现混淆，会让对方听不懂或产生误解。比如港口播报的通知“目前yóu lún不准进港”就会让人感到迷惑，不知道到底是“油轮”、“游轮”还是“邮轮”不能进港。又如“致癌”和“治癌”这样的词语读音完全一样，可是意义却截然相反，如果在说话时随意使用，就可能产生严重的歧义，还可能造成不少麻烦。
所以我们在说话时一定要注意谨慎遣词用句，尽量少用可能引起误解的同音字词。有时如果实在无法避免，则可以简短地对自己所说的话语解释一下，如姓张的人为了让人区分开“张”与“章”，便这样自我介绍道：“我姓张，弓长张。”像这样说话就能让自己的意思表达更加清楚了。
2.少用易产生歧义的词语
在汉语中，有很多词语是有多种含义的，如果在表达时不假思索地乱用，就可能让对方误解我们所要表达的意思。比如一位大学教授在谈到自己的一位得意门生时，说道：“小汤要考我的研究生。”在这句话中，由于“考”本身具有多种含义，可以理解为“报考”，也可以理解为“考查、考问”，所以听话的人就容易感到迷惑，不知道小汤究竟是准备报考教授的研究生，还是要考查教授的一位研究生的学问。
为了避免出现这种情况，我们在说话时就要注意说清楚上下文，使对方能够更加清楚地明白我们要表达的意思。另外，我们还可以采用意义更加明确的词语来代替这些多义字词，起到减少歧义的目的。比如“误报火警”中的“误报”既有“错误报警”的意思，也可作“耽误报警”之解，那我们为了不影响他人的理解，就可以将“误报”换成“错报”或“延报”，这样就不会产生歧义了。
3.注意句子的结构、层次划分
我们在表达自己的意思时，还要注意句子的结构、层次组织得当，否则也会引起歧义。比如一位校长在开会前这样问道：“学生家长都到齐了吗？”被他询问的老师却不知道该如何回答，因为“学生家长”这两个词语，既可以理解为并列结构——“学生”和“家长”，也可理解为偏正关系——即“学生的家长”，所以容易引起歧义。
再如“赞成小徐的建议”这句话也容易引起误解，一方面可以理解为“这是一个对小徐这个人表示赞成态度的建议”，提建议者是他人；另一方面也可以理解为“对小徐提出的建议表示赞成”，提建议者是小徐。像这样的歧义就是句子层次按照不同方法来切分所造成的，由此可见，我们对于自己说出的句子一定要斟酌一番，尽量表述清楚，才能避免出现这样的歧义句。
4.不要随意省略句子成分
有的时候我们可能会为了方便表达，而自觉或不自觉地省略一些句子成分。比如我们为了让表达听上去更简洁，就会有意将有些句子的主语省略，可是这种省略也要考虑到上下句的语境，否则就会出现省略不当而造成歧义的情况。
比如，我们对一位同事说：“我看见马经理和董事长一起从办公室里出来，手里还拿着一个很厚的牛皮纸信封。”在这句话里，第二个分句的主语被省略了，听起来似乎更简洁了，可是同事却不明白到底是“马经理”还是“董事长”拿着“牛皮纸信封”，像这样就是因为省略不当造成的歧义，应当在表达时注意避免。
当然，有时在表达时出现歧义也并非我们所愿，如果我们所说的歧义语句已经造成了对方的误解，那此时我们就应当及时向对方郑重道歉，并对自己要表达的正确意思进行补充说明，这样能够让对方减少对我们的不良看法，并可以避免发生一些不必要的矛盾和争执。
讲故事让你的意思不言而喻
在职场中沟通的时候，有时我们会发现，讲故事比直接灌输信息更容易被对方吸收。因为故事一般都具有生动、有趣的特点，容易吸引对方听下去。而且巧妙地使用一些契合当时当地情境的故事，还会让对方产生深深的共鸣，给对方留下更加深刻的体会。不仅如此，我们还可以用故事来包含自己不太适合直接表达的真意，让对方在听完故事后，马上就能完全理解我们的用意。
在下面这个例子中的部门经理就是用讲故事的办法婉转而清楚地表达了自己的意思。
上午9点，女员工雅茹气冲冲地跑进了经理的办公室，她气愤地对着经理大叫：“这工作没法干了！”
经理有些惊讶，但看清楚来人后，马上就明白过来了。因为这已经是雅茹第三次这样跑进他的办公室，她对自己所在的团队总有各种各样的不满。两个月前，因为和原来的团队成员矛盾已经不可调和，经理将她调到了现在的团队。可是看到雅茹现在的表情，经理猜想她大概又遇到了类似的问题。
果然，雅茹开始大声投诉起了新团队中的一位成员，说对方办事拖沓，还极不配合。经理被她吵得头痛不已，便举手示意她暂停一下。经理对雅茹说：“你先别着急，我给你讲个故事吧。”
“讲故事？”雅茹有点摸不着头脑，但又觉得有些好奇，便坐下来静静地听。经理用不疾不徐的语调讲道：“有只鸽子总是不停地搬家，因为它觉得窝里的味道不好，让它喘不上气来。可是它一连换了好几个窝，情况都是如此。鸽子十分无奈，就找到一只经验丰富的老鸽子，想问问它是怎么回事。老鸽子在鸽子身上闻了闻，在它的尾羽下面找到了一条腐烂的虫子，对它说‘你怎么不在自己身上找找原因呢？’”
听到这里，雅茹完全明白了经理的意思，她的脸色通红。她站起身，有些羞愧地对经理说：“对不起经理，我明白了。”经理也满意地点了点头。
在这里，经理用讲故事的方法含蓄地表达了自己的意见：如果你总是觉得与团队成员格格不入，那就不要在他人身上找原因了，因为问题可能正出在你自己身上。我们不妨试想一下，如果经理用直白的表述方法，对雅茹进行严肃的批评，很有可能会引起雅茹的强烈抵触，结果不但批评的目的达不到，还会更加影响团队和谐。所以经理才会采用这种巧妙的讲故事说服的办法，让雅茹完全听了进去，并学会了自我反省。
由此可见，想要做到让人信服，适时地讲上几个故事不失为一种好办法。当然，要想让讲故事发挥应有的作用，也需要注意一定的原则。
1.故事要符合自己的观点
在给对方讲故事之前，我们首先应当明确自己的观点，然后再寻找最能够与观点符合的故事，将它讲给对方听，使它能够成为一种说服对方的工具。为此我们平时可以多收集一些故事素材，这样在职场沟通时才能够做到信手拈来。
我们所讲的故事可以是一些现成的寓言、哲理故事，也可以从自己的生活经历出发，采用自己遇到的真实故事去说服别人，但无论采用哪种故事，都要记得在其中生动地描绘和阐明自己的观点，切勿出现离题万里的情况。
2.用巧妙的故事开头“吊人胃口”
在开始讲故事时，可以先抛出一个引人入胜的开头，使得对方的注意力被完全吸引，并被带入我们营造的“氛围”中，这样讲故事的效果也就成功了一半。为此，我们可以采用制造悬念的办法，打造一个略显夸张的开头，比如：“那天晚上9点，我以为办公室里只有我一个人，可是有人突然拍了下我的肩膀……”这就是一个富有悬念的开头，可以吸引他人接着听下去。
另外，我们还可以使用倒叙式的开头，先将诱人的结果说给对方听，比如：“他们组花费了半年时间没能拿下的订单，却被我们组的小周一个人拿下了……”这样的开头就能够引起听者强烈的好奇心，他会迫切想要知道其中缘由，因此会听得更加用心。
3.加些技巧让故事更加好听
除了在故事的开头做文章外，我们还可以适当使用一些讲故事的技巧，比如用一些修辞手法如比喻、拟人、同感、对比、夸张等，可以让故事听上去更加生动形象，能够给听者留下更加深刻而鲜明的印象。另外，在讲故事时还可以加入一些细节陈述，这样可以使描述对象的形象更加凸显，也更能引起听者的共鸣。
4.注意讲故事的时机、场合
并非所有的情形下都适合用讲故事来表达自己的用意，比如与陌生的客户初次见面时，就想尝试着讲故事，这显然是行不通的，所以讲故事一定要选好时机、场合。像公司召开会议时，为了缓解过于凝重的氛围，就可以讲个故事来活跃下气氛。又如想要对同事讲解一些比较复杂的问题时，也可以用讲故事的形式来解释处理方法。
此外，考虑到职场沟通格外讲求效率，讲故事就还要注意篇幅简短、内容简洁，避免长篇大论，惹人厌烦。而这也需要我们平时注意加强“讲故事”能力的训练，才能做到在1分钟之内就能讲一个完整的故事，并且还能够产生令人信服的效果。
用数据说话，把问题说透
当我们在职场中与他人沟通时，如果能够适时使用各种数据，就能够让自己说出的话变得更有说服力。因为人们大多觉得数据具有客观精准的特点，用精确的数据来表达一些信息，不但可以让抽象的问题变得更加清晰具体，还可以增强信息的真实性，因此用数字说话也更容易让人信服。
比如在下面这两种情境中，“用数据说话”就发挥了很大的作用。
情境一：
下班时间，职员小贾背着包走进电梯，迎面撞上了公司总经理。总经理随口问道：“小贾，最近业绩怎么样？”
小贾想也不想地脱口说道：“还不错。”
总经理点了点头，没有再说什么。很明显，小贾的回答并没有给总经理留下深刻的印象。
看到这种情况，小贾有些后悔，眼看电梯就要到一楼了，小贾抓紧机会说道：“总经理，我这个月的业绩目标是15万，我已经完成了12万，而且我还有两个客户快要签单了，所以我应当能够超额完成任务！”
总经理听完这句话，满意地微笑起来，还拍了拍小贾的肩膀，对他说：“做得不错，继续加油！”
看着总经理远去的背影，小贾这才放心地松了一口气。
情境二：
马华因为一些个人原因，刚刚从原来的公司离职。他过去是一名人事部经理，工作经验非常丰富，因此在求职时也选择了这方面的职位。
没过多久，马华接到了一家公司的面试通知。在面试时，面试官要求马华陈述一下过去的成功经验，马华便用华丽的辞藻描述了一番自己过去是多么尽职尽责、任劳任怨，是如何实行了新的人事政策，提高了员工的士气等。可是还没等他说完，面试官就打断了他的话，要求他说一说“具体的”工作成绩。
马华想了想，用试探性的口吻说道：“我刚才所说的新人事政策，在实施一个月后，让公司缺勤率降低了27%。”这句话说完，马华注意到面试官脸上终于有了一点笑容，她听得很用心，看上去很感兴趣。马华受到了鼓励，便放心大胆地说下去：“后来我还组织了公司人员调整，削减了两个无用岗位，每年可以为公司节省75000元……”
面试结束时，面试官对马华的表现非常满意，马华也带着笃定的心情离开了那家公司。3天后，马华就接到了HR打来的电话，告知他已经被录用，并通知他尽快到公司报到……
小贾和马华就是因为在说话时恰当地使用了数据，才让自己的表达听起来更加具体和令人信服。这也提醒了我们，在职场沟通中要学会巧妙地使用数据来为表达增色，用数字来体现我们的理性和逻辑，体现我们的专业素养。
那么，在具体使用数据来表达时要注意哪些要点呢？
1.在说明较抽象问题时尽量使用数据
当我们试图描述一个比较抽象的问题时，就可以尽量用数据来予以佐证，而且数据越精确，就越能引起他人的重视和信赖。
比如我们在向客户描述某种手机产品的优点的时候，用“运行速度很快”“设计更先进”这样的抽象的语句，就难以做到让客户信服。可要是我们在表达时加入精确的数字，效果就会大不一样，比如：“这款手机使用了骁龙835CPU处理器，运行速度在市场上是数一数二的，从0电量到充满时间不超过1个半小时，并且采用了18∶9比例的屏幕设计，单手握持的感觉更加舒适……”如此一来，客户就会对产品的优势有了更加直观的体会，而且这种体会要远远胜过费尽心思的劝说所能产生的结果，因为数据就是铁的事实。
2.一定要保证数据的真实可靠性
如果需要用数据来证实我们的观点或意见，就一定要保证所用数据必须是真实的。我们绝对不能为了引起他人的重视或想要增强他人的信赖，就故意捏造一些不实数据。
事实上，由于现代信息传播越来越快捷方便，人们很容易通过各种渠道来验证我们提供的数据的真伪，一旦他们发现这些数据是虚假或错误的，他们就有理由认为我们是在刻意地欺骗和愚弄他们。这种印象一旦产生，就会给我们的职业生涯带来十分恶劣的影响，所以我们一定不能为了一时的得失而采取编造、篡改数据的投机行为。
3.数据罗列宜精不宜多
使用精确的数据虽然可以更加让人信服，但我们也要注意不能在说话时过度罗列数据，否则会让对方感觉非常单调，对方可能会听不进去，有时他们还会产生“他是不是在故意卖弄”这样的想法。
因此，我们在使用数据时要注意恰如其分，不可随意滥用。并且我们还要注意把握好时机，以便让数据说明发挥出更为强劲的说服力。比如在对方对某个抽象的问题提出怀疑的时候，我们就可以立即用精确的数据来打消他们的疑虑。
需要提醒的是，由于很多数据会随着时间、环境等因素的变化而不断发生改变，所以我们也要注意及时地更新我们所掌握的数据，以便在表达时能够向对方提供更加准确、更加可靠的信息，而不要总是试图用缺少现实意义的数据来蒙混过关。
举实例说实理，脉络更加清晰
想要说话让人信服，有时只干巴巴地讲大道理是不够的，因为人们会觉得大道理很含糊、很抽象，也不易理解，所以我们还需要适当地加入一些通俗易懂又具有代表性的真实案例，这会让对方感觉更加生动、亲切、真实，也更容易让他们被打动。
我们不妨先来比较一下下面的两种情境。
情境一：
一位顾客进了家具店后径直走向了沙发区域，他在几套沙发之间来回走动，似乎拿不定主意到底要选哪一套沙发。
销售员小张连忙走了过来，指着其中一套店内主推的沙发，向顾客介绍道：“先生您好，这套沙发是本月的销售冠军，很多顾客都订购了这套沙发。您看，这套沙发款式非常新颖，设计方面采用了最流行的元素，质量方面您也可以放心，这个品牌已经有十几年历史了，您选我们是没错的。”
顾客听着小张的介绍，脸上的表情没有什么变化，他看了看这套沙发，似乎不感兴趣，很快又走到了别的沙发前比较起来。最终，顾客什么都没有买，就离开了这家家具店。
情境二：
同一位顾客走进了另外一家家具店，他仍然没有选中自己喜爱的沙发，还是在沙发区域来回走动着，看上去犹豫不决。
销售员小李来到了顾客的身边，小李通过自己的观察，发现顾客似乎对一款布艺沙发特别感兴趣，于是她这样对顾客介绍道：“先生，您真有眼光，一下子就看中了我们这里最受欢迎的款式。您知道附近的××小区吗？他们那里有一位王先生上个月一次性就购买了3套这款沙发，一套自用，另外两套送给亲友。”顾客显然对××小区非常熟悉，马上感兴趣地问道：“你说的是真的吗？”
小李立刻拿出了几张照片，展示给顾客：“您看，这是我们当时为王先生设计的装饰效果图。王先生不光在我们这里购买了沙发，还买了不少别的家具。他说我们的产品品质值得信赖，摆出来高贵大方，所以选择一次性在我们店里购齐了家具，这样整体装饰风格也更加和谐。”
顾客拿着几张照片细细端详了起来，一边看一边点头：“其实我也是××小区的，我家的户型和他家基本一样，这样吧，你们帮我也设计一下，我打算也在你们店里订家具了！”
上述两种情境之所以会产生截然不同的结果，就是因为两位销售员采用了不同的说服办法。第一位销售员对自己的产品进行了一番夸赞，可他讲的都是干巴巴的大道理，很难让顾客认可和信服。而第二位销售员就不一样了，她采用了举实例的说服办法，用老顾客的真实购买经历和购买体验来说明产品的好处，顾客就容易产生共鸣，并能够产生强烈的购买欲望。
由此可见，我们在与他人沟通的时候应当随时准备一些真实的案例作为素材，以增强我们的说服力和影响力。不过需要注意的是，举实例说服他人时也要注意一定的原则，才能起到最佳效果。
1.案例必须真实可信
运用案例最基本的一条原则就是要保证其真实性，我们不能为了打动和说服对方而随意虚构案例。有的职场人为了增强自己的说服力，就喜欢杜撰一些莫须有的情节，听上去颇为诱人，但对方如果稍加调查就会发现这些所谓的案例都是谎言，这样不但无法让对方感到信服，还可能引起对方的强烈反感，对于沟通有害无益。
因此，我们一定要寻找真实发生过的案例来佐证自己的观点，如果对方感到怀疑的话，我们就可以立即拿出切实可信的证据供对方检验，比如案例发生在何处、发生在什么时间、涉及哪些具体的人和公司等等，对方在求证后发现我们所说的案例确实是客观真实的，就会更容易接受我们的观点。
2.案例不可过长过多
我们在举实例说实理的时候，还要注意表达要尽量清楚、简洁，切不可长篇大论、啰啰唆唆地讲出一堆案例，那只会让对方感觉厌烦或困惑，而且对方还会怀疑我们的目的。所以我们只要寻找最有说服力的一两个实例，用简洁流畅的语句将其表达清楚就足够了，不必把所有的案例都罗列出来，更不必极力渲染案例中的每一个细节。
3.案例应当具有代表性
我们在选择案例时一定要谨慎，要注意选择有代表性、能够与当时沟通情境相匹配的案例，这样才能更好地佐证我们的观点。另外，为了能够引起对方的共鸣，我们还可以寻找对方最为熟悉的实例，比如，发生在对方熟悉的企业或个人身上的案例就能够引起对方聆听的兴趣，案例中人物的一些具体体验也容易让对方受到影响。
4.案例应当具有启发性和鼓动性
我们沟通的目的是为了说服对方接受我们的观点或按照我们的意愿行事，所以我们在举实例时，也要注意选择一些具有启发性、鼓动性的案例，并且在表达时要特别强调案例中与“价值”“效益”等有关的因素，这样才能让对方清楚地发现自己能够获得的实际好处。这样对方就能够打消疑虑，并愿意接受我们的“推动”去行事了。
此外，还有一点需要提醒的是，尽管用举实例的形式来说服对方可以起到事半功倍的效果，但在具体操作的时候要注意灵活运用。我们最好不要在刚开始沟通的时候就举实例，而是应当先揣摩一下对方的想法，从对方的兴趣、倾向等入手去选择最佳案例，才能起到更好的说服效果。
通俗易懂比故作高深更容易让人接受
所谓“通俗易懂”，就是把话说得清楚直白，能够让大多数人听得懂，这也是我们在日常沟通时应当注意的一种说话的艺术和要求。不过在职场中，有不少人却没有注意到这一点，他们总是喜欢大量引经据典，或说话时夹带很多专业术语、外文词汇，把话说得生硬、晦涩、难懂，不但让人无法弄明白他们的意思，还会给人留下故弄玄虚的坏印象。
秦凯是一家公司的职员，他平时热衷于研究各种专业知识，尤其喜爱钻研古文。在不知不觉中，他说话也变得深奥起来，经常让同事感觉听不懂。有不少同事在背后说他喜欢卖弄学问，可是秦凯对此却毫不知情。
一天，上司安排秦凯等人接待一位来访的客户，秦凯热情地迎接了客户，对客户说道：“张先生，这真是‘不远遐路，幸见光临，将敬涤耳，以听玉音’啊。”秦凯想要表达对客户的欢迎之意，便引用了一句曹植《七启》中的名言，好让对方觉得自己说话很有文采和见地。可是对方显然从来没有听过这句话，只觉得摸不着头脑。幸好另一位同事反应敏捷，赶紧对客户说：“我同事的意思是，非常欢迎您的光临。”
客户这才明白过来，为了摆脱尴尬场面，客户还自嘲道：“我没什么文化，没听懂你的意思，不好意思啊。”可是秦凯却还不知收敛，故作“谦虚”地说：“卑辞俚语，不揣浅陋，博一笑尔。（大意是‘我说的话用语很粗俗，意思很浅显，不过是为了博您一笑罢了’）”
这下客户也不知该如何应对了，只好打个哈哈，不再理睬秦凯，径直走进会议室去了。之后，客户还把这件事当做笑话讲给秦凯的上司听，上司脸上露出尴尬的笑容，心中却对秦凯的故作高深更加反感了。
秦凯在说话时所犯的错误就是不懂得说话应通俗易懂的重要性，他一味咬文嚼字、卖弄自己的知识，却忽略了听话人的感受，这样必然会遭到听话人的反感。著名作家余秋雨曾经用下面这句话来形容秦凯这样的人：“说话故作高深者，自我炫耀、哗众取宠也。他们就像蚊子，嗡嗡地说着谁也听不懂的话，但把每个人都搅得心神不宁。”这也提醒了我们，在沟通中应当避免采用晦涩的语言，而是要采用直白、通俗、平易近人的语言，这样才容易与对方沟通感情、交流思想。
为此，我们在表达时需要注意以下几点：
1.不要说太多专业用语
有不少职场人为了显示自己的专业程度，喜欢在讨论工作时使用过多的专业术语，希望能够借此彰显自己的能力，以获得他人的认可。可是这种过度罗列术语的表达方式更像是一种炫耀行为，不但会让别人难以理解，还会让人感觉我们缺少自信。
事实上，那些真正有才华的人反而很少会“掉书袋”，他们总是能够用通俗易懂的语言将深奥的道理讲得深入浅出，让人们听完后就能生出信服之心。因此，如果我们想要表现自己的才华，完全不必通过晦涩难懂的语言去混淆他人的视听，更不能够不懂装懂地卖弄一知半解的知识。我们只有通过切实的学习，将知识掌握扎实，并做到融会贯通，才能在说话时灵活运用，将问题讲得既通俗易懂又精彩好听，使人们一听就能信服。
2.说话不要故意夹杂外语单词
随着全球化的深入发展，很多外语词汇已经渗透到了我们生活的各个领域，而在职场中，不少人也喜欢在说话时夹杂一些外语单词。如果在外企等需要经常使用外语的环境中，采用这种中外混杂的表达方式不会影响同事之间的互相理解，倒也无可厚非。可在其他以说中文为主的环境中，如果仍然采用这样的表达方式，就会让别人觉得听不懂，而且还会给人留下矫揉造作、卖弄英文的坏印象。
所以我们在中文环境下要注意不能故意夹带过多外语单词，特别是在对方完全不懂外语的情况下，就更要减少说外语单词的频率。如果确有必要引用外语词汇，也应当再用中文向对方解释一下，这样对方不但容易理解，还会觉得我们说话很客气得体。
3.使用修饰语言要注意适度
为了使我们的话语听上去更加丰富多彩、富于变化，我们可以恰如其分地使用一些修辞手法和富有表达力的成语、格言、谚语、歇后语等，但使用时也要讲究通俗易懂，要让对方不必过多思考就能迅速弄明白我们要表达的意思。
另外，我们使用修饰的语言时要注意不能过度，不能为了追求语言的华丽新奇而过分雕琢，以免给人留下“掉书袋”、卖弄学识的印象，这样反而会影响我们与他人之间的顺利沟通。
收集好信息再说话，才会更有效率
为了让自己能够表达得更加清晰、准确、有说服力，我们首先应当收集充足的信息。因为表达本身就是一个向对方传递信息的过程，如果我们掌握的信息不足，就会影响表达的效果，让对方听不明白，也让对方难以信服。有时我们为了让对方更好地了解我们的意思，就要不得不多次补充缺失的信息，从而大大影响表达的效果。
下面这种情况在办公室里时有发生。
在一次工作会议上，总经理要求各部门负责人就一项新业务发表自己的看法。
市场部经理站起来，花费了十几分钟时间，发表了自己的一番见解，听上去有理有据、条理清晰，不过在最后他补充道：“刚才我说的这些仅仅是一些不成熟的想法，很多方面还要和销售部进行沟通，根据具体的报表才能决定是否需要落实。”
总经理一听这话就皱起了眉头：“照你的意思，你刚才讲的都是废话，那你为什么不等拿到销售部的报表后再发表你的‘高见’？真是浪费时间！”
总经理的话让市场部经理的脸色变得十分难看，他也不禁为自己的做法感到后悔。
市场部经理没有收集到足够的信息，就仓促地发表意见，这样的意见因为缺乏足够的信息作为支持，是无法让听话者感到信服的。而且为了印证自己的意见，市场部经理肯定还要再花费时间去和其他部门进行一轮新的沟通，这自然也会影响工作效率，难怪总经理会感到不满，并严厉地责备了他。
由此可见，我们为了让自己所说的话更能让人信服，为了让表达更有效率，就需要提前收集充分的信息。为此，我们需要做好以下几点：
1.注意信息的准确性
在收集信息时，我们要注意其真实性，不能将一些道听途说的信息或是非正式渠道传播的信息加入到我们的话语中，那会让我们说话的影响力、权威性下降，还会给听话人留下“说话不可靠”的坏印象。
比如我们听到一些同事在议论“××可能会获得升职”，这个信息的可靠性尚未得到验证，但我们却为了赢得××同事的好感，急不可耐地在谈话中将这个信息透露给了他，谁知获得升职的另有其人，××同事就会对我们产生十分不好的印象。所以我们一定要注意验证我们收集到的信息的真伪，不能随意传播一些未经验证的小道消息。
2.注意信息的全面性
在收集信息时，我们还要注意尽可能多渠道地全面收集信息，这样可以让我们对要谈的事项有一个更加清楚、明确的认知，而不容易出现误判的问题。比如在本节案例中，如果市场部经理能够事先与其他部门多沟通一下，收集尽可能多的信息，在提出自己的见解时就会更加稳妥，也更容易让上级信服。这也提醒了我们遇到问题先不要急于发表自己的意见，要多了解一些信息，说出的话语才能符合真实情况，并且也能够避免“以偏概全”。
3.注意信息的时效性
信息具有时效性，如果我们在表达中总是采用过时的信息，就会显得跟不上形势，而且也容易让他人觉得我们工作态度不够积极。比如我们在向上司做汇报并谈到一些具体的事例时，使用的不是当前的新鲜信息，而是发生在去年、前年甚至更久远时间的一些陈旧的信息，就会让上司产生疑惑，进而会认为我们根本就没有将心思用在工作上，居然想用过时的信息敷衍了事，由此就会造成很多不好的后果。
最后，我们还需要注意信息的价值性。为了让我们的表达能够更加让人信服，我们应当注意向对方突出那些具有重大价值、能够立刻引起他们注意的信息，而那些价值相对较小或与当前所谈问题关系不大的信息，则可以适当简化或省略。如此一来，我们表达的效果才会更好，对方也会认为我们所说的每句话都是富有价值的。