担任会议主持人的王主任看两人吵得越来越凶，于是适时地插话说：“老周，听报告没有通知你，这不是小李的责任，是我没有要他通知你。我想你们负责的都是同样的工作，如果两人都不在岗位，那遇到问题就无法处理。再加上你经验比小李多，若出现什么紧急情况都能妥善地处理，所以我就让小李一个人去听报告了。你如果有意见就跟我提吧，不要责怪小李了。”
老周听了王主任的话，感到刚才的自己有些太冲动了，于是主动向小李致歉，矛盾解决了，会议也开始顺利地进行着。
尽管会议的管理者为会议的顺利召开做了认真的准备，但计划永远赶不上变化，在会议进行的过程中往往还会出现一些意想不到的局面和情况。比如有时候，员工可能会借会议提出一些较尖锐的问题，或者提出一次本不属于此次会议的问题，故意出难题为难管理者，为了避免难堪，你可以明确地告诉他，这个问题不属于本次会议的议题，等到下来或者会后再来讨论解决。总之，不管遇到了何种突发事件，管理者一定要保持头脑冷静和清醒，通过自己的应变能力处理那些突发事件。下面是一些常见的突发事件及处理方法，可供管理者借鉴：
第一，开局冷场。在会议开场时，无人发言或与会者无任何反应，陷入冷场时，管理者应分清原因，分别采取相应的对策措施。
一是若与会者没有任何思想准备，一时难以发言，尤其是事先没有打招呼，一般情况下，临时召开会议就容易出现冷场，此时，作为管理者，你可以鼓励大家先谈不成熟的意见，然后在讨论中补充完善，这可使大家先做短暂的准备，然后发言。
二是与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口时，管理者应详细地、明确地交代议题，对与会者进行耐心启发。
三是当会议议题直接涉及和关系到多数与会者的利益时，因大家心有顾虑而容易造成冷场，对此，管理者应事先启发与其利益关系不太大的，或者是先让大家公认比较正直、公道的人发言，然后再逐步深入，取得最后的胜利。
四是会议议题有一定的难度和复杂性，与会者一时无法提出明确的意见而出现冷场，这时管理者就要起带头作用，可以由浅入深，启发大家开动脑筋，逐步接触问题的实质，也可以选择分析能力强、比较敏锐的与会者率先发言，借此来打开突破口，再引导大家讨论发言。
第二，气氛沉闷。气氛沉闷是会议中经常出现的现象。作为管理者，让会议陷入沉默和冷场，将是一个失败和不合格的管理者。因此，当会议气氛出现沉闷的时候，管理者应积极思考沉默的原因，然后有针对性地采取对策。一般，会议中的沉默通常有以下几种情况：
一是害羞、胆小的沉默者。有些与会者胆小，让他们在众人面前讲话时，他们就会舌头发紧、全身发抖。对于这类与会者，管理者不应问一些使人难以回答的问题而使这种人感到难为情，而是要问一些你认为他们能够回答的问题，帮助他们克服发言时的不安心理。
二是出于某种顾虑而沉默不语。尽管有些与会者对议题有较好的意见和看法，却因为某种顾虑而沉默不语。对于这种情况，管理者应想办法打消这些人的顾虑，支持他们发言。
三是清高的沉默。若与会人员清高闭守、不肯多言而保持沉默，管理者就应该多给他们一些鼓励和尊重，因为这一类人往往阅历较深、比较严谨、有自己的见解。他们一方面想表现自己，另一方面又摆出一副清高不凡的架子。而管理者的鼓励和尊重可以让他们感受到自己的重要。
四是无所谓的沉默。当会议议题与部分人关系不大时，有人会认为议题与己无关，于是便抱着无所谓的态度而不愿开动脑筋思考。此时，管理者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来，促使其思考问题。
五是对立的沉默。这类人要么是对议题有不同意见不想说，要么是对主持人有意见不愿说，反正就是不把自己的意见表达出来。对此，管理者应抛开个人恩怨，主动引导他们发言，然后再通过亲切的感情和语气使他们改变态度，并对他们的发言持重视态度，鼓励他们讲出自己的真实看法，对不正确的意见也不要介意。
第三，离题万里。离题现象在会议中时常出现。这种现象的出现很容易使会议脱离轨道，进程很慢。作为管理者，你必须试着把会议引上正轨。但值得注意的是，离题的时候也不可强扭，因为强扭会挫伤积极性，从而导致开成一个无效会议。因此，出现会议离题的问题时，管理者可采用以下方法。
一是接过讨论的某句话，顺势引回到正题上来。你可以说：“你的见解的确很独到，可是这与我们今天的议题没有任何联系。”这样做可以帮助他人意识到离题的问题，也促使他们回到讨论的议题上。
二是联系议论的某一层意思，提出新的话题引入正题中。
三是用一句风趣的话截住议论而引入正题。
离题是很多与会者犯的错误，但管理者绝对不能因此事而粗暴地对待对方，而应尽可能地采用不影响情绪和气氛的方式，用礼貌的形式提醒发言者。或者，如果可能的话，逐步把较远的讨论与眼前的问题结合起来，逐渐把大家引回到轨道上来。如果还不行，就总结一下到目前为止已经说过的内容。这就会调整其方向，把注意力集中到主要议题上来。
第四，窃窃私语。当一个人开始与左右的人窃窃私语，干扰了会议时，最好的办法应该是尽可能地不理睬他。如果对方的交谈达到必须要加以制止时，管理者可以通过直接提问来试着打断交谈者。或者，也可以停止发言，等他们安静下来再继续。
第118招：掌握讲话准则，让会场发言更出色
在开会的过程中，领导者要做好会场引导和提示的作用，为整场会议的顺利进行做好支撑。掌握讲话准则，能让领导者的会场发言更出色。
相信对于一个管理者而言，最糟糕的事莫过于在会议上所讲的话还没说出口，就已经被下属们所推测到。这就好比是你拿着一份陈旧的稿子，在众人的面前依样画葫芦而已。其实对于一个管理者而言，念稿子无异于一场灾难，它会让你在下属心目中的地位一落千丈，他们会觉得你是一个没有任何领导能力的人，而你所说的话对他们也起不了任何效用。因此，一定要把握好会议上发言的时机，让其成为你提升威信的一个机会。
开会最主要的目的是解决问题，而管理者在会议中的讲话目的是为了给大家一个引导和提示，最后再在争议中择优而定。而管理者要想使自己在会议上的讲话达到预期的效果，就必须遵守一些讲话逻辑。
第一，发音清晰，语调多变。管理者在会议上讲话，就要做到让自己所说的每个字、每句话都传到与会者的耳朵里。这就要求管理者在讲话时声音洪亮，当然这不光是指音量，还包括说话应该有力度、吐字清楚、节奏感强，可以使与会者在你的声音中感受到自信及奋斗的力量。试想一下，如果管理者讲话有气无力、语调平铺直叙，那么会议的气氛有什么活力可言？如果管理者通过语调的变故，能表达出丰富的思想情感和观点，就可以使自己和与会者在思想情感上产生一种共鸣，使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。
第二，突出议题，明确宗旨。在会议中，管理者只有启发和引导大家，始终遵循会议既定的议题去进行充分讨论，才能使会议达到预想的目的。而这就要求管理者表述会议目的时做到表述清楚、有条有理，能够把会议的目的、要求、内容等信息清晰明确地传达给与会者，并且做到层次清晰、逻辑严密、表达准确、中心突出。如果管理者的表达逻辑混乱、主次不分，那么与会者听到耳朵里也不知你所言为何物。
第三，掌握时机，言之有度。管理者作为整个会议的引导者，须随时把握、驾驭好会议之舟，否则很容易造成冷场或者使会议很难顺利开展下去。如在会议上，当大家的意见比较集中，领导者却不能及时地给予总结意见，推动会议转入另一项议题，就很容易出现冷场，使大家变得无话可说。因此，在整个会议中，管理者一定要懂得把握会议进程，掌握与会人员的心理变化，适时地抓住机会，对会议进行引导。另外，会议中，管理者还要注意把握说话的尺度和分寸，做到根据问题的性质、程度，选择适宜的分寸去谈论问题。